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Beispiel: Verwalten eines Leasing-Vertrags

Das folgende Beispiel veranschaulicht, wie die Document Management Company CA APM verwendet, um einem bestimmten Leasing-Vertrag zugeordnete Laptops zu verfolgen und zu verwalten. Wenn die Document Management Company alle Informationen über ihre geleasten Assets hat, weiß sie, wann ein Leasing-Vertrag abläuft, welches die ursprüngliche Leasing-Konfiguration war, wo sich die geleasten Assets befinden und welche Zahlungen mit dem Leasing-Vertrag verbunden sind.

Diese Informationen bietet Document Management Company folgende Vorteile:

• Hilft, die Kosten beim Fortsetzen des Leasing-Vertrags zu reduzieren (möglicherweise durch eine höhere Rate).
• Hilft, das Risiko zu reduzieren, ein geleastes Asset auszahlen zu müssen (den vollen Betrag des Assets zu bezahlen), wenn das Asset nicht gefunden werden kann.

Um einen Leasing-Vertrag zu verwalten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Überprüfen Sie die Rechtsdokumente in CA APM.

   Der Asset-Manager hat den Asset-Administrator darum gebeten, eine Übersicht über die Laptops anzugeben, deren Leasing-Vertrag in den nächsten drei Monaten abläuft. Diese Information hilft dabei, den Empfang und die Bereitstellung von neuen Laptops und Servern zu planen.

2. Überprüfen Sie den Leasing-Vertrag.

   Die Document Management Company least Laptops von Dell, und die Asset-Administratoren suchen nach allen Verträgen von Dell. Zwei aktive Verträge sind vorhanden, und der Asset-Administrator überprüft die folgende Informationen über den Leasing-Vertrag:

   • Vertragsbedingungen. Passen Sie als eine Best Practice die Vertragsbedingungen an die im Vertrag verwendeten Worte an. Wenn die Vertragsbedingungen auf diese Weise verwendet werden, kann die Document Management Company Rechtsdokumente auf bestimmte Elementen überprüfen und durchsuchen.
   • Start- und Enddatum
   • Interner Kontakt
3. Überprüfen Sie die Asset-Informationen für die Laptops, die mit dem Leasing-Vertrag verknüpft sind.

   Der Asset-Administrator überprüft die Asset-Informationen und sieht, dass die Laptops mit 2 GByte Speicher gekauft wurden, welchem Mitarbeiter jeder Laptop zugewiesen wurde und wo sich jeder Laptop befindet.

4. Überprüfen Sie die ermittelten Informationen über die Laptops in CA Asset Inventory Manager.

   CA APM und CA Asset Inventory Manager sind integriert, und der Asset-Administrator verwendet CA Asset Inventory Manager, um die ermittelten Informationen über die Laptops zu überprüfen. Der Asset-Administrator kann sehen, dass ein bestimmter Laptop im Leasing-Vertrag mit 2 GByte Speicher gekauft wurde und ein Upgrade auf 4 GByte Speicher durchgeführt wurde. Der Asset-Administrator überprüft auch die Speicherkapazität und die Software, die auf den Laptops installiert ist, um zu entscheiden, ob ein Upgrade notwendig ist. Der Asset-Administrator überprüft außerdem die hinzugefügten Komponenten, um sicherzustellen, dass ein Laptop dem Anbieter nicht mit Komponenten zurückgegeben wird, die bezahlt wurden.

5. Suchen Sie in CA APM nach allen mit Dell-Leasing verknüpften Laptops.

   Der Asset-Administrator sucht nach allen mit dem Dell-Leasing verknüpften Laptops, und kann alle Leasing-Verträge sehen, die demnächst ablaufen, wo die Assets sich befinden, den Kontakt und das jeweilige Enddatum.

6. Exportieren Sie die Suchergebnisse in eine CSV-Datei in CA APM.

   Der Asset-Administrator exportiert die Leasing-Informationen in eine CSV-Datei und sendet die Informationen dem Asset-Manager.