Crear una entidad financiera es el primer paso en la configuración de la gestión financiera. Se pueden definir tantas entidades como se desee.
Cada entidad posee un conjunto único de ubicaciones y departamentos para los cuales las entidades son compatibles en términos financieros. Para establecer este límite financiero, se deben asociar las entidades con una OBS geográfica para las ubicaciones y con una OBS de organización para departamentos.
Una vez definida una entidad, se pueden crear planes financieros y establecer costes para las inversiones.
Los controladores financieros pueden establecer valores predeterminados al nivel de la entidad para sugerir la estructura del plan de costes recomendada para la organización. Por ejemplo, pueden predefinir el tipo de período fiscal y los atributos de agrupación para todos los planes de costes. Los valores predeterminados se rellenan automáticamente en los planes de costes de inversión individuales tras crearlos. Los gestores de proyecto pueden cambiar estos valores predeterminados para sus inversiones específicas.
La configuración financiera requiere que el departamento de TI o de finanzas corporativas de la empresa introduzca los datos. Estos deben reflejar con precisión cómo se realiza el seguimiento de los costes de inversión.
Se recomienda el siguiente orden de tareas a la hora de configurar una entidad:
Si desea obtener más información, consulte la guía de administración.
Si está configurando la gestión financiera por primera vez, establezca primero las asociaciones de la ubicación de OBS y del departamento de OBS y, a continuación, cree la entidad.
Si se han configurado valores predeterminados para el sistema, estos aparecerán al crear una entidad. Por ejemplo, Clase de inversión, Clase de compañía y Clase de trabajo en curso aparecen rellenados de forma predeterminada.
Si existe alguna matriz de costes/tasas para los recursos (trabajo, material, equipamiento), de forma predeterminada todas las transacciones para estos recursos utilizarán esta matriz para determinar los costes y las tasas. Es posible anular los valores predeterminados. Para ello basta con introducir un coste y tasa diferentes en las propiedades de la transacción.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecerá la estructura organizativa financiera.
Se mostrará la lista de entidades.
Se mostrará la página Crear.
Define el nombre de la entidad. Este valor no se puede actualizar después de crear la entidad.
Define la descripción detallada de la entidad.
Define la breve descripción de la entidad.
Define el tipo de período fiscal de la entidad. Este valor establece el tipo de período fiscal predeterminado para todos los nuevos planes de costes creados para la entidad. Se puede cambiar este valor predeterminado en el plan de costes.
Valores:
Define la moneda nacional para la entidad. No se puede actualizar este campo después de crear la entidad. Sólo se pueden seleccionar monedas si se ha activado la opción Moneda durante la instalación de CA Clarity PPM.
Define la moneda de facturación predeterminada para visualizar planes de costes.
Define la moneda predeterminada que se utiliza en los informes. No se puede actualizar este campo después de crear la entidad.
Define la estructura de desglose de la organización de la ubicación que está asociada a la entidad.
Define la estructura de desglose de la organización del departamento que está asociada a la entidad.
Define la clase de inversión para la entidad utilizada para la generación de informes.
Define la clase de compañía predeterminada.
Define la clase trabajo en curso predeterminada.
Define una matriz de costes/tasas que se utilizará para el trabajo.
Define una matriz de costes/tasas que se utilizará para el trabajo.
Define el origen para la tasa y el coste como proveniente de la ubicación del recurso o de la ubicación del proyecto.
Define el tipo de tipo de cambio que se utilizará para el trabajo.
Valores: Promedio, Fijo o Variable
Define una matriz de costes/tasas que se utilizará para los materiales.
Define el tipo de tipo de cambio que se utilizará para el material.
Valores: Promedio, Fijo o Variable.
Define una matriz de costes/tasas que se utilizará para el equipamiento.
Define el tipo de tipo de cambio que se utilizará para el equipamiento.
Valores: Seleccione Promedio, Fijo o Variable.
Define una matriz de costes/tasas que se utilizará para los gastos.
