La création d'une entité financière est la première étape de la configuration du module de gestion financière. Vous pouvez définir autant d'entités que vous le souhaitez.
Toutes les entités possèdent un ensemble unique d'emplacements et de départements. Ces entités sont financièrement activées. Pour établir cette limite financière, vous devez associer les entités à un organigramme organisationnel géographique pour les emplacements et à un organigramme organisationnel pour les départements.
Une fois l'entité définie, vous pouvez créer des plans financiers et établir des coûts d'investissements.
Les contrôleurs financiers peuvent créer des valeurs par défaut au niveau de l'entité pour suggérer la structure de plan de coûts recommandée pour l'organisation. Ils peuvent par exemple prédéfinir le type de période fiscale et les attributs de groupement pour l'ensemble des plans de coûts. Au moment de leur création, les valeurs par défaut des plans de coûts de chaque investissement sont automatiquement remplies. Les chefs de projets peuvent modifier les valeurs par défaut de leurs investissements spécifiques.
La configuration financière requiert des données du département informatique ou financier de votre société. Ces informations doivent refléter de manière précise le suivi des coûts d'investissement.
Lors de la configuration d'une entité, nous vous recommandons d'effectuer ces tâches dans l'ordre suivant :
Pour plus d'informations, consultez le Manuel d'administration.
Avant de commencer à configurer le module de gestion financière, vous devez établir des associations entre l'emplacement et le département de l'organigramme organisationnel, avant de créer l'entité.
Si vous avez préalablement défini des valeurs système par défaut, les valeurs par défaut sont remplies lors de la création de l'entité. Par exemple, les champs Classe d'investissements, Classe de société et Classe de travaux en cours sont remplies par défaut.
Si une matrice de coûts/de taux existe pour des ressources (main-d'oeuvre, matériel, équipement), toutes les transactions de ces ressources utilisent cette matrice par défaut à des fins de détermination des coûts et des taux. Pour remplacer cette valeur par défaut, saisissez un coût et un taux différents et taux dans les propriétés de la transaction.
Procédez comme suit :
La page Structure de l'organisation financière s'affiche.
La liste des entités s'affiche.
La page Créer apparaît.
Définit le nom de l'entité. Une fois l'entité créée, cette valeur ne peut pas être mise à jour.
Fournit une description détaillée de l'entité.
Fournit une brève description de l'entité.
Définit le type de période fiscale de l'entité. Cette valeur définit le type de période fiscale par défaut de tous les plans de coût créés pour l'entité. Vous pouvez changer cette valeur par défaut dans le plan de coûts.
Valeurs :
Définit la devise locale de l'entité. Vous ne pouvez pas mettre à jour ce champ après création de l'entité. Vous pouvez uniquement sélectionner des devises si l'option Devise a été activée lors de l'installation de CA Clarity PPM.
Définit la devise de facturation par défaut pour afficher des plans de coûts.
Définit la devise par défaut utilisée à des fins de génération de rapports. Vous ne pouvez pas mettre à jour ce champ après création de l'entité.
Définit l'organigramme organisationnel de l'emplacement associé à l'entité.
Définit l'organigramme organisationnel du département associé à l'entité.
Définit la classe d'investissements de l'entité à des fins de génération de rapports.
Cette option définit la classe de société par défaut.
Cette option définit la classe en cours de travail par défaut.
Définit une matrice de coûts ou de taux à utiliser pour la main-d'oeuvre.
Définit une matrice de coûts ou de taux à utiliser pour la main-d'oeuvre.
Définit la source du taux et du coût à partir de l'emplacement de la ressource ou de l'emplacement du projet.
Définit le type de taux de change à utiliser pour la main-d'oeuvre.
Valeurs : Moyen(ne), Fixe ou Comptant
Définit une matrice de coûts ou de taux à utiliser pour le matériel.
Définit le type de taux de change à utiliser pour le matériel.
Valeurs : Moyen(ne), Fixe ou Comptant
Définit une matrice de coûts ou de taux à utiliser pour l'équipement.
Définit le type de taux de change à utiliser pour l'équipement.
Valeurs : Moyen(ne), Fixe ou Comptant
Définit une matrice de coûts ou de taux à utiliser pour les dépenses.
