Det här avsnittet innehåller följande ämnen:
Använda transaktionsbearbetning
Exempel: Registrera fakturerbara projektkostnader
Så här gör du verifikat och resurstyper tillgängliga för bearbetning
Granska bearbetade transaktioner
Transaktioner rymmer den totala kostnaden för arbete, material, utrustning och andra utgifter som kan debiteras tillbaka till avdelningar för tjänster och andra investeringar, såsom tillgångar, applikationer och projekt. Transaktioner kan initieras från tidkort, importeras från externa system eller anges manuellt. Transaktioner för pågående arbete är ett viktigt steg i redovisningsprocessen som hjälper dig att justera och granska transaktioner innan de faktureras.
Genom att mata in transaktioner manuellt kan du registrera den totala kostnaden för en investerings material, utrustning, andra utgifter och personal.
Du kan t.ex. använda transaktioner för att posta kostnaden för de servrar som används för applikationsutveckling och debitera den konsumerande avdelningen som beställde applikationsutvecklingsprojektet.
Alla transaktioner anges som verifikat och konteras därefter till pågående arbete (PA) för de transaktioner som visas på en faktura eller en avdelningsfaktura.
Pågående arbete (PA) är ett viktigt och grundläggande redovisningskoncept där alla kostnader för en investering registreras och kapitaliseras. Innan några transaktioner kan börja bearbetas måste de postas via PA.
Du kan posta transaktioner till PA, och justera postade PA-transaktioner och godkänna eller avvisa PA-justeringar.
Uppsättningen med PA-tabeller innehåller angivna transaktioner som sedan kan postas till ett redovisningssystem. Vid postning till PA känns negativa värden igen när transaktionerna postas. När en transaktion har postats till PA har den passerat alla valideringskriterier och är tillgänglig för att faktureras och skickas till huvudboken.
Detaljerade registreringar av ändringar, justeringar och faktureringar loggas. Du kan inte ta bort PA-transaktioner som har skickats, men du kan ändra dem via PA-justeringsprocessen.
En transaktionspost består av följande:
Bästa förfaringssätt: Innan du skapar och visar transaktioner ska du se till att du är inloggad som en användare med ekonomiska egenskaper aktiverade.
Du kan söka efter, uppdatera och ta bort transaktioner fram till dess att de skickas till PA. När transaktioner har skickats till PA kan du visa, redigera eller avvisa transaktioner från sidan för PA-justering.
Transaktioner används för att debitera avdelningar för investeringskostnaderna. De transaktioner som anges konteras inte i de integrerade ekonomiska inköps- eller betalsystemen. Om du har integrerat CA Clarity PPM med redovisningsimplementeringen, rekommenderar vi att du anger alla inköps- och betaltransaktioner direkt via ditt ekonomiska inköps- eller betalsystem.
Forward Inc applikationsutvecklingsgrupp håller på att utveckla ett program för automatiska betalningar för trådlösa enheter för JJ Johnston Company. Företaget har samtyckt till att betala för alla kostnader med anknytning till projektet, inklusive tid för utvecklingsarbete, handdatorer för testning och reseutgifter.
För att hålla ordning på alla kostnader har projektledaren lagt till arbets-, utrustnings- och reseresurser till projektet. Varje resurs läggs till efter resurstyp till projektet som en teammedlem.
Så snart projektet kan redogöra för de olika resurstyperna och är aktiverat för ekonomisk bearbetning, skapas transaktionsposterna för utgifterna med Verifikat, utgifter, och för inköp av handdatorer med Verifikat, övrigt.
Följande verifikattyper används för att kategorisera transaktioner per resurstyp vid transaktionsinmatning:
Om du vill göra resurstyperna arbete, material och utrustning tillgängliga för transaktionsbearbetning ska du göra följande:
Mer information om resurshantering finns i Användarhandbok för resurshantering.
Mer information finns i Användarhandbok för projektledning.
Du måste skapa verifikatsrubriker för att kunna ange transaktioner. Verifikatsrubriker används för att kategorisera transaktioner efter resurstyp. Du kan t.ex. skapa individuella verifikatrubriker för personal och för utrustning.
Du kan visa en lista över verifikatsrubriker som inte har skickats till PA. Du kan öppna dem för att skapa, redigera eller visa en lista över associerade transaktioner. Du kan också skapa nya verifikatsrubriker eller ta bort befintliga.
När du vill hantera transaktioner för du följande:
Följ dessa steg:
Sidan för transaktionsposter visas.
Sidan där du kan hantera poster visas.
Anger verifikattyp:
Definierar det nummer som används för att spåra och bearbeta transaktionen.
