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Esempio: Come gestire un lease

Il seguente esempio mostra come l'Azienda di Gestione della documentazione usa CA APM per tenere traccia e gestire i computer portatili assegnati a un contratto di lease specifico. Quando l'Azienda di Gestione della documentazione ha tutte le informazioni sugli asset concessi in lease, può capire quando il lease scade, la configurazione originale del lease e capire dove si trovano gli asset e i pagamenti associati al lease.

Queste informazioni forniscono all'Azienda di Gestione della documentazione i seguenti vantaggi:

• contribuiscono a ridurre il costo di continuazione di un lease (possibilmente a un tasso più elevato).
• contribuiscono a ridurre il rischio di rilevare la quota di un lease (pagando il valore completo dell'asset) se non è possibile trovare l'asset.

Per gestire un lease, procedere come segue:

1. Rivedere i documenti legali in CA APM.

   Il manager di asset chiede all'amministratore di asset di fornire una panoramica sui computer portatili il cui contratto scade nei tre mesi successivi. Le informazioni permettono di pianificare l'arrivo e la distribuzione di nuovi computer portatili e server.

2. Rivedere il contratto di lease.

   L'Azienda di Gestione della documentazione affitta i computer portatili da Dell, e l'amministratore di asset cerca tutti i contratti da Dell. Esistono due contratti attivi e l'amministratore di asset rivede le seguenti informazioni sul contratto di lease:

   • Termini e condizioni. Come buona pratica, confrontare i termini e condizioni con le parole usate nel contratto. Se i termini e condizioni sono usati in questo modo, l'Azienda di Gestione della documentazione può rivedere e cercare i documenti legali per elementi specifici.
   • Data di inizio e di fine
   • Contatto interno
3. Rivedere le informazioni di asset per i computer portatili che sono associati al contratto di lease.

   L'amministratore di asset rivede le informazioni sugli asset e può vedere che i computer portatili sono stati acquistati con 2 GB di memoria, il dipendente cui il computer portatile è stato assegnato e la ubicazione di ogni computer portatile.

4. Consultare le informazioni rilevate sui computer portatili in CA Asset Inventory Manager.

   CA APM e CA Asset Inventory Manager sono integrati e l'amministratore di asset usa CA Asset Inventory Manager per rivedere le informazioni rilevate sui computer portatili. L'amministratore di asset può vedere che un computer portatile specifico nel contratto è stato acquistato con 2 GB di memoria ed è stato aggiornato a 4 GB di memoria. Il manager di asset rivede inoltre la capacità di archiviazione e il software installato sui computer portatili per determinare se è necessario un aggiornamento. L'amministratore di asset rivede inoltre i componenti aggiunti per prevenire la restituzione di un computer portatile al fornitore per i componenti che sono stati pagati.

5. Ricerca tutti i computer portatili riferiti nel contratto di Dell in CA APM.

   L'amministratore di asset ricerca tutti i computer portatili riferiti nel lease di Dell e può vedere tutti i lease in scadenza, la ubicazione in cui si trovano gli asset, il contatto e la data di fine specifica.

6. Esportare i risultati della ricerca su un file CSV in CA APM.

   L'amministratore di asset esporta le informazioni di lease su un file CSV e invia le informazioni al manager di asset.