Esta sección contiene los siguientes temas:
Acerca del procesamiento de transacciones
Acerca de las entradas de transacción
Por ejemplo: Captura de los costes del proyecto facturable
Cómo hacer que los tipos de comprobantes o recursos estén disponibles para su procesamiento
Cómo se gestionan las transacciones
Creación de encabezados de comprobantes
Creación de entradas de transacción
Edición de los detalles de la transacción
Revisión de las transacciones procesadas
Las transacciones capturan el coste total del trabajo, los materiales, el equipamiento y otros gastos que pueden facturarse a los departamentos en concepto de servicios y otras inversiones, como activos, aplicaciones y proyectos. Las transacciones pueden iniciarse desde las hojas de tiempo, importadas desde sistemas externos o introducidas manualmente. Las transacciones de trabajos en curso constituyen una etapa importante del proceso de contabilidad que le permite ajustar y revisar las transacciones antes de que se facturen.
La introducción manual de transacciones permite capturar el coste total de los materiales, equipamiento, trabajo y otros gastos de una inversión.
Por ejemplo, puede usar las transacciones para registrar el coste de los servidores utilizados para el desarrollo de aplicaciones e imputar el coste al departamento de consumo que encargó el proyecto de desarrollo de la aplicación.
Todas las transacciones se introducen como comprobantes y, a continuación, se envían al trabajo en curso para que aparezcan en una factura de facturación o de departamento.
Trabajo en curso (WIP) es un concepto de contabilidad importante y fundamental en el cual se capturan y capitalizan todos los costes de una inversión. Antes de poder procesar las transacciones, éstas deben enviarse a Trabajo en curso.
Puede registrar las transacciones en Trabajo en curso y ajustar aquellas que haya registrado, así como aprobar o rechazar los ajustes efectuados.
El conjunto de tablas de trabajo en curso contienen transacciones introducidas que pueden enviarse posteriormente a un sistema de contabilidad. La función Registrar en trabajo en curso reconoce los valores negativos cuando se envían las transacciones. Una vez que se ha enviado una transacción a Trabajo en curso, habrá pasado todos los criterios de validación y estará disponible para cargarse en cuenta, facturarse y registrarse en el libro mayor.
Los registros detallados de las modificaciones, ajustes y facturaciones se registran. No puede eliminar las transacciones de trabajo en curso enviadas, pero puede cambiarlas a través del proceso de ajuste de trabajo en curso.
Una entrada de transacción consta de los siguientes componentes:
Práctica recomendable: antes de crear y consultar transacciones, asegúrese de haber iniciado sesión con un usuario que tenga activadas las propiedades financieras.
Puede buscar, actualizar y eliminar transacciones hasta que se envíen a Trabajo en curso. Una vez enviadas como Trabajo en curso, las transacciones se pueden consultar, editar o rechazar desde la página de ajuste del trabajo en curso.
Las transacciones se utilizan para cobrar el coste de las inversiones a los departamentos. Las transacciones introducidas no se envían a sistemas financieros integrados de adquisiciones o de importes pagaderos. Si ha integrado CA Clarity PPM con implementación de contabilidad, se recomienda que introduzca todas las transacciones de compra y pagaderas directamente a través del sistema financiero de adquisiciones o de importes pagaderos.
El grupo de Desarrollo de aplicaciones de Forward Inc. está desarrollando el software AutoPay para dispositivos inalámbricos para la empresa JJ Johnston Company. Esta compañía ha aceptado pagar todos los costes asociados con el proyecto, incluido el tiempo de desarrollo, las PDA para las pruebas y los gastos de viaje.
Para contemplar todos los costes, el gestor de proyectos ha agregado recursos de trabajo, equipamiento y gastos (viaje) al proyecto. A través del tipo de recurso, cada recurso se agrega al proyecto como miembro del equipo.
Una vez que el proyecto puede dar cuenta de los diversos tipos de recursos y está activado para el procesamiento de la información financiera, se crean entradas de transacción para gastos mediante el Comprobante de gasto y, para la compra de PDA, se usa Comprobante (varios).
Los siguientes tipos de comprobantes se utilizan para categorizar las transacciones por tipo de recurso para la introducción de transacciones:
Para que los tipos de recursos de trabajo, material, equipamiento y gastos estén disponibles para el procesamiento de transacciones, realice las siguientes acciones:
Para obtener más información sobre la gestión de recursos, consulte la guía del usuario de gestión de recursos.
Para obtener más información, consulte la guía del usuario de gestión de proyectos.
Debe crear encabezados de comprobantes para introducir transacciones. Los encabezados de comprobantes se utilizan para categorizar transacciones basándose en tipos de recursos. Por ejemplo, puede crear encabezados individuales de comprobantes para trabajo y para equipamiento.
Se puede consultar una lista de los encabezados de los comprobantes que no se han registrado en Trabajo en curso. Es posible abrirlos para crear, editar o consultar una lista de transacciones asociadas. También se pueden crear nuevos encabezados de los comprobantes o suprimir los existentes.
Para gestionar transacciones, realice los siguientes pasos:
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Entrada de transacción.
Aparecerá la página de la entrada
Indica el tipo de comprobante:
Define un número que se utiliza para efectuar el seguimiento y procesar la transacción.
Límites: hasta 30 caracteres.
Define el número de pedido asociado a la transacción.
Proporciona el código de distribuidor de la compañía o recurso que proporcionó el producto o servicio. El código de proveedor es obligatorio para los gastos de comprobante si no se selecciona ningún recurso en el campo Incurrido por.
Indica el recurso que ha contraído el gasto. El recurso de Incurrido por es necesario para los gastos del comprobante si no se ha seleccionado el proveedor.
Antes de que se puedan crear transacciones es necesario crear encabezados de comprobante.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecerá la página Detalles de la transacción.
Proporciona la fecha de la transacción.
Proporciona el ID de inversión para esta transacción. La inversión debe estar activada financieramente.
Identifica el nombre del proyecto o inversión.
Identifica el código de cargo del proyecto o tarea. Se puede seleccionar entre todos los códigos de cargo o los códigos de cargo que son específicos para el proyecto.
Define el ID del recurso que se asocia a la transacción.
Un recurso puede ser una persona (trabajo), equipamiento, material o un gasto dependiendo del tipo de recurso cuyos costes esté procesando para esta transacción.
Define el rol cuando se aplica a la transacción una tasa o un coste basados en roles. El tipo de recurso para el rol debe coincidir con el tipo de recurso para el recurso asociado.
Define la clase de transacción del recurso. Este valor se rellena automáticamente si el recurso tiene asignada una clase de transacción. De lo contrario, se debe seleccionar una clase de transacción.
Define el código de tipo de entrada del recurso. Se rellenará automáticamente si el recurso tiene asignado un tipo de entrada. De lo contrario, se debe seleccionar un tipo de entrada.
Define las propiedades personalizadas. Se puede seleccionar únicamente si el administrador CA Clarity PPM ha creado valores de búsqueda utilizando Studio.
Para obtener más información, consulte la guía del desarrollador de Studio.
Define el tipo de gasto para determinar cómo se procesa el cargo. Un gasto de capital se reserva de manera distinta a los asociados a la depreciación.
Define cualquier información adicional sobre la transacción.
Guarda los valores introducidos en la sección General cuando se envía y crea una nueva transacción durante la misma sesión. Seleccione esta casilla de verificación para guardar los valores introducidos.
Define el número de unidades para calcular el coste total. Este campo acepta un número negativo.
Proporciona la tarea asociada a la transacción. Si se asocia una matriz de costes/tasas a la inversión seleccionada (o bien al valor predeterminado de una entidad o sistema), se puede dejar este campo en blanco para utilizar el coste definido en la matriz de costes/tasas. De lo contrario, introduzca el coste real asociado a la transacción.
Si la opción Múltiples monedas no está activada, el valor predeterminado es la moneda del sistema. Si se utilizan múltiples monedas, el coste de la transacción tendrá como valor predeterminado la moneda activa que aparezca en primer lugar en la lista de monedas, ordenada alfabéticamente. Por ejemplo, en el caso de encontrarse activas las monedas ADP e INR, ADP se convertirá la moneda predeterminada. Seleccione otra moneda según sea necesario.
Proporciona la tasa de facturación asociada a la transacción. Si se asocia una matriz de costes/tasas a la inversión seleccionada (o bien a una entidad o sistema predeterminados), se puede dejar este campo en blanco para utilizar la tasa definida en la matriz de costes/tasas. De lo contrario, introduzca la tasa de facturación asociada a la transacción.
Si no se han activado varias monedas, la predeterminada es la moneda del sistema. Si la opción Múltiples monedas está activada, la tasa de la transacción tendrá como valor predeterminado la moneda activa que aparezca en primer lugar en la lista de monedas, ordenada alfabéticamente. Por ejemplo, en el caso de encontrarse activas las monedas ADP e INR, ADP se convertirá la moneda predeterminada. Seleccione otra moneda según sea necesario.
Indica si esta transacción representa costes que deberían cargarse internamente a los departamentos. Si no se selecciona esta opción, esta transacción no estará disponible para la facturación.
Los detalles de la transacción se pueden editar en el encabezado del comprobante antes de efectuar el registro en trabajo en curso. Una vez registradas en Trabajo en curso, las transacciones se pueden editar desde la página de ajuste de trabajo en curso.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecerá la página de la entrada
Aparecerá la página de detalles.
Proporciona la fecha de la transacción.
Proporciona el ID de inversión para esta transacción. La inversión debe estar activada financieramente.
Identifica el nombre del proyecto o inversión.
Identifica el código de cargo del proyecto o tarea. Se puede seleccionar entre todos los códigos de cargo o los códigos de cargo que son específicos para el proyecto.
Define el ID del recurso que se asocia a la transacción.
Un recurso puede ser una persona (trabajo), equipamiento, material o un gasto dependiendo del tipo de recurso cuyos costes esté procesando para esta transacción.
Define el rol cuando se aplica a la transacción una tasa o un coste basados en roles. El tipo de recurso para el rol debe coincidir con el tipo de recurso para el recurso asociado.
Define la clase de transacción del recurso. Este valor se rellena automáticamente si el recurso tiene asignada una clase de transacción. De lo contrario, se debe seleccionar una clase de transacción.
Define el código de tipo de entrada del recurso. Se rellenará automáticamente si el recurso tiene asignado un tipo de entrada. De lo contrario, se debe seleccionar un tipo de entrada.
Define las propiedades personalizadas. Se puede seleccionar únicamente si el administrador CA Clarity PPM ha creado valores de búsqueda utilizando Studio.
Para obtener más información, consulte la guía del desarrollador de Studio.
Define el tipo de gasto para determinar cómo se procesa el cargo. Un gasto de capital se reserva de manera distinta a los asociados a la depreciación.
Define cualquier información adicional sobre la transacción.
Guarda los valores introducidos en la sección General cuando se envía y crea una nueva transacción durante la misma sesión. Seleccione esta casilla de verificación para guardar los valores introducidos.
Define el número de unidades para calcular el coste total. Este campo acepta un número negativo.
Proporciona la tarea asociada a la transacción. Si se asocia una matriz de costes/tasas a la inversión seleccionada (o bien al valor predeterminado de una entidad o sistema), se puede dejar este campo en blanco para utilizar el coste definido en la matriz de costes/tasas. De lo contrario, introduzca el coste real asociado a la transacción.
Si la opción Múltiples monedas no está activada, el valor predeterminado es la moneda del sistema. Si se utilizan múltiples monedas, el coste de la transacción tendrá como valor predeterminado la moneda activa que aparezca en primer lugar en la lista de monedas, ordenada alfabéticamente. Por ejemplo, en el caso de encontrarse activas las monedas ADP e INR, ADP se convertirá la moneda predeterminada. Seleccione otra moneda según sea necesario.
Proporciona la tasa de facturación asociada a la transacción. Si se asocia una matriz de costes/tasas a la inversión seleccionada (o bien a una entidad o sistema predeterminados), se puede dejar este campo en blanco para utilizar la tasa definida en la matriz de costes/tasas. De lo contrario, introduzca la tasa de facturación asociada a la transacción.
Si no se han activado varias monedas, la predeterminada es la moneda del sistema. Si la opción Múltiples monedas está activada, la tasa de la transacción tendrá como valor predeterminado la moneda activa que aparezca en primer lugar en la lista de monedas, ordenada alfabéticamente. Por ejemplo, en el caso de encontrarse activas las monedas ADP e INR, ADP se convertirá la moneda predeterminada. Seleccione otra moneda según sea necesario.
Indica si esta transacción representa costes que deberían cargarse internamente a los departamentos. Si no se selecciona esta opción, esta transacción no estará disponible para la facturación.
Si no se han enviado las transacciones a Trabajo en curso, puede eliminar todo un conjunto de transacciones asociadas a una entrada de transacción o eliminar transacciones individuales de un encabezado de comprobante seleccionado.
También puede eliminar las transacciones del menú Gestión financiera.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Para eliminar un encabezado de comprobante
Se eliminan el encabezado de comprobante y sus transacciones asociadas.
Para eliminar una transacción
Aparecerá la página de la entrada
Se elimina la transacción seleccionada.
Las transacciones de trabajos en curso constituyen una etapa importante del proceso de contabilidad que le permite ajustar y revisar las transacciones antes de que se facturen.
Las transacciones disponibles para enviarlas a Trabajo en curso no se muestran automáticamente. Debe buscar en primer lugar las transacciones que desea enviar a Trabajo en curso.
Existen dos métodos disponibles para realizar el registro de trabajo en curso:
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Registrar en trabajo en curso.
Define un intervalo de fechas específico para registrar transacciones. Utilice el seleccionador de fechas para enviar las transacciones dentro del intervalo de fechas especificado.
Se debe especificar un valor para los campos Desde la fecha y Hasta la fecha para poder devolver transacciones pasadas o futuras que estén fuera del período fiscal predeterminado.
Define ubicaciones financieras para las transacciones asociadas. Sólo se pueden seleccionar ubicaciones que tengan transacciones pendientes.
Define los códigos de cliente para las transacciones asociadas.
Indica los proyectos a los que se asocian las transacciones.
Indica los recursos a los que se asocian las transacciones.
Indica el tipo de entrada de transacción. Utilice esta función para enviar las transacciones basadas en la entrada de transacción.
Valores:
Indica el recurso que ha generado la transacción.
Indica si se envían transacciones de trabajo. Active la casilla de verificación para enviar las transacciones de trabajo.
Valor predeterminado: Seleccionado
Indica si se incluirán en el envío todas las transacciones de material. Active esta casilla de verificación para incluir todas las transacciones de material en el envío.
Valor predeterminado: Seleccionado
Indica si se incluirán en el envío todas las transacciones de equipamiento. Active esta casilla de verificación para incluir en el envío todas las transacciones de equipamiento.
Valor predeterminado: seleccionado
Indica si se incluirán en el envío todas las transacciones de gastos. Active esta casilla de verificación para incluir en el envío todas las transacciones de gastos.
Valor predeterminado: seleccionado
Todas las transacciones que coinciden con los criterios se agrupan en una cuenta de transacciones, como, por ejemplo, "Todos" para un envío completo o "Ubicación" para un envío seleccionado basado en la ubicación. Se muestra el número total de entradas. De manera predeterminada, está activada la casilla de verificación que se encuentra junto a esta cuenta.
El botón Recalcular y registrar aparece en la página Registrar en Trabajo en curso cuando la opción Múltiples monedas está activada.
Las transacciones registradas en Trabajo en curso están disponibles para realizar los ajustes de Trabajo en curso y emitir facturas del departamento. Con los ajustes de trabajo en curso, puede modificar y corregir las transacciones de trabajo en curso enviadas. Puede actualizar, anular o transferir las transacciones de trabajo en curso registradas.
Los ajustes de trabajo en curso garantizan que se registra la cantidad correcta y que ésta es apta para efectuar recargos. Para realizar el ajuste, las transacciones de trabajo en curso registradas deben cumplir los siguientes criterios:
Nota: Si no se cumple alguno de estos criterios para una transacción, no se puede ajustar.
Al introducir un ajuste de trabajo en curso, se añade una transacción que hace referencia, no reemplaza, a la transacción original. Esta transacción de ajuste se coloca en espera y no estará disponible hasta que sea aprobada o rechazada.
Los ajustes de trabajo en curso están disponibles para la generación de informes antes de la aprobación del trabajo en curso. Los ajustes de trabajo en curso se procesan en la cantidad de moneda natural. Si la opción Múltiples monedas está activada, cada vez que se introduzca un ajuste de trabajo en curso, las cantidades de moneda se actualizan con los tipos de cambio correspondientes a la fecha de la transacción original. Puede introducir valores negativos en un ajuste de trabajo en curso.
Puede editar o ajustar una transacción de trabajo en curso enviada.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Se mostrará la página Crear.
Aparecen las transacciones que coinciden con los criterios.
Aparecerá la página Editar transacción.
Proporciona la fecha de la transacción.
Proporciona el ID de inversión para esta transacción. La inversión debe estar activada financieramente.
Identifica el nombre del proyecto o inversión.
Identifica el código de cargo del proyecto o tarea. Se puede seleccionar entre todos los códigos de cargo o los códigos de cargo que son específicos para el proyecto.
Define el ID del recurso que se asocia a la transacción.
Un recurso puede ser una persona (trabajo), equipamiento, material o un gasto dependiendo del tipo de recurso cuyos costes esté procesando para esta transacción.
Define el rol cuando se aplica a la transacción una tasa o un coste basados en roles. El tipo de recurso para el rol debe coincidir con el tipo de recurso para el recurso asociado.
Define la clase de transacción del recurso. Este valor se rellena automáticamente si el recurso tiene asignada una clase de transacción. De lo contrario, se debe seleccionar una clase de transacción.
Define el código de tipo de entrada del recurso. Se rellenará automáticamente si el recurso tiene asignado un tipo de entrada. De lo contrario, se debe seleccionar un tipo de entrada.
Define el número de unidades para calcular el coste total. Este campo acepta un número negativo.
Proporciona la tarea asociada a la transacción. Si se asocia una matriz de costes/tasas a la inversión seleccionada (o bien al valor predeterminado de una entidad o sistema), se puede dejar este campo en blanco para utilizar el coste definido en la matriz de costes/tasas. De lo contrario, introduzca el coste real asociado a la transacción.
Si la opción Múltiples monedas no está activada, el valor predeterminado es la moneda del sistema. Si se utilizan múltiples monedas, el coste de la transacción tendrá como valor predeterminado la moneda activa que aparezca en primer lugar en la lista de monedas, ordenada alfabéticamente. Por ejemplo, en el caso de encontrarse activas las monedas ADP e INR, ADP se convertirá la moneda predeterminada. Seleccione otra moneda según sea necesario.
Proporciona la tasa de facturación asociada a la transacción. Si se asocia una matriz de costes/tasas a la inversión seleccionada (o bien a una entidad o sistema predeterminados), se puede dejar este campo en blanco para utilizar la tasa definida en la matriz de costes/tasas. De lo contrario, introduzca la tasa de facturación asociada a la transacción.
Si no se han activado varias monedas, la predeterminada es la moneda del sistema. Si la opción Múltiples monedas está activada, la tasa de la transacción tendrá como valor predeterminado la moneda activa que aparezca en primer lugar en la lista de monedas, ordenada alfabéticamente. Por ejemplo, en el caso de encontrarse activas las monedas ADP e INR, ADP se convertirá la moneda predeterminada. Seleccione otra moneda según sea necesario.
Define las propiedades personalizadas. Se puede seleccionar únicamente si el administrador CA Clarity PPM ha creado valores de búsqueda utilizando Studio.
Define el tipo de gasto para determinar cómo se procesa el cargo. Un gasto de capital se reserva de manera distinta a los asociados a la depreciación.
Indica si esta transacción representa costes que deberían cargarse internamente a los departamentos. Si no se selecciona esta opción, esta transacción no estará disponible para la facturación.
Define cualquier información adicional sobre la transacción.
Indica si se volverán a calcular las tasas. Active esta casilla de verificación para volver a calcular las tasas. Este campo siempre aparece independientemente de las selecciones de filtro realizadas.
