Portfolioiden hallinta › Vaihtoehtoisten portfoliosuunnitelmien tutkiminen › Suunnitelman tai skenaarioiden versioiden luominen

Suunnitelman tai skenaarioiden versioiden luominen

Muokkaa suunnitelmia ja tallenna se vaihtoehtoisina versioina tai skenaarioina. Voit tarkastella portfoliosuunnitelmaversioiden vertailuraportteja ja tehdä parhaat mahdolliset portfolioinvestointeja koskevat päätökset.

Voit luoda suunnitelman vaihtoehtoisia versioita muuttamalla portfolion kohteita, sisältöä ja tiettyjä investointiattribuutteja (esimerkiksi päivämääriä, tilaa tai resursseja). Kopio esimerkiksi suunnitelma ja luo toinen versio pienentämällä kustannuksia tietty prosenttimäärä.

Esimerkki: Suunnitelman versioiden luominen

Tietojohtohenkilöstön suunnittelukokouksessa Forward Inc:n IT-portfolion vastuuhenkilö valitsee 2014 IT PMO -suunnitelman. Portfolion vastuuhenkilö esittää seuraavat tiedot henkilöstölle esittelemällä Rajaviivat-näkymän:

• Kaikki projektit ja niiden nykyinen sijoitus.
• Projektin vaatimukset verrattuna kohteen rajoituksiin kustannusten, resurssien ja hyötyjen osalta.
• Pääomakustannukset, insinööriresurssit, liiketoiminta-analyytikkoresurssit ja projektinhallintaresurssit verrattuna kustannusten ja resurssien kohderajoitteisiin.

Henkilöstö tarkastaa prioriteettiluettelon ja esittää seuraavat huomiot:

• 20 miljoonan dollarin kohde kustannusbudjetista on vesirajan yläpuolella rahoitettuna 15 miljoonan dollarin edestä projekteja.
• Kohteena olevasta 30 miljoonan dollarin hyödystä rahoitetut projektit edustavat vain 20 miljoonan dollarin hyötyjä. Rahoitetut projektit näkyvät näkymässä rajaviivan yläpuolella.
• Projektityöhön saatavilla olevista 70 resurssista rahoitettuihin projekteihin on kiinnitetty 60.

Tietojohtaja puhuu siitä, miten työntekijöiden on käytettävä resursseja entistä tehokkaammin ja pyrittävä saavuttamaan seuraavat liiketoimintatavoitteet:

• Yrityksen aloite pienentää kustannuksia 10 prosenttia ulkoistamalla 20 prosenttia henkilöstöstä. IT on omistautunut tähän tavoitteeseen.
• IT:n on oltava entistä strategisempaa. Myyntityöryhmä haluaa investoida uuteen SaaS (ohjelmisto palveluna) -myyntiratkaisuun. Ratkaisu maksaa 6 miljoonaa dollaria, ja IT-budjetissa on enää jäljellä 5 miljoonaa dollaria. Uusi ratkaisu tuottaa 10 miljoonaa dollaria hyötyinä, mikä voi helpottaa hyötytavoitteen saavuttamista.
• Taloustyöryhmä on juuri toimittanut pakollisen projektin, joka maksaa 500 000 dollaria. Projekti ei tuota mitään hyötyjä, mutta se täyttää säädöstenmukaisuusvaatimukset, jotta yritys voi jatkaa liiketoimintaansa.

Portfolion vastuuhenkilö luo suunnitelmasta uuden version kopioimalla 2014 IT PMO -suunnitelman ja nimeämällä sen uudelleen "Vaihtoehto yksi: 10 prosentin leikkaus ja tietojohtajan sitoumukset". Portfolion vastuuhenkilö tekee seuraavat säädöt uuteen suunnitelman versioon:

• Pienentää kohdekustannuksia 10 prosenttia jaetussa kohteessa.
• Muuttaa suunniteltujen IT-resurssien kokoelmaa siten, että 20 prosenttia on ulkoistettu.
• Muuttaa roolien miehitystä paikallisista rooleista ulkoistetuiksi rooleiksi vastaamaan ulkoistustoiveita.
• Siirtää pakollisen talousprojektin rajaviivan päälle kuluttaen 500 000 dollaria.
• Hyväksyy tai siirtää SaaS-projektin rajaviivan päälle kuluttaen 6 miljoonaa dollaria.

