Esta seção contém os seguintes tópicos:
Sobre o processamento de transações
Por exemplo: Capturar custos cobráveis do projeto
Como disponibilizar tipos de recursos e voucher para processamento
WIP (Work-in-progress - Trabalho em andamento)
Revisar transações processadas
As transações capturam o custo total de mão-de-obra, materiais, equipamento e outras despesas que podem ser cobradas de departamentos por serviços e outros investimentos, como ativos, aplicativos e projetos. As transações podem ser iniciadas a partir de planilhas de horas, importadas de sistemas externos ou inseridas manualmente. As transações de WIP são uma etapa importante no processo de contabilidade, que permite ajustar e revisar transações antes delas serem incluídas em fatura.
Inserir transações manualmente permite que você capture o custo total de materiais, equipamentos, outras despesas e mão-de-obra de um investimento.
Por exemplo, você pode usar transações para registrar o custo dos servidores usados para o desenvolvimento de um aplicativo e cobrar o custo do departamento consumidor que comissionou o projeto de desenvolvimento de aplicativo.
Todas as transações são inseridas como vouchers e, depois, registradas no WIP para que apareçam em uma fatura de faturamento ou fatura de departamento.
WIP (Work-in-progress - Trabalho em andamento) é um conceito de contabilidade fundamental em que todos os custos de um investimento são capturados e capitalizados. Antes das transações serem processadas, elas devem ser registradas no WIP.
Você pode registrar transações para WIP e ajustar transações de WIP registradas, além de aprovar ou rejeitar ajustes de WIP.
O conjunto de tabelas de WIP contém transações inseridas que podem ser subsequentemente registradas em um sistema de contabilidade. O registro para WIP reconhece valores negativos quando as transações são registradas. Quando uma transação é registrada para WIP, isso significa que ela passou por todos os critérios de validação e que está disponível para faturamento, geração de fatura e registro para razão geral (GL).
Detalhes de modificações, ajustes e faturamentos são registrados. Você não pode excluir transações de WIP registradas, mas pode alterá-las durante o processo de ajuste de WIP.
Uma entrada de transação é composta do seguinte:
Melhor prática: antes de criar e visualizar as transações, certifique-se de que você está conectado como um usuário com as propriedades financeiras ativadas.
Você pode pesquisar, atualizar e excluir transações até elas serem registradas para WIP. Após serem registradas no WIP, você poderá visualizar, editar ou rejeitar as transações na página de ajuste de WIP.
As transações são usadas para cobrar dos departamentos o custo de investimentos. As transações inseridas não são registradas em sistemas financeiros de compras ou de pagamento integrados. Se você integrou o CA Clarity PPM com implementação de contabilidade, é recomendável inserir todas as transações de compras e de pagamento diretamente por meio do sistema financeiro de compras ou de pagamento.
O grupo Desenvolvimento de aplicativos na Forward Inc está desenvolvendo um software de pagamento automático para dispositivos sem fio para a empresa JJ Johnston. Essa empresa concordou em pagar todos os custos associados ao projeto, inclusive o tempo de desenvolvimento, os PDAs para teste e as despesas de viagem.
Para controlar todos os custos, o gerente de projeto adicionou ao projeto recursos de mão-de-obra, equipamento e despesas (viagem). Cada recurso é adicionado ao projeto por tipo de recurso como um integrante da equipe.
Assim que o projeto puder contabilizar os vários tipos de recurso e estiver ativado para o processamento financeiro, entradas de transação serão criadas para despesas usando a opção Despesas de voucher e para a compra de PDAs usando a opção Outro voucher.
Os tipos de voucher a seguir são usados para categorizar transações por tipo de recurso para entrada de transação:
Para tornar os tipos de recurso de mão-de-obra, material, equipamento e despesa disponíveis para o processamento de transação, proceda da seguinte maneira:
Para obter mais informações sobre como gerenciar recursos, consulte o Guia do Usuário de Gestão de Recursos.
Para obter mais informações, consulte o Guia do Usuário de Gerenciamento de Projetos.
É necessário criar cabeçalhos de voucher para inserir transações. Os cabeçalhos de voucher são usados para categorizar transações com base em tipos de recurso. Por exemplo, é possível criar cabeçalhos de voucher individuais para mão-de-obra e para equipamento.
Você pode visualizar uma lista de cabeçalhos de voucher que não foram registrados no WIP. É possível abri-los para criar, editar ou visualizar uma lista de transações associadas. Também é possível criar novos cabeçalhos de voucher ou excluir os existentes.
