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Exemple : Gestion d'un contrat

L'exemple suivant illustre comment Société de gestion de documents utilise CA APM pour remplir ses obligations contractuelles vis-à-vis de ses fournisseurs. Si Société de gestion de documents dispose de toutes les informations sur les contrats, elle peut déterminer plusieurs éléments : société associée au contrat, négociateur du contrat, coûts associés au contrat, durée du contrat et actifs associés au contrat.

Ces informations présentent plusieurs avantages pour Société de gestion de documents :

• Réduction du coût de possession des actifs
• Amélioration des décisions d'achat
• Réduction des risques liés à l'achat d'actifs

Pour gérer un contrat, procédez comme suit :

1. Vérifiez les documents juridiques dans CA APM pour examiner le rapprochement potentiel et les économies pour des contrats de matériel.

   Le gestionnaire de contrats se connecte à CA APM et vérifie les indemnités de résiliation associées à tous les contrats. Les indemnités de résiliation sont des coûts uniques que Société de gestion de documents doit payer pour mettre fin à un contrat de matériel.

2. Vérifiez les détails du contrat pour les documents juridiques afin de déterminer les accords qui présentent le moins de pénalités.

   Le gestionnaire de contrats vérifie la date de début de contrat, la date de fin, le centre de coûts, l'emplacement, le négociateur et le demandeur d'origine. Il est important de vérifier ces informations que parce que les contrats ont pu être signés de nombreuses années auparavant.

3. Vérifiez les coûts associés au contrat.

   Le gestionnaire de contrats vérifie les coûts pour vérifier si le fournisseur facture correctement et déterminer le montant total payé pour le contrat et les paiements futurs. Vous pouvez utiliser les informations pour la budgétisation et les prévisions.

4. Vérifiez l'historique de statut pour le contrat.

   Le gestionnaire de contrats vérifie les diverses étapes de l'examen de contrat (interne et externe) pour déterminer si des changements importants se sont produits depuis la signature et l'exécution du contrat.

5. Vérifiez l'historique d'audit du contrat.

   Le gestionnaire de contrats vérifie l'historique d'audit du contrat pour voir tous les changements, le moment où les changements ont été apportés et qui les a apportés.

6. Vérifiez les termes et conditions du contrat.

   L'annulation d'un contrat (notamment d'un bail) peut avoir un impact financier important sur Société de gestion de documents. Tous les actifs doivent être renvoyés au fournisseur et de nouveaux actifs doivent être fournis aux employés. Le gestionnaire de contrats analyse les termes et conditions avant de déterminer si l'annulation du bail serait trop coûteuse pour Société de gestion de documents.

7. Travaillez sur une copie scannée du contrat d'origine.

   Le gestionnaire de contrats vérifie une copie scannée du contrat d'origine pour analyser consciencieusement le contrat.

8. Vérifiez les ajouts, modifications et documents juridiques applicables qui sont associés au contrat.

   Le gestionnaire de contrats vérifie les ajouts, modifications, documents juridiques applicables et autres pièces jointes associées au contrat pour améliorer les décisions d'achat.