Denne delen inneholder følgende emner:
Eksempel: Registrere fakturerbare prosjektkostnader
Slik gjør du fullmakts- og ressurstyper tilgjengelige for behandling
Slik behandler du transaksjoner
Opprette transaksjonsoppføringer
Gå gjennom behandlede transaksjoner
Transaksjoner omfatter de totale kostnadene for arbeid, materialer, utstyr og andre utgifter som kan tilbakeføres til avdelinger for tjenester og andre investeringer, for eksempel eiendeler, applikasjoner og prosjekter. Transaksjoner kan igangsettes fra timeregistreringer, importeres fra eksterne systemer eller registreres manuelt. RIA-transaksjoner er en viktig fase i regnskapsprosessen som gjør det mulig å justere og se gjennom transaksjoner før de faktureres.
Ved å legge inn transaksjoner manuelt kan du registrere de totale kostnadene for materialer, utstyr, andre utgifter og arbeid for en investering.
Du kan for eksempel bruke transaksjoner til å postere kostnadene ved servere som brukes under programutvikling og debitere kostnaden mot avdelingen som igangsatte programutviklingsprosjektet.
Alle transaksjoner registreres som fullmakter og posteres deretter mot Arbeid pågår (RIA), slik at transaksjonene vises på en ekstern faktura eller avdelingsfaktura.
Arbeid pågår (RIA) er et viktig, fundamentalt regnskapsprinsipp der alle kostnader i forbindelse med en investering registreres og kapitaliseres. Før transaksjonene kan behandles, må de posteres til RIA.
Du kan postere transaksjoner til RIA, justere posterte RIA-transaksjoner og godkjenne eller forkaste RIA-justeringer.
Settet med RIA-tabeller inneholder registrerte transaksjoner som senere kan posteres i et regnskapssystem. Poster i RIA støtter negative verdier når transaksjoner posteres. Når en transaksjon har blitt postert til RIA, har den bestått alle valideringskriterier og er tilgjengelig for fakturering og postering i hovedboken.
Det føres detaljerte logger over endringer, justeringer og faktureringer. Posterte RIA-transaksjoner kan ikke slettes, men de kan endres gjennom RIA-justeringsprosessen.
En transaksjonsoppføring består av følgende:
Beste praksis: Før du oppretter og viser transaksjoner, må du kontrollere at du er logget på som bruker med økonomiske egenskaper aktivert.
Du kan søke etter, oppdatere og slette transaksjoner til de posteres i RIA. Når de er postert til RIA, kan du vise, redigere eller forkaste transaksjoner på RIA-justeringssiden.
Transaksjoner brukes til å belaste avdelinger for kostnadene ved investeringer. Registrerte transaksjoner posteres ikke i integrerte økonomiske innkjøps- eller betalingssystemer. Hvis du har integrert CA Clarity PPM med regnskapssystemet, anbefales det at du registrerer alle innkjøps- og betalingstransaksjoner direkte gjennom innkjøps- eller betalingssystemet.
Applikasjonsutviklingsgruppen ved Forward Inc utvikler programvaren AutoPay for trådløse enheter for selskapet JJ Johnston. Selskapet har samtykket i å betale for alle kostnader tilknyttet prosjektet, inkludert utviklingstid, PDAer for testing og reiseutgifter.
For å holde oversikt over alle kostnadene har prosjektlederen lagt til arbeids-, utstyrs- og utgifts (reise)-ressurser i prosjektet. Hver ressurs er lagt til etter ressurstype i prosjektet som «teammedlem».
Når prosjektet er konfigurert for de ulike ressurstypene og er aktivert for økonomisk behandling, opprettes det transaksjonsoppføringer for utgifter ved hjelp av Utgiftsfullmakter og for innkjøp av PDAer ved hjelp av Annen fullmakt.
Følgende fullmaktstyper brukes til å kategorisere transaksjoner etter ressurstype for transaksjonsregistrering:
Gjør følgende for å gjøre ressurstypene arbeid, materiale, utstyr og utgift tilgjengelige for transaksjonsbehandling:
Se brukerveiledningen for ressursadministrasjon for mer informasjon administrering av ressurser.
Se brukerveiledningen for prosjektledelse hvis du vil ha mer informasjon.
