Het maken van een financiële entiteit is de eerste stap bij het instellen van financieel beheer. U kunt zoveel entiteiten maken als u wilt.
Elke entiteit beschikt over een eigen unieke set locaties en afdelingen waarvoor de entiteiten de financiële gegevens bijhouden. Koppel de entiteiten aan een geografische OBS voor locaties en een organisatorische OBS voor afdelingen om de financiële begrenzing te bepalen.
Nadat een entiteit is gedefinieerd, kunt u financiële plannen maken en kosten invoeren voor investeringen.
Financiële controllers kunnen standaardwaarden instellen op het niveau van de entiteit als suggestie voor de aanbevolen kostenplanstructuur van de organisatie. Ze kunnen bijvoorbeeld vooraf het type fiscale periode vastleggen en de kenmerken voor groeperen voor alle kostenplannen. Voor de afzonderlijke kostenplannen voor investeringen worden de standaardwaarden automatisch ingevuld op het moment dat u de kostenplannen maakt. Projectmanagers kunnen deze standaardwaarden wijzigen voor hun specifieke investeringen.
Voor het instellen van de financiële gegevens hebt u input nodig van de IT-afdeling of de financiële afdeling van het bedrijf. De instellingen moeten nauwkeurig aangeven hoe de investeringskosten worden bijgehouden.
Hieronder wordt de aanbevolen volgorde vermeld voor taken die moeten worden uitgevoerd voor het instellen van een entiteit:
Raadpleeg de Beheerdershandleiding voor meer informatie.
Als u voor de eerste keer instellingen opgeeft voor financieel beheer, bepaalt u eerst de koppelingen voor de OBS-locatie en -afdeling en maakt u vervolgens de entiteit.
Als u al eerder standaardwaarden voor het systeem hebt gedefinieerd, worden de standaardwaarden ingevuld wanneer u een entiteit maakt. Investeringsklasse, Bedrijfsklasse en WIU-klasse worden bijvoorbeeld standaard ingevuld.
Als er een kosten-/tarievenmatrix bestaat voor resources (arbeid, materiaal, apparatuur), gebruiken alle transacties voor deze resources standaard de matrix voor het vaststellen van kosten en tarieven. U kunt deze standaardwaarde negeren door andere kosten en tarieven in te voeren in de eigenschappen voor de transactie.
Volg de onderstaande stappen:
De financiële structuur van de organisatie wordt weergegeven.
De lijst met entiteiten wordt weergegeven.
De pagina Maken wordt weergegeven.
Definieert de naam van de entiteit. U kunt deze waarde niet bijwerken nadat de entiteit is gemaakt.
Definieert de gedetailleerde omschrijving van het incident.
Definieert de korte omschrijving van de entiteit.
Definieert het type fiscale periode voor de entiteit. Met deze waarde stelt u het standaardtype fiscale periode in voor alle nieuwe kostenplannen die voor de entiteit worden gemaakt. U kunt deze standaardwaarde wijzigen in het kostenplan.
Waarden:
Definieert de basisvaluta voor de entiteit. U kunt dit veld niet bijwerken nadat de entiteit is gemaakt. U kunt alleen valuta's selecteren als de valutaoptie is ingeschakeld bij het installeren van CA Clarity PPM.
Definieert de standaardfactureringsvaluta voor het weergeven van kostenplannen.
Definieert de standaardvaluta die wordt gebruikt voor rapportages. U kunt dit veld niet bijwerken nadat de entiteit is gemaakt.
Definieert de locatie OBS die samenhangt met de entiteit.
Definieert de afdeling-OBS die samenhangt met de entiteit.
Definieert de investeringsklasse voor de entiteit die wordt gebruikt voor rapporten.
Definieert de standaardbedrijfsklasse.
Definieert de standaard WIU-klasse (werk in uitvoering).
Definieert een kosten-/tarievenmatrix die moet worden gebruikt voor arbeid.
Definieert een kosten-/tarievenmatrix die moet worden gebruikt voor arbeid.
Definieert de bron voor het tarief en de kosten die afkomstig zijn van de resourcelocatie of de projectlocatie.
Definieert het wisselkoerstype dat moet worden gebruikt voor arbeid.
Waarden: Gemiddeld, Vast of Variabel.
Definieert een kosten-/tarievenmatrix die moet worden gebruikt voor materialen.
Definieert het wisselkoerstype dat moet worden gebruikt voor materialen.
Waarden: Gemiddeld, Vast of Variabel.
Definieert een kosten-/tarievenmatrix die moet worden gebruikt voor apparatuur.
Definieert het wisselkoerstype dat moet worden gebruikt voor apparatuur.
