Jak tworzyć szczegółowe plany finansowe › Plany budżetu › Tworzenie wersji budżetu

Tworzenie wersji budżetu

Zatwierdzony plan kosztów staje się planem budżetu inwestycji. Ponieważ elementy inwestycji zmieniają się, można skorygować różne części budżetu lub zupełnie go zastąpić.

Zatwierdzony plan budżetu można zmienić, przygotowując dwa typy wersji:

Scalona wersja planu budżetu

• Przesłanie planu kosztów z nowymi pozycjami i scalenie zmian z istniejącym planem budżetu.
• Przesłanie części planu kosztów ze zmianą dat rozpoczęcia i zakończenia lub aktualizacja wartości w polach dla określonych okresów czasu. Przesłać można dane dotyczące tylko zmienionych okresów czasu, aby scalić je z budżetem.

Wersja zastępująca plan budżetu

• Przesłanie planu kosztów z usuniętymi pozycjami i zastąpienie budżetu w celu usunięcia tych pozycji z planu budżetu.
• Utworzenie planu kosztów przy użyciu innych atrybutów grupowania lub typów okresów czasu i zastąpienie budżetu.

W obu typach wersji jest zachowywana historia zatwierdzania. Funkcja zastępowania umożliwia jednak usunięcie niepotrzebnych już pozycji i skorygowanie atrybutów grupowania oraz okresów obrachunkowych.

Podczas przesyłania planu kosztów, który powoduje powstanie wersji istniejącego budżetu, przy użyciu listy rozwijanej Opcje przesyłania określa się, czy ma nastąpić scalenie, czy zastąpienie. To pole jest wyświetlane tylko wtedy, gdy istnieje co najmniej jeden zatwierdzony budżet. Jeśli nowy plan kosztów ma inną strukturę niż istniejący budżet, dostępna jest tylko opcja Zastąp.

Plan kosztów po zatwierdzeniu staje się skorygowanym planem budżetu z nowym numerem wersji. Poprzednie wersje budżetu można wyświetlić, bo są zapisane osobno. Nie można natomiast edytować poprzednich planów budżetu ani bieżących zatwierdzonych planów budżetu.

Na poniższym diagramie przedstawiono tworzenie wersji budżetu przez administratora finansowego.

Przykład: wersja planu budżetu firmy Forward Inc.

W przykładzie przedstawiono opcje aktualizacji planu budżetu według scenariusza. Firma Forward Inc. ma nowy projekt, który jest zaplanowany na dalszą część bieżącego roku. Alice zarządza projektem. Już ma utworzony plan kosztów (ProjectA_estimatedCP-00) z wymaganymi rolami i oszacowanymi kosztami.

Potrzebuje następujących ról:

• Jeden architekt oprogramowania
• Trzech inżynierów oprogramowania Java
• Dwóch inżynierów — testerów

Alice jeszcze nie ma personelu do tego projektu. W przesłanym planie kosztów dodała role dla każdego stanowiska i wypełniła plan kosztów na sześć miesięcy projektu.

Tworząc plan kosztów, Alice użyła następujących właściwości:

• Atrybuty grupowania: Rola
• Typ okresu czasu: Kwartalny
• Daty rozpoczęcia i zakończenia: 2 lipca - 31 grudnia

Alice przesłała oszacowania do zatwierdzenia jako bieżący plan budżetu. Menedżer produktu zatwierdził szacowany budżet. Menedżer wie, że budżet zmieni się przed rozpoczęciem projektu.

Aby utworzyć wersję budżetu, wykonaj następujące kroki:

1. Przejrzyj wymagania wstępne.
2. Skoryguj plan budżetu:
   • Scal zmiany z planem budżetu:
     • Dodaj pozycje do budżetu.
     • Zmień wartości okresów czasu w budżecie.
   • Zastąp plan budżetu:
     • Usuń pozycje z budżetu.
     • Zastąp budżet nowym planem kosztów.
3. Zweryfikuj wersję planu budżetu.