Управление своими портфолио › Изучение альтернативных планов портфолио › Создание версии плана или сценариев

Создание версии плана или сценариев

Изменяйте планы и сохраняйте их в качестве альтернативных версий или сценариев. Можно просматривать отчеты сравнения для версий плана вашего портфолио и достичь наилучших возможных решений по инвестициям портфолио.

Можно создавать альтернативные версии плана, потенциально изменяя цели портфолио, содержимое и определенные атрибуты инвестиции (например даты, статус, ресурсы). Например, скопируйте план и создайте другую версию, снизив затраты на определенный процент.

Пример: Создание версий плана.

На совещании по планированию с персоналом директора по ИТ, диспетчер ИТ-портфолио компании Forward Inc. выбирает ИТ-план PMO на 2014 год. Диспетчер портфолио показывает представление "Ватерлинии", чтобы отобразить следующие детали для персонала:

• Все проекты и их текущий рейтинг.
• Потребности проекта в сравнении с целевыми ограничениями для затрат, ресурсов и выручки.
• Капитальные затраты, инженерные ресурсы, ресурсы бизнес-аналитика и ресурсы управления проектом в сравнении с целевыми ограничениями для затрат и ресурсов.

Персонал просматривает список приоритетов и делает следующие замечания:

• Из 20 миллионов долл. США целевого плана затрат, подразделение располагает 15 миллионами долл. США для проектов свыше ватерлинии или про финансированных проектов.
• Из 30 миллионов долл.США целевой выручки, профинансированные проекты составляют только 20 миллионов долл. США выручки. Профинансированные проекты появляются выше ватерлинии в представлении.
• Из 70 ресурсов, доступных для работы проекта, уже закреплено 60 на профинансированные проекты.

Директор по ИТ сообщает о том, как более эффективно использовать ресурсы и работать на достижение целей бизнеса.

• Компания инициирует снижение затрат на 10 процентов за счет привлечения сторонних ресурсов в размере 20 процентов. ИТ-подразделение берет на себя обязательство по достижению данной цели.
• Для этого подразделению необходимо применять более стратегический подход. Команда по продажам хочет инвестировать в новое программное решение по продажам SaaS (программное обеспечение как сервис). Стоимость решения составляет 6 миллионов долл. США и в ИТ-бюджете остается только 5 миллионов долл. США. Новое решение обещает принести дополнительно 10 миллионов долл. США, которые помогут в достижении цели выручки.
• Команда по финансам только что предоставила обязательный проект, который стоит 500 000 долл. США. Проект не приносит никакой выручки, но отвечает требованиям регулирующих органов и необходим для продолжения работы компании.

Диспетчер портфолио создает другую версию плана, копируя ИТ-план PMO на 2014 год, и переименовывает его в "Параметр 1: минус 10 процентов, плюс обязательства директора по ИТ". В новую версию плана диспетчер портфолио вносит следующие корректировки:

• Снижает целевые затраты на 10 процентов в распределенной цели.
• Изменяет набор плановых ИТ-ресурсов таким образом, чтобы 20 процентов были получены от сторонних организаций.
• Изменяет численность персонала ролей с локальных ролей на сторонние роли, чтобы отразить намерение привлечь сторонний персонал.
• Переносит обязательный финансовый проект стоимостью 500 000 долл. США выше ватерлинии.
• Утверждает или перемещает проект SaaS стоимостью 6 миллионов долл. США выше ватерлинии.

Диспетчер портфолио просматривает новую версию плана с директором по ИТ и персоналом.

Вместе они отмечают, что подразделение по-прежнему имеют превышение цели затрат в 1,5 миллиона долл. США, но при этом выполняют цели по выручке. Также они по-прежнему теряют свои локальные и сторонние цели. Они вносят следующие изменения в план:

• Перемещают систему льгот на основе веб-технологий низкого приоритета ниже ватерлинии, освобождая тем самым 1 миллион долл. США затрат и четыре ресурса. Теперь превышение бюджета составляет всего 500 000 долл. США.
• Привлекают сторонние ресурсы на 20 процентов для своей работы и закрывают разрыв между своими локальными и сторонними целями.
• Назначают задачу создания новых планов по ресурсам и затратам с новыми ресурсными целями директору PMO.

Диспетчер портфолио сохраняет изменения в плане и уведомляет персонал. Директор по ИТ соглашается с новым планом, но отмечает, что теперь работа носит характер реакции на возникшие обстоятельства. Если ИТ-группа может сконцентрироваться на стратегических возможностях компании, она сможет достичь больших итоговых показателей. В результате это окажет большее воздействие и привлечет больше финансовых средств. Например, существует два небольших проекта в списке — инициатива "Управление контактами" и предложение "Трансформация компенсации продаж". Проекты относительно недороги (1,3 миллиона долл. США), но обещают принести 13 миллионов в качестве возврата инвестиций.

На основе входящих данных от директора по ИТ, диспетчер портфолио создает другую версию с названием "Параметр 2: Увеличение бюджета и стратегическая работа со значительным воздействием". В данную версию диспетчер портфолио вносит следующие корректировки и показывает новый план директору по ИТ:

• Увеличивает цели высокого уровня для затрат, как определено в свойствах портфолио, до 2 миллионов долл. США.
• Поднимает цели высокого уровня для выручки, как определено в свойствах портфолио, до 13 миллионов долл. США.
• Перемещает проект "Система льгот на основе веб-технологий", который команда решила приостановить, ниже ватерлинии, освобождая тем самым 1 миллион долл. США.
• Переносит обязательный финансовый проект выше ватерлинии, утверждая его и учитывая в затратах 500 000 долл. США.
• Переносит проект SaaS выше ватерлинии, утверждая его и учитывая в затратах 6 миллионов долл. США.
• Добавляет два стратегических проекта, которые упомянул директор по ИТ, выше ватерлинии, учитывая в затратах 1,3 миллиона долл. США и добавляя 13 миллиона к выручке.

Выполните следующие шаги:

1. Откройте домашнюю страницу, выберите "Управление портфолио" и щелкните Портфолио.
2. Откройте портфолио, для которого требуется создать версию плана.
3. Нажмите кнопку Планы.
4. Выберите план, для которого требуется создать версию и нажмите кнопку Копировать.
5. Чтобы создать другую версию плана, переименуйте план.
6. Отредактируйте свойства на основании новых требований.