A portfóliók kezelése › Alternatív portfóliótervek vizsgálata › A tervből verziók vagy forgatókönyvek előállítása

A tervből verziók vagy forgatókönyvek előállítása

Módosítsa a terveket, és mentse őket alternatív verzióként vagy forgatókönyvként. A portfólió tervverzióra vonatkozó összehasonlító jelentéseket tekinthet meg, és a portfólió befektetéseivel kapcsolatban a lehető legjobb döntésre juthat.

Egy tervből alternatív verziókat hozhat létre a portfólió céljainak, tartalmának, illetve a befektetések konkrét attribútumainak (például dátumának, állapotának, erőforrásainak) módosításával. Például létrehozhat egy másolatot a tervből, és újabb verziót hozhat létre a költségek egy adott százalékos mértékben történő csökkentésével.

Példa: Tervverziók előállítása

A Forward Inc. informatikai portfóliókezelője az informatikai vezérigazgató-helyettes csapatával tartott tervezési értekezleten kiválasztja a 2014-es informatikai PMO-tervet. A portfóliókezelő a tervhez tartozó Vízvonal nézetet jeleníti meg, hogy a munkatársak számára a következő részleteket mutassa be:

• Az összes projekt és azok jelenlegi rangsorolása.
• A projektek igényei a költségekre, erőforrásokra és bevételekre vonatkozóan célként megadott korlátokkal összehasonlításban.
• A tőkeköltségek, mérnöki erőforrások, üzleti elemzői erőforrások és projektvezetési erőforrások a költségekre és erőforrásokra vonatkozóan célként megadott korlátokkal való összehasonlításban.

A munkatársak áttekintik a prioritási listát, és a következő észrevételeket teszik:

• A 20 millió dolláros megcélzott költségkeretből jelenleg 15 millió dollárnyi projekt van a vízvonal felett, illetve finanszírozva.
• A megcélzott 30 millió dolláros bevételből a finanszírozott projektek csupán 20 millió dollárnyi bevételt képviselnek. A finanszírozott projektek a nézetben a vízvonal felett vannak.
• A projektmunkára használható 70 erőforrásból már 60-at a finanszírozott projektekhez hozzárendeltek.

Az informatikai vezérigazgató-helyettes arról beszél, hogy az alkalmazottaknak hatékonyabban kell használniuk az erőforrásokat, és a következő üzleti célkitűzések elérésére kell törekedniük:

• Egy vállalati kezdeményezés a munkatársak 20 százalékának kiszervezésével 10 százalékos költségmegtakarítást próbál elérni. Az informatika elkötelezte magát e cél mellett.
• Az informatikának stratégiaibb módon kell működnie. Az értékesítési csapat egy új, szolgáltatás formájában működő szoftveres értékesítési megoldásba szeretne befektetni. A megoldás 6 millió dollárba kerül, és az informatikai költségvetésben már csak 5 millió dollár maradt. Az új megoldás olyan további 10 millió dollár bevételt ígér, amely segíthet a bevételi cél teljesítésében.
• A pénzügyi csoport pont most állt elő egy kötelező projekttel, amelynek a költsége 500 000 dollár. A projekt nem jár semmilyen bevétellel, hanem egy olyan szabályozói előírást teljesít, amelynek meg kell felelni ahhoz, hogy a vállalat tovább működhessen.

A portfóliókezelő a tervből új verziót hoz létre a 2014-es informatikai PMO-terv lemásolásával és „Első lehetőség: 10 százalékos csökkentés és informatikai vezetői vállalások” címre történő átnevezésével. A portfóliókezelő az új tervverzióban a következő módosításokat hajtja végre:

• A célköltséget 10 százalékkal csökkenti a felosztott célnál.
• A tervezett informatikai erőforrások mixét úgy változtatja meg, hogy 20 százalék kiszervezésre kerül.
• A szerepek állománybeállítását a helyi szerepekről kiszervezett szerepekre módosítja, tükröztetendő a kiszervezés iránti szándékot.
• A kötelező pénzügyi projektet a vízvonal fölé helyezi, ezzel elhasznál 500 000 dollárt.
• A szolgáltatásként nyújtott szoftveres projektet jóváhagyja, azaz a vízvonal fölé helyezi, ezzel elhasznál 6 millió dollárt.

