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Exemplo: como gerenciar uma concessão

O exemplo a seguir ilustra como a Empresa de Gerenciamento de Documentos usa o CA APM para acompanhar e gerenciar os laptops atribuídos a um contrato de concessão específico. Quando a Empresa de Gerenciamento de Documentos tem todas as informações sobre seus ativos de concessão, é possível compreender quando uma concessão expira, a configuração original da concessão, onde os ativos de concessão estão localizados e compreender os pagamentos associados à concessão.

Essas informações fornecem à Empresa de Gerenciamento de Documentos os benefícios a seguir:

• Ajuda a reduzir o custo de continuar uma concessão (possivelmente a uma taxa mais alta).
• Ajuda a reduzir o risco de fazer uma opção de compra de uma concessão (pagando o valor integral do ativo) se o ativo não puder ser encontrado.

Para gerenciar uma concessão, execute as etapas a seguir:

1. Revisar os documentos jurídicos no CA APM.

   O gerente de ativos solicitou ao administrador de ativos o fornecimento de uma visão geral dos laptops cujas concessões irão expirar no próximos três meses. As informações ajudam a planejar a chegada e a implantação de novos laptops e servidores.

2. Revisar o contrato de concessão.

   A Empresa de Gerenciamento de Documentos tem laptops concessionados da Dell, e o administrador de ativos pesquisa todos os contratos da Dell. Existem dois contratos ativos, e o administrador de ativos analisa as informações a seguir sobre o contrato de concessão:

   • Termos e condições. Como prática recomendada, corresponda os termos e condições com as palavras usadas no contrato. Quando os termos e condições são usados dessa forma, a Empresa de Gerenciamento de Documentos pode revisar e pesquisar documentos jurídicos por itens específicos.
   • Data de início e de término
   • Contato interno
3. Revisar as informações de ativo dos laptops que estão associados ao contrato de concessão.

   O administrador de ativos revisa as informações de ativos e pode ver que os laptops foram comprados com 2 GB de memória, o funcionário ao qual cada laptop está atribuído e onde cada laptop está localizado.

4. Revisar as informações detectadas sobre os laptops no CA Asset Inventory Manager.

   O CA APM e o CA Asset Inventory Manager estão integrados, e o administrador de ativos usa o CA Asset Inventory Manager para revisar as informações detectadas sobre os laptops. O administrador de ativos pode ver que um determinado laptop na concessão foi comprado com 2 GB de memória e foi atualizado para 4 GB de memória. O gerente de ativos também verifica a capacidade de armazenamento e o software que está instalado nos laptops para determinar se é necessário fazer uma atualização. O administrador de ativos também analisa os componentes adicionados para evitar o retorno de um laptop ao fornecedor com componentes pelos quais a empresa pagou.

5. Pesquisar todos os laptops relacionados à concessão da Dell no CA APM.

   O administrador de ativos pesquisa todos os laptops relacionados à concessão da Dell, e pode ver todas as concessões que estão programadas para terminar, onde os ativos estão localizados, o contato e a data de término específica.

6. Exportar os resultados da pesquisa para um arquivo CSV no CA APM.

   O administrador de ativos exporta as informações da concessão para um arquivo CSV e envia as informações para o gerente de ativos.