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Création d'une révision de budget

Le plan de coûts approuvé devient le plan budgétaire d'un investissement. En raison des modifications que peuvent subir les éléments d'un investissement, vous pouvez réviser certaines parties du budget ou le remplacer entièrement.

Vous pouvez effectuer deux types de révisions pour un plan budgétaire approuvé :

Révision de plan budgétaire fusionnée

• Soumettez un plan de coûts avec de nouveaux postes et fusionnez les modifications avec le plan budgétaire existant.
• Soumettez une partie d'un plan de coûts en modifiant les dates de début et de fin pour la soumission, ou mettez à jour les valeurs de champ des périodes. Vous pouvez soumettre uniquement les périodes modifiées et les fusionner avec le budget.

Révision de plan budgétaire de remplacement

• Soumettez un plan de coûts contenant des postes supprimés et remplacez le budget pour supprimer ces postes du plan budgétaire.
• Créez un plan de coûts à l'aide d'attributs de groupement ou de types de période différents, puis remplacez le budget.

Les deux types de révision fournissent un historique d'approbation. Toutefois, la fonctionnalité de remplacement vous permet de supprimer des postes obsolètes et de réviser des attributs de groupement et des périodes fiscales.

Lorsque vous soumettez un plan de coûts qui révise un budget existant, vous devez indiquer si vous souhaitez fusionner ou remplacer ce budget à l'aide de la liste déroulante Option Soumettre. Ce champ s'affiche uniquement si un ou plusieurs budgets approuvés existent. Si le nouveau plan de coûts a une structure différente de celle du budget existant, l'option Remplacer est la seule disponible.

Lorsqu'un plan de coûts est approuvé, il devient un plan budgétaire révisé portant un nouveau numéro de version. Vous pouvez afficher la version précédente du budget, qui est enregistrée séparément. Vous ne pouvez pas modifier les plans budgétaires précédents, ni les plans budgétaires approuvés actuels.

Le diagramme suivant décrit la procédure de création d'une révision de budget par un administrateur financier.

Exemple : révision du plan budgétaire de Forward, Inc.

Le scénario suivant illustre les options de mise à jour du plan budgétaire. Forward Inc. a un nouveau projet prévu ultérieurement cette année. Alice, en charge de la gestion du projet, a déjà créé un plan de coûts (ProjectA_estimatedCP-00) avec les rôles requis et les coûts estimés.

Elle a besoin des rôles suivants :

• Un architecte logiciel
• Trois ingénieurs en informatique Java
• Deux ingénieurs testeurs

Alice n'a pas encore affecté de personnel au projet. Dans le plan de coûts qu'elle a soumis, elle a ajouté des rôles pour chacune des positions et a rempli le plan de coûts pour les six mois du projet.

Lors de la création du plan de coûts, Alice a utilisé les propriétés suivantes :

• Attributs de groupement : rôle
• Type de période : Trimestriel(le)
• Dates de début et de fin : 2 juillet et 31 décembre

Elle a soumis les estimations pour approbation en tant que plan budgétaire actuel. Le chef de produits d'Alice a approuvé le budget estimé. Il sait que le budget est susceptible d'être modifié avant le début du projet.

Effectuez les opérations suivantes pour créer une révision du budget :

1. Vérifiez la configuration requise.
2. Révisez le plan budgétaire :
   • Fusionnez les modifications avec le plan budgétaire :
     • Ajoutez des postes au budget.
     • Modifiez les valeurs de période du budget.
   • Remplacez le plan budgétaire :
     • Supprimez des postes du budget.
     • Remplacez le budget par un nouveau plan de coûts.
3. Vérifiez le plan budgétaire révisé.