Para gerenciar transações, faça o seguinte:
Siga estas etapas:
A página de entrada de transações é exibida.
A página de entrada é exibida.
Indica o tipo de voucher:
Define um número que é usado para acompanhar e processar a transação.
Limites: até 30 caracteres
Define o número do pedido de compra associado à transação.
Define o código de fornecedor da empresa ou do recurso que forneceu o produto ou serviço. O fornecedor de fornecedor é necessário para as despesas de voucher, se nenhum recurso estiver selecionado no campo Incorrido por.
Define o recurso que incorreu em despesa. O recurso Incorrido por será obrigatório para despesas de voucher se nenhum fornecedor for selecionado.
Crie cabeçalhos de voucher antes de criar transações.
Siga estas etapas:
A página de detalhes da transação é exibida.
Fornece a data da transação.
Fornece a ID do investimento dessa transação. O investimento deve ser ativado financeiramente.
Identifica o nome do projeto ou investimento.
Identifica o código de encargo do projeto ou da tarefa. É possível selecionar todos os códigos de encargo disponíveis ou os códigos de encargo específicos para o projeto.'
Define a ID do recurso associado à transação.
Um recurso pode ser uma pessoa (mão-de-obra), um equipamento, um material ou uma despesa, dependendo do tipo de recurso cujos custos você estiver processando para essa transação.
Define a função ao aplicar uma taxa ou um custo com base em função à transação. O tipo de recurso para a função deve corresponder ao tipo de recurso para o recurso associado.
Define a classe da transação do recurso. Este valor é preenchido automaticamente se um recurso for atribuído a uma classse de transação. Caso contrário, selecione uma classe de transação.
Define o código de tipo de entrada do recurso. Preenchido automaticamente se um tipo de entrada tiver sido atribuído ao recurso. Caso contrário, selecione um tipo de entrada.
Define propriedades personalizadas. Disponível para seleção apenas se o administrador do CA Clarity PPM tiver criado valores de pesquisa usando o Studio.
Para obter mais informações, consulte o Guia do Desenvolvedor do Studio.
Selecione o tipo de despesa para determinar como o encargo será processado. Uma despesa de capital é reservada de modo diferente do que a depreciação.
Define todas as informações adicionais sobre a transação.
Salva os valores inseridos na seção Geral quando você envia e cria uma nova transação durante a mesma sessão. Marque essa caixa de seleção para salvar os valores inseridos.
Define o número de unidades para o cálculo do custo total. Esse campo aceita número negativo.
Fornece o custo associado à transação. Se uma matriz de custo/taxa estiver associada ao investimento selecionado ou se ela for o padrão de uma entidade ou um sistema, deixe esse campo em branco para usar o custo definido na matriz/taxa de custo. Caso contrário, insira o custo real associado à transação.
Se várias moedas não estiverem ativadas, o padrão será a moeda do sistema. Se a opção de várias moedas estiver ativada, o custo de transação assumirá como padrão a moeda ativa listada em primeiro lugar na ordem alfabética. Por exemplo, se ADP e INR estiverem ativas, a ADP será a moeda padrão. Selecione outra moeda, conforme necessário.
Fornece a taxa de faturamento associada à transação. Se uma matriz de custo/taxa estiver associada ao investimento selecionado ou se ela for o padrão de uma entidade ou um sistema, deixe esse campo em branco para usar a taxa definida na matriz/taxa de custo. Caso contrário, insira a taxa de faturamento associada à transação.
Se várias moedas não estiverem ativadas, o padrão será a moeda do sistema. Se a opção de várias moedas estiver ativada, a taxa de transação assumirá como padrão a moeda ativa listada em primeiro lugar na ordem alfabética. Por exemplo, se ADP e INR estiverem ativas, a ADP será a moeda padrão. Selecione outra moeda, conforme necessário.
Indica se esta transação representa custos que devem ser cobrados internamente dos departamentos. Se essa opção não for selecionada, essa transação não estará disponível para faturamento ou geração de fatura.
É possível editar detalhes da transação no cabeçalho de voucher antes de registrar no WIP. Após o registro no WIP, você pode editar as transações na página de ajuste de WIP.
Siga estas etapas:
A página de entrada é exibida.
A página de detalhes é exibida.
Fornece a data da transação.
Fornece a ID do investimento dessa transação. O investimento deve ser ativado financeiramente.
Identifica o nome do projeto ou investimento.
Identifica o código de encargo do projeto ou da tarefa. É possível selecionar todos os códigos de encargo disponíveis ou os códigos de encargo específicos para o projeto.'
Define a ID do recurso associado à transação.