Define el tipo de tipo de cambio que se utilizará para los gastos.
Valores: Seleccione Promedio, Fijo o Variable.
Se creará la entidad.
Se puede cambiar la información general para una entidad después de su creación. Se puede suprimir una entidad siempre que no esté asociada a ningún departamento ni ubicación.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecerán las propiedades de la entidad.
Define el nombre de la entidad. Este valor no se puede actualizar después de crear la entidad.
Define la descripción detallada de la entidad.
Define la breve descripción de la entidad.
Define el tipo de período fiscal de la entidad. Este valor establece el tipo de período fiscal predeterminado para todos los nuevos planes de costes creados para la entidad. Se puede cambiar este valor predeterminado en el plan de costes.
Valores:
Define la moneda nacional para la entidad. No se puede actualizar este campo después de crear la entidad. Sólo se pueden seleccionar monedas si se ha activado la opción Moneda durante la instalación de CA Clarity PPM.
Define la moneda de facturación predeterminada para visualizar planes de costes.
Define la moneda predeterminada que se utiliza en los informes. No se puede actualizar este campo después de crear la entidad.
Define la estructura de desglose de la organización de la ubicación que está asociada a la entidad.
Define la estructura de desglose de la organización del departamento que está asociada a la entidad.
Define la clase de inversión para la entidad utilizada para la generación de informes.
Define la clase de compañía predeterminada.
Define la clase trabajo en curso predeterminada.
Define una matriz de costes/tasas que se utilizará para el trabajo.
Define una matriz de costes/tasas que se utilizará para el trabajo.
Define el origen para la tasa y el coste como proveniente de la ubicación del recurso o de la ubicación del proyecto.
Define el tipo de tipo de cambio que se utilizará para el trabajo.
Valores: Promedio, Fijo o Variable
Define una matriz de costes/tasas que se utilizará para los materiales.
Define el tipo de tipo de cambio que se utilizará para el material.
Valores: Promedio, Fijo o Variable.
Define una matriz de costes/tasas que se utilizará para el equipamiento.
Define el tipo de tipo de cambio que se utilizará para el equipamiento.
Valores: Seleccione Promedio, Fijo o Variable.
Define una matriz de costes/tasas que se utilizará para los gastos.
Define el tipo de tipo de cambio que se utilizará para los gastos.
Valores: Seleccione Promedio, Fijo o Variable.
Los períodos de tiempo fiscales son las fechas que se especifican como una unidad para el procesamiento financiero. Antes de que se puedan realizar tareas de planificación financiera al detalle o configurar reglas de recargo, es necesario definir los períodos de tiempo fiscales que se encuentran activos para la entidad.
Cuando se crean períodos de tiempo, los períodos, los intervalos de año y la fecha seleccionados crean automáticamente una serie de períodos de tiempo.
Ejemplo
Si el período de tiempo es mensual, introduzca 1 de enero como la fecha de inicio y 31 de diciembre como la fecha de finalización. Con ello, se crearán períodos de tiempo para cada mes del año especificado.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecerá la lista de períodos fiscales.
Se mostrará la página Crear.
Define el tipo de período (por ejemplo, mensual o trimestral). Tras crear un período de tiempo, no se puede modificar el tipo.
Valores: 13 períodos, Semanal, Quincenal, Mensual, Trimestral, Anual
Define el ejercicio.
Define la descripción marcador para el conjunto de períodos de tiempo que se están creando.
Define la fecha de inicio para el período o el intervalo de períodos de tiempo. Una vez guardada, la fecha de inicio no se puede editar.
Define la fecha de finalización para el período de tiempo o serie de períodos de tiempo. Una vez guardada, la fecha de finalización no se puede editar.
Todos los períodos fiscales dentro del intervalo de fechas se crean con el estado Inactivo.
Es posible desactivar o suprimir un período de tiempo fiscal sólo si no se utiliza en ningún plan de costes o si no se le hace referencia en ninguna transacción.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecerá la lista de períodos fiscales.