Définit le type de taux de change à utiliser pour les dépenses.
Valeurs : Moyen(ne), Fixe ou Comptant
L'entité est créée.
Après sa création, vous pouvez modifier les informations générales d'une entité. Vous pouvez supprimer une entité à condition qu'elle ne soit associée à aucun département ni à aucun emplacement.
Procédez comme suit :
Les propriétés de l'entité s'affichent.
Définit le nom de l'entité. Une fois l'entité créée, cette valeur ne peut pas être mise à jour.
Fournit une description détaillée de l'entité.
Fournit une brève description de l'entité.
Définit le type de période fiscale de l'entité. Cette valeur définit le type de période fiscale par défaut de tous les plans de coût créés pour l'entité. Vous pouvez changer cette valeur par défaut dans le plan de coûts.
Valeurs :
Définit la devise locale de l'entité. Vous ne pouvez pas mettre à jour ce champ après création de l'entité. Vous pouvez uniquement sélectionner des devises si l'option Devise a été activée lors de l'installation de CA Clarity PPM.
Définit la devise de facturation par défaut pour afficher des plans de coûts.
Définit la devise par défaut utilisée à des fins de génération de rapports. Vous ne pouvez pas mettre à jour ce champ après création de l'entité.
Définit l'organigramme organisationnel de l'emplacement associé à l'entité.
Définit l'organigramme organisationnel du département associé à l'entité.
Définit la classe d'investissements de l'entité à des fins de génération de rapports.
Cette option définit la classe de société par défaut.
Cette option définit la classe en cours de travail par défaut.
Définit une matrice de coûts ou de taux à utiliser pour la main-d'oeuvre.
Définit une matrice de coûts ou de taux à utiliser pour la main-d'oeuvre.
Définit la source du taux et du coût à partir de l'emplacement de la ressource ou de l'emplacement du projet.
Définit le type de taux de change à utiliser pour la main-d'oeuvre.
Valeurs : Moyen(ne), Fixe ou Comptant
Définit une matrice de coûts ou de taux à utiliser pour le matériel.
Définit le type de taux de change à utiliser pour le matériel.
Valeurs : Moyen(ne), Fixe ou Comptant
Définit une matrice de coûts ou de taux à utiliser pour l'équipement.
Définit le type de taux de change à utiliser pour l'équipement.
Valeurs : Moyen(ne), Fixe ou Comptant
Définit une matrice de coûts ou de taux à utiliser pour les dépenses.
Définit le type de taux de change à utiliser pour les dépenses.
Valeurs : Moyen(ne), Fixe ou Comptant
Les périodes fiscales sont les dates spécifiées comme unité du traitement financier. Avant de pouvoir effectuer des tâches de planification financières détaillées ou de définir des règles de contre-passation, vous devez définir des périodes fiscales actives pour une entité.
Lors de la création de périodes, la période, l'année et la plage de dates sélectionnées permettent de créer automatiquement une série de périodes.
Exemple
Si la période est mensuelle, spécifiez le 1er janvier comme date de début et le 31 décembre comme date de fin. Vous créerez ainsi des périodes pendant chaque mois de l'année spécifiée.
Procédez comme suit :
La liste des périodes fiscales s'affiche.
La page Créer apparaît.
Définit le type de période (par exemple, mensuelle ou trimestrielle). Une fois la période définie, le type n'est plus modifiable.
Valeurs : 13 périodes, Hebdomadaire, Bimensuel(le), Mensuel(le), Trimestriel(le), Annuel(le)
Définit l'année fiscale.
Donne une description des paramètres fictifs pour l'ensemble de périodes créées.
Définit la date de début de la période ou de la plage de périodes. Vous ne pouvez pas modifier la date de début une fois enregistrée.
Définit la date de fin de la période ou de la plage de périodes. Vous ne pouvez pas modifier la date de fin une fois enregistrée.
Le statut de toutes les périodes fiscales de la plage de dates créées est défini sur Inactif.
Vous pouvez uniquement désactiver ou supprimer une période fiscale activée si cette dernière n'est ni utilisée dans un plan de coûts, ni référencée dans une transaction.