Gräns: Upp till 30 tecken
Definierar det inköpsordernummer som har associerats med transaktionen.
Innehåller leverantörskoden för företaget eller resursen som tillhandahöll produkten eller tjänsten. Leverantörskoden måste anges för verifikatutgifter om ingen resurs är vald i fältet Uppkommen av.
Anger resursen som orsakade kostnaden. Resursen som har ådragit sig utgiften krävs på verifikatsutgifter om ingen leverantör har markerats.
Skapa verifikatrubriker innan du skapar transaktioner.
Följ dessa steg:
Sidan med transaktionsdetaljer visas.
Innehåller transaktionsdatumet.
Innehåller denna transaktions investerings-ID. Investeringen måste vara ekonomiskt aktiverad.
Identifierar namnet på projektet eller investeringen.
Identifierar debiteringskoden för ett projekt eller en uppgift. Du kan välja från alla tillgängliga debiteringskoder specifika för projektet.
Definierar resursens ID som har associerats med transaktionen.
En resurs kan vara en person (arbete), utrustning, material eller en utgift beroende på vilken typ av resurs det är vars kostnader du bearbetar för den här transaktionen.
Definierar rollen vid tillämpning av ett rollbaserat pris eller en rollbaserad kostnad för transaktionen. Resurstypen för rollen måste matcha resurstypen för den associerade resursen.
Definierar resursens transaktionsklass. Detta värde fylls i automatiskt om resursen har tilldelats en transaktionsklass. Annars väljer du en transaktionsklass.
Definierar resursens kod för inmatningstyp. Fylls i automatiskt om resursen har tilldelats en inmatningstyp. Annars väljer du en inmatningstyp.
Definierar anpassade egenskaper. Går bara att välja om din CA Clarity PPM-administratör har skapat sökvärden i Studio.
Mer information finns i Studio Developer’s Guide.
Definierar den utgiftstyp som avgör hur debiteringen ska bearbetas. En kapitalutgift bokas annorlunda än värdeminskning.
Definierar eventuell extra information om transaktionen.
Sparar de angivna värdena i avsnittet Allmänt när du skickar och skapar en ny transaktion under samma session. Markera denna kryssruta för att spara de angivna värdena.
Definierar antalet enheter som krävs för att beräkna den totala kostnaden. I det här fältet kan du skriva negativa tal.
Innehåller den kostnad som är associerad med transaktionen. Om en kostnads-/prismatris har kopplats till den markerade investeringen, eller är en enhet eller systemstandard, lämnar du det här fältet tomt att använda den kostnad som har definierats i kostnads-/prismatrisen. I annat fall får du ange den faktiska kostnad som har kopplats till transaktionen.
Om multivaluta inte har aktiverats är standardvärdet systemvaluta. Om multivaluta är aktiverat används som standard den aktiva valutan som listas först alfabetiskt. Om t.ex. ADP och INR är aktiva – ADP blir standardvaluta. Välj en annan valuta vid behov.
Det faktureringspris som är associerat med transaktionen. Om en kostnads-/prismatris har kopplats till den markerade investeringen, eller är en enhet eller systemstandard, lämnar du det här fältet tomt att använda den kostnad som har definierats i kostnads-/prismatrisen. I annat fall får du ange det faktureringspris som har kopplats till transaktionen.
Om multivaluta inte har aktiverats är standardvärdet systemvaluta. Om multivaluta är aktiverat används som standard den aktiva valutan som listas först alfabetiskt. Om t.ex. ADP och INR är aktiva – ADP blir standardvaluta. Välj en annan valuta vid behov.
Visar om transaktionen innehåller kostnader som ska faktureras internt till avdelningar. Om du inte väljer det här alternativet kommer transaktionen inte att vara tillgänglig för fakturering.
Du kan redigera transaktionsdetaljer från verifikatrubriken innan den skickas till PA. När transaktioner har skickats till PA kan du redigera transaktioner från sidan för PA-justering.
Följ dessa steg:
Sidan där du kan hantera poster visas.
Sidan med detaljer visas.
Innehåller transaktionsdatumet.
Innehåller denna transaktions investerings-ID. Investeringen måste vara ekonomiskt aktiverad.
Identifierar namnet på projektet eller investeringen.
Identifierar debiteringskoden för ett projekt eller en uppgift. Du kan välja från alla tillgängliga debiteringskoder specifika för projektet.
Definierar resursens ID som har associerats med transaktionen.
En resurs kan vara en person (arbete), utrustning, material eller en utgift beroende på vilken typ av resurs det är vars kostnader du bearbetar för den här transaktionen.
Definierar rollen vid tillämpning av ett rollbaserat pris eller en rollbaserad kostnad för transaktionen. Resurstypen för rollen måste matcha resurstypen för den associerade resursen.
Definierar resursens transaktionsklass. Detta värde fylls i automatiskt om resursen har tilldelats en transaktionsklass. Annars väljer du en transaktionsklass.
Definierar resursens kod för inmatningstyp. Fylls i automatiskt om resursen har tilldelats en inmatningstyp. Annars väljer du en inmatningstyp.
Definierar anpassade egenskaper. Går bara att välja om din CA Clarity PPM-administratör har skapat sökvärden i Studio.
Mer information finns i Studio Developer’s Guide.
Definierar den utgiftstyp som avgör hur debiteringen ska bearbetas. En kapitalutgift bokas annorlunda än värdeminskning.
Definierar eventuell extra information om transaktionen.
Sparar de angivna värdena i avsnittet Allmänt när du skickar och skapar en ny transaktion under samma session. Markera denna kryssruta för att spara de angivna värdena.
Definierar antalet enheter som krävs för att beräkna den totala kostnaden. I det här fältet kan du skriva negativa tal.
Innehåller den kostnad som är associerad med transaktionen. Om en kostnads-/prismatris har kopplats till den markerade investeringen, eller är en enhet eller systemstandard, lämnar du det här fältet tomt att använda den kostnad som har definierats i kostnads-/prismatrisen. I annat fall får du ange den faktiska kostnad som har kopplats till transaktionen.
Om multivaluta inte har aktiverats är standardvärdet systemvaluta. Om multivaluta är aktiverat används som standard den aktiva valutan som listas först alfabetiskt. Om t.ex. ADP och INR är aktiva – ADP blir standardvaluta. Välj en annan valuta vid behov.
Det faktureringspris som är associerat med transaktionen. Om en kostnads-/prismatris har kopplats till den markerade investeringen, eller är en enhet eller systemstandard, lämnar du det här fältet tomt att använda den kostnad som har definierats i kostnads-/prismatrisen. I annat fall får du ange det faktureringspris som har kopplats till transaktionen.
Om multivaluta inte har aktiverats är standardvärdet systemvaluta. Om multivaluta är aktiverat används som standard den aktiva valutan som listas först alfabetiskt. Om t.ex. ADP och INR är aktiva – ADP blir standardvaluta. Välj en annan valuta vid behov.
Visar om transaktionen innehåller kostnader som ska faktureras internt till avdelningar. Om du inte väljer det här alternativet kommer transaktionen inte att vara tillgänglig för fakturering.
Om du inte har konterat några transaktioner till PA, kan du ta bort hela uppsättningen med transaktioner som associerats med en transaktionspost, eller ta bort enskilda transaktioner från ett markerat verifikathuvud.
Du kan också radera transaktioner på menyn Ekonomisk administration.
Följ dessa steg:
Ta bort en verifikatsrubrik
Verifikatsrubrikerna och deras kopplade transaktioner tas bort.
Ta bort en transaktion
Sidan där du kan hantera poster visas.
Den markerade transaktionen tas bort.
Transaktioner för pågående arbete är ett viktigt steg i redovisningsprocessen som hjälper dig att justera och granska transaktioner innan de faktureras.
Transaktioner som är tillgängliga för att konteras i PA visas inte automatiskt. Först måste du söka efter de transaktioner som du vill skicka till PA.
Det finns två typer av PA-överföring:
Följ dessa steg:
Sidan Kontera till PA visas.
Innehåller ett specifikt datumintervall för kontering av transaktioner. Använd datumväljaren för att skicka transaktioner inom det angivna datumintervallet.
Du måste ange ett från-datum och ett till-datum för att kunna skicka tillbaka tidigare eller kommande transaktioner som ligger utanför den standardinställda skatteperioden.
Definierar ekonomiska platser för associerade transaktioner. Du kan bara välja platser med väntande transaktioner.
Definierar klientkoder för associerade transaktioner.
Innehåller de investeringar som transaktioner är associerade med.
Innehåller de resurser som transaktioner är associerade med.
Visar transaktionens noteringstyp. Använd denna för att kontera transaktioner som baseras på transaktionsposten.
Värden:
Anger resursen som står bakom transaktionen.
Visar om personaltransaktioner konteras. Markera kryssrutan om du vill skicka personaltransaktioner.
Standard: Valt
Visar om alla materialtransaktioner ingår i konteringen. Markera den här kryssrutan om du vill inkludera alla materialtransaktioner i överföringen.
