Työryhmät (projektit ja investoinnit) › Resurssipyyntöjen hallitseminen › Tarkastele ehdotettuja varauksia ja varaa ne

Tarkastele ehdotettuja varauksia ja varaa ne

Resurssipyyntöön voi olla liitetty useita varauksia. Jokainen resurssipyynnön nimiluetteloon lisäämäsi resurssi on varaus. Varaus on vain kirjaus siitä, että resurssi on liitetty nimiluetteloon, ja se sisältää ajan, jonka resurssi on varattu projektiin. Varauksen tila määrittää, onko resurssi ehdotettu, hylätty vai varattu projektiin.

Kun resurssin vastuuhenkilö on käsitellyt resurssipyynnön, pyynnön tekijä saa ilmoituksen siitä, että joku on täyttänyt resurssipyynnön kokonaan tai osittain. Voit tarkastella tarjottujen resurssien tietoja. Näet myös, mitkä henkilöstövaatimukset ovat Ehdotettu-tilassa, eli mille resurssipyynnölle resurssinvastaava on jo ehdottanut varauksia. Resurssia ei ole varattu sitovasti, koska et ole vielä hyväksynyt ehdotuksia. Avaamalla Työryhmä-valikon ja valitsemalla Resurssipyynnöt-vaihtoehdon voit tarkastella kaikkien pyyntöjen ehdotettuja summia ja hyväksyä useita resurssipyyntöjä samanaikaisesti. Voit porautua yksittäisiin resurssipyyntöihin Työryhmä: Henkilöstö -sivulla tai Työryhmä: Resurssipyynnöt -sivulla.

Seuraavassa taulukossa kuvaillaan resurssien sitova varaaminen projekteihin:

Huomautus: Resurssipyynnön hyväksyntä vaaditaan -kenttä näkyy Ajoitusominaisuudet-sivun Miehitys-osassa.

Tarkastele resurssin varauksia

Ennen kuin hyväksyt ehdotetun resurssin tai varaat sen projektiin, voit tarkastella sen varauksia muihin projekteihin.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Avaa projekti ja valitse Työryhmä.
2. Napsauta sen resurssin vieressä olevaa Resurssien varaus -kuvaketta, jonka varauksia haluat tarkastella.

Hyväksy ja varaa yksittäinen resurssipyyntö

Tarkastele resurssipyynnön tietoja, ennen kuin hyväksyt ehdotetun varauksen. Projektipäällikkönä näet samat resurssipyynnön tiedot kuin resurssivastaava. Näet, kuinka paljon aikaa pyysit, kuinka paljon resurssivastaava ehdotti ja ketä resurssivastaava ehdotti.

Jos valitset Resurssipyynnön hyväksyntä vaaditaan -kentän, resurssivastaava ei voi varata työryhmän jäseniä suoraan projektiin, vaikka hänellä olisi sitovan varauksen käyttöoikeudet. Vain projektipäällikkö voi varata työryhmän jäseniä.

Työryhmä: Henkilöstö -sivulla näkyy, että resurssilla on sitova varaus projektiin. Pyynnön tila on nyt varattu. Varauksen tila on muuttunut alustavasta sitovaksi.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Avaa projekti ja valitse Työryhmä.
2. Avaa Työryhmä-valikko ja valitse Resurssipyynnöt.
3. Napsauta haluamasi resurssipyynnön oikealla puolella olevaa Henkilö ja luettelo -kuvaketta.

   Resurssin Resurssipyyntö-sivu aukeaa. Tämä sivu näyttää pyydetyn varauksen, ehdotetun varauksen ja varianssin. Histogrammi näyttää ehdotettujen resurssien yleisen saatavuuden.

4. Hyväksy ehdotus valitsemalla Varaa.

Hyväksy ja varaa useita resurssipyyntöjä

Voit tarkastaa ja hyväksyä useita resurssipyyntöjä samalla kertaa projektin Työryhmä: Henkilöstö -sivulla. Tällä sivulla voit tarkastella ehdotettujen resurssipyyntöjen keskimääräistä saatavuutta. Voit valita useita resurssipyyntöjä ja hyväksyä kaikki ehdotukset samalla kertaa napsauttamalla Varaa-painiketta.

Kun resurssivastaava varaa resurssin projektiin tai muuttaa resurssin suunniteltua varausta, kyseisen henkilöstövaatimuksen varauksen tila päivitetään automaattisesti vastaamaan nykyistä tilaa.

Henkilöstövaatimuksen varaustila muuttuu seuraavan taulukon arvojen mukaan:

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Avaa projekti ja valitse Työryhmä.
2. Avaa Työryhmä-valikko ja valitse Resurssipyynnöt.
3. Valitse ehdotetut resurssipyynnöt ja hyväksy valitut pyynnöt valitsemalla Varaa.
4. Palaa projektin Työryhmä: Henkilöstö -sivulle.

   Työryhmän jäsenillä on varatun pyynnön tila. Varaustila on Sitova, ja suunnitellut ja sitovat varaukset ovat samat.

Hylkää resurssipyyntö

Jos et ole tyytyväinen nimetyn resurssin ehdotettuun saatavuuteen, voit hylätä resurssipyynnön. Voit myös hylätä resursseja resurssin vastuuhenkilön tiettyyn rooliin ehdottamasta nimiluettelosta. Kun hylkäät resurssipyynnön, resurssin vastuuhenkilö saa ilmoituksen uudelleen avatusta resurssipyynnöstä.

Voit myös avata resurssipyynnön, tarkastella sen ominaisuuksia ja hylätä resurssipyynnön napsauttamalla Hylkää-painiketta. Kirjaa resurssipyynnön hylkäämisen syy Keskustelut-toiminnolla.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Avaa projekti ja valitse Työryhmä.
2. Avaa Työryhmä-valikko ja valitse Resurssipyynnöt.
3. Valitse vähintään yksi ehdotettu resurssipyyntö ja valitse Hylkää.

   Resurssipyynnön tila muuttuu arvosta Ehdotettu arvoon Avoin.

Ylivarattujen resurssien varaaminen

Jos resurssin käytettävissä olevia tunteja on vähemmän kuin pyydettyjä tunteja yhteensä, näyttöön tulee Jäljellä olevan saatavuuden vahvistus -sivu.

Jäljellä olevan saatavuuden vahvistus -sivu ilmaisee, että resurssi ylivarataan, jos lisäät sen projektiin tai investointiin. 100 % Resurssin varaus -sarakkeessa näkyy käytettävä tuntimäärä, jos varaat resurssin 100-prosenttisesti (oletusarvo) resurssin saatavuusajasta. Saatavuudesta jäljellä -sarakkeessa näkyy todellinen työtuntien määrä, jonka resurssi on käytettävissä projektiin.

Kun tämä sivu tulee näkyviin, voit tehdä seuraavat toimet:

• Ylivaraa resurssi
• Varaa resurssi vain jäljellä olevaksi ajaksi. Tämä määrä näkyy Jäljellä oleva saatavuus -sarakkeessa.

Lisätietoja:

Resurssipyyntöprosessi