Procédez comme suit :
La liste des périodes fiscales s'affiche.
Une coche apparaît dans la colonne Actif de la période fiscale.
Les périodes fiscales sont activées.
Vous pouvez modifier le nom, la date de début, la date de fin et l'année des périodes fiscales inactives. Vous pouvez modifier ces attributs à condition qu'il n'y ait aucun écart entre les périodes et qu'elles ne se chevauchent pas. Une fois la période activée, vous pourrez uniquement en modifier le nom et la description.
Procédez comme suit :
La liste des périodes fiscales s'affiche.
Définit le nom de la période fiscale. Vous ne pouvez pas modifier le nom une fois enregistré.
Définit l'année fiscale.
Donne une description des paramètres fictifs pour l'ensemble de périodes créées.
Définit la date de début de la période ou de la plage de périodes. Vous ne pouvez pas modifier la date de début une fois enregistrée.
Définit la date de fin de la période ou de la plage de périodes. Vous ne pouvez pas modifier la date de fin une fois enregistrée.
Utilisez les valeurs par défaut du plan pour définir les paramètres par défaut de tous les plans de coûts d'investissement et de projet. Les plans budgétaires héritent des attributs de groupement des plans de coûts.
Les valeurs par défaut de plan permettent d'effectuer les tâches suivantes :
Si vous avez défini les valeurs par défaut du plan pour le type de période, les dates de début et de fin des périodes, ainsi que les attributs de groupement, ces valeurs par défaut sont automatiquement remplies lors de la définition des plans de coûts. Les chefs de projets peuvent modifier ces valeurs dans les plans de coûts, sauf si la structure du plan est verrouillée.
Si vous ne définissez aucune valeur par défaut pour le plan, le type de période est rempli automatiquement à partir de l'entité lors de la définition des plans de coûts. Les champs Période de début du plan et Période de fin du plan sont remplis automatiquement à partir des dates de début et de fin de l'investissement.
Procédez comme suit :
La page Créer apparaît.
Définit le type de période servant de base aux plans de coûts pour cette entité (par exemple, une base mensuelle ou trimestrielle).
Par défaut : Type de période utilisé dans les contre-passations pour les règles de débit et de crédit
Définit les périodes par défaut de début et de fin pour les plans de coûts.
Définit la date de gel. Vous ne pouvez pas modifier les périodes d'un plan avant la date de gel.
Si vous sélectionnez cette option, les responsables ne pourront pas remplacer les valeurs par défaut du plan lors de la définition des plans de coûts. Pour pouvoir utiliser ce champ, vous devez sélectionner plusieurs attributs de groupement.
Par défaut : option désactivée
Définit les catégories permettant de concevoir la structure des détails des postes pour un plan de bénéfices ou un plan de coûts.
Valeurs par défaut : Code d'imputation, Département, Code de valorisation, Emplacement, Ressource, Classe de ressources, Rôle, Classe de transactions, Valeur utilisateur 1, Valeur utilisateur 2
Les modifications apportées aux valeurs par défaut de plan s'appliquent uniquement aux nouveaux plans de coûts, pas aux plans existants.
Procédez comme suit :
Les valeurs par défaut du plan d'entité s'affichent.
Définit le type de période servant de base aux plans de coûts pour cette entité (par exemple, une base mensuelle ou trimestrielle).
Par défaut : Type de période utilisé dans les contre-passations pour les règles de débit et de crédit
Définit les périodes par défaut de début et de fin pour les plans de coûts.
Définit la date de gel. Vous ne pouvez pas modifier les périodes d'un plan avant la date de gel.
Si vous sélectionnez cette option, les responsables ne pourront pas remplacer les valeurs par défaut du plan lors de la définition des plans de coûts. Pour pouvoir utiliser ce champ, vous devez sélectionner plusieurs attributs de groupement.
Par défaut : option désactivée
Définit les catégories permettant de concevoir la structure des détails des postes pour un plan de bénéfices ou un plan de coûts.
Valeurs par défaut : Code d'imputation, Département, Code de valorisation, Emplacement, Ressource, Classe de ressources, Rôle, Classe de transactions, Valeur utilisateur 1, Valeur utilisateur 2
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