Generación de versiones del plan o los escenarios

Gestión de carteras › Examen de los planes de cartera alternativos › Generación de versiones del plan o los escenarios

Generación de versiones del plan o los escenarios

Es posible modificar los planes y guardarlos como versiones o escenarios alternativos. Esto permite ver los informes de comparación de las versiones de los planes de la cartera y llegar a las mejores decisiones posibles sobre las inversiones de la cartera.

Se pueden generar versiones alternativas de un plan cambiando potencialmente los destinos de la cartera, el contenido y atributos de inversión específicos (por ejemplo, fechas, estado o recursos). Por ejemplo, se puede copiar un plan y crear otra versión reduciendo el coste un porcentaje específico.

Ejemplo: generación de versiones del plan

En una reunión de planificación con el personal del CIO, el gestor de la cartera de TI de Forward, Inc. selecciona el Plan de la oficina de gestión de proyectos de TI de 2014. El gestor de la cartera presenta la vista de línea de flotación para que el plan muestre los detalles siguientes al personal:

Todos los proyectos y su valoración actual.
Las demandas del proyecto según su comparación con los destinos de las restricciones de costes, recursos y beneficios.
Los costes de capital, los recursos de ingeniería, los recursos de analista del negocio y los recursos de gestión de proyectos según su comparación con los destinos de las restricciones de costes y recursos.

El personal revisa la lista de prioridades y hace las siguientes observaciones:

De los 20 millones de dólares de presupuesto de coste que se tienen como destino, actualmente tienen proyectos por valor de 15 millones de dólares por encima de la línea de flotación o financiación.
De los 30 millones de dólares de beneficios que se tienen como destino, los proyectos financiados solamente representan beneficios por un valor de 20 millones de dólares. Los proyectos financiados aparecen por encima de la vista de línea de flotación.
De los 70 recursos disponibles para trabajo del proyecto, ya se han asignado 60 a los proyectos financiados.

El CIO habla sobre cómo los empleados deben utilizar los recursos de forma más eficaz y trabajar para lograr los objetivos de negocio siguientes:

Una iniciativa empresarial para reducir los costes un 10 % subcontratando el 20 % del personal. Este destino se le ha asignado a TI.
La necesidad de TI de ser más estratégico. El equipo de ventas desea invertir en una nueva solución de ventas de SaaS (Software as a Service [software como servicio]). La solución cuesta 6 millones de dólares y solamente quedan 5 millones de dólares en el presupuesto de TI. La solución nueva promete 10 millones de dólares extra en beneficios que pueden ayudar a alcanzar el beneficio que se tiene como destino.
El equipo de Finanzas acaba de enviar un proyecto obligatorio que cuesta 500000 dólares. El proyecto no produce beneficios pero cumple un requisito normativo para que la compañía permanezca en funcionamiento.

El gestor de la cartera crea otra versión del plan copiando Plan de la oficina de gestión de proyectos de TI de 2014 y cambiándole el nombre a Opción 1: recorte del 10 % más asignaciones de CIO. En la versión de plan nueva, el gestor de la cartera hace los ajustes siguientes:

Reduce el coste de destino un 10 % en el destino distribuido.
Cambia la mezcla de recursos de TI planificados para que el 20 % se subcontrate.
Cambia el personal de los roles de roles locales a roles subcontratados para reflejar el deseo de subcontratar.
Mueve el proyecto de finanzas obligatorio por encima de la línea de flotación, lo que consume 500000 dólares.
Aprueba o mueve el proyecto de SaaS por encima de la línea de flotación, lo que consume 6 millones de dólares.

El gestor de la cartera revisa la nueva versión del plan con el CIO y el personal.

Juntos observan que el departamento aún está 1,5 millones de dólares por encima del destino de coste, pero cumple su destino de beneficio. Además, aún faltan los destinos locales y subcontratados. Hacen los cambios siguientes al plan:

Mueven el proyecto del sistema de beneficios basado en web de prioridad baja por debajo de la línea de flotación, lo que libera 1 millón de dólares en costes y cuatro recursos. Ahora solamente se encuentran 500000 dólares por encima del presupuesto.
Subcontratan el 20 % del trabajo y cierran la discontinuidad entre los destinos locales y los subcontratados.
Asignan la tarea de creación de planes de recursos y planes de costes nuevos con los destinos de recursos nuevos al director de PMO.

El gestor de la cartera guarda los cambios del plan y notifica al personal. Al CIO le gusta el plan nuevo, pero expresa que están llevando a cabo los negocio de un modo reactivo. Si el grupo de TI puede centrarse más en las oportunidades estratégicas de la compañía, podrían agregar mucho más valor al balance. Pueden provocar un impacto mayor al generar más fondos. Por ejemplo, hay dos proyectos pequeños en la lista, una iniciativa de gestión de contactos y una propuesta de transformación de compensación de ventas. Los proyectos tienen un coste relativamente bajo (1,3 millones de dólares), pero prometen un retorno de la inversión de 13 millones de dólares.

En función de las entradas del CIO, el gestor de la cartera crea otra versión del plan llamada Opción 2: aumento del presupuesto y el trabajo estratégico con un impacto significativo. En esta versión, el gestor de la cartera hace los ajustes siguientes y muestra el plan nuevo al CIO:

Aumenta el destino de alto nivel para los costes definidos en las propiedades de la cartera 2 millones de dólares.
Eleva el destino de alto nivel para los beneficios definidos en las propiedades de la cartera 13 millones de dólares.
Mueve proyecto del sistema de beneficios basado en web que el equipo previamente decidió suspender por debajo de la línea de flotación, lo que libera un millón de dólares.
Mueve el proyecto de finanzas obligatorio por encima de la línea de flotación, lo que lo aprueba y consume 500000 dólares.
Mueve el proyecto de SaaS por encima de la línea de flotación, lo que lo aprueba y consume 6 millones de dólares.
Agrega los dos proyectos estratégicos que el CIO ha mencionado por encima de la línea de flotación, lo que consume 1,3 millones de dólares de costes y agrega 13 millones de dólares de beneficios.

A continuación, realice los siguientes pasos:

Abra la página principal y, en Gestión de la cartera, haga clic en Carteras.
Abra la cartera para la que desea crear una versión del plan.
Haga clic en Planes.
Seleccione el plan para el que se desea crear una versión y haga clic en Copiar.
Para crear una versión diferente del plan, cambie el plan de nombre.
Edite las propiedades del plan que se basen en los requisitos nuevos.