Um recurso pode ser uma pessoa (mão-de-obra), um equipamento, um material ou uma despesa, dependendo do tipo de recurso cujos custos você estiver processando para essa transação.
Define a função ao aplicar uma taxa ou um custo com base em função à transação. O tipo de recurso para a função deve corresponder ao tipo de recurso para o recurso associado.
Define a classe da transação do recurso. Este valor é preenchido automaticamente se um recurso for atribuído a uma classse de transação. Caso contrário, selecione uma classe de transação.
Define o código de tipo de entrada do recurso. Preenchido automaticamente se um tipo de entrada tiver sido atribuído ao recurso. Caso contrário, selecione um tipo de entrada.
Define propriedades personalizadas. Disponível para seleção apenas se o administrador do CA Clarity PPM tiver criado valores de pesquisa usando o Studio.
Para obter mais informações, consulte o Guia do Desenvolvedor do Studio.
Selecione o tipo de despesa para determinar como o encargo será processado. Uma despesa de capital é reservada de modo diferente do que a depreciação.
Define todas as informações adicionais sobre a transação.
Salva os valores inseridos na seção Geral quando você envia e cria uma nova transação durante a mesma sessão. Marque essa caixa de seleção para salvar os valores inseridos.
Define o número de unidades para o cálculo do custo total. Esse campo aceita número negativo.
Fornece o custo associado à transação. Se uma matriz de custo/taxa estiver associada ao investimento selecionado ou se ela for o padrão de uma entidade ou um sistema, deixe esse campo em branco para usar o custo definido na matriz/taxa de custo. Caso contrário, insira o custo real associado à transação.
Se várias moedas não estiverem ativadas, o padrão será a moeda do sistema. Se a opção de várias moedas estiver ativada, o custo de transação assumirá como padrão a moeda ativa listada em primeiro lugar na ordem alfabética. Por exemplo, se ADP e INR estiverem ativas, a ADP será a moeda padrão. Selecione outra moeda, conforme necessário.
Fornece a taxa de faturamento associada à transação. Se uma matriz de custo/taxa estiver associada ao investimento selecionado ou se ela for o padrão de uma entidade ou um sistema, deixe esse campo em branco para usar a taxa definida na matriz/taxa de custo. Caso contrário, insira a taxa de faturamento associada à transação.
Se várias moedas não estiverem ativadas, o padrão será a moeda do sistema. Se a opção de várias moedas estiver ativada, a taxa de transação assumirá como padrão a moeda ativa listada em primeiro lugar na ordem alfabética. Por exemplo, se ADP e INR estiverem ativas, a ADP será a moeda padrão. Selecione outra moeda, conforme necessário.
Indica se esta transação representa custos que devem ser cobrados internamente dos departamentos. Se essa opção não for selecionada, essa transação não estará disponível para faturamento ou geração de fatura.
Se as transações não tiverem sidos registradas para WIP, você poderá excluir um conjunto inteiro de transações associado a uma entrada de transação ou excluir transações individuais a partir de um cabeçalho de voucher selecionado.
Também é possível excluir transações a partir do menu Gestão financeira.
Siga estas etapas:
Para excluir um cabeçalho de voucher
O cabeçalho de voucher e suas transações associadas são excluídos.
Para excluir uma transação
A página de entrada é exibida.
A transação selecionada é excluída.
As transações de WIP são uma etapa importante no processo de contabilidade, que permite ajustar e revisar transações antes delas serem incluídas em fatura.
As transações disponíveis para registro para WIP não são exibidas automaticamente. Primeiro, você deve procurar as transações que deseja registrar para WIP.
Há dois métodos disponíveis de registro de WIP:
Siga estas etapas:
A página Registrar para WIP é exibida.
Define um intervalo de datas específico ao registro das transações. Use o seletor de data para registrar transações dentro do intervalo de datas especificado.
É necessário especificar as opções A partir da data e Até a data para retornar transações passadas ou futuras que estão fora do período fiscal padrão.
Define os locais financeiros para as transações associadas. Você só pode selecionar locais com transações pendentes.
Define os códigos de cliente para as transações associadas.
Indica os projetos aos quais as transações estão associadas.
Indica os recursos aos quais as transações estão associadas.
Indica o tipo de entrada da transação. Use para registrar transações com base na entrada da transação.
Valores:
Define o recurso que incorreu em transação.
Indica se as transações de mão-de-obra foram registradas. Marque a caixa de seleção para registrar transações de mão-de-obra.
