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Creazione di una revisione budget

Una volta approvato, un piano di costi si converte nel piano di budget per un investimento. Poiché gli elementi di un investimento cambiano, è possibile rivedere diverse parti del budget o sostituirlo completamente.

È possibile effettuare due tipi di revisioni in un piano di budget approvato:

Revisione di un piano di budget unito

• Inviare un piano di costi con nuovi elementi di riga e unire le modifiche con il piano di budget esistente.
• Inviare una parte di un piano di costi modificando la data di inizio e di fine per l'invio o aggiornare i valori del campo in periodi di tempo specifici. È possibile inviare solo i periodi di tempo modificati e unirli con il budget.

Revisione di un piano di budget sostituito

• Inviare un piano di costi con le righe cancellate e sostituire il budget per rimuovere tali righe dal piano di budget.
• Creare un piano di costi utilizzando tipi di attributi di raggruppamento o periodi di tempo diversi e sostituire il budget.

Entrambi i tipi di revisione forniscono la cronologia di approvazione. Tuttavia, la funzione di sostituzione consente di eliminare le righe che non sono più necessarie e di rivedere gli attributi di raggruppamento e i periodi fiscali.

Quando si invia un piano di costi che rivede un budget esistente, specificare se effettuare un'unione o una sostituzione mediante l'elenco a discesa delle opzioni di invio. Questo campo viene visualizzato solo in presenza di almeno un budget approvato. Se la struttura del nuovo piano di costi è diversa da quella del budget esistente, Sostituisci è l'unica opzione disponibile.

A seguito dell'approvazione, il piano di costi diventa il piano di budget rivisto con un nuovo numero di versione. È possibile visualizzare la versione precedente del budget, che viene salvata separatamente. Non è possibile modificare i piani di budget precedenti o i piani di budget correnti approvati.

Il diagramma seguente descrive le modalità di creazione di una revisione del budget da parte di un amministratore finanziario.

Esempio: Revisione di un piano di budget di Forward, Inc.

L'esempio seguente descrive le opzioni per l'aggiornamento del piano di budget in questo scenario. Forward Inc. ha un nuovo progetto pianificato per i prossimi mesi di quest'anno. Alice gestisce il progetto e ha già creato un piano di costi (ProjectA_estimatedCP-00) con i ruoli richiesti e i costi stimati.

Ha bisogno dei ruoli seguenti:

• Un progettista software
• Tre ingegneri di software Java
• Due test engineer

Alice non ha ancora assegnato le risorse per il progetto. Nel piano di costi da lei inviato, ha aggiunto i ruoli per ciascuna delle posizioni e ha compilato il piano di costi per i sei mesi del progetto.

Durante la creazione del piano di costi, Alice ha utilizzato le seguenti proprietà:

• Attributi di raggruppamento: Ruolo
• Tipo di periodo di tempo: trimestrale.
• Date di inizio e di fine: 2 luglio - 31 dicembre

Ha inviato le stime per l'approvazione come piano di budget corrente. Il manager di prodotto di Alice ha approvato il budget stimato. Il manager sa che il budget verrà modificato prima dell'inizio del progetto.

Effettuare le operazioni seguenti per creare una revisione budget:

1. Verifica dei prerequisiti.
2. Rivedere il piano di budget:
   • Unire le modifiche nel piano di budget:
     • Aggiungere le righe al budget.
     • Modificare i valori del periodo di tempo nel budget.
   • Sostituire il piano di budget:
     • Eliminare le righe dal budget.
     • Sostituire il budget con un nuovo piano di costi.
3. Verificare il piano di budget rivisto.