Les départements représentent des unités spécifiques à la structure organisationnelle de votre entreprise.
Vous pouvez configurer un département de plusieurs façons :
Pour gérer vos départements et sous-départements, procédez comme suit :
Avant de pouvoir utiliser des départements, vous devez effectuer les configurations suivantes :
Pour plus d'informations sur la gestion des ressources, reportez-vous au Manuel de l'utilisateur du module de gestion des ressources.
Pour plus d'informations, consultez le Manuel de l'utilisateur du module de gestion de projets.
Pour créer un département, vous devez lui attribuer un nom et l'associer à une entité. Vous pouvez, le cas échéant, sélectionner un département parent, un responsable de département ainsi qu'un gestionnaire de relations métier. La hiérarchie des départements est déterminée en fonction du département parent sélectionné.
Lorsque vous créez un département, une unité d'organigramme organisationnel est automatiquement créée en fonction de l'entité et du département parent sélectionnés.
Procédez comme suit :
La page de liste s'affiche.
La page Créer apparaît.
Ce champ permet d'attribuer un nom au département.
Ce champ permet de définir l'identificateur unique du département. Une fois le département créé, vous ne pouvez plus modifier cette valeur. L'administrateur de l'application CA Clarity PPM peut paramétrer l'option de numérotation automatique pour les ID.
Pour plus d'informations, consultez le Manuel du développeur de l'application Studio.
Définit l'entité utilisée pour associer une structure organisationnelle et les valeurs par défaut de la planification financière à un département. Une fois le département créé, les informations contenues dans ce champ ne peuvent plus être modifiées.
Spécifie le département parent de ce département. Cette option doit uniquement être spécifiée si ce département est le sous-département d'un autre département.
Exemple : Le département informatique des banques pour particuliers est le département parent du département Développement d'applications.
Indique si le département est abonné aux investissements ou aux services fournis ou détenus par d'autres départements.
Indique si le département possède des investissements ou des services auxquels des départements clients peuvent s'abonner.
Ce champ permet de saisir des informations détaillées supplémentaires sur le département.
Spécifie le responsable du département. L'utilisateur sélectionné comme responsable du département se voit automatiquement accorder le droit d'accès Département - Modifier.
Valeur par défaut : Ce champ contient l'ID de la ressource de l'utilisateur ayant créé le département.
Ce champ permet de préciser quel utilisateur sera chargé des relations entre le nouveau département et les autres départements. L'utilisateur sélectionné comme gestionnaire des relations métiers se voit automatiquement accorder le droit d'accès Département - Afficher.
Indique si l'approbation des factures doit être déléguée aux sous-départements. Si cette option n'est pas sélectionnée, aucun sous-département de cette branche ne pourra afficher ou approuver les factures. Tous les frais sont alors cumulés au niveau supérieur du département parent.
Vous pouvez consulter la liste des sous-départements associés à votre département.
Procédez comme suit :
La page Propriétés apparaît.
La page Liste des sous-départements apparaît.
Après sa création, vous pouvez modifier un département. S'il n'est associé à aucun emplacement, vous pouvez le supprimer. Lorsque vous supprimez un département, ses sous-départements sont également supprimés.
Procédez comme suit :
La page Propriétés apparaît.
Ce champ permet d'attribuer un nom au département.
Spécifie le département parent de ce département. Cette option doit uniquement être spécifiée si ce département est le sous-département d'un autre département.
Exemple : Le département informatique des banques pour particuliers est le département parent du département Développement d'applications.
Ce champ permet de saisir des informations détaillées supplémentaires sur le département.
Spécifie le responsable du département. L'utilisateur sélectionné comme responsable du département se voit automatiquement accorder le droit d'accès Département - Modifier.
Valeur par défaut : Ce champ contient l'ID de la ressource de l'utilisateur ayant créé le département.
Ce champ permet de préciser quel utilisateur sera chargé des relations entre le nouveau département et les autres départements. L'utilisateur sélectionné comme gestionnaire des relations métiers se voit automatiquement accorder le droit d'accès Département - Afficher.
Si les conditions suivantes sont vraies pour un département, vous pouvez supprimer le département.
