Tato sekce obsahuje následující témata:
Základní informace o zpracování transakcí
Základní informace o záznamech transakcí
Příklad: Zachycení účtovatelných nákladů na projekt
Zpřístupnění typů poukázek a zdrojů ke zpracování
Kontrola zpracovaných transakcí
Transakce zachycují celkové náklady na práci, materiály, vybavení a další výdaje, které lze zpětně vyúčtovat oddělením za služby a další investice, například majetek, aplikace a projekty. Transakce lze iniciovat z pracovních výkazů, importovat z externích systémů nebo zadávat ručně. Transakce probíhající práce jsou důležitou fází účetního procesu, která umožňuje změnit a zkontrolovat transakce před jejich vyfakturováním.
Ruční zadávání transakcí umožňuje zachytit celkové náklady investice na materiály, vybavení, další výdaje a práci.
Transakce můžete použít například k zanesení nákladů na servery používané k vývoji aplikace a účtování nákladů spotřebovávajícímu oddělení, které projekt vývoje aplikace zadalo.
Všechny transakce jsou zadávány jako poukázky a poté zaneseny do probíhající práce (WIP), aby se zobrazily na účtovací faktuře nebo faktuře oddělení.
Probíhající práce (WIP) je důležitým, základním účetním pojmem, pomocí kterého jsou zachyceny a kapitalizovány všechny náklady na investici. Než bude možno transakce zpracovat, musí být zaneseny do WIP.
Můžete zanášet transakce do WIP, změnit zanesené transakce WIP a schvalovat nebo zamítat změny WIP.
Soubor tabulek WIP obsahuje zadané transakce, které lze následně zanést do účetního systému. Zanesení do WIP rozpozná při zanášení transakcí záporné hodnoty. Jakmile je transakce zanesena do WIP, projde všemi kritérii pro ověření a je dostupná pro účtování, fakturaci a zanesení do Hlavní knihy (GL).
Podrobné záznamy modifikací, změn a fakturací jsou protokolovány. Nemůžete odstranit zanesené transakce WIP, ale můžete je změnit pomocí procesu změn WIP.
Záznam transakce se skládá z následujících prvků:
Osvědčený postup: Než začnete vytvářet a zobrazovat transakce, ujistěte se, že jste přihlášeni jako uživatel s povolenými finančními vlastnostmi.
Než budou transakce zaneseny do WIP, můžete je vyhledávat, aktualizovat a odstraňovat. Jakmile jsou transakce zaneseny do WIP, můžete je zobrazovat, upravovat nebo zamítat ze stránky pro změny WIP.
Transakce slouží k účtování nákladů na investice oddělením. Zadané transakce nejsou zanášeny do integrovaných finančních systémů nákupů nebo závazků. Pokud jste sloučili aplikaci CA Clarity PPM s účetní implementací, je doporučeno zadávat všechny transakce nákupů a závazků přímo prostřednictvím vašeho finančního systému nákupů nebo závazků.
Skupina vývoje aplikací ve společnosti Forward Inc. vyvíjí software automatických plateb pro bezdrátová zařízení pro společnost JJ Johnston. Tato společnost souhlasila s tím, že uhradí všechny náklady spojené s projektem včetně času vývoje, PDA pro testování a cestovních výdajů.
Aby mohly být všechny náklady účtovány, přidal manažer projektu do projektu zdroje práce, vybavení a (cestovní) výdaje. Každý zdroj je přidán do projektu podle typu zdroje jako člen týmu.
Jakmile může projekt účtovat různé typy zdrojů a je povolen pro finanční zpracování, vytvářejí se záznamy transakcí pro výdaje pomocí typu Výdaje v poukázkách a záznamy transakcí pro nákup PDA pomocí typu Jiné poukázky.
Následující typy poukázek se používají k zařazení transakcí do kategorií podle typu zdroje pro záznam transakce:
Chcete-li, aby pro zpracování transakce byly dostupné typy zdrojů pracovní, materiály, vybavení a výdaje, postupujte takto:
Další informace o správě zdrojů naleznete v Uživatelské příručce modulu Správa zdrojů.
