Denne sektion indeholder følgende emner:
Eksempel: Registrering af fakturerbare projektomkostninger
Sådan laves bilag og ressourcetyper, der er tilgængelige for behandling
Sådan administreres transaktioner
Gennemse behandlede transaktioner
Transaktioner registrerer de samlede omkostninger for arbejdskraft, materialer, udstyr og andre udgifter, der kan tilbageføres til afdelinger for serviceydelser og andre investeringer, som f.eks. aktiver, applikationer og projekter. Transaktioner kan initieres fra timesedler, importeres fra eksterne systemer eller indtastes manuelt. Transaktioner vedrørende igangværende arbejde er en vigtig fase i regnskabsprocessen, hvormed du kan justere og gennemse transaktioner, inden de faktureres.
Manuel indtastning af transaktioner gør det muligt at registrere de samlede omkostninger for en investerings materialer, udstyr, andre udgifter og arbejdskraft.
F.eks. kan du anvende transaktioner til at postere omkostningerne for servere, der anvende ved applikationsudvikling og debitere omkostningerne til den forbrugende afdeling, der igangsatte applikationsudviklingsprogrammet.
Alle transaktioner indtastes som bilag og posteres derefter til igangværende arbejde (IA), for at transaktionerne kan optræde på en afregningsfaktura eller afdelingsfaktura.
Igangværende arbejde (IA) er et vigtigt, grundlæggende regnskabskoncept, hvor alle omkostningerne ved en investering opsamles og kapitaliseres. Før transaktioner kan behandles, skal de posteres til IA.
Du kan postere transaktioner til IA og justere posterede IA-transaktioner og godkende eller afvise IA-justeringer.
Rækken med IA-tabeller indeholder indtastede transaktioner, der efterfølgende kan posteres i et regnskabssystem. Postering til IA genkender negative værdier, når transaktioner posteres. Når en transaktion er blevet posteret til IA, har den passeret alle valideringskriterier og er klar til afregning, fakturering og postering i finansregnskabet.
Detaljerede registreringer af ændringer, justeringer og faktureringer logges. Du kan ikke slette posterede IA-transaktioner, men du kan ændre dem gennem IA-justeringsprocessen.
En transaktionspost består af følgende:
Bedste praksis: Før du opretter og gennemser transaktioner, skal du kontrollere, at du er logget på som en bruger med økonomiske egenskaber aktiveret.
Du kan søge efter, opdatere og slette transaktioner, indtil de er posteret til IA. Når de er posteret til IA, kan du få vist, redigere eller afvise transaktioner fra IA-justeringssiden.
Transaktioner anvendes til at debitere afdelinger for investeringsomkostninger. De indtastede transaktioner posteres ikke til integrerede økonomiindkøbs- eller betalingssystemer. Hvis du har integreret CA Clarity PPM med regnskabsimplementering, anbefales det, at du indtaster alle indkøbs- og betalingstransaktioner direkte gennem dit økonomiindkøbs- eller lønsystem.
Applikationsudviklingsgruppen hos Forward Inc udvikler AutoPay-software til trådløse enheder for virksomheden JJ Johnston. Virksomheden har accepteret at betale for alle omkostninger, der er knyttet til projektet, herunder udviklingstid, PDA’er til test samt rejseudgifter.
For at tage højde for alle omkostninger tilføjede projektlederen arbejdskraft-, udstyrs- og rejseudgifter til projektet. Hver ressource er føjet til projektet efter ressourcetype som et "teammedlem".
Når projektet kan holde styr på de forskellige ressourcetyper, og det er aktiveret til økonomisk behandling, oprettes transaktionsposteringer for udgifter med Udgiftsbilag og for anskaffelsen af PDA’erne med Andre bilag.
Følgende bilagstyper anvendes til at kategorisere transaktioner efter ressourcetype for transaktionsregistrering:
For at gøre arbejdskraft-, materiale-, udstyrs- og udgiftsressourcetyper tilgængelige for transaktionsbehandling skal du gøre følgende:
Se Brugervejledning til ressourcestyring for at få flere oplysninger om administration af ressourcer.
Se Brugervejledning til projektstyring for at få flere oplysninger.
