Hantera dina portföljer › Utforska alternativa portföljplaner › Generera versioner av planen eller scenarier

Generera versioner av planen eller scenarier

Ändra dina planer och spara dem som alternativa versioner eller scenarier. Du kan visa jämförelserapporter för din portföljs planversioner och kan komma fram till bästa möjliga beslut gällande dina portföljinvesteringar.

Du kan generera alternativa versioner av en plan genom att ändra portföljs mål, innehåll och specifika investeringsattribut (t.ex. datum, status, resurser). Kopiera t.ex. en plan och skapa en annan version genom att reducera kostnaden med en viss procent.

Exempel: Generera planversioner

Under ett planeringsmöte med informationschefens personal väljer den IT-portföljansvarige på Forward Inc. planen 2014 IT PMO. Den portföljansvarige presenterar vattenlinjevyn för planen för att visa personalen de följande detaljerna:

• Alla projekt och deras aktuella rangordning.
• Projektefterfrågan vid jämförelse med de riktade restriktionerna för kostnader, resurser och nyttan.
• Kapitalkostnaderna, ingenjörsresurser, företagsanalytiska resurser och projekthanteringsresurser när de jämförs med de riktade restriktionerna för kostnader och resurser.

Personalen granskar prioriteringslistan och gör de följande observationerna:

• Av de 20 miljoner USD i den riktade kostnadsbudgeten har de projekt till ett värde av 15 miljoner USD som för närvarande är finansierade eller ovanför vattenlinjen.
• Deras finansierade projekt motsvarar endast nytta till ett värde av 20 miljoner USD av den planerade nyttan på 30 miljoner USD. De finansierade projekten visas ovanför vattenlinjen i vyn.
• Av de 70 resurser som finns tillgängliga för arbete på projektet har de redan avsatt 60 till de finansierade projekten.

Chefen talar om hur personalen måste använda resurserna mer effektivt och hur de måste sträva efter att uppfylla de följande företagsobjektiven:

• Ett företagsinitiativ att reducera kostnaderna med 10 procent outsourcing av 20 procent av personalen. Att IT är fast inställt på det här målet.
• Behovet att IT blir mer strategiskt. Försäljningsteamet vill investera i en ny försäljningslösning av typen SaaS (programvara som en tjänst). Lösningen kostar 6 miljoner USD och det finns endast 5 miljoner USD kvar av IT-budgeten. Den nya lösningen garanterar 10 miljoner USD extra i nytta som kan bidra till att uppnå målet för nytta.
• Det ekonomiska teamet har precis levererat ett obligatoriskt projekt som kostar 500 000 USD. Projektet bidrar inte med några vinster, men det ett lagstadgat krav som är nödvändigt för att företaget ska kunna fortsätta med sin verksamhet.

Den portföljansvarige skapar en annan version av planen genom att kopiera 2014 IT PMO-planen och döpa om den till "Alternativ ett: en minskning på 10 procent plus CIO-åtaganden". I den nya planversionen kommer den portföljansvarige att göra följande justeringar:

• Reducerar målkostnaderna med 10 procent i det distribuerade målet.
• Ändrar blandningen av planerade IT-resurser så att 20 procent läggs på outsourcing.
• Ändrar bemanningen av roller från lokala roller till outsourcade roller för att återspegla önskan att outsourca.
• Flyttar det obligatoriska ekonomiprojektet till ovanför vattenlinjen, vilket förbrukar 500 000 USD.
• Godkänner eller flyttar SaaS-projektet till ovanför vattenlinjen, vilket förbrukar 6 miljoner USD.

Den portföljansvarige granskar den nya versionen av planen tillsammans med informationschefen och personal.

Tillsammans noterar de att avdelningen fortfarande ligger 1,5 miljoner USD över deras kostnadsmål, men att de uppfyller sitt nyttomål. Dessutom saknar de fortfarande sina lokala och outsourcade mål. De gör följande ändringar i planen:

• Flyttar det lågprioriterade projektet Nätbaserat vinstsystem till under vattenlinjen, vilket frigör 1 miljon USD i kostnader och fyra resurser. Nu ligger de endast 500 000 USD över budgeten.
• Outsourca 20 procent av deras arbete och slut gapet mellan deras lokala och outsourcade mål.
• Tilldela uppgiften om att skapa nya resursplaner och kostnadsplaner med de nya resursmålen till PMO-chefen.

Den portföljansvarige sparar ändringarna till planen och meddelar personalen. Informationschefen gillar den nya planen men påpekar att de gör affärer i det reaktiva läget. Om IT-gruppen kan fokusera mer på de strategiska möjligheterna i företaget har de möjlighet att bidra med mer värde till slutresultatet. De kan ha en större inverkan genom att generera mer kapital. Till exempel så finns det två små projekt på listan. Det första är ett initiativ om att Kontakta ledningen och det andra är ett förslag gällande Omvandling av försäljningskompensation. Projekten är relativt billiga (1,3 miljoner USD), men de lovar en avkastning på 13 miljoner USD på investeringen.

Den portföljansvarige kommer att skapa en annan version av planen, baserat på informationschefens synpunkter, som heter "Alternativ 2: Öka budgeten och det strategiska arbetet med markant påverkan". I den här versionen kommer den portföljansvarige att göra de följande justeringarna och visar den nya planen för informationschefen:

• Ökar målet på hög nivå för kostnad enligt vad som definieras i portföljegenskaperna med 2 miljoner USD.
• Ökar målet på hög nivå för vinst enligt vad som definieras i portföljegenskaperna med 13 miljoner USD.
• Flyttar projektet Nätbaserat vinstsystem som teamet tidigare bestämda sig för att suspendera under vattenlinjen, vilket frigjorde 1 miljon USD.
• Flyttar det obligatoriska ekonomiprojektet till ovanför vattenlinjen, godkänner det och förbrukar 500 000 USD.
• Flyttar SaaS-projektet till ovanför vattenlinjen, godkänner det och förbrukar 6 miljoner USD.
• Lägger till två strategiska projekt som informationschefen nämnde till ovanför vattenlinjen, vilket förbrukar 1,3 miljoner USD i kostnader och bidrar med 13 miljoner USD i vinster.

Följ dessa steg:

1. Öppna Hem, gå till Portföljadministration och klicka på Portföljer.
2. Öppna portföljen som du vill skapa en planversion för.
3. Klicka på Planer.
4. Välj planen som du vill skapa en version för och klicka på Kopiera.
5. Du måste byta namn på planen om du vill skapa en annan version av den.
6. Redigera planegenskaperna som är baserade på de nya kraven.