Standard: Valt
Visar om alla utrustningstransaktioner ingår i konteringen. Markera den här kryssrutan om du vill inkludera alla utrustningstransaktioner i överföringen.
Standard: Vald.
Visar om alla utgiftstransaktioner ingår i konteringen. Markera den här kryssrutan om du vill inkludera alla utgiftstransaktioner i överföringen.
Standard: Vald
Alla transaktioner som matchar kriterierna grupperas i ett transaktionskonto, t.ex. "Alla" för en fullständig överföring, eller "Plats" för en selekterad överföring baserad på plats. Det totala antalet poster visas. Som standard är kryssrutan intill det här kontot markerad.
Knappen Beräkna på nytt och meddela finns endast på sidan Kontera till PA om flera valutor är aktiverade.
Transaktioner som konteras till PA är tillgängliga för PA-justering, samt för avdelningsfakturering. Med PA-justeringarna kan du ändra och korrigera konterade PA-transaktioner. Du kan uppdatera, reversera och överföra konterade PA-transaktioner.
En PA-justering ser till att korrekt belopp registreras och är valbart för återbetalning. Skickade PA-transaktioner måste uppfylla följande kriterier för att du ska kunna justera dem:
Obs: Om något av dessa villkor inte uppfylls av transaktionen, går den inte att justera.
När du anger en PA-justering läggs en transaktion till som refererar till, inte ersätter, den ursprungliga transaktionen. Den justerade transaktionen sätts i vänteläge och är inte tillgänglig för fakturering förrän den godkänns eller avvisas.
PA-justeringar är tillgängliga för rapportering innan PA-godkännande görs. PA-justeringar bearbetas i det naturliga valutaformatet. Om multivaluta har aktiverats, uppdateras valutabeloppet vid varje PA-justering med växelkurserna för det ursprungliga transaktionsdatumet. Du kan ange negativa värden i en PA-justering.
Du kan redigera eller justera en konterad PA-transaktion.
Följ dessa steg:
Sidan Skapa sida öppnas.
Transaktioner som matchar kriterierna visas.
Sidan där du kan redigera transaktioner visas.
Innehåller transaktionsdatumet.
Innehåller denna transaktions investerings-ID. Investeringen måste vara ekonomiskt aktiverad.
Identifierar namnet på projektet eller investeringen.
Identifierar debiteringskoden för ett projekt eller en uppgift. Du kan välja från alla tillgängliga debiteringskoder specifika för projektet.
Definierar resursens ID som har associerats med transaktionen.
En resurs kan vara en person (arbete), utrustning, material eller en utgift beroende på vilken typ av resurs det är vars kostnader du bearbetar för den här transaktionen.
Definierar rollen vid tillämpning av ett rollbaserat pris eller en rollbaserad kostnad för transaktionen. Resurstypen för rollen måste matcha resurstypen för den associerade resursen.
Definierar resursens transaktionsklass. Detta värde fylls i automatiskt om resursen har tilldelats en transaktionsklass. Annars väljer du en transaktionsklass.
Definierar resursens kod för inmatningstyp. Fylls i automatiskt om resursen har tilldelats en inmatningstyp. Annars väljer du en inmatningstyp.
Definierar antalet enheter som krävs för att beräkna den totala kostnaden. I det här fältet kan du skriva negativa tal.
Innehåller den kostnad som är associerad med transaktionen. Om en kostnads-/prismatris har kopplats till den markerade investeringen, eller är en enhet eller systemstandard, lämnar du det här fältet tomt att använda den kostnad som har definierats i kostnads-/prismatrisen. I annat fall får du ange den faktiska kostnad som har kopplats till transaktionen.
Om multivaluta inte har aktiverats är standardvärdet systemvaluta. Om multivaluta är aktiverat används som standard den aktiva valutan som listas först alfabetiskt. Om t.ex. ADP och INR är aktiva – ADP blir standardvaluta. Välj en annan valuta vid behov.
Det faktureringspris som är associerat med transaktionen. Om en kostnads-/prismatris har kopplats till den markerade investeringen, eller är en enhet eller systemstandard, lämnar du det här fältet tomt att använda den kostnad som har definierats i kostnads-/prismatrisen. I annat fall får du ange det faktureringspris som har kopplats till transaktionen.
Om multivaluta inte har aktiverats är standardvärdet systemvaluta. Om multivaluta är aktiverat används som standard den aktiva valutan som listas först alfabetiskt. Om t.ex. ADP och INR är aktiva – ADP blir standardvaluta. Välj en annan valuta vid behov.
Definierar anpassade egenskaper. Går bara att välja om din CA Clarity PPM-administratör har skapat sökvärden i Studio.
