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例： 契約を管理する方法

以下の例では、Document Management Company が CA APM を使用して、ベンダーに対する契約上の義務を果たす過程を説明しています。 Document Management Company では、契約に関する情報をすべて把握することで、契約に関連付けられている会社、契約交渉担当者、契約と関連付けられたコスト、契約期間、および契約に関連付けられたアセットを特定できるようになりました。

この情報によって、Document Management Company に以下の利点がもたらされました。

• アセットを所有するコストを軽減できた。
• より的確な購入決定ができた。
• アセット購入にかかわるリスクを軽減できた。

契約を管理するには、以下の手順に従います。

1. CA APM でリーガル ドキュメントを確認し、ハードウェア契約の統合と節約が可能かどうかを調査します。

   契約管理者は CA APM にログインし、すべての契約に関連付けられた契約解除手数料を確認しました。 契約解除手数料は、あらゆるハードウェア契約の中止に対して Document Management Company が支払う義務のある 1 回限りのコストです。

2. リーガル ドキュメントの契約詳細を確認し、どの契約のペナルティが低いかを判断します。

   契約管理者は、契約の開始日、終了日、コスト センター、ロケーション、交渉担当者、および元の要求者を確認しました。 契約の署名が現在の日付の何年も前であったため、これらの情報の確認は重要です。

3. 契約に関連付けられたコストを確認します。

   契約管理者は、コストを調べて、ベンダーからの請求が正確かどうかを確認し、契約の支払い済み合計金額と今後の支払いを特定しました。 これらの情報は、予算作成や予測にも使用できます。

4. 契約のステータス履歴を確認します。

   契約管理者は、契約レビュー（社内および社外）の各種段階を調べ、契約が署名締結された時点から重要な変更が発生していないかどうかを特定しました。

5. 契約の監査履歴を確認します。

   契約管理者は、契約の監査履歴を確認し、すべての変更と、変更時期、変更担当者を把握しました。

6. 契約の条件を確認します。

   契約のキャンセルは、特にリースの場合、Document Management Company に大きな財務的影響を与える可能性があります。 アセットをすべてベンダーに返却する必要があり、新たにアセットを社員に支給する必要が生じます。 契約管理者は、契約条件を確認し、リースをキャンセルした場合 Document Management Company に法外なコストがかかることを特定しました。

7. 元の契約をスキャンしたドキュメントを確認します。

   契約管理者は、元の契約をスキャンしたドキュメントを確認し、契約を詳細な見直しを行いました。

8. 契約に関連付けられたあらゆる追加、改正、および規程リーガル ドキュメントを確認します。

   契約管理者は、あらゆる追加、改正、規程リーガル ドキュメント、およびその他の契約に関連する添付ファイル確認し、より的確な購入決定ができました。