Uw portfolio's beheren › Alternatieve portfolioplannen verkennen › Versies van het plan of de scenario's maken

Versies van het plan of de scenario's maken

Wijzig uw plannen en sla deze op als alternatieve versies of scenario's. U kunt vergelijkingsrapporten voor uw portfolioplanversies weergeven, zodat u de best mogelijke beslissingen over uw portfolio-investeringen kunt nemen.

U kunt alternatieve versies van een plan genereren door mogelijke wijzigingen aan te brengen in de doelen, inhoud en specifieke investeringskenmerken van de portfolio (bijvoorbeeld, datums, status of resources). Kopieer bijvoorbeeld een plan en maak een andere versie door de kosten met een bepaald percentage te reduceren.

Voorbeeld: Genereren van planversies

Op een planningsvergadering met het CIO-team, selecteert de manager van de IT-portfolio bij Forward Inc. het PMO-plan 2014 IT. De portfoliomanager demