Beispiel: Verwalten eines Vertrags

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Beispiel: Verwalten eines Vertrags

Das folgende Beispiel veranschaulicht wie die Document Management Company CA APM verwendet, um ihre Vertragsverpflichtungen bei ihren Anbietern einzuhalten. Wenn die Document Management Company alle Informationen über ihre Verträge hat, kann sie entscheiden, welches Unternehmen mit dem Vertrag verknüpft ist, wer den Vertrag verhandelt hat, welche Kosten mit dem Vertrag verbunden sind, wie lange der Vertrag läuft und welche Assets mit dem Vertrag verknüpft sind.

Diese Informationen bietet Document Management Company folgende Vorteile:

Hilft, die Besitzkosten für ein Asset zu reduzieren.
Hilft, bessere Kaufentscheidungen zu treffen.
Hilft, das beim Kauf von Assets vorhandene Risiko zu mindern.

Um einen Vertrag zu verwalten, gehen Sie wie folgt vor:

Überprüfen Sie die Rechtsdokumente in CA APM, um potenzielle Konsolidierungen und Einsparungen für Hardwareverträge festzustellen.
Der Vertragsmanager meldet sich bei CA APM an und überprüft die mit allen Verträgen verbundene Beendigungsgebühr. Beendigungsgebühren sind einmalige Kosten, die die Document Management Company zahlen muss, wenn sie einen Hardwarevertrag nicht fortsetzt.
Überprüfen Sie die Vertragsdetails der Rechtsdokumente, um zu entscheiden, welche Vereinbarungen eine geringere Strafgebühr beinhalten.
Der Vertragsmanager überprüft Vertragsanfangsdatum, Enddatum, Kostenstelle, Lokation, Verhandlungspartner und ursprünglichen Requestor. Diese Informationen sollten unbedingt überprüft werden, weil Verträge schon vor vielen Jahren unterschrieben worden sein können.
Überprüfen Sie die mit dem Vertrag verbundenen Kosten.
Der Vertragsmanager überprüft die Kosten, um festzustellen, ob der Anbieter die Rechnung richtig stellt, und um den bezahlten Gesamtbetrag für den Vertrag und künftige Zahlungen zu bestimmen. Die Informationen können für die Finanzplanung und Prognosen verwendet werden.
Überprüfen Sie den Statusverlauf für den Vertrag.
Der Vertragsmanager überprüft die verschiedenen Phasen von Vertragsprüfung (intern und extern), um zu entscheiden, ob wichtige Änderungen seit der Zeit, als der Vertrag unterschrieben und ausgeführt wurde, auftraten.
Überprüfen Sie die Änderungshistorie des Vertrags.
Der Vertragsmanager überprüft die Änderungshistorie des Vertrags, um alle Änderungen zu sehen, wann die Änderungen gemacht wurden, und wer die Änderungen machte.
Überprüfen Sie die Vertragsbedingungen.
Bei der Stornierung kann ein Vertrag, besonders ein Leasing-Vertrag, große finanzielle Auswirkungen auf Document Management Company haben. Alle Assets müssen dem Anbieter zurückgegeben werden und den Mitarbeitern müssen neue Assets verschafft werden. Der Vertragsmanager überprüft die Bestimmungen und Bedingungen und entscheidet, dass es unerschwinglich für Document Management Company wäre, den Leasing-Vertrag zu beenden.
Überprüfen Sie ein eingescanntes Dokument des ursprünglichen Vertrags.
Der Vertragsmanager überprüft ein eingescanntes Dokument des ursprünglichen Vertrags, um eine gründliche Prüfung des Vertrags durchzuführen.
Überprüfen Sie Ergänzungen, Änderungen und übergeordnete Rechtsdokumente leitend, die mit dem Vertrag verknüpft sind.
Der Vertragsmanager überprüft Ergänzungen, Änderungen, übergeordnete Rechtsdokumente und andere zugeordnete Anhänge zum Vertrag, um die Kaufentscheidungen zu optimieren.