Du må opprette fullmaktshoder for å kunne registrere transaksjoner. Fullmaktshoder brukes til å kategorisere transaksjoner basert på ressurstyper. Du kan for eksempel opprette individuelle fullmaktshoder for arbeid og for utstyr.
Du kan se en liste over fullmaktshoder som ikke er postert til RIA. Du kan åpne dem for å opprette, redigere eller se en liste over tilknyttede transaksjoner. Du kan også opprette nye fullmaktshoder eller slette eksisterende.
Gjør følgende for å behandle transaksjoner:
Følg denne fremgangsmåten:
Siden Transaksjonsoppføring åpnes.
Oppføringssiden åpnes.
Definerer fullmaktstypen:
Definerer et nummer som brukes til å spore og behandle transaksjonen.
Grense: Opptil 30 tegn
Definerer innkjøpsordrenummeret som er tilknyttet transaksjonen.
Definerer leverandørkoden for selskapet eller ressursen som leverte produktet eller tjenesten. Leverandørkoden er obligatorisk for utgiftsfullmakter hvis ingen ressurser er valgt i feltet Påført av.
Definerer ressursen som pådro seg utgiften. Påført av er obligatorisk for utgiftsfullmakter hvis ingen leverandør er valgt.
Du må opprette fullmaktshoder før du kan opprette transaksjoner.
Følg denne fremgangsmåten:
Siden Transaksjonsdetaljer åpnes.
Datoen for transaksjonen.
Transaksjonens investerings-ID. Investeringen må være økonomisk aktivert.
Navnet på prosjektet eller investeringen.
Identifiserer debiteringskoden for prosjektet eller aktiviteten. Du kan velge fra alle tilgjengelige debiteringskoder, eller debiteringskoder spesifikke for prosjektet.
IDen til ressursen som er tilknyttet transaksjonen.
En ressurs kan være en person (arbeid), utstyr, materiale eller en utgift, avhengig av ressurstypen du behandler kostnader for i forbindelse med denne transaksjonen.
Definerer rollen ved bruk av rollebaserte satser eller rollebaserte kostnader for transaksjonen. Ressurstypen for rollen må samsvare med ressurstypen for den tilknyttede ressursen.
Ressursens transaksjonsklasse. Denne verdien fylles ut automatisk hvis ressursen er tildelt en transaksjonsklasse. Ellers velger du en transaksjonsklasse.
Definerer kode for inndatatype for ressursen. Fylles ut automatisk hvis ressursen er tildelt en inndatatype. Ellers velger du en inndatatype.
Definerer egendefinerte egenskaper. Kan bare velges hvis CA Clarity PPM-ansvarlig har opprettet oppslagsverdier ved hjelp av Studio.
Du finner mer informasjon i veiledningen for studioutviklere.
Definerer utgiftstypen for å fastslå hvordan beløpet skal behandles. En kapitalutgift bokføres annerledes enn en nedskrivning.
Definerer eventuell tilleggsinformasjon om transaksjonen.
Lagrer de registrerte verdiene i området Generelt når du sender inn og oppretter en ny transaksjon i samme arbeidsøkt. Merk av her hvis du vil lagre registrerte verdier.
Antall enheter for beregning av totalkostnaden. Dette feltet støtter negative tall.
Kostnaden som er tilknyttet transaksjonen. Hvis en kostnads-/satsmatrise er tilknyttet den valgte investeringen eller er en standardverdi for enheten eller systemet, kan du la dette feltet stå tomt for å bruke kostnaden som er definert i kostnads-/satsmatrisen. Hvis ikke, registrerer du den faktiske kostnaden tilknyttet transaksjonen.
Hvis støtte for flere valutaer ikke er aktivert, er systemvalutaen standardverdien. Hvis støtte for flere valutaer er aktivert, blir standardverdien for transaksjonskostnaden den aktive valutaen som er oppført først i alfabetisk rekkefølge. Hvis for eksempel ADP og INR er aktive, blir ADP standardvalutaen. Velg om nødvendig en annen valuta.
Faktureringssatsen tilknyttet transaksjonen. Hvis en kostnads-/satsmatrise er tilknyttet den valgte investeringen eller er en standardverdi for enheten eller systemet, kan du la dette feltet stå tomt for å bruke satsen som er definert i kostnads-/satsmatrisen. Hvis ikke registrerer du faktureringssatsen som er tilknyttet transaksjonen.
