Prioriteiten toekennen in de portfolio

Uw portfolio's beheren › Een portfolio met investeringen verantwoorden › Prioriteiten toekennen in de portfolio

Prioriteiten toekennen in de portfolio

Bij het maken van de portfolio kunt u als portfoliomanager een aantal algemene criteria of rangschikkingsregels instellen. De rangschikkingsregels bepalen in welke volgorde de investeringen worden weergegeven in de weergave Scheidingslijnen.

Opmerking: bij het volgende voorbeeld wordt ervan uitgegaan dat de bedrijfsdoelen voor investeringen al in het product zijn gedefinieerd.

Voorbeeld: een eerste portfolioplanning

Raj gebruikt de lijst met investeringen van Lauren om een portfolio te maken in CA Clarity PPM. Hij voert de volgende taken uit om de gegevens te verzamelen en overzichtelijk weer te geven:

Hij voegt de lijst toe met investeringen in de portfolio in alfabetische volgorde.
Hij bepaalt samen met medewerkers de kosten voor elke investering en voert deze gegevens in de portfolio in.
Hij berekent het aantal interne resources voor de investeringen in FTE-eenheden en voert deze gegevens in.

In de volgende tabel worden de portfolio-investeringen en andere details weergegeven:

Investering	Duur (maanden)	Kosten	Resources
Systeem voor administratieve uitgaven	3	250,000	5
Back-office voor financiële systeem	9	750,000	15
Orderaanname met behulp van cloud	3	100,000	3
Database-upgrades; Oracle	3	200,000	6
Urenregistratie onderneming	5	450,000	12
Gemeenschappelijke beveiliging	2	300,000	5
Opnieuw ontwerpen van de GUI: leverancier internetsysteem	4	50,000	1
Upgrade HR-systeem	6	300,000	12
Interface met materiaalleverancier	9	700,000	30
Upgrade van JIT-systeem (Just in Time)	5	100,000	6

Tegelijkertijd werkt Lauren samen met de directie om het toegedachte IT-budget te bepalen. Lauren voorziet Raj vervolgens van de volgende gegevens, die hij in de portfolio opneemt:

De raad stemt mogelijk in met een financiering van € 2.500.000. Raj voert deze gegevens in de portfolio-eigenschappen in.
Elk van de initiatieven is afgestemd op een bedrijfsdoel. Raj koppelt de investeringen met de vooraf gedefinieerde doelen in de investeringseigenschappen.
De CFO wil een prognose van de schattingen voor kapitaal en uitgaven voor elke investering. Raj voert de uitgavengegevens voor de investeringen in de financiële overzichten in.
De CFO wil een overzicht van de verwachte opbrengsten voor elk project. Raj voert de opbrengstgegevens voor de investeringen in de financiële overzichten in.
Raj synchroniseert de portfolio met de investeringsgegevens in CA Clarity PPM zodat de nieuwste investeringsgegevens worden opgenomen.

De volgende tabel toont de portfolio-investeringen met de nieuwste gegevens:

Investering	Duur (maanden)	Doelen	Kosten	Opbrengsten	Kapitaalkosten	Bedrijfskosten	Resources
Systeem voor administratieve uitgaven	3	Bedrijfsefficiëntie verhogen	250,000	20,000	200,000	50,000	5
Financieel systeem voor Back-office	9	Bedrijfsefficiëntie verhogen	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15
Orderaanname met behulp van cloud	3	Verkoopcijfers verbeteren	100,000	750,000		100,000	3
Database-upgrades; Oracle	3	Technologieën beter op elkaar afstemmen	200,000	100,000		200,000	6
Urenregistratie onderneming	5	Bedrijfsefficiëntie verhogen	450,000	700,000	400,000	50,000	12
Gemeenschappelijke beveiliging	2	Technologieën beter op elkaar afstemmen	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5
Opnieuw ontwerpen van de GUI: leverancier internetsysteem	4	Technologieën beter op elkaar afstemmen	50,000	60,000		50,000	1
Upgrade HR-systeem	6	Kosten reduceren	300,000	100,000	275,000	25,000	12
Interface met materiaalleverancier	9	Kosten reduceren	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30
Upgrade van JIT-systeem (Just in Time)	5	Bedrijfsefficiëntie verhogen	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6

De portfolio evalueren

De portfoliomanager maakt voortdurend evaluaties van de portfolio-investeringen, zodat deze in overeenstemming met de portfoliodoelen en binnen de beperkingen blijven. U kunt uw portfolio-investeringen op een periodieke basis evalueren (bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal tijdens de planningsvergaderingen). Als er plotseling een wijziging komt in uw bedrijfsbehoeften, dan kunt u de investeringen ook op een ad-hoc basis evalueren. Als uw bedrijfsdoelen bijvoorbeeld veranderen als gevolg van nieuwe marktvoorwaarden. U kunt een nieuwe evaluatie maken van uw portfolio zodat de investeringen in overeenstemming zijn met de nieuwe strategische richting. U kunt investeringen met een relatief lage bedrijfsuitlijning (bijvoorbeeld verlengde voltooiingsdatums) annuleren.