A portfóliókezelő áttekinti a terv új verzióját az informatikai vezérigazgató-helyettessel és munkatársaival.

Együttesen észrevételezik, hogy a részleg továbbra is 1,5 millió dollárral túllépi a költségcélt, de teljesíti a bevételi célt. Emellett továbbra sem teljesülnek a helyi és kiszervezett célok. A tervben a következő változtatásokat hajtják végre:

• A kis prioritású „Webes juttatási rendszer” projektet áthelyezik a vízvonal alá, ezzel felszabadul 1 millió dollárnyi költség és négy erőforrás. Így már csak 500 000 dollárral lépik túl a költségvetést.
• A munkájuk 20 százalékát kiszervezik, így megszűnik a helyi és kiszervezett célok közötti diszkrepancia.
• Az új erőforráscélokat tartalmazó új erőforrás- és költségtervek létrehozásának feladatát a PMO igazgatóhoz rendelik hozzá.

A portfóliókezelő menti a változtatásokat a terven, és értesíti a munkatársakat. Az informatikai vezérigazgató-helyettesnek tetszik a terv, de az a véleménye, hogy a tevékenység reagáló jellegű. Ha az informatikai csoport jobban a vállalat stratégiai lehetőségeire tudna koncentrálni, sokkal nagyobb anyagi értéket tudna teremteni. Nagyobb hatást tudnának elérni több forrást generálva. Van például a listán két kis projekt, a „Partnermenedzsment” kezdeményezés és az „Értékesítői jutalmazás átalakítása” javaslat. A projektek költség szempontjából viszonylag kis méretűek (1,3 millió dollár), de 13 millió dolláros megtérülést ígérnek.

A portfóliókezelő az informatikai vezérigazgató-helyettes által elmondottak alapján újabb verziót hoz létre a tervből „2. lehetőség: Költségvetés megnövelése és jelentős hatással járó stratégiai munka fokozása” címen. A portfóliókezelő ebben a verzióban a következő módosításokat hajtja végre, majd megmutatja az új tervet az informatikai vezérigazgató-helyettesnek:

• A költség magas szintű célértékét a portfólió tulajdonságaiban meghatározott módon 2 millió dollárral növeli.
• A bevétel magas szintű célértékét a portfólió tulajdonságaiban meghatározott módon 13 millió dollárral növeli.
• A „Webes juttatási rendszer” projektet – amelynek a csapat korábban a felfüggesztését határozta el – áthelyezi a vízvonal alá, ezzel felszabadul 1 millió dollár.
• A kötelező pénzügyi projektet a vízvonal fölé helyezi, jóváhagyja, és elhasznál 500 000 dollárt.
• A szolgáltatásként nyújtott szoftveres projektet a vízvonal fölé helyezi, jóváhagyja, és elhasznál 6 000 000 dollárt.
• Az informatikai vezérigazgató-helyettes által említett két stratégiai projektet a vízvonal fölé helyezi, ezzel 1,3 millió dollárt elhasznál a költségek közül, és 13 millió dollárral növeli a bevételeket.

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Nyissa meg a Kezdőlapot, majd a Portfóliókezelés menüben kattintson a Portfóliók elemre.
2. Nyissa meg a portfóliót, amelyhez tervverziót szeretne létrehozni.
3. Kattintson a Tervek elemre.
4. Válassza ki azt a tervet, amelyikhez verziót kíván létrehozni, majd kattintson a Másolás gombra.
5. A terv eltérő verziójának létrehozásához nevezze át a tervet.
6. Módosítsa az új követelményeken alapuló tervtulajdonságokat.