Vous pouvez planifier et assurer le suivi des coûts et bénéfices budgétés de votre département. Vous pouvez définir la date de début et de fin pour la période du budget. L'argent circule de manière constante et régulière au cours de cette période.
Procédez comme suit :
La page Propriétés apparaît.
La page Propriétés du budget apparaît.
Affiche la devise du système sélectionnée.
Permet d'indiquer si vous souhaitez que les valeurs des coûts et des bénéfices budgétés correspondent aux valeurs du coût et du budget planifiés. Si vous souhaitez définir manuellement les valeurs de budget, désactivez cette case à cocher.
Définit les coûts prévus du département. Le montant contenu dans ce champ est réparti sur la période définie par les dates de début et de fin du coût prévu.
Définit respectivement la date de début et la date de fin du coût prévu pour le département.
Définit le bénéfice total prévu que recevra le département.
Indiquent respectivement la date de début et la date de fin du bénéfice prévu.
Définit le coût budgété pour le département. Cette valeur est répartie sur la période définie entre les dates de début et de fin du coût budgété.
Indiquent respectivement la date de début et la date de fin du coût budgété pour le département.
Définit le bénéfice budgété total que recevra le département.
Définit les dates de début et de fin du bénéfice budgété.
Vous pouvez associer un département à plusieurs emplacements. Les emplacements doivent appartenir à la même entité que le département. Vous pouvez afficher ces emplacements, les ajouter à un département ou les supprimer.
Pour gérer les emplacements associés au département, ouvrez ce dernier et cliquez sur Emplacements.
Pour plus d'informations, consultez le Manuel d'administration.
Si les conditions suivantes sont vraies pour le département, vous pouvez supprimer une association de département et d'emplacement :
Les ressources deviennent membres d'un département lorsqu'elles sont associées à un organigramme organisationnel du département dans la page des propriétés de la ressource. Une même ressource ne peut appartenir qu'à un seul et même département.
Pour plus d'informations sur la gestion des ressources, reportez-vous au Manuel de l'utilisateur du module de gestion des ressources.
La demande de département comprend les éléments suivants :
La capacité correspond au cumul de la disponibilité de toutes les ressources allouées aux investissements de ce département.
Vous pouvez afficher la demande cumulée par rapport à la capacité des ressources du département, ainsi que tous les sous-départements associés.
Procédez comme suit :
La page Ressources du département s'affiche.
Affiche le département ou n'importe lequel de ses sous-départements. Pour afficher la liste des ressources membres du département, ou modifier les propriétés ou les allocations d'une ressource spécifique, cliquez sur l'icône Ressources. Pour afficher les rôles d'un département ou d'un sous-département, ou pour modifier les propriétés ou allocations d'un rôle, cliquez sur l'icône Rôle du département ou du sous-département correspondant.
Ce champ affiche la disponibilité cumulée des employés à temps plein pour chaque période.
Pour planifier et organiser la capacité des ressources de vos départements et sous-départements, procédez comme suit :
Pour plus d'informations sur la gestion des ressources, reportez-vous au Manuel de l'utilisateur du module de gestion des ressources.
Procédez comme suit :
La page Ressources du département s'affiche.
Les investissements sont liés à un département lorsqu'ils sont associés aux propriétés des investissements de l'organigramme organisationnel de ce département. Un investissement ne peut appartenir qu'à un seul département.
Pour plus d'informations, consultez le Manuel de l'utilisateur du module de gestion de projets.
Vous pouvez afficher une liste de tous les investissements associés au département sélectionné et à ses sous-départements.
Procédez comme suit :
La liste des investissements apparaît.
La page Département : Propriétés vous permet d'accéder aux portefeuilles du département, de créer des scénarios et d'évaluer les performances de ce département.
Il existe plusieurs types de portefeuilles de départements :
Les portefeuilles d'un département sont soit fournisseur ou client, mais ne peuvent pas être les deux en même temps. Les départements qui ont à la fois des investissements sous leur responsabilité et des investissements qu'ils financent peuvent se voir attribuer à la fois des portefeuilles fournisseurs et des portefeuilles clients.
Vous pouvez créer un ou plusieurs portefeuilles pour votre département.
Procédez comme suit :
La page Propriétés apparaît.
Dans la page des propriétés du département, la liste des portefeuilles associés à ce département apparaît.
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