Voorbeeld: portfolio IT-budget: plan 1

Lauren neemt de portfolio voor het IT-budget door die Raj heeft voorbereid en geeft de volgende feedback:

De directie heeft financiering van € 2.600.000 goedgekeurd.
De investeringen moeten worden gesorteerd op doelen, waarbij het doel Kosten reduceren bovenaan staat.

Raj neemt de feedback in de portfolio op door een afzonderlijke plan voor de portfolio te maken (plan1). Het plan is een kopie van de portfolio die Raj op aanwijzingen van Lauren kan wijzigen. Raj opent de scheidingslijnweergave voor het plan en sleept de investeringen die zijn gekoppeld aan het doel Kosten reduceren naar de top van de lijst.

In de volgende tabel wordt de versie plan 1 van de portfolio voor IT-budget weergegeven :

Investering	Duur (maanden)	Doelen	Kosten	Opbrengsten	Kapitaalkosten	Bedrijfskosten	Resources	Kostenaccumulator
Upgrade HR-systeem	6	Kosten reduceren	300,000	100,000	275,000	25,000	12	300,000
Interface met materiaalleverancier	9	Kosten reduceren	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30	1,000,000
Orderaanname met behulp van cloud	3	Verkoopcijfers verbeteren	100,00	750,000		100,000	3	1,100,000
Systeem voor administratieve uitgaven	3	Bedrijfsefficiëntie verhogen	250,000	20,000	200,000	50,000	5	1,350,000
Financieel systeem voor Back-office	9	Bedrijfsefficiëntie verhogen	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15	2,100,000
Urenregistratie onderneming	5	Bedrijfsefficiëntie verhogen	450,000	700,000	400,000	50,000	12	2,550,000
Upgrade van JIT-systeem (Just in Time)	5	Bedrijfsefficiëntie verhogen	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6	2,650,000
Database-upgrades; Oracle	3	Technologieën beter op elkaar afstemmen	200,000	100,000		200,000	6	2,850,000
Gemeenschappelijke beveiliging	2	Technologieën beter op elkaar afstemmen	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5	3,150,000
Opnieuw ontwerpen van de GUI: leverancier internetsysteem	4	Technologieën beter op elkaar afstemmen	50,000	60,000		50,000	1	3,200,000

Lauren neemt de scheidingslijnweergave van plan 1 met Raj door. Ze merkt op dat er prioriteiten aan de investeringen moeten worden toegekend met de hoogste prioriteit voor beter afgestemde technologieën. Raj sleept de investeringen met het doel Beter afgestemde technologieën naar de top van de scheidingslijnweergave. De scheidingslijnweergave voor plan 1ziet er nu uit als de volgende tabel:

Investering	Duur (maanden)	Doelen	Kosten	Opbrengsten	Kapitaalkosten	Bedrijfskosten	Resources	Kostenaccumulator
Database-upgrades; Oracle	3	Technologieën beter op elkaar afstemmen	200,000	100,000.00		200,000	6	200,000
Gemeenschappelijke beveiliging	2	Technologieën beter op elkaar afstemmen	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5	500,000
Opnieuw ontwerpen van de GUI: leverancier internetsysteem	4	Technologieën beter op elkaar afstemmen	50,000	60,000		50,000	1	550,000
Systeem voor administratieve uitgaven	3	Bedrijfsefficiëntie verhogen	250,000	20,000	200,000	50,000	5	800,000
Financieel systeem voor Back-office	9	Bedrijfsefficiëntie verhogen	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15	1,550,000
Urenregistratie onderneming	5	Bedrijfsefficiëntie verhogen	450,000	700,000	400,000	50,000	12	2,000,000
Upgrade van JIT-systeem (Just in Time)	5	Bedrijfsefficiëntie verhogen	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6	2,100,000
Orderaanname met behulp van cloud	3	Verkoopcijfers verbeteren	100,000	750,000		100,000	3	2,200,000
Upgrade HR-systeem	6	Kosten reduceren	300,000	100,000	275,000	25,000	12	2,500,000
Interface met materiaalleverancier	9	Kosten reduceren	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30	3,200,000