Hvis støtte for flere valutaer ikke er aktivert, er systemvalutaen standardverdien. Hvis støtte for flere valutaer er aktivert, blir standardverdien for transaksjonssatsen den aktive valutaen som er oppført først i alfabetisk rekkefølge. Hvis for eksempel ADP og INR er aktive, blir ADP standardvalutaen. Velg om nødvendig en annen valuta.
Angir om denne transaksjonen representerer kostnader som skal debiteres internt mot avdelinger. Hvis det ikke er merket av for dette alternativet, er ikke denne transaksjonen tilgjengelig for fakturering.
Du kan redigere transaksjonsdetaljene fra fullmaktshodet før du posterer til RIA. Når de er postert til RIA, kan du redigere transaksjoner på RIA-justeringssiden.
Følg denne fremgangsmåten:
Oppføringssiden åpnes.
Detaljsiden åpnes.
Datoen for transaksjonen.
Transaksjonens investerings-ID. Investeringen må være økonomisk aktivert.
Navnet på prosjektet eller investeringen.
Identifiserer debiteringskoden for prosjektet eller aktiviteten. Du kan velge fra alle tilgjengelige debiteringskoder, eller debiteringskoder spesifikke for prosjektet.
IDen til ressursen som er tilknyttet transaksjonen.
En ressurs kan være en person (arbeid), utstyr, materiale eller en utgift, avhengig av ressurstypen du behandler kostnader for i forbindelse med denne transaksjonen.
Definerer rollen ved bruk av rollebaserte satser eller rollebaserte kostnader for transaksjonen. Ressurstypen for rollen må samsvare med ressurstypen for den tilknyttede ressursen.
Ressursens transaksjonsklasse. Denne verdien fylles ut automatisk hvis ressursen er tildelt en transaksjonsklasse. Ellers velger du en transaksjonsklasse.
Definerer kode for inndatatype for ressursen. Fylles ut automatisk hvis ressursen er tildelt en inndatatype. Ellers velger du en inndatatype.
Definerer egendefinerte egenskaper. Kan bare velges hvis CA Clarity PPM-ansvarlig har opprettet oppslagsverdier ved hjelp av Studio.
Du finner mer informasjon i veiledningen for studioutviklere.
Definerer utgiftstypen for å fastslå hvordan beløpet skal behandles. En kapitalutgift bokføres annerledes enn en nedskrivning.
Definerer eventuell tilleggsinformasjon om transaksjonen.
Lagrer de registrerte verdiene i området Generelt når du sender inn og oppretter en ny transaksjon i samme arbeidsøkt. Merk av her hvis du vil lagre registrerte verdier.
Antall enheter for beregning av totalkostnaden. Dette feltet støtter negative tall.
Kostnaden som er tilknyttet transaksjonen. Hvis en kostnads-/satsmatrise er tilknyttet den valgte investeringen eller er en standardverdi for enheten eller systemet, kan du la dette feltet stå tomt for å bruke kostnaden som er definert i kostnads-/satsmatrisen. Hvis ikke, registrerer du den faktiske kostnaden tilknyttet transaksjonen.
Hvis støtte for flere valutaer ikke er aktivert, er systemvalutaen standardverdien. Hvis støtte for flere valutaer er aktivert, blir standardverdien for transaksjonskostnaden den aktive valutaen som er oppført først i alfabetisk rekkefølge. Hvis for eksempel ADP og INR er aktive, blir ADP standardvalutaen. Velg om nødvendig en annen valuta.
Faktureringssatsen tilknyttet transaksjonen. Hvis en kostnads-/satsmatrise er tilknyttet den valgte investeringen eller er en standardverdi for enheten eller systemet, kan du la dette feltet stå tomt for å bruke satsen som er definert i kostnads-/satsmatrisen. Hvis ikke registrerer du faktureringssatsen som er tilknyttet transaksjonen.
Hvis støtte for flere valutaer ikke er aktivert, er systemvalutaen standardverdien. Hvis støtte for flere valutaer er aktivert, blir standardverdien for transaksjonssatsen den aktive valutaen som er oppført først i alfabetisk rekkefølge. Hvis for eksempel ADP og INR er aktive, blir ADP standardvalutaen. Velg om nødvendig en annen valuta.
