Exemplo: como gerenciar um contrato

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Exemplo: como gerenciar um contrato

O exemplo a seguir ilustra como a Empresa de Gerenciamento de Documentos usa o CA APM para cumprir suas obrigações contratuais para com seus fornecedores. Quando a Empresa de Gerenciamento de Documentos tem todas as informações sobre seus contratos, é possível determinar qual empresa está associada ao contrato, quem negociou o contrato, os custos associados ao contrato, a duração do contrato e os ativos associados ao contrato.

Essas informações fornecem à Empresa de Gerenciamento de Documentos os benefícios a seguir:

Ajuda a reduzir o custo de propriedade de um ativo.
Ajuda a tomar melhores decisões de compra.
Ajuda a reduzir os riscos envolvidos na compra de ativos.

Para gerenciar um contrato, execute as etapas a seguir:

Revise os documentos jurídicos no CA APM para investigar possíveis economias e consolidações nos contratos de hardware.
O gerente de contratos efetua logon no CA APM e revisa as taxas de rescisão associadas a todos os contratos. As taxas de rescisão são custos de uma única vez que a Empresa de Gerenciamento de Documentos deve pagar para descontinuar qualquer contrato de hardware.
Revisar os detalhes dos contratos dos documentos jurídicos para determinar quais acordos oferecem uma penalidade menor.
O gerente de contratos revisa a data de início, a data de término, o centro de custo, o local, o negociador e o solicitante original do contrato. Essas informações são importantes de se verificar porque os contratos podem ter sido assinados muitos anos antes da data atual.
Revisar os custos associados ao contrato.
O gerente de contratos revisa os custos para verificar se o fornecedor está faturando corretamente e para determinar a quantia total paga pelo contrato e os pagamentos futuros. As informações podem ser usadas para orçamento e previsão.
Revisar o histórico de status do contrato.
O gerente de contratos analisa os vários estágios de revisão do contrato (interna e externa) para determinar se alterações importantes ocorreram desde o momento em que o contrato foi assinado e executado.
Revisar o histórico de auditoria do contrato.
O gerente de contratos revisa o histórico de auditoria do contrato para ver todas as alterações, quando elas foram feitas e quem as fez.
Revisar os termos e condições do contrato.
Cancelar um contrato, especialmente uma concessão, pode ter um grande impacto financeiro sobre a Empresa de Gerenciamento de Documentos. Todos os ativos têm de ser retornados ao fornecedor e os novos ativos devem ser fornecidos aos funcionários. O gerente de contratos revisa os termos e condições, e determina que é financeiramente proibitivo a Empresa de Gerenciamento de Documentos cancelar a concessão.
Revisar um documento digitalizado do contrato original.
O gerente de contratos analisa um documento digitalizado do contrato original para fazer uma revisão completa do contrato.
Revisar todas as adições, emendas e documentos jurídicos regentes que estejam associados ao contrato.
O gerente de contratos revisa todas as adições, emendas, documentos jurídicos regentes e outros anexos associados ao contrato para melhorar a decisões sobre compras.