Du skal oprette bilagshoveder for at indtaste transaktioner. Bilagshoveder anvendes til at kategorisere transaktioner baseret på ressourcetype. F.eks. kan du oprette individuelle bilagshoveder for arbejdskraft og for udstyr.
Du kan få vist en liste over bilagshoveder, der ikke er blevet posteret til IA. Du kan åbne dem for at oprette, redigere eller vise en liste over tilknyttede transaktioner. Du kan også oprette nye bilagshoveder eller slette eksisterende.
Du kan administrere transaktioner ved at gøre følgende:
Følg disse trin:
Siden til angivelse af transaktion vises.
Siden for postering vises.
Definerer bilagstypen:
Definerer et tal, der bruges til at spore og behandle transaktionen.
Grænser: Op til 30 tegn
Definerer det indkøbsordrenummer, der er knyttet til transaktionen.
Definerer leverandørkoden for den virksomhed eller ressource, der leverede produktet eller serviceydelsen. Leverandørkoden er påkrævet for bilagsudgifter, hvis der ikke er valgt nogen ressource i feltet Påført af.
Angiver den ressource, der påførte udgiften. Påført efter ressource er påkrævet for bilagsudgifter, hvis der ikke er valgt nogen leverandør.
Opret bilagshoveder, før du opretter transaktioner.
Følg disse trin:
Siden med transaktionsdetaljer vises.
Giver transaktionsdatoen.
Giver investerings-id for denne transaktion. Investeringen skal være økonomisk aktiveret.
Identificerer navnet på projektet eller investeringen.
Identificerer debiteringskoden for projektet eller opgaven. Du kan vælge mellem alle tilgængelige debiteringskoder eller debiteringskoder, der er tilgængelige for projektet.
Definerer id'et på den ressource, der er tilknyttet transaktionen.
En ressource kan være en person (arbejdskraft), udstyr, materiale eller en udgift, afhængigt af ressourcetypen for den omkostning, som du behandler for denne transaktion.
Definerer rollen ved angivelse af en rollebaseret pris eller rollebaseret omkostning for transaktionen. Ressourcetypen for rollen skal svare til ressourcetypen for den tilknyttede ressource.
Definerer ressourcens transaktionsklasse. Denne værdi udfyldes automatisk, hvis ressourcen er tildelt en transaktionsklasse. Hvis det ikke sker, skal du vælge en transaktionsklasse.
Definerer ressourcens kode for inputtype. Udfyldes automatisk, hvis ressourcen er tildelt en inputtype. Hvis det ikke sker, skal du vælge en inputtype.
Definerer brugerdefinerede egenskaber. Kan kun vælges, hvis CA Clarity PPM-administratoren har oprettet opslagsværdier ved brug af Studio.
Se Vejledning til Studio-udvikler for at få flere oplysninger.
Vælg en udgiftstype for at bestemme, hvordan debiteringen behandles. En kapitaludgift bogføres anderledes end afskrivning.
Indtast alle yderligere oplysninger for transaktionen.
Gemmer de værdier, der er indtastet, i afsnittet Generelt, når du afsender og opretter en ny transaktion i samme session. Marker dette afkrydsningsfelt for at gemme de værdier, der er indtastet.
Definerer antallet af enheder, der behøves for at beregne de totale omkostninger. Dette felt accepterer negative tal.
Giver den omkostning, der er knyttet til transaktionen. Hvis en omkostning/sats-matrix er knyttet til den valgte investering, en enhed eller en systemstandard, skal du lade dette felt være tomt for at anvende den omkostning, der er defineret i omkostning/sats-matrixen. Ellers skal du indtaste den reelle omkostning, der er knyttet til transaktionen.
Hvis flere valutaer ikke er aktiveret, er standarden systemvalutaen. Hvis brug af flere valutaer er aktiveret, anvendes den aktive valuta, der er angivet først i alfabetet, som standard til transaktionsomkostninger. Hvis ADP og INR f.eks. er aktive, bliver ADP til standardvalutaen. Vælg en anden valuta efter behov.
