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Creación de una revisión del presupuesto

Un plan de costes aprobado se convierte en el plan de presupuestos de una inversión. Dado que los elementos de una inversión cambian, se pueden revisar diversas partes del presupuesto o se puede reemplazar el presupuesto totalmente.

Puede hacer dos tipos de revisiones de un plan de presupuestos aprobado:

Revisión de plan de presupuestos combinado

• Se envía un plan de costes con elementos de línea nuevos y se combinan los cambios con el plan de presupuesto existente.
• Envíe una parte de un plan de costes cambiando las fechas de inicio y de finalización del envío, o actualice los valores del campo en períodos de tiempo específicos. Solamente puede enviar los períodos de tiempo modificados y combinarlos con el presupuesto.

Revisión de plan de presupuestos de sustitución

• Envíe un plan de costes con elementos de la línea suprimidos y reemplace el presupuesto para eliminar dichos elementos de la línea del plan de presupuestos.
• Se crea un plan de costes, utilizando distintos atributos de agrupación o tipos de período, y reemplace el presupuesto.

Los dos tipos de revisión proporcionan un historial de aprobaciones. Sin embargo, la función de sustituir permite suprimir elementos de la línea que ya no se necesitan, y revisar atributos de agrupación y períodos fiscales.

Al enviar un plan de costes que revisa un presupuesto existente, se especifica si se combinarán o se reemplazarán mediante la lista desplegable de opciones de envío. Este campo solamente aparece cuando hay al menos un presupuesto aprobado. Si el plan de costes nuevo tiene una estructura diferente que el presupuesto existente, Sustituir es la única opción.

Cuando se aprueba el plan de costes, se convierte en el plan de presupuestos revisado con un nuevo número de versión. Puede ver la versión anterior del presupuesto, que se guarda por separado. No se pueden editar planes de presupuesto anteriores o los planes de presupuestos aprobados actuales.

El siguiente diagrama describe de qué forma crea un administrador financiero una revisión del presupuesto.

Ejemplo: revisión de un plan de presupuesto de Forward, Inc.

El siguiente ejemplo muestra las opciones para actualizar el plan de presupuestos en este escenario. Forward, Inc. tiene un proyecto nuevo que está planificado para este año. Alice gestiona el proyecto y ya ha creado un plan de costes (ProjectA_estimatedCP-00) con los roles necesarios y los costes estimados.

Necesita los siguientes roles:

• Un arquitecto de software
• Tres ingenieros de software de Java
• Dos ingenieros de pruebas

Alice no ha asignado todavía el personal al proyecto. En el plan de costes enviado, agregó roles para cada puesto y rellenó el plan de costes para los seis meses del proyecto.

Al crear el plan de costes, Alice utilizó las siguientes propiedades para su plan de costes:

• Atributos de agrupación: Rol
• Tipo de período de tiempo: trimestral
• Fechas de inicio y finalización: 2 de julio - 31 de diciembre

Envió las estimaciones para su aprobación como plan de presupuesto actual. El gestor de productos de Alice aprobó el presupuesto estimado. El gestor sabe que el presupuesto cambiará antes de que el proyecto empiece.

Realice estos pasos para crear una revisión del presupuesto:

1. Revise los requisitos previos.
2. Revisión del plan de presupuestos:
   • Combine los cambios en el plan de presupuestos:
     • Agregue elementos de la línea al presupuesto.
     • Cambio de valores del período de tiempo en el presupuesto.
   • Sustituya el plan de presupuestos:
     • Suprima los elementos de la línea del presupuesto.
     • Sustituya el presupuesto por un nuevo plan de costes.
3. Verifique el plan de presupuestos revisado.