Padrão: selecionado
Indica se todas as transações de materiais serão incluídas no registro. Marque essa caixa de seleção para incluir todas as transações de material no registro.
Padrão: selecionado
Indica se todas as transações de equipamentos serão incluídas no registro. Marque essa caixa de seleção para incluir todas as transações de equipamento no registro.
Padrão: selecionado
Indica se todas as transações de despesas serão incluídas no registro. Marque essa caixa de seleção para incluir todas as transações de despesa no registro.
Padrão: selecionado
Todas as transações que corresponderem aos critérios serão agrupadas em uma conta de transação, como "Tudo" para um registro completo ou "Local" para um registro seletivo baseado em local. O número total de entradas é exibido. Por padrão, a caixa de seleção ao lado dessa conta é marcada.
O botão Recalcular e publicar só é exibido na página Registrar no WIP quando a opção de várias moedas está ativada.
As transações registradas no WIP estão disponíveis para ajustes de WIP e faturamento do departamento. Com ajustes de WIP, é possível modificar e corrigir transações de WIP registradas. É possível atualizar, reverter ou transferir transações de WIP registradas.
Um ajuste de WIP garante que o valor correto seja registrado e qualificado para cobranças reversas. As transações de WIP registradas devem atender aos critérios a seguir a fim de serem ajustadas:
Observação: se qualquer um desses critérios não for atendido para uma transação, ela não poderá ser ajustada.
Ao criar um ajuste de WIP, uma transação é adicionada fazendo referência à transação original, e não substituindo-a. Essa transação de ajuste é colocada em espera e se torna indisponível até que seja aprovada ou rejeitada.
Os ajustes de WIP ficam disponíveis para a geração de relatórios antes da aprovação de WIP. Os ajustes de WIP são processados no valor de moeda natural. Se o uso de várias moedas estiver ativado, sempre que um ajuste de WIP for inserido, os valores de moeda serão atualizados com as taxas de câmbio baseadas na data de transação original. É possível inserir valores negativos em um ajuste de WIP.
É possível editar ou ajustar uma transação de WIP registrado.
Siga estas etapas:
A página de criação é exibida.
As transações que atenderem aos critérios serão exibidas.
A página de edição de transação é exibida.
Fornece a data da transação.
Fornece a ID do investimento dessa transação. O investimento deve ser ativado financeiramente.
Identifica o nome do projeto ou investimento.
Identifica o código de encargo do projeto ou da tarefa. É possível selecionar todos os códigos de encargo disponíveis ou os códigos de encargo específicos para o projeto.'
Define a ID do recurso associado à transação.
Um recurso pode ser uma pessoa (mão-de-obra), um equipamento, um material ou uma despesa, dependendo do tipo de recurso cujos custos você estiver processando para essa transação.
Define a função ao aplicar uma taxa ou um custo com base em função à transação. O tipo de recurso para a função deve corresponder ao tipo de recurso para o recurso associado.
Define a classe da transação do recurso. Este valor é preenchido automaticamente se um recurso for atribuído a uma classse de transação. Caso contrário, selecione uma classe de transação.
Define o código de tipo de entrada do recurso. Preenchido automaticamente se um tipo de entrada tiver sido atribuído ao recurso. Caso contrário, selecione um tipo de entrada.
Define o número de unidades para o cálculo do custo total. Esse campo aceita número negativo.
Fornece o custo associado à transação. Se uma matriz de custo/taxa estiver associada ao investimento selecionado ou se ela for o padrão de uma entidade ou um sistema, deixe esse campo em branco para usar o custo definido na matriz/taxa de custo. Caso contrário, insira o custo real associado à transação.
Se várias moedas não estiverem ativadas, o padrão será a moeda do sistema. Se a opção de várias moedas estiver ativada, o custo de transação assumirá como padrão a moeda ativa listada em primeiro lugar na ordem alfabética. Por exemplo, se ADP e INR estiverem ativas, a ADP será a moeda padrão. Selecione outra moeda, conforme necessário.
Fornece a taxa de faturamento associada à transação. Se uma matriz de custo/taxa estiver associada ao investimento selecionado ou se ela for o padrão de uma entidade ou um sistema, deixe esse campo em branco para usar a taxa definida na matriz/taxa de custo. Caso contrário, insira a taxa de faturamento associada à transação.
Se várias moedas não estiverem ativadas, o padrão será a moeda do sistema. Se a opção de várias moedas estiver ativada, a taxa de transação assumirá como padrão a moeda ativa listada em primeiro lugar na ordem alfabética. Por exemplo, se ADP e INR estiverem ativas, a ADP será a moeda padrão. Selecione outra moeda, conforme necessário.