Waarden: selecteer Gemiddeld, Vast of Variabel.
Definieert een kosten-/tarievenmatrix die moet worden gebruikt voor uitgaven.
Definieert het wisselkoerstype dat moet worden gebruikt voor uitgaven.
Waarden: selecteer Gemiddeld, Vast of Variabel.
De entiteit wordt gemaakt.
U kunt de algemene gegevens voor een entiteit wijzigen nadat u deze hebt gemaakt. U kunt een entiteit verwijderen zolang deze niet is gekoppeld aan een afdeling of een locatie.
Volg de onderstaande stappen:
De eigenschappen voor de entiteit worden weergegeven.
Definieert de naam van de entiteit. U kunt deze waarde niet bijwerken nadat de entiteit is gemaakt.
Definieert de gedetailleerde omschrijving van het incident.
Definieert de korte omschrijving van de entiteit.
Definieert het type fiscale periode voor de entiteit. Met deze waarde stelt u het standaardtype fiscale periode in voor alle nieuwe kostenplannen die voor de entiteit worden gemaakt. U kunt deze standaardwaarde wijzigen in het kostenplan.
Waarden:
Definieert de basisvaluta voor de entiteit. U kunt dit veld niet bijwerken nadat de entiteit is gemaakt. U kunt alleen valuta's selecteren als de valutaoptie is ingeschakeld bij het installeren van CA Clarity PPM.
Definieert de standaardfactureringsvaluta voor het weergeven van kostenplannen.
Definieert de standaardvaluta die wordt gebruikt voor rapportages. U kunt dit veld niet bijwerken nadat de entiteit is gemaakt.
Definieert de locatie OBS die samenhangt met de entiteit.
Definieert de afdeling-OBS die samenhangt met de entiteit.
Definieert de investeringsklasse voor de entiteit die wordt gebruikt voor rapporten.
Definieert de standaardbedrijfsklasse.
Definieert de standaard WIU-klasse (werk in uitvoering).
Definieert een kosten-/tarievenmatrix die moet worden gebruikt voor arbeid.
Definieert een kosten-/tarievenmatrix die moet worden gebruikt voor arbeid.
Definieert de bron voor het tarief en de kosten die afkomstig zijn van de resourcelocatie of de projectlocatie.
Definieert het wisselkoerstype dat moet worden gebruikt voor arbeid.
Waarden: Gemiddeld, Vast of Variabel.
Definieert een kosten-/tarievenmatrix die moet worden gebruikt voor materialen.
Definieert het wisselkoerstype dat moet worden gebruikt voor materialen.
Waarden: Gemiddeld, Vast of Variabel.
Definieert een kosten-/tarievenmatrix die moet worden gebruikt voor apparatuur.
Definieert het wisselkoerstype dat moet worden gebruikt voor apparatuur.
Waarden: selecteer Gemiddeld, Vast of Variabel.
Definieert een kosten-/tarievenmatrix die moet worden gebruikt voor uitgaven.
Definieert het wisselkoerstype dat moet worden gebruikt voor uitgaven.
Waarden: selecteer Gemiddeld, Vast of Variabel.
Fiscale perioden zijn de datums die u opgeeft als eenheid voor financiële verwerking. Voordat u gedetailleerde financiële planningstaken kunt uitvoeren of terugboekingsregels kunt instellen, moet u actieve fiscale perioden voor een entiteit definiëren.
Als u perioden maakt, wordt voor het geselecteerde periode-, jaar- en datumbereik automatisch een reeks perioden gemaakt.
Voorbeeld
Als de periode een maand is, geeft u 1 januari op als de startdatum en 31 december als de einddatum. Als u dit doet, worden er voor elke maand in het opgegeven jaar perioden gemaakt.
Volg de onderstaande stappen:
De lijst met fiscale perioden wordt weergegeven.
De pagina Maken wordt weergegeven.
Definieert het type periode, bijvoorbeeld per maand of per kwartaal. Als u deze periode maakt, kunt u het type niet wijzigen.
Waarden: 13 perioden, Wekelijks, Halfmaandelijks, Maandelijks, Per kwartaal, Jaarlijks
Definieert het boekjaar.
Definieert de voorlopige beschrijving voor de reeks perioden die worden gemaakt.
Definieert de startdatum voor de periode of de reeks perioden. U kunt de startdatum niet meer wijzigen nadat deze is opgeslagen.
Definieert de einddatum voor de periode of de reeks perioden. U kunt de einddatum niet meer wijzigen nadat deze is opgeslagen.
Alle fiscale perioden binnen het datumbereik worden gemaakt met de status Inactief.