Giver den faktureringssats, der er knyttet til transaktionen. Hvis en omkostning/sats-matrix er knyttet til den valgte investering, en enhed eller en systemstandard, skal du lade dette felt være tomt for at anvende den sats, der er defineret i omkostning/sats-matrixen. Ellers skal du indtaste den faktureringssats, der er knyttet til transaktionen.
Hvis flere valutaer ikke er aktiveret, er standarden systemvalutaen. Hvis brug af flere valutaer er aktiveret, anvendes den aktive valuta, der er angivet først i alfabetet, som standard til transaktionssats. Hvis ADP og INR f.eks. er aktive, bliver ADP til standardvalutaen. Vælg en anden valuta efter behov.
Angiver, om denne transaktion repræsenterer omkostninger, der skal debiteres internt til afdelinger. Hvis denne indstilling ikke er valgt, bliver denne transaktion ikke tilgængelig for opkrævning eller fakturering.
Du kan redigere transaktionsdetaljer fra bilagshovedet før postering i IA. Efter postering til IA kan du redigere transaktioner fra IA-justeringssiden.
Følg disse trin:
Siden for postering vises.
Siden med detaljer vises.
Giver transaktionsdatoen.
Giver investerings-id for denne transaktion. Investeringen skal være økonomisk aktiveret.
Identificerer navnet på projektet eller investeringen.
Identificerer debiteringskoden for projektet eller opgaven. Du kan vælge mellem alle tilgængelige debiteringskoder eller debiteringskoder, der er tilgængelige for projektet.
Definerer id'et på den ressource, der er tilknyttet transaktionen.
En ressource kan være en person (arbejdskraft), udstyr, materiale eller en udgift, afhængigt af ressourcetypen for den omkostning, som du behandler for denne transaktion.
Definerer rollen ved angivelse af en rollebaseret pris eller rollebaseret omkostning for transaktionen. Ressourcetypen for rollen skal svare til ressourcetypen for den tilknyttede ressource.
Definerer ressourcens transaktionsklasse. Denne værdi udfyldes automatisk, hvis ressourcen er tildelt en transaktionsklasse. Hvis det ikke sker, skal du vælge en transaktionsklasse.
Definerer ressourcens kode for inputtype. Udfyldes automatisk, hvis ressourcen er tildelt en inputtype. Hvis det ikke sker, skal du vælge en inputtype.
Definerer brugerdefinerede egenskaber. Kan kun vælges, hvis CA Clarity PPM-administratoren har oprettet opslagsværdier ved brug af Studio.
Se Vejledning til Studio-udvikler for at få flere oplysninger.
Vælg en udgiftstype for at bestemme, hvordan debiteringen behandles. En kapitaludgift bogføres anderledes end afskrivning.
Indtast alle yderligere oplysninger for transaktionen.
Gemmer de værdier, der er indtastet, i afsnittet Generelt, når du afsender og opretter en ny transaktion i samme session. Marker dette afkrydsningsfelt for at gemme de værdier, der er indtastet.
Definerer antallet af enheder, der behøves for at beregne de totale omkostninger. Dette felt accepterer negative tal.
Giver den omkostning, der er knyttet til transaktionen. Hvis en omkostning/sats-matrix er knyttet til den valgte investering, en enhed eller en systemstandard, skal du lade dette felt være tomt for at anvende den omkostning, der er defineret i omkostning/sats-matrixen. Ellers skal du indtaste den reelle omkostning, der er knyttet til transaktionen.
Hvis flere valutaer ikke er aktiveret, er standarden systemvalutaen. Hvis brug af flere valutaer er aktiveret, anvendes den aktive valuta, der er angivet først i alfabetet, som standard til transaktionsomkostninger. Hvis ADP og INR f.eks. er aktive, bliver ADP til standardvalutaen. Vælg en anden valuta efter behov.
Giver den faktureringssats, der er knyttet til transaktionen. Hvis en omkostning/sats-matrix er knyttet til den valgte investering, en enhed eller en systemstandard, skal du lade dette felt være tomt for at anvende den sats, der er defineret i omkostning/sats-matrixen. Ellers skal du indtaste den faktureringssats, der er knyttet til transaktionen.