Define propriedades personalizadas. Disponível para seleção apenas se o administrador do CA Clarity PPM tiver criado valores de pesquisa usando o Studio.
Selecione o tipo de despesa para determinar como o encargo será processado. Uma despesa de capital é reservada de modo diferente do que a depreciação.
Indica se esta transação representa custos que devem ser cobrados internamente dos departamentos. Se essa opção não for selecionada, essa transação não estará disponível para faturamento ou geração de fatura.
Define todas as informações adicionais sobre a transação.
Indica se as taxas serão recalculadas. Marque esta caixa de seleção para recalcular as taxas. Este campo sempre é exibido, independentemente das seleções de filtro que você fizer.
O ajuste de WIP fica em espera até ser aprovado ou rejeitado.
Se o uso de várias moedas estiver ativado e o código de moeda da taxa for modificado, os valores de moeda associados à transação serão recalculados com o código de moeda modificado.
Uma reversão cancela a transação original registrada antes que ela seja cobrada. Se a opção de várias moedas estiver ativada, os valores de moeda na reversão de WIP serão iguais aos da transação original.
Siga estas etapas:
As transações que atenderem aos critérios serão exibidas.
A transação está pronta para a aprovação de WIP.
Se a matriz de custo/taxas foi alterada você quiser recalcular as transações financeiras para recuperar uma nova taxa, faça um ajuste de WIP criando uma transferência de WIP. Em seguida, marque a caixa de seleção Calcular nova taxa. As transações usam a taxa atual da matriz de custo/taxas associada ao investimento.
Uma transferência permite fazer ajustes de WIP em lote em transações selecionadas ou transferir transações em lote de um investimento para outro.
Para permitir uma transferência, é necessário filtrar as transações com base nos detalhes da transação que você deseja ajustar (ou transferir). Além de um intervalo de datas, filtre por, pelo menos, um dos seguintes detalhes da transação:
Siga estas etapas:
As transações correspondentes aos critérios serão exibidas na lista.
A página de transferência de transações é exibida.
Exibe o projeto para o qual a transação foi realizada.
Exibe a tarefa associada à transação.
Exibe o código de encargo associado à transação.
Exibe o código de tipo de entrada associado à transação.
Exibe o recurso em relação ao qual o faturamento foi registrado.
Exibe a classe da transação.
As informações exibidas nesta seção dependem da seleção de filtro.
Identifica uma nova data para a transação. Este campo sempre é exibido, independentemente das seleções de filtro que você fizer. Use o seletor de data para selecionar uma data.
Identifica o investimento para o qual a transação será transferida. Este campo só será exibido se a ID do investimento estiver selecionada como um detalhe da transação no filtro.
Identifica a tarefa para a qual a transação será transferida. Este campo será exibido se a opção Tarefa ou ID do investimento estiver selecionada como um detalhe da transação no filtro.
Identifica o código de encargo para o qual a transação será transferida. Este campo só será exibido se a opção Código de encargo estiver selecionada como um detalhe da transação no filtro.
Identifica o código do tipo de entrada para o qual a transação será transferida. Este campo só será exibido se a opção Código de tipo de entrada estiver selecionada como um detalhe da transação no filtro.
Identifica o recurso para o qual a transação será transferida. Este campo só será exibido se a ID do recurso estiver selecionada como um detalhe da transação no filtro.
Indica se as taxas serão recalculadas. Marque esta caixa de seleção para recalcular as taxas. Este campo sempre é exibido, independentemente das seleções de filtro que você fizer.
Identifica a classe da transação para a qual a transação será transferida. Este campo só será exibido se a Classe da transação estiver selecionada como um detalhe da transação no filtro.
A página de status da transferência é exibida. Se a transferência não foi bem-sucedida, o motivo da falha será exibido.
Todos os ajustes de WIP devem ser revisados e aprovados ou rejeitados. Geralmente, um revisor de segundo nível é envolvido para determinar se um ajuste de WIP é preciso.
Siga estas etapas:
A página de aprovação do ajuste de WIP é exibida.
A página de detalhes do ajuste de WIP permite comparar a transação original com a transação ajustada.
Siga estas etapas:
Os detalhes do ajuste de WIP são exibidos.
Você deve visualizar todas as transações registradas para verificar se foram registradas corretamente. Caso encontre algum erro, você poderá reverter os encargos.
Siga estas etapas:
A página da lista é exibida. Por padrão, as transações são filtradas pelo período fiscal atual.
As transações selecionadas indicam que os encargos foram revertidos.
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