Portfolion vastuuhenkilö tarkastaa suunnitelman uuden version tietojohtajan ja henkilöstön kanssa.

Yhdessä he huomaavat, että osasto ylittää yhä kustannuskohteen 1,5 miljoonalla dollarilla, mutta täyttää hyötykohteensa. Heiltä puuttuu myös edelleen paikalliset ja ulkoistetut kohteet. he tekevät suunnitelmaan seuraavia muutoksia:

• Siirretään pienen prioriteetin WWW-pohjainen hyötyjärjestelmä -projekti rajaviivan alapuolelle, mikä vapauttaa 1 miljoonaa dollaria kustannuksina ja neljä resurssia. Nyt he ylittävät budjetin vain 500 000 dollarilla.
• Ulkoistetaan 20 prosenttia työstä ja poistetaan paikallisten ja ulkoistettujen kohteiden välinen ero.
• Kiinnitetään uusilla resurssikohteilla varustettujen uusien resurssisuunnitelmien ja kustannussuunnitelmien luomistehtävä PMO-johtajalle.

Portfolion vastuuhenkilö tallentaa muutokset suunnitelmaan ja ilmoittaa niistä henkilöstölle. Tietojohtaja pitää suunnitelmasta, mutta ilmoittaa, että he tekevät liiketoimintaa reagoivasti. Jos IT-ryhmä voi keskittyä paremmin yrityksen strategisiin tilaisuuksiin, se voi parantaa yrityksen tulosta. Se tekee suuremman vaikutuksen luomalla lisää varoja. Luettelossa on esimerkiksi kaksi pientä projektia: Yhteystietojen hallinta -aloite ja Myyntikompensaation muutos -ehdotus. Projektien kustannukset ovat suhteellisen pieniä (1,3 miljoonaa dollaria), mutta ne tuottavat 13 miljoonan dollarin tuoton investoinnille.

Tietojohtajan palautteen perusteella portfolion vastuuhenkilö luo suunnitelmasta uuden version, jonka nimi on “Vaihtoehto 2: Kasvatetaan budjettia ja strategista työtä merkittävällä vaikutuksella”. Tässä versiossa portfolion vastuuhenkilö tekee seuraavat säädöt ja esittää uuden suunnitelman tietojohtajalle:

• Kasvattaa portfolion ominaisuuksissa määritettyä kustannusten korkean tason kohdetta kahdella miljoonalla dollarilla.
• Kasvattaa portfolion ominaisuuksissa määritettyä hyödyn korkean tason kohdetta 13 miljoonalla dollarilla.
• Siirtää aiemmin jäädytetyn WWW-pohjainen hyötyjärjestelmä -projektin rajaviivan alapuolelle, mikä vapauttaa miljoona dollaria.
• Siirtää pakollisen talousprojektin rajaviivan yläpuolelle, hyväksyy sen ja kuluttaa 500 000 dollaria.
• Siirtää SaaS-projektin rajaviivan yläpuolelle, hyväksyy sen ja kuluttaa 6 miljoonaa dollaria.
• Lisää tietojohtajan mainitsemat kaksi strategista projektia rajaviivan yläpuolelle, mikä kuluttaa 1,3 miljoonaa dollaria kustannuksina ja lisää hyötyjä 13 miljoonalla dollarilla.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Avaa Koti ja valitse sitten Portfolionhallinta-kohdasta Portfoliot.
2. Avaa portfolio, jonka suunnitelmaversion haluat luoda.
3. Valitse Suunnitelmat.
4. Valitse suunnitelma, jonka version haluat luoda, ja valitse Kopioi.
5. Luo suunnitelman eri versio nimeämällä suunnitelma uudelleen.
6. Muokkaa suunnitelman ominaisuuksia, jotka perustuvat uusiin vaatimuksiin.