Hvis flere valutaer ikke er aktiveret, er standarden systemvalutaen. Hvis brug af flere valutaer er aktiveret, anvendes den aktive valuta, der er angivet først i alfabetet, som standard til transaktionssats. Hvis ADP og INR f.eks. er aktive, bliver ADP til standardvalutaen. Vælg en anden valuta efter behov.
Angiver, om denne transaktion repræsenterer omkostninger, der skal debiteres internt til afdelinger. Hvis denne indstilling ikke er valgt, bliver denne transaktion ikke tilgængelig for opkrævning eller fakturering.
Hvis transaktioner ikke er blevet posteret til IA, kan du slette et helt sæt med transaktioner, der er knyttet til en transaktionspost, eller slette individuelle transaktioner fra et valgt transaktionshoved.
Du kan også slette transaktioner i menuen Økonomistyring.
Følg disse trin:
Sådan slettes et bilagshoved
Bilagshovedet og dets tilknyttede transaktioner bliver slettet.
Sådan slettes en transaktion
Siden for postering vises.
Den valgte transaktion slettes.
Transaktioner vedrørende igangværende arbejde er en vigtig fase i regnskabsprocessen, hvormed du kan justere og gennemse transaktioner, inden de faktureres.
Transaktioner, der er klar til postering til IA, vises ikke automatisk. Du skal først søge efter de transaktioner, du vil postere til IA.
Der findes to metoder til IA-postering:
Følg disse trin:
Siden Poster til IA vises.
Definerer et bestemt datointerval til postering af transaktioner. Brug datovælgeren til at postere transaktioner i det specificerede datointerval.
Du skal angive en Fra dato og Til Dato for at gå tilbage til tidligere eller fremtidige transaktioner, der er uden for standardregnskabsperioden.
Definerer økonomiske placeringer for tilknyttede transaktioner. Du kan kun vælge placeringer med ventende transaktioner.
Definerer klientkoder for tilknyttede transaktioner.
Angiver de projekter, som transaktionerne er tilknyttet.
Angiver de investeringer, der er knyttet transaktioner til.
Indikerer transaktionsposttypen. Brug denne til at postere transaktioner baseret på transaktionsposten.
Værdier:
Angiver den ressource, der påførte transaktionen.
Indikerer, om arbejdskrafttransaktioner er posteret. Markér afkrydsningsfeltet for at postere arbejdskrafttransaktioner.
Standard: Valgt
Indikerer, om alle materialetransaktioner er inkluderet i posteringen. Markér dette afkrydsningsfelt for at inkludere alle materialetransaktioner i posteringen.
Standard: Valgt
Indikerer, om alle udstyrstransaktioner er inkluderet i posteringen. Markér dette afkrydsningsfelt for at inkludere alle udstyrstransaktioner i posteringen.
Standard: Valgt
Angiver, om alle udgiftstransaktioner er inkluderet i posteringen. Markér dette afkrydsningsfelt for at inkludere alle udgiftstransaktioner i posteringen.
Standard: Valgt
Alle transaktioner, der opfylder kriterierne, grupperes i en transaktionsenhed, f.eks. "Alle" for en komplet postering eller "Placering" for en postering, der er valgt på basis af placering. Det samlede antal poster vises. Som standard er afkrydsningsfeltet ved siden af denne konto valgt.
Knappen Genberegn og poster vises kun på siden Poster til IA, når flere valutaer er aktiveret.
Transaktioner posteret til IA er tilgængelige for IA-justeringer og fakturering af afdelinger. Med IA-justeringer kan du foretage ændringer og rette posterede IA-transaktioner. Du kan opdatere, tilbageføre eller overføre posterede IA-transaktioner.
En IA-justering sikrer, at det korrekte beløb registreres og er berettiget til tilbageførsel. Posterede IA-transaktioner skal overholde følgende kriterier, for at de kan justeres:
Bemærk! Hvis nogle af disse kriterier ikke opfyldes for en transaktion, kan den ikke justeres.
Når du indtaster en IA-justering, tilføjes en transaktion, der henviser til, men ikke sletter, den originale transaktion. Denne justeringstransaktion sættes i bero og gøres utilgængelig, indtil den er godkendt eller afvist.
