Ejemplo: cómo gestionar un contrato

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Ejemplo: cómo gestionar un contrato

El ejemplo siguiente ilustra cómo Compañía de gestión de documentos utiliza CA APM para cumplir las obligaciones contractuales adquiridas con sus distribuidores. Cuando Compañía de gestión de documentos tiene toda la información de sus contratos, puede determinar qué compañía está asociada con cada contrato, quien lo negoció, los costes asociados, la duración del contrato y los activos asociados.

Esta información proporciona a Compañía de gestión de documentos las ventajas siguientes:

Permite reducir el coste de poseer un activo.
Permite tomar mejores decisiones de compra.
Permite reducir el riesgo que implica la compra de activos.

Para gestionar un contrato, lleve a cabo los pasos siguientes:

Revisión de los documentos legales en CA APM para averiguar cualquier posible consolidación y ahorro con los contratos de hardware.
El gestor de contratos inicia sesión en CA APM y revisa los gastos de cancelación asociados con todos los contratos. Los gastos de cancelación son cargos únicos que Compañía de gestión de documentos debe pagar si quiere interrumpir cualquier contrato de hardware.
Revisión de los detalles contractuales de los documentos legales para determinen qué acuerdos ofrecen una sanción menor.
El gestor de contratos revisa la fecha de inicio del contrato, la fecha de finalización, el centro de costes, la ubicación, el negociador y el solicitante original. Es importante comprobar esta información ya que los contratos pueden haberse firmado hace muchos años.
Revisión de los costes asociados al contrato.
El gestor de contratos revisa los costes para comprobar que la facturación del distribuidor es correcta y para determinar la cantidad total pagada por el contrato y los pagos futuros. La información se puede utilizar para la preparación de presupuestos y estimaciones.
Revisión del historial del estado del contrato.
El gestor de contratos revisa las distintas etapas de revisión del contrato (internas y externas) para determinar si ha habido cambios importantes desde que se firmó el contrato hasta que se ejecutó.
Revisión del historial de auditoría del contrato.
El gestor de contratos revisa el historial de auditoría del contrato para ver todos los cambios, cuándo se hicieron y quiénes los realizaron.
Revisión de los términos y condiciones del contrato.
La cancelación de un contrato, especialmente uno de arrendamiento, puede tener un gran impacto financiero sobre Compañía de gestión de documentos. Se deben devolver al distribuidor todos los activos y se deben proporcionar nuevos activos a los empleados. El gestor de contratos revisa los términos y condiciones y determina que el coste de cancelación del arrendamiento es demasiado elevado para Compañía de gestión de documentos.
Revisión de un documento escaneado del contrato original.
El gestor de contratos revisa un documento escaneado del contrato original para realizar una revisión exhaustiva de éste.
Revisión de cualquier adición, modificación y documento legal regulador asociado al contrato.
El gestor de contratos revisa todas las adiciones, modificaciones, documentos legales reguladores y otros archivos adjuntos asociados al contrato para mejorar las decisiones de compra.