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Exemple : Gestion d'un contrat de bail

L'exemple suivant illustre comment Société de gestion de documents utilise CA APM pour assurer le suivi et la gestion des ordinateurs portables affectés à un contrat de bail spécifique. Si Société de gestion de documents dispose de toutes les informations nécessaires sur ses actifs loués, elle peut connaître la date d'expiration du bail, la configuration originale du bail, l'emplacement des actifs loués et les paiements associés au bail.

Ces informations présentent plusieurs avantages pour Société de gestion de documents :

• Réduction du coût lié au renouvellement d'un bail (certainement à un taux plus élevé)
• Réduction des risques liés au rachat d'un bail (impliquant le paiement du montant total de l'actif) si l'actif est introuvable

Pour gérer un bail, procédez comme suit :

1. Vérifiez les documents juridiques dans CA APM.

   Le responsable des actifs a demandé à l'administrateur d'actifs de répertorier les ordinateurs portables pour lesquels le bail expire au cours des trois prochains. Ces informations permettent de planifier la réception et le déploiement de nouveaux ordinateurs portables et serveurs.

2. Vérifiez le contrat de bail.

   Société de gestion de documents loue des ordinateurs portables à Dell et l'administrateur d'actifs recherche tous les contrats de Dell. Deux contrats actifs existent et l'administrateur d'actifs vérifie les informations suivantes à propos du contrat de location :

   • Termes et conditions. Nous vous recommandons d'utiliser les mêmes termes et conditions que ceux utilisés dans le contrat. En utilisant des termes et conditions de manière uniforme, Société de gestion de documents peut vérifier et rechercher des éléments spécifiques dans les documents juridiques.
   • Date de début et de fin
   • Contact interne
3. Vérifiez les informations sur l'actif pour les ordinateurs portables qui sont associés au contrat de bail.

   L'administrateur d'actifs vérifie les informations sur l'actif et peut voir que les ordinateurs portables ont été achetés avec 2 Go de mémoire, connaître l'employé auquel l'ordinateur portable est affecté et le lieu où il se trouve.

4. Vérifiez les informations détectées à propos des ordinateurs portables dans CA Asset Inventory Manager.

   CA APM et CA Asset Inventory Manager sont intégrés et l'administrateur d'actifs utilise CA Asset Inventory Manager pour vérifier les informations détectées à propos des ordinateurs portables. L'administrateur d'actifs peut voir qu'un ordinateur portable spécifique dans le bail a été acheté avec 2 Go de mémoire et mis à niveau vers 4 Go de mémoire. L'administrateur d'actifs vérifie également la capacité de stockage et le logiciel installé sur les ordinateurs portables pour déterminer si une mise à niveau est nécessaire. L'administrateur d'actifs vérifie également les composants ajoutés pour éviter de renvoyer un ordinateur portable au fournisseur avec des composants qui ont été achetés.

5. Recherchez tous les ordinateurs portables liés au bail de Dell dans CA APM.

   L'administrateur d'actifs recherche tous les ordinateurs portables associés au bail de Dell et peut voir tous les baux qui arrivent à leur terme, l'endroit où se trouvent les actifs, le contact et la date de fin spécifique.

6. Exportez les résultats de la recherche vers un fichier CSV dans CA APM.

   L'administrateur d'actifs exporte les informations de bail vers un fichier CSV et envoie les informations au responsable des actifs.