Definierar den utgiftstyp som avgör hur debiteringen ska bearbetas. En kapitalutgift bokas annorlunda än värdeminskning.
Visar om transaktionen innehåller kostnader som ska faktureras internt till avdelningar. Om du inte väljer det här alternativet kommer transaktionen inte att vara tillgänglig för fakturering.
Definierar eventuell extra information om transaktionen.
Visar om priserna ska beräknas om. Markera kryssrutan när du vill räkna om priserna. Det här fältet visas alltid oavsett vilka filterval du gör.
PA-justeringen är i vänteläge till dess att den har godkänts eller avvisats.
Om multivaluta har aktiverats och prisvalutakoden har ändrats, räknas det valutabelopp som kopplats till transaktionen om med den ändrade valutakoden.
En reversering annullerar den ursprungliga konterade transaktionen innan den faktureras. Om flera valutor har aktiverats blir valutabeloppen i PA-reverseringen samma som beloppen i den ursprungliga transaktionen.
Följ dessa steg:
Transaktioner som matchar kriterierna visas.
Transaktionen är klar för PA-godkännande.
Om aktuell pris/kostnadsmatris har ändrats och du vill räkna om ekonomiska transaktioner för att få ett nytt värde kan du göra en PA-justering genom att skapa en PA-överföring. Markera sedan kryssrutan Beräkna nya värden. Transaktioner använder det aktuella värdet från den pris/kostnadsmatris som är associerad med investeringen.
I en överföring kan du göra PA-justeringar i bunt för markerade transaktioner, eller överföra transaktioner buntvis från en investering till en annan.
När du ska göra en överföring måste du först filtrera transaktionerna utifrån de transaktionsdetaljer som du vill justera (eller överföra). Förutom datumintervallet måste du filtrera efter ytterligare minst en av följande transaktionsdetaljer:
Följ dessa steg:
Transaktioner som matchar kriteriet visas i listan.
Sidan Överför transaktioner visas.
Visar det projekt som transaktionen utfördes för.
Visar den uppgift som har associerats med transaktionen.
Visar den debiteringskod som har associerats med transaktionen.
Visar den kod för inmatningstyp som har associerats med transaktionen.
Visar den resurs som faktureringen konteras mot.
Visar transaktionens transaktionsklass.
Den information som visas i det här avsnittet beror på vilket filterval du har gjort.
Identifierar ett nytt datum för transaktionen. Det här fältet visas alltid oavsett vilka filterval du gör. Använd datumväljaren för att välja ett datum.
Identifierar den investering som transaktionen ska överföras till. Fältet visas bara om Investerings-ID har valts som transaktionsdetalj i filtret.
Identifierar den uppgift som transaktionen ska överföras till. Fältet visas bara om Uppgift eller Investerings-ID har valts som transaktionsdetalj i filtret.
Identifierar den debiteringskod som transaktionen ska överföras till. Fältet visas bara om Debiteringskod har valts som transaktionsdetalj i filtret.
Identifierar den kod för inmatningstyp som transaktionen ska överföras till. Fältet visas bara om Kod för inmatningstyp har valts som transaktionsdetalj i filtret.
Identifierar den resurs som transaktionen ska överföras till. Fältet visas bara om Resurs-ID har valts som transaktionsdetalj i filtret.
Visar om priserna ska beräknas om. Markera kryssrutan när du vill räkna om priserna. Det här fältet visas alltid oavsett vilka filterval du gör.
Identifierar den transaktionsklass som transaktionen ska överföras till. Det här fältet visas bara om Transaktionsklass har valts som transaktionsdetalj i filtret.
Sidan med överföringsstatus visas. Om överföringen inte lyckades, visas orsaken till detta.
Alla PA-justeringar måste granskas och antingen godkännas eller avvisas. Ofta är en andra granskare inblandad i att fastställa om PA-justeringen är korrekt eller inte.
Följ dessa steg:
Sidan Godkänn PA-justering visas.
På sidan Detaljer för PA-justering kan du jämföra den ursprungliga transaktionen med den justerade transaktionen.
Följ dessa steg:
Sidan med PA-justeringsdetaljer visas.
Du visar alla transaktioner som har skickats för att kontrollera att de har överförts ordentligt. Om du upptäcker något fel kan du reversera debiteringarna.
Följ dessa steg:
Listsidan visas. Transaktionerna filtreras som standard efter aktuell skattetidsperiod.
De markerade transaktionerna indikerar att debiteringarna har reverserats.
|
Copyright © 2013 CA.
Med ensamrätt.
|
|