IA-justering er tilgængelig for rapportering før IA-godkendelse. IA-justeringer behandles i den naturlige valuta. Hvis flere valutaer er aktiveret, opdateres valutabeløbet, hver gang en IA-justering indtastes, med valutakurser baseret på den originale transaktionsdato. Du kan indtaste negative værdier i en IA-justering.
Du kan redigere eller justere en posteret IA-transaktion.
Følg disse trin:
Oprettelsessiden vises.
Transaktioner, der matcher kriterierne, vises.
Siden til redigering af transaktion vises.
Giver transaktionsdatoen.
Giver investerings-id for denne transaktion. Investeringen skal være økonomisk aktiveret.
Identificerer navnet på projektet eller investeringen.
Identificerer debiteringskoden for projektet eller opgaven. Du kan vælge mellem alle tilgængelige debiteringskoder eller debiteringskoder, der er tilgængelige for projektet.
Definerer id'et på den ressource, der er tilknyttet transaktionen.
En ressource kan være en person (arbejdskraft), udstyr, materiale eller en udgift, afhængigt af ressourcetypen for den omkostning, som du behandler for denne transaktion.
Definerer rollen ved angivelse af en rollebaseret pris eller rollebaseret omkostning for transaktionen. Ressourcetypen for rollen skal svare til ressourcetypen for den tilknyttede ressource.
Definerer ressourcens transaktionsklasse. Denne værdi udfyldes automatisk, hvis ressourcen er tildelt en transaktionsklasse. Hvis det ikke sker, skal du vælge en transaktionsklasse.
Definerer ressourcens kode for inputtype. Udfyldes automatisk, hvis ressourcen er tildelt en inputtype. Hvis det ikke sker, skal du vælge en inputtype.
Definerer antallet af enheder, der behøves for at beregne de totale omkostninger. Dette felt accepterer negative tal.
Giver den omkostning, der er knyttet til transaktionen. Hvis en omkostning/sats-matrix er knyttet til den valgte investering, en enhed eller en systemstandard, skal du lade dette felt være tomt for at anvende den omkostning, der er defineret i omkostning/sats-matrixen. Ellers skal du indtaste den reelle omkostning, der er knyttet til transaktionen.
Hvis flere valutaer ikke er aktiveret, er standarden systemvalutaen. Hvis brug af flere valutaer er aktiveret, anvendes den aktive valuta, der er angivet først i alfabetet, som standard til transaktionsomkostninger. Hvis ADP og INR f.eks. er aktive, bliver ADP til standardvalutaen. Vælg en anden valuta efter behov.
Giver den faktureringssats, der er knyttet til transaktionen. Hvis en omkostning/sats-matrix er knyttet til den valgte investering, en enhed eller en systemstandard, skal du lade dette felt være tomt for at anvende den sats, der er defineret i omkostning/sats-matrixen. Ellers skal du indtaste den faktureringssats, der er knyttet til transaktionen.
Hvis flere valutaer ikke er aktiveret, er standarden systemvalutaen. Hvis brug af flere valutaer er aktiveret, anvendes den aktive valuta, der er angivet først i alfabetet, som standard til transaktionssats. Hvis ADP og INR f.eks. er aktive, bliver ADP til standardvalutaen. Vælg en anden valuta efter behov.
Definerer brugerdefinerede egenskaber. Kan kun vælges, hvis CA Clarity PPM-administratoren har oprettet opslagsværdier ved brug af Studio.
Vælg en udgiftstype for at bestemme, hvordan debiteringen behandles. En kapitaludgift bogføres anderledes end afskrivning.
Angiver, om denne transaktion repræsenterer omkostninger, der skal debiteres internt til afdelinger. Hvis denne indstilling ikke er valgt, bliver denne transaktion ikke tilgængelig for opkrævning eller fakturering.
Indtast alle yderligere oplysninger for transaktionen.
Indikerer, om priserne genberegnes. Markér dette afkrydsningsfelt for at genberegne priserne. Feltet vises altid, uafhængigt af den filtrering du foretager.
IA-justeringen sættes i bero, indtil den godkendes eller forkastes.