Angir om denne transaksjonen representerer kostnader som skal debiteres internt mot avdelinger. Hvis det ikke er merket av for dette alternativet, er ikke denne transaksjonen tilgjengelig for fakturering.
Hvis transaksjoner ikke har blitt postert til RIA, kan du slette et helt sett transaksjoner tilknyttet en transaksjonsoppføring, eller du kan slette individuelle transaksjoner fra et valgt fullmaktshode.
Du kan også slette transaksjoner fra menyen Økonomistyring.
Følg denne fremgangsmåten:
Slette et fullmaktshode
Fullmaktshodet og de tilknyttede transaksjonene slettes.
Slette en transaksjon
Oppføringssiden åpnes.
Den valgte transaksjonen slettes.
RIA-transaksjoner er en viktig fase i regnskapsprosessen som gjør det mulig å justere og se gjennom transaksjoner før de faktureres.
Transaksjoner som er tilgjengelige for postering til RIA, vises ikke automatisk. Du må først søke etter transaksjonene du vil postere til RIA.
Det er to tilgjengelige metoder for RIA-postering:
Følg denne fremgangsmåten:
Siden Poster i RIA åpnes.
Definerer et spesifikt datointervall for postering av transaksjoner. Bruk datovelgeren til å postere transaksjoner innenfor det angitte datointervallet.
Du må angi en Fra-dato og Til-dato for å inkludere tidligere eller fremtidige transaksjoner som ligger utenfor standard skatteperiode.
Definerer økonomiske plasseringer for tilknyttede transaksjoner. Du kan bare velge plasseringer med ventende transaksjoner.
Definerer klientkoder for tilknyttede transaksjoner.
Spesifiserer prosjektene transaksjonene er tilknyttet.
Spesifiserer ressursene transaksjonene er tilknyttet.
Spesifiserer transaksjonens oppføringstype. Bruk dette hvis du vil postere transaksjoner basert på transaksjonsoppføringen.
Verdier:
Angir ressursen som pådro seg transaksjonen.
Angir om arbeidstransaksjoner skal posteres. Merk av her hvis du vil postere arbeidstransaksjoner.
Standard: Valgt
Angir om alle materialtransaksjoner skal inkluderes i posteringen. Merk av her hvis du vil inkludere alle materialtransaksjoner i posteringen.
Standard: Valgt
Spesifiserer om alle utstyrstransaksjoner skal inkluderes i posteringen. Merk av her hvis du vil inkludere alle utstyrstransaksjoner i posteringen.
Standard: Valgt.
Angir om alle utgiftstransaksjoner skal inkluderes i posteringen. Merk av her hvis du vil inkludere alle utgiftstransaksjoner i posteringen.
Standard: Valgt
Alle transaksjoner som samsvarer med vilkårene, grupperes i en transaksjonskonto, for eksempel Alle for en fullstendig postering, eller Plassering for en selektiv postering basert på plassering. Totalt antall oppføringer vises. Det er som standard merket av for denne kontoen.
Knappen Beregn på nytt poster vil bare vises på siden Poster i RIA når flere valutaer er aktivert.
Transaksjoner som er postert til RIA, er tilgjengelige for RIA-justeringer og avdelingsfakturering. Med RIA-justeringer kan du endre og korrigere posterte RIA-transaksjoner. Du kan oppdatere, reversere eller overføre posterte RIA-transaksjoner.
En RIA-justering sikrer at riktig beløp registreres og er tilgjengelig for tilbakeføringer. Posterte RIA-transaksjoner må oppfylle følgende kriterier før de kan justeres:
Merk: Hvis ett eller flere av disse kriteriene ikke oppfylles for en transaksjon, kan den ikke justeres.
Når du registrerer en RIA-justering, legges det til en transaksjon som refererer til (ikke erstatter) den opprinnelige transaksjonen. Denne justeringstransaksjonen settes på vent og gjøres utilgjengelig til den er godkjent eller forkastet.