El ajuste de trabajo en curso estará en espera hasta que sea aprobado o rechazado.
Si se han activado varias monedas y se ha modificado el código de moneda de la tasa, se vuelven a calcular las cantidades de moneda asociadas a la transacción con el código de moneda modificado.
La anulación cancela la transacción original registrada antes de realizar la facturación. Si se han activado la opción de Múltiples monedas, las cantidades de moneda en la anulación de trabajo en curso son iguales a las de la transacción original.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecen las transacciones que coinciden con los criterios.
La transacción está lista para la aprobación de trabajo en curso.
Si la matriz de costes/tasas ha cambiado y si el usuario desea recalcular las transacciones financieras para recuperar una nueva tasa, debe crear una transferencia de trabajo en curso para realizar un ajuste de trabajo en curso. A continuación, seleccione la casilla de verificación Calcular nuevas tasas. Las transacciones utilizan la tasa actual presente en la matriz de costes/tasas asociada con la inversión.
Las transferencias permiten hacer ajustes del trabajo en curso por lotes en transacciones seleccionadas o transferir transacciones por lotes desde una inversión a otra.
Para activar una transferencia, debe filtrar las transacciones basadas en los detalles de la transacción que desea ajustar (o transferir). Además de un intervalo de fechas, se debe filtrar, al menos, por uno de los siguientes detalles de transacción:
A continuación, realice los siguientes pasos:
Las transacciones que coinciden con los criterios se muestran en la lista.
Aparecerá la página Transacciones de transferencia.
Muestra el proyecto por el cual se llevó a cabo la transacción.
Muestra la tarea asociada a la transacción.
Muestra el código de cargo asociado a la transacción.
Muestra el código del tipo de entrada asociado con la transacción.
Muestra el recurso al cual se envía la factura.
Muestra la clase de transacción para la transacción.
La información mostrada en esta sección depende de la selección de filtros realizada.
Identifica una nueva fecha para la transacción. Este campo siempre aparece independientemente de las selecciones de filtro realizadas. Utilice el seleccionador de fecha para seleccionar una fecha.
Identifica la inversión a la que se transferirá la transacción. Este campo se muestra sólo si se selecciona ID de inversión como detalle de la transacción para el filtro.
Identifica la tarea a la que se transferirá la transacción. Este campo se muestra sólo si se selecciona ID de inversión o tarea como detalle de la transacción para el filtro.
Identifica el código de cargo al que se transferirá la transacción. Este campo se muestra sólo si se selecciona Código del cargo como detalle de la transacción para el filtro.
Identifica el código de tipo de cargo al que se transferirá la transacción. Este campo se muestra sólo si se selecciona Código del tipo de entrada como detalle de la transacción para el filtro.
Identifica el recurso al que se transferirá la transacción. Este campo se muestra sólo si se selecciona ID del recurso como detalle de la transacción para el filtro.
Indica si se volverán a calcular las tasas. Active esta casilla de verificación para volver a calcular las tasas. Este campo siempre aparece independientemente de las selecciones de filtro realizadas.
Identifica la clase de transacción a la que se transferirá la transacción. Este campo se muestra sólo si se selecciona Clase de transacción como detalle de la transacción para el filtro.
Aparecerá la página Estado de transferencia. Si la transferencia no se ha realizado correctamente, se muestra la razón de este error.
Todos los ajustes de trabajo en curso deben revisarse y aprobarse o rechazarse. Con frecuencia, hay implicado un revisor de segundo nivel a la hora de determinar si es adecuado un ajuste de trabajo en curso.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecerá la página Aprobar ajuste de trabajo en curso.
La página Detalles del ajuste de trabajo en curso permite comparar la transacción original con la transacción ajustada.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecerán los detalles de ajuste de trabajo en curso.
Debe ver todas las transacciones enviadas para garantizar que se han enviado correctamente. En caso de encontrar un error, es posible anular la factura o los cargos.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecerá la página de lista. De manera predeterminada, las transacciones se filtran por el período de tiempo fiscal actual.
Las transacciones seleccionadas indican que se invirtieron los cargos.
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