U kunt een fiscale periode alleen deactiveren of verwijderen als deze niet wordt gebruikt in een kostenplan of als er niet naar wordt verwezen in een transactie.
Volg de onderstaande stappen:
De lijst met fiscale perioden wordt weergegeven.
Er verschijnt een vinkje in de kolom Actief voor de fiscale periode.
De fiscale perioden zijn nu actief.
U kunt de naam, de begindatum, de einddatum en het jaar voor de inactieve fiscale perioden bewerken. U kunt deze kenmerken bewerken zolang er geen sprake is van overlappingen of gaten tussen de perioden. Na het activeren kunt u alleen de naam en de omschrijving voor een periode bewerken.
Volg de onderstaande stappen:
De lijst met fiscale perioden wordt weergegeven.
Definieert de naam van de fiscale periode. U kunt de naam niet meer wijzigen nadat deze is opgeslagen.
Definieert het boekjaar.
Definieert de voorlopige beschrijving voor de reeks perioden die worden gemaakt.
Definieert de startdatum voor de periode of de reeks perioden. U kunt de startdatum niet meer wijzigen nadat deze is opgeslagen.
Definieert de einddatum voor de periode of de reeks perioden. U kunt de einddatum niet meer wijzigen nadat deze is opgeslagen.
Gebruik Standaardinstellingen van plan om de standaardinstellingen te bepalen voor alle kostenplannen voor projecten en investeringen. Budgetplannen nemen de kenmerken voor groeperen over van kostenplannen.
Met Standaardinstellingen van plan kunt u het volgende doen:
Als u voor een plan standaardinstellingen instelt voor een periodetype, start- en eindperioden en kenmerken voor groeperen, worden deze standaardwaarden automatisch ingevuld bij het definiëren van kostenplannen. Projectmanagers kunnen deze waarden wijzigen in de kostenplannen tenzij de planstructuur wordt vergrendeld.
Als u geen standaardinstellingen voor plannen opgeeft, wordt het periodetype automatisch ingevuld op basis van de entiteit bij het definiëren van de kostenplannen. De start- en eindperioden van het plan worden automatisch ingevuld op basis van de begin- en einddatums van de investering.
Volg de onderstaande stappen:
De pagina Maken wordt weergegeven.
Definieert het type periode waarop kostenplannen voor deze entiteit zijn gebaseerd, bijvoorbeeld per maand of per kwartaal.
Standaard: het type periode dat wordt gehanteerd in terugboekingen voor debet- en kredietregels.
Definieert de standaard start- en eindperioden voor kostenplannen.
Definieert de blokkeringsdatum. U kunt een plan voor tijdsperioden niet bewerken voor de blokkeringsdatum.
Geeft aan of u wilt verhinderen dat managers standaardwaarden voor plannen wijzigen bij het definiëren van kostenplannen. U kunt dit veld alleen inschakelen als bepaalde kenmerken voor groeperen zijn geselecteerd.
Standaard: uitgeschakeld
Definieert de categorieën voor het ontwerpen van de regelitemdetailstructuur voor het kosten- en opbrengstenplan.
Waarden: Kostencode, Afdeling, Code invoertype, Locatie, Resource, Resourceklasse, Rol, Transactieklasse, Gebruikerwaarde 1 en Gebruikerwaarde 2
Wijzigingen in de standaardinstellingen van het plan zijn alleen van toepassing op nieuwe kostenplannen, niet op bestaande.
Volg de onderstaande stappen:
De standaardinstellingen voor de entiteit worden weergegeven.
Definieert het type periode waarop kostenplannen voor deze entiteit zijn gebaseerd, bijvoorbeeld per maand of per kwartaal.
Standaard: het type periode dat wordt gehanteerd in terugboekingen voor debet- en kredietregels.
Definieert de standaard start- en eindperioden voor kostenplannen.
Definieert de blokkeringsdatum. U kunt een plan voor tijdsperioden niet bewerken voor de blokkeringsdatum.
Geeft aan of u wilt verhinderen dat managers standaardwaarden voor plannen wijzigen bij het definiëren van kostenplannen. U kunt dit veld alleen inschakelen als bepaalde kenmerken voor groeperen zijn geselecteerd.
Standaard: uitgeschakeld
Definieert de categorieën voor het ontwerpen van de regelitemdetailstructuur voor het kosten- en opbrengstenplan.
Waarden: Kostencode, Afdeling, Code invoertype, Locatie, Resource, Resourceklasse, Rol, Transactieklasse, Gebruikerwaarde 1 en Gebruikerwaarde 2
|
Copyright © 2013 CA.
Alle rechten voorbehouden.
|
|