Un ruolo utente è il record principale che controlla la protezione e la navigazione mediante l'interfaccia utente per il prodotto. Ogni ruolo definisce una vista specifica del prodotto che mostra solo le funzionalità necessarie agli utenti per l'esecuzione delle attività assegnate normalmente ai loro ruoli nella propria organizzazione aziendale. Il ruolo predefinito per un utente, insieme alla configurazione dell'interfaccia utente, determina gli elementi visualizzati dall'utente quando effettua l'accesso al prodotto. Un utente può appartenere ad un unico ruolo.
Definire i ruoli utente per applicare i diritti di accesso al repository funzionali e a livello di campo. L'amministratore determina e assegna il livello di accesso richiesto per ciascun ruolo. Raggruppare gli utenti con la stessa funzione lavorativa e assegnare loro il ruolo corrispondente. L'assegnazione di un ruolo impedisce agli utenti di eseguire attività non autorizzate come aggiungere o cancellare i dati. Ad esempio, gli utenti con un ruolo di amministratore necessitano dell'accesso completo a tutti i record, mentre gli utenti con un ruolo di tecnico asset di un accesso limitato a un numero inferiore di record.
Nota: il prodotto contiene un ruolo di amministratore di sistema predefinito che può essere utilizzato per creare più ruoli.
È possibile eseguire diverse attività per impostare e gestire i ruoli utente:
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