Další informace naleznete v Uživatelské příručce modulu Správa projektů.
Chcete-li zadávat transakce, musíte vytvořit záhlaví poukázek. Záhlaví poukázek slouží k zařazení transakcí do kategorií podle typů zdrojů. Můžete například vytvořit samostatná záhlaví poukázek pro pracovní zdroje a pro vybavení.
Můžete si zobrazit seznam záhlaví poukázek, které nebyly zaneseny do WIP. Je možné je otevřít a vytvořit, upravovat nebo zobrazovat seznam přidružených transakcí. Můžete také vytvářet nová záhlaví poukázek nebo odstraňovat existující záhlaví.
Chcete-li spravovat transakce, postupujte takto:
Postupujte takto:
Zobrazí se stránka se záznamem transakce.
Zobrazí se stránka se záznamem.
Definuje typ poukázky:
Definuje číslo používané pro sledování a zpracování transakce.
Omezení: Až 30 znaků
Definuje číslo nákupní objednávky přidružené k transakci.
Definuje kód dodavatele (společnosti nebo zdroje), který daný produkt nebo službu poskytuje. Pro výdaje v poukázkách je požadován kód dodavatele, pokud v poli Nositel není vybrán žádný zdroj.
Definuje zdroj, který dal vzniknout výdaji. Pro typ Výdaje v poukázkách je požadován nositel, pokud není vybrán žádný dodavatel.
Nejprve vytvořte záhlaví poukázky a až potom transakce.
Postupujte takto:
Zobrazí se stránka s podrobnostmi transakce.
Určuje datum transakce.
Určuje ID investice pro tuto transakci. Investice musí být finančně povolena.
Určuje název projektu nebo investice.
Určuje kód účtování projektu nebo úkolu. Můžete vybírat ze všech dostupných kódů účtování nebo z kódů účtování daného projektu.
Definuje ID zdroje přidruženého k transakci.
Zdroj může být osoba (pracovní zdroj), vybavení, materiál nebo výdaj. Závisí na typu zdroje, jehož náklady pro tuto transakci zpracováváte.
Definuje roli, pokud se pro transakci bude uplatňovat sazba na základě role nebo náklady na základě role. Typ zdroje pro roli se musí shodovat s typem zdroje pro přidružený zdroj.
Definuje třídu transakce zdroje. Pokud je ke zdroji přiřazena třída transakce, je tato hodnota vyplněna automaticky. V opačném případě vyberte třídu transakce.
Definuje kód typu vstupu zdroje. Pokud je ke zdroji přidružen typ vstupu, je toto pole vyplněno automaticky. V opačném případě vyberte typ vstupu.
Definuje uživatelsky definované vlastnosti. Je k dispozici pro výběr pouze tehdy, pokud správce aplikace CA Clarity PPM vytvořil hodnoty z výčtu pomocí aplikace Studio.
Další informace naleznete v Příručce vývojáře aplikace Studio.
Definuje typ výdajů, který určuje, jak bude poplatek zpracováván. Kapitálové výdaje se zaúčtovávají jinak než amortizace.
Definuje jakékoli další informace o transakci.
Uloží hodnoty zadané v části Obecné při odeslání a vytvoření nové transakce v rámci stejné relace. Označte toto zaškrtávací políčko, pokud chcete uložit zadané hodnoty.
Definuje počet jednotek pro výpočet celkových nákladů. Do tohoto pole lze zadat záporné číslo.
Určuje náklady přidružené k transakci. Je-li k vybrané investici, entitě či k výchozímu systémovému nastavení přidružena matice nákladů/sazeb, nechte toto pole prázdné. Budou použity náklady definované v matici nákladů/sazeb. V opačném případě zadejte skutečné náklady přidružené k transakci.
Není-li povoleno více měn, výchozí hodnotou je měna systému. Je-li povoleno více měn, pak je jako výchozí měna pro náklady transakce nastavena aktivní měna uvedená na prvním místě v abecedním pořadí. Pokud jsou například aktivní měny ADP a INR, bude výchozí měnou ADP. Vyberte jinou měnu podle potřeby.