RIA-justeringer er tilgjengelige for rapportering før RIA-godkjenning. RIA-justeringer behandles i beløpet i den naturlige valutaen. Hvis støtte for flere valutaer er aktivert, oppdateres valutabeløpene mot valutakursen basert på den opprinnelige transaksjonsdatoen, hver gang en RIA-justering registreres. Du kan registrere negative verdier i en RIA-justering.
Du kan redigere eller justere en postert RIA-transaksjon
Følg denne fremgangsmåten:
Opprettingssiden åpnes.
Transaksjoner som samsvarer med kriteriene, vises.
Siden for redigering av transaksjoner åpnes.
Datoen for transaksjonen.
Transaksjonens investerings-ID. Investeringen må være økonomisk aktivert.
Navnet på prosjektet eller investeringen.
Identifiserer debiteringskoden for prosjektet eller aktiviteten. Du kan velge fra alle tilgjengelige debiteringskoder, eller debiteringskoder spesifikke for prosjektet.
IDen til ressursen som er tilknyttet transaksjonen.
En ressurs kan være en person (arbeid), utstyr, materiale eller en utgift, avhengig av ressurstypen du behandler kostnader for i forbindelse med denne transaksjonen.
Definerer rollen ved bruk av rollebaserte satser eller rollebaserte kostnader for transaksjonen. Ressurstypen for rollen må samsvare med ressurstypen for den tilknyttede ressursen.
Ressursens transaksjonsklasse. Denne verdien fylles ut automatisk hvis ressursen er tildelt en transaksjonsklasse. Ellers velger du en transaksjonsklasse.
Definerer kode for inndatatype for ressursen. Fylles ut automatisk hvis ressursen er tildelt en inndatatype. Ellers velger du en inndatatype.
Antall enheter for beregning av totalkostnaden. Dette feltet støtter negative tall.
Kostnaden som er tilknyttet transaksjonen. Hvis en kostnads-/satsmatrise er tilknyttet den valgte investeringen eller er en standardverdi for enheten eller systemet, kan du la dette feltet stå tomt for å bruke kostnaden som er definert i kostnads-/satsmatrisen. Hvis ikke, registrerer du den faktiske kostnaden tilknyttet transaksjonen.
Hvis støtte for flere valutaer ikke er aktivert, er systemvalutaen standardverdien. Hvis støtte for flere valutaer er aktivert, blir standardverdien for transaksjonskostnaden den aktive valutaen som er oppført først i alfabetisk rekkefølge. Hvis for eksempel ADP og INR er aktive, blir ADP standardvalutaen. Velg om nødvendig en annen valuta.
Faktureringssatsen tilknyttet transaksjonen. Hvis en kostnads-/satsmatrise er tilknyttet den valgte investeringen eller er en standardverdi for enheten eller systemet, kan du la dette feltet stå tomt for å bruke satsen som er definert i kostnads-/satsmatrisen. Hvis ikke registrerer du faktureringssatsen som er tilknyttet transaksjonen.
Hvis støtte for flere valutaer ikke er aktivert, er systemvalutaen standardverdien. Hvis støtte for flere valutaer er aktivert, blir standardverdien for transaksjonssatsen den aktive valutaen som er oppført først i alfabetisk rekkefølge. Hvis for eksempel ADP og INR er aktive, blir ADP standardvalutaen. Velg om nødvendig en annen valuta.
Definerer egendefinerte egenskaper. Kan bare velges hvis CA Clarity PPM-ansvarlig har opprettet oppslagsverdier ved hjelp av Studio.
Definerer utgiftstypen for å fastslå hvordan beløpet skal behandles. En kapitalutgift bokføres annerledes enn en nedskrivning.
Angir om denne transaksjonen representerer kostnader som skal debiteres internt mot avdelinger. Hvis det ikke er merket av for dette alternativet, er ikke denne transaksjonen tilgjengelig for fakturering.
Definerer eventuell tilleggsinformasjon om transaksjonen.
Angir om satsene skal beregnes på nytt. Merk av her hvis du vil beregne satsene på nytt. Dette feltet vises alltid, uavhengig av filtervalgene du gjør.
RIA-justeringen står på vent til den godkjennes eller forkastes.
Hvis støtte for flere valutaer er aktivert og valutakoden for satsen endres, beregnes valutabeløpene tilknyttet transaksjonen på nytt med den endrede valutakoden.
En reversering avbryter den opprinnelig posterte transaksjonen før den faktureres. Hvis støtte for flere valutaer er aktivert, er valutabeløpene på RIA-reverseringen identiske med beløpene på den opprinnelige transaksjonen.
Følg denne fremgangsmåten:
Transaksjoner som samsvarer med kriteriene, vises.
Transaksjonen er klar for RIA-godkjenning.
Hvis kostnads-/satsmatrisen har blitt endret, og hvis du vil beregne de økonomiske transaksjonene på nytt for å hente en ny sats, utfører du en RIA-justering ved å opprette en RIA-overføring. Deretter merker du av for Beregn nye satser. Transaksjoner bruker den gjeldende satsen i kostnads-/satsmatrisen som er knyttet til investeringen.
Med overføringer kan du utføre satsvise RIA-justeringer på utvalgte transaksjoner eller satsvise overføringer av transaksjoner fra én investering til en annen.
For at du skal kunne justere eller overføre må du filtrere transaksjonene basert på transaksjonsdetaljene du vil justere (eller overføre). I tillegg til et datointervall må du filtrere etter minst én av følgende transaksjonsdetaljer:
Følg denne fremgangsmåten:
Transaksjoner som samsvarer med kriteriene, vises i listen.
Siden for overføring av transaksjoner åpnes.
Viser prosjektet transaksjonen ble utført for.
Viser aktiviteten som er tilknyttet transaksjonen.
Viser debiteringskoden som er tilknyttet transaksjonen.
Viser koden for inndatatypen som er tilknyttet transaksjonen.
Viser ressursen som faktureringen er postert mot.
Viser transaksjonsklassen for transaksjonen.
Hvilken informasjon som vises i dette avsnittet, avhenger av filtervalget du gjorde.
Spesifiserer en ny dato for transaksjonen. Dette feltet vises alltid, uavhengig av filtervalgene du gjør. Velg en dato med datovelgeren.
Identifiserer investeringen som transaksjonen skal overføres til. Dette feltet vises bare hvis Investerings-ID er valgt som en transaksjonsdetalj i filteret.
Identifiserer aktiviteten som transaksjonen skal overføres til. Dette feltet vises hvis Aktivitet eller Investerings-ID er valgt som en transaksjonsdetalj i filteret.
Identifiserer debiteringskoden som transaksjonen skal overføres til. Dette feltet vises bare hvis Debiteringskode er valgt som en transaksjonsdetalj i filteret.
Identifiserer koden for inndatatypen som transaksjonen skal overføres til. Dette feltet vises bare hvis Kode for inndatatype er valgt som en transaksjonsdetalj i filteret.
Identifiserer ressursen som transaksjonen skal overføres til. Dette feltet vises bare hvis Ressurs-ID er valgt som en transaksjonsdetalj i filteret.
Angir om satsene skal beregnes på nytt. Merk av her hvis du vil beregne satsene på nytt. Dette feltet vises alltid, uavhengig av filtervalgene du gjør.
Identifiserer transaksjonsklassen som transaksjonen skal overføres til. Dette feltet vises bare hvis Transaksjonsklasse er valgt som en transaksjonsdetalj i filteret.
Siden Overføringsstatus åpnes. Hvis overføringen ikke var vellykket, vises grunnen til dette.
Alle RIA-justeringer må gjennomgås og enten godkjennes eller forkastes. Ofte brukes det en tredjepartskontrollør for å fastslå om en RIA-justering er presis.
Følg denne fremgangsmåten:
Siden Godkjenn RIA-justering åpnes.
På siden for RIA-justeringsdetaljer kan du sammenligne den opprinnelige transaksjonen med den justerte transaksjonen.
Følg denne fremgangsmåten:
Siden med RIA-justeringsdetaljer åpnes.
Du kan kontrollere alle posterte transaksjoner for å sikre at de er postert riktig. Hvis du finner en feil, kan du reversere debiteringen.
Følg denne fremgangsmåten:
Listesiden åpnes. Transaksjonene filtreres som standard etter gjeldende skattemessige tidsperiode.
De valgte transaksjonene gir tilbakemelding om at debiteringene har blitt reversert.
|
Copyright © 2013 CA.
Med enerett.
|
|