Aparecerá una marca de verificación en la columna Activo para el período fiscal.
Los períodos fiscales ahora están activos.
Se puede editar el nombre, fecha de inicio, fecha de finalización y año de los períodos de tiempo fiscales inactivos. Es posible editar estos atributos siempre y cuando no haya períodos que se solapen ni existan huecos entre los mismos. Cuando están activados, sólo se puede editar el nombre y la descripción de los períodos de tiempo.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecerá la lista de períodos fiscales.
Define el nombre de período fiscal. Una vez guardado, no se puede modificar el nombre.
Define el ejercicio.
Define la descripción marcador para el conjunto de períodos de tiempo que se están creando.
Define la fecha de inicio para el período o el intervalo de períodos de tiempo. Una vez guardada, la fecha de inicio no se puede editar.
Define la fecha de finalización para el período de tiempo o serie de períodos de tiempo. Una vez guardada, la fecha de finalización no se puede editar.
Se pueden utilizar los valores predeterminados de plan para definir los valores de configuración predeterminados para todos los planes de costes de proyectos e inversiones. Los planes de presupuestos heredan los atributos de agrupación de los planes de costes.
Con los valores predeterminados de plan se puede hacer lo siguiente:
Si se han establecido valores predeterminados de plan para el tipo de período, para los períodos de inicio y de finalización del plan y para los atributos de agrupación, estos valores predeterminados se rellenarán automáticamente al definir los planes de costes. Los gestores de proyectos pueden cambiar estos valores en los planes de costes a menos que se haya bloqueado la estructura de los planes.
Si no se establecen valores predeterminados de plan, el tipo de período se rellenará automáticamente a partir de la entidad cuando se definan los planes de costes. Los períodos de inicio y finalización del plan se rellenan a partir delas fechas de inicio y finalización de la inversión.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Se mostrará la página Crear.
Define el tipo de período en que se basan los planes de costes para esta entidad; por ejemplo mensual o trimestral.
Valor predeterminado: el tipo de período utilizado en los recargos para las reglas de débito y crédito.
Define los períodos de tiempo de inicio y de finalización predeterminados para los planes de costes
Define la fecha de bloqueo. No es posible editar planes para períodos de tiempo previos a la fecha de bloqueo.
Especifica si se desea impedir que los gestores puedan anular valores predeterminados de plan al definir planes de costes. Se puede seleccionar este campo solamente si se han seleccionado atributos de agrupación.
Valor predeterminado: desactivado
Definen las categorías para diseñar la estructura de los detalles de los elementos de línea para el plan de costes y el plan de beneficios.
Valores: Código de cargo, Departamento, Código de tipo de entrada, Ubicación, Recurso, Clase de recurso, Rol, Clase de transacción, Valor de usuario 1 y Valor de usuario 2
Los cambios realizados en los valores predeterminados de plan sólo se aplican a los nuevos planes de costes, no a los ya existentes.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecerán los valores predeterminados de plan para la entidad.
Define el tipo de período en que se basan los planes de costes para esta entidad; por ejemplo mensual o trimestral.
Valor predeterminado: el tipo de período utilizado en los recargos para las reglas de débito y crédito.
Define los períodos de tiempo de inicio y de finalización predeterminados para los planes de costes
Define la fecha de bloqueo. No es posible editar planes para períodos de tiempo previos a la fecha de bloqueo.
Especifica si se desea impedir que los gestores puedan anular valores predeterminados de plan al definir planes de costes. Se puede seleccionar este campo solamente si se han seleccionado atributos de agrupación.
Valor predeterminado: desactivado
Definen las categorías para diseñar la estructura de los detalles de los elementos de línea para el plan de costes y el plan de beneficios.
Valores: Código de cargo, Departamento, Código de tipo de entrada, Ubicación, Recurso, Clase de recurso, Rol, Clase de transacción, Valor de usuario 1 y Valor de usuario 2
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