Určuje účtovací sazbu přidruženou k transakci. Je-li k vybrané investici, entitě či k výchozímu systémovému nastavení přidružena matice nákladů/sazeb, nechte toto pole prázdné. Bude použita sazba definovaná v matici nákladů/sazeb. V opačném případě zadejte účtovací sazbu přidruženou k transakci.
Není-li povoleno více měn, výchozí hodnotou je měna systému. Je-li povoleno více měn, pak je jako výchozí měna pro sazby transakce nastavena aktivní měna uvedená na prvním místě v abecedním pořadí. Pokud jsou například aktivní měny ADP a INR, bude výchozí měnou ADP. Vyberte jinou měnu podle potřeby.
Označuje, zda tato transakce reprezentuje náklady, které by měly být interně účtovány oddělením. Není-li tato možnost vybrána, nebude tato transakce pro účtování či fakturaci dostupná.
Ještě před zanesením transakce do WIP můžete v záhlaví poukázky upravit podrobnosti transakce. Po zanesení do WIP můžete transakce upravovat na stránce pro změny WIP.
Postupujte takto:
Zobrazí se stránka se záznamem.
Zobrazí se stránka s podrobnostmi.
Určuje datum transakce.
Určuje ID investice pro tuto transakci. Investice musí být finančně povolena.
Určuje název projektu nebo investice.
Určuje kód účtování projektu nebo úkolu. Můžete vybírat ze všech dostupných kódů účtování nebo z kódů účtování daného projektu.
Definuje ID zdroje přidruženého k transakci.
Zdroj může být osoba (pracovní zdroj), vybavení, materiál nebo výdaj. Závisí na typu zdroje, jehož náklady pro tuto transakci zpracováváte.
Definuje roli, pokud se pro transakci bude uplatňovat sazba na základě role nebo náklady na základě role. Typ zdroje pro roli se musí shodovat s typem zdroje pro přidružený zdroj.
Definuje třídu transakce zdroje. Pokud je ke zdroji přiřazena třída transakce, je tato hodnota vyplněna automaticky. V opačném případě vyberte třídu transakce.
Definuje kód typu vstupu zdroje. Pokud je ke zdroji přidružen typ vstupu, je toto pole vyplněno automaticky. V opačném případě vyberte typ vstupu.
Definuje uživatelsky definované vlastnosti. Je k dispozici pro výběr pouze tehdy, pokud správce aplikace CA Clarity PPM vytvořil hodnoty z výčtu pomocí aplikace Studio.
Další informace naleznete v Příručce vývojáře aplikace Studio.
Definuje typ výdajů, který určuje, jak bude poplatek zpracováván. Kapitálové výdaje se zaúčtovávají jinak než amortizace.
Definuje jakékoli další informace o transakci.
Uloží hodnoty zadané v části Obecné při odeslání a vytvoření nové transakce v rámci stejné relace. Označte toto zaškrtávací políčko, pokud chcete uložit zadané hodnoty.
Definuje počet jednotek pro výpočet celkových nákladů. Do tohoto pole lze zadat záporné číslo.
Určuje náklady přidružené k transakci. Je-li k vybrané investici, entitě či k výchozímu systémovému nastavení přidružena matice nákladů/sazeb, nechte toto pole prázdné. Budou použity náklady definované v matici nákladů/sazeb. V opačném případě zadejte skutečné náklady přidružené k transakci.
Není-li povoleno více měn, výchozí hodnotou je měna systému. Je-li povoleno více měn, pak je jako výchozí měna pro náklady transakce nastavena aktivní měna uvedená na prvním místě v abecedním pořadí. Pokud jsou například aktivní měny ADP a INR, bude výchozí měnou ADP. Vyberte jinou měnu podle potřeby.
Určuje účtovací sazbu přidruženou k transakci. Je-li k vybrané investici, entitě či k výchozímu systémovému nastavení přidružena matice nákladů/sazeb, nechte toto pole prázdné. Bude použita sazba definovaná v matici nákladů/sazeb. V opačném případě zadejte účtovací sazbu přidruženou k transakci.