Hvis flere valutaer er aktiveret, og valutakoden ændres, genberegnes valutabeløbet, der er knyttet til transaktionen, med den ændrede valutakode.
En tilbageførelse annullerer den oprindeligt afsendte transaktion, før den faktureres. Hvis flere valutaer er aktiveret, svarer valutabeløbet på IA-tilbageførslen til dét på den originale transaktion.
Følg disse trin:
Transaktioner, der matcher kriterierne, vises.
Transaktionen er klar til IA-godkendelse.
Hvis matrixen for omkostning/sats er ændret, og hvis du vil genberegne de økonomiske transaktioner for at hente en ny pris, skal du foretage IA-justering ved at oprette en IA-overførsel. Derefter skal du markere afkrydsningsfeltet Beregn nye priser. Transaktioner bruger den aktuelle sats i den matrix for omkostning/sats, der er tilknyttet investeringen.
Med en overførsel kan du lave en batch med IA-justeringer på valgte transaktioner eller batchoverføre transaktioner fra en investering til en anden.
For at muliggøre en overførsel skal du filtrere transaktioner baseret på de transaktionsdetaljer, du ønsker at justere (eller overføre). Foruden et datointerval skal du filtrere på mindst én af følgende transaktionsdetaljer:
Følg disse trin:
Transaktioner, som passer på kriterierne, vises på listen.
Siden for overførsel af transaktioner vises.
Viser projektet, for hvilket transaktionen blev udført.
Viser opgaven, der er knyttet til transaktionen.
Viser debiteringskoden, der er knyttet til transaktionen.
Viser den inputtypekode, der er knyttet til transaktionen.
Viser ressourcen, mod hvilken fakturaen er posteret.
Viser transaktionsklassen for transaktionen.
De oplysninger, der vises i dette afsnit, afhænger af den filtrering, du udfører.
Identificerer en ny dato for transaktionen. Feltet vises altid, uafhængigt af den filtrering du foretager. Brug datovælgeren for at vælge en dato.
Identificerer den investering, som transaktionen bliver overført til. Feltet vises kun, hvis Investerings-id er valgt som transaktionsdetalje i filteret.
Identificerer opgaven, som transaktionen bliver overført til. Feltet vises kun, hvis Opgave eller Investerings-id er valgt som transaktionsdetalje i filteret.
Identificerer debiteringskoden, som transaktionen bliver overført til. Feltet vises kun, hvis Debiteringskode er valgt som transaktionsdetalje i filteret.
Identificerer koden for inputtype, som transaktionen bliver overført til. Feltet vises kun, hvis Kode for inputtype er valgt som transaktionsdetalje i filteret.
Identificerer ressourcen, som transaktionen bliver overført til. Feltet vises kun, hvis Ressource-id er valgt som transaktionsdetalje i filteret.
Indikerer, om priserne genberegnes. Markér dette afkrydsningsfelt for at genberegne priserne. Feltet vises altid, uafhængigt af den filtrering du foretager.
Identificerer transaktionsklassen, som transaktionen bliver overført til. Dette felt vises kun, hvis Transaktionsklasse er valgt som en transaktionsdetalje i filteret.
Siden for overførselsstatus vises. Hvis overførslen ikke var korrekt, vises fejlårsagen.
Alle IA-justeringer skal gennemses og enten godkendes eller afvises. Ofte er en kontrolperson på andet niveau involveret i afgørelse af, om en IA-justering er nøjagtig.
Følg disse trin:
Siden for godkendelse af IA-justering vises.
Siden IA-justeringsdetaljer gør det muligt at sammenligne den originale transaktion med den justerede transaktion.
Følg disse trin:
Detaljerne for IA-godkendelse vises.
Du kan vise alle posterede transaktioner for at sikre, at de er posteret korrekt. Hvis du finder en fejl, kan du tilbageføre gebyrerne.
Følg disse trin:
Listesiden vises. Som standard er transaktioner filtreret efter den aktuelle regnskabsperiode.
De valgte transaktioner indikerer, at debiteringer er tilbageført.
|
Copyright © 2013 CA.
Alle rettigheder forbeholdes.
|
|