Esempio: Come gestire un contratto

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Esempio: Come gestire un contratto

L'esempio di seguito mostra come l'Azienda di Gestione della documentazione utilizza CA APM per soddisfare gli obblighi contrattuali dei propri fornitori. Quando l'Azienda di Gestione della documentazione ha tutte le informazioni sui contratti, l'azienda può determinare quale azienda è associata al contratto, chi ha negoziato il contratto, i costi associati al contratto, la durata del contratto e gli asset associati al contratto.

Queste informazioni forniscono all'Azienda di Gestione della documentazione i seguenti vantaggi:

contribuiscono a ridurre il costo di proprietà di un asset.
contribuiscono a prendere decisioni di acquisto migliori.
contribuiscono a ridurre il rischio coinvolto nell'acquisto di asset.

Per gestire un contratto, completare le fasi seguenti:

Rivedere i documenti legali in CA APM per rilevare il consolidamento e i risparmi potenziali per i contratti dell'hardware.
Il responsabile di contratto accede a CA APM e rivede i costi di rescissione associati a tutti i contratti. I costi di rescissione sono costi unici che l'Azienda di Gestione della documentazione deve pagare per interrompere qualsiasi contratto hardware.
Rivedere i dettagli del contratto per i documenti legali per determinare quali accordi offrono una penalità inferiore.
Il responsabile di contratto rivede la data di inizio del contratto, la data di fine, il centro costato, la ubicazione, il negoziatore e il richiedente originale. Queste informazioni sono importanti perché i contratti possono essere stati firmati molti anni prima della data corrente.
Rivedere i costi associati al contratto.
Il responsabile di contratto rivede i costi per verificare che il fornitore sta fatturando correttamente, e per determinare l'importo totale pagato per il contratto e per i pagamenti futuri. È possibile utilizzare le informazioni per fare un bilancio e una previsione di spesa.
Rivedere la cronologia di stato per il contratto.
Il manager di contratto rivede le varie fasi di revisione del contratto (interne ed esterne) per determinare se si sono verificate modifiche importanti dalla firma ed esecuzione del contratto.
Rivedere la cronologia di audit del contratto.
Il responsabile di contratto rivede la cronologia di audit del contratto per rilevare le eventuali modifiche, quando le modifiche sono state fatte e chi le ha fatte.
Rivedere i termini e condizioni per il contratto.
Annullando un contratto, specialmente un lease può avere un notevole impatto finanziario sull'Azienda di Gestione della documentazione. È necessario ripristinare tutti gli asset al fornitore e fornire nuovi asset ai dipendenti. Il manager di contratto rivede i termini e condizioni e determina se è troppo costoso per l'Azienda di Gestione della documentazione annullare il contratto.
Rivedere un documento scansionato del contratto originale.
Il responsabile di contratto rivede un documento scansionato del contratto originale per eseguire una revisione approfondita del contratto.
Rivedere qualsiasi aggiunta, emendamento e documenti legali di regolamentazione associati al contratto.
Il responsabile di contratto rivede qualsiasi aggiunta, emendamento, documento legale di regolamentazione e altri allegati associati al contratto per migliorare le decisioni di acquisto.