Není-li povoleno více měn, výchozí hodnotou je měna systému. Je-li povoleno více měn, pak je jako výchozí měna pro sazby transakce nastavena aktivní měna uvedená na prvním místě v abecedním pořadí. Pokud jsou například aktivní měny ADP a INR, bude výchozí měnou ADP. Vyberte jinou měnu podle potřeby.
Označuje, zda tato transakce reprezentuje náklady, které by měly být interně účtovány oddělením. Není-li tato možnost vybrána, nebude tato transakce pro účtování či fakturaci dostupná.
Pokud transakce nebyly zaneseny do WIP, můžete odstranit celý soubor transakcí přidružených k záznamu transakce nebo odstranit jednotlivé transakce z vybraného záhlaví poukázky.
Transakce lze také odstranit z nabídky modulu Finanční správa.
Postupujte takto:
Odstranění záhlaví poukázky
Záhlaví poukázek a jejich přidružené transakce budou odstraněny.
Odstranění transakce
Zobrazí se stránka se záznamem.
Vybraná transakce bude odstraněna.
Transakce probíhající práce jsou důležitou fází účetního procesu, která umožňuje změnit a zkontrolovat transakce před jejich vyfakturováním.
Transakce, které jsou k dispozici pro zanesení do WIP, nejsou zobrazeny automaticky. Nejprve musíte vyhledat transakce, které chcete zanést do WIP.
K dispozici jsou dva způsoby zanesení do WIP:
Postupujte takto:
Zobrazí se stránka Zanést do WIP.
Definuje určitý rozsah dat pro zanesení transakcí. Použijte funkci volby data k zanesení transakcí v určeném rozsahu dat.
Pokud chcete vrátit minulé nebo budoucí transakce, které se nachází mimo výchozí fiskální období, je třeba zadat hodnoty Od data a Do data.
Definuje finanční umístění přidružených transakcí. Můžete vybrat pouze umístění s transakcemi, které se vyřizují.
Definuje kódy klientů pro přidružené transakce.
Určuje projekty, ke kterým jsou transakce přidruženy.
Určuje zdroje, ke kterým jsou transakce přidruženy.
Určuje typ záznamu transakce. Slouží k zanesení transakcí podle záznamu transakce.
Hodnoty:
Určuje zdroj, který dal vzniknout výdaji.
Určuje, zda jsou zaneseny transakce práce. Zaškrtnutím políčka zanesete transakce pracovních zdrojů.
Výchozí: Zaškrtnuto
Určuje, zda budou do zanesení zahrnuty všechny materiálové transakce. Zaškrtněte toto políčko, chcete-li do zanesení zahrnout veškeré materiálové transakce.
Výchozí: Zaškrtnuto
Určuje, zda budou do zanesení zahrnuty všechny transakce vybavení. Zaškrtněte toto políčko, chcete-li do zaúčtování zahrnout veškeré transakce vybavení.
Výchozí nastavení: Zaškrtnuto.
Určuje, zda budou do zanesení zahrnuty všechny výdajové transakce. Zaškrtněte toto políčko, chcete-li do zanesení zahrnout veškeré výdajové transakce.
Výchozí nastavení: Zaškrtnuto
Všechny transakce, které odpovídají kritériím, jsou seskupeny do účtu transakce, například „Vše“ u úplného zanesení nebo „Umístění“ u výběrového zanesení na základě umístění. Je zobrazen celkový počet záznamů. Ve výchozím nastavení je políčko u tohoto účtu zaškrtnuté.
Tlačítko Přepočítat a zanést se na stránce Zanést do WIP zobrazuje pouze tehdy, když je povoleno více měn.
Transakce zanesené do WIP jsou k dispozici pro změny WIP a fakturaci oddělení. Pomocí změn WIP můžete měnit a opravovat zanesené transakce WIP. Můžete aktualizovat, vracet nebo převádět zanesené transakce WIP.
Změna WIP zajišťuje, že bude zaznamenána správná částka, kterou je možné zpětně vyúčtovat. Zanesené transakce WIP musí splňovat následující kritéria, aby je bylo možno měnit:
Poznámka: Pokud transakce nesplňuje některé z těchto kritérií, nelze ji změnit.
Když zadáte změnu WIP, přidá se transakce, která odkazuje na původní transakci, avšak nenahrazuje ji. Tato transakce změny je pozastavena a je nedostupná, dokud není schválena nebo zamítnuta.
Změny WIP jsou před schválením WIP dostupné pro tvorbu sestav. Změny WIP se zpracovávají v částce místní měny. Je-li povoleno více měn, při každém zadání změny WIP se částky měny aktualizují směnnými kurzy na základě data původní transakce. Do změny WIP můžete zadat záporné hodnoty.
Zanesené transakce WIP můžete upravit nebo změnit.
Postupujte takto:
Zobrazí se stránka vytváření.
Zobrazí se transakce, které odpovídají kritériím.
Zobrazí se stránka pro úpravy transakce.
Určuje datum transakce.
Určuje ID investice pro tuto transakci. Investice musí být finančně povolena.
Určuje název projektu nebo investice.
Určuje kód účtování projektu nebo úkolu. Můžete vybírat ze všech dostupných kódů účtování nebo z kódů účtování daného projektu.
Definuje ID zdroje přidruženého k transakci.
Zdroj může být osoba (pracovní zdroj), vybavení, materiál nebo výdaj. Závisí na typu zdroje, jehož náklady pro tuto transakci zpracováváte.
Definuje roli, pokud se pro transakci bude uplatňovat sazba na základě role nebo náklady na základě role. Typ zdroje pro roli se musí shodovat s typem zdroje pro přidružený zdroj.
Definuje třídu transakce zdroje. Pokud je ke zdroji přiřazena třída transakce, je tato hodnota vyplněna automaticky. V opačném případě vyberte třídu transakce.
Definuje kód typu vstupu zdroje. Pokud je ke zdroji přidružen typ vstupu, je toto pole vyplněno automaticky. V opačném případě vyberte typ vstupu.
Definuje počet jednotek pro výpočet celkových nákladů. Do tohoto pole lze zadat záporné číslo.
Určuje náklady přidružené k transakci. Je-li k vybrané investici, entitě či k výchozímu systémovému nastavení přidružena matice nákladů/sazeb, nechte toto pole prázdné. Budou použity náklady definované v matici nákladů/sazeb. V opačném případě zadejte skutečné náklady přidružené k transakci.
Není-li povoleno více měn, výchozí hodnotou je měna systému. Je-li povoleno více měn, pak je jako výchozí měna pro náklady transakce nastavena aktivní měna uvedená na prvním místě v abecedním pořadí. Pokud jsou například aktivní měny ADP a INR, bude výchozí měnou ADP. Vyberte jinou měnu podle potřeby.
Určuje účtovací sazbu přidruženou k transakci. Je-li k vybrané investici, entitě či k výchozímu systémovému nastavení přidružena matice nákladů/sazeb, nechte toto pole prázdné. Bude použita sazba definovaná v matici nákladů/sazeb. V opačném případě zadejte účtovací sazbu přidruženou k transakci.
Není-li povoleno více měn, výchozí hodnotou je měna systému. Je-li povoleno více měn, pak je jako výchozí měna pro sazby transakce nastavena aktivní měna uvedená na prvním místě v abecedním pořadí. Pokud jsou například aktivní měny ADP a INR, bude výchozí měnou ADP. Vyberte jinou měnu podle potřeby.
Definuje uživatelsky definované vlastnosti. Je k dispozici pro výběr pouze tehdy, pokud správce aplikace CA Clarity PPM vytvořil hodnoty z výčtu pomocí aplikace Studio.
Definuje typ výdajů, který určuje, jak bude poplatek zpracováván. Kapitálové výdaje se zaúčtovávají jinak než amortizace.
Označuje, zda tato transakce reprezentuje náklady, které by měly být interně účtovány oddělením. Není-li tato možnost vybrána, nebude tato transakce pro účtování či fakturaci dostupná.
Definuje jakékoli další informace o transakci.
Určuje, zda budou sazby přepočítány. Při zaškrtnutí políčka se znovu vypočítají sazby. Toto pole se zobrazí vždy, bez ohledu na volbu filtru.
Změny WIP jsou pozastaveny, dokud nejsou schváleny nebo zamítnuty.
Je-li povoleno více měn a došlo k úpravě kódu měny sazby, budou částky měny přidružené k transakci znovu vypočítány pomocí upraveného kódu měny.
Stornování zruší původní zanesenou transakci, dříve než bude účtována. Je-li povoleno více měn, částky měny stornování WIP se rovnají částkám v původní transakci.
Postupujte takto:
Zobrazí se transakce, které odpovídají kritériím.
Transakce je připravena ke schválení WIP.
Pokud se změní matice nákladů/sazeb a budete chtít finanční transakce přepočítat a načíst novou sazbu, proveďte změnu WIP vytvořením převodu WIP. Pak zaškrtněte políčko u možnosti Vypočítat nové sazby. Transakce používají aktuální sazbu matice nákladů/sazeb, která je přidružena k investici.
Převod umožňuje provést dávkové změny WIP u vybraných transakcí nebo dávkově převést transakce z jedné investice do druhé.
Chcete-li umožnit převod, musíte vyfiltrovat transakce podle podrobností transakce, které chcete změnit (nebo převést). Kromě rozsahu dat je třeba filtrovat podle alespoň jedné z následujících podrobností transakce:
Postupujte takto:
V seznamu se zobrazí transakce odpovídající kritériím.
Zobrazí se stránka pro převod transakcí.
Uvádí projekt, pro který byla transakce provedena.
Uvádí úkol přidružený k transakci.
Uvádí kód účtování přidružený k transakci.
Uvádí kód typu vstupu přidružený k transakci.
Uvádí zdroj, pro který se zanáší fakturace.
Uvádí třídu dané transakce.
Informace zobrazené v této části závisí na vybraném filtru.
Určuje nové datum pro transakci. Toto pole se zobrazí vždy, bez ohledu na volbu filtru. Vyberte datum pomocí funkce volby data.
Určuje investici, do které bude transakce převedena. Toto pole se zobrazí pouze v případě, že je jako filtr podrobností transakce vybrána položka ID investice.
Určuje úkol, do které bude transakce převedena. Toto pole se zobrazí pouze v případě, že je jako filtr podrobností transakce vybrána položka ID úkolu nebo ID investice.
Určuje kód účtování, do kterého bude transakce převedena. Toto pole se zobrazí pouze v případě, že je jako filtr podrobností transakce vybrána položka Kód účtování.
Určuje kód typu vstupu, do kterého bude transakce převedena. Toto pole se zobrazí pouze v případě, že je jako filtr podrobností transakce vybrána položka Kód typu vstupu.
Určuje zdroj, do které bude transakce převedena. Toto pole se zobrazí pouze v případě, že je jako filtr podrobností transakce vybrána položka ID zdroje.
Určuje, zda budou sazby přepočítány. Při zaškrtnutí políčka se znovu vypočítají sazby. Toto pole se zobrazí vždy, bez ohledu na volbu filtru.
Určuje třídu transakce, do které bude transakce převedena. Toto pole se zobrazí pouze v případě, že je jako filtr podrobností transakce vybrána položka Třída transakcí.
Zobrazí se stránka stavu přenosu. Pokud převod nebyl úspěšný, zobrazí se důvod selhání.
Všechny změny WIP musí být zkontrolovány a buď schváleny, nebo zamítnuty. Do určování toho, zda je změna WIP přesná, je často zapojen posuzovatel druhé úrovně.
Postupujte takto:
Zobrazí se stránka schválení úprav WIP.
Stránka s podrobnostmi změny WIP umožňuje porovnat původní transakci se změněnou transakcí.
Postupujte takto:
Zobrazí se podrobnosti změny WIP.
Všechny zanesené transakce jsou zobrazovány, aby bylo zajištěno, že jsou zaneseny řádně. Najdete-li chybu, můžete poplatky stornovat.
Postupujte takto:
Zobrazí se stránka se seznamem. Ve výchozím nastavení se transakce filtrují podle aktuální fiskálního časového období.
U vybraných transakcí je označeno, že poplatky by stornovány.
|
Copyright © 2013 CA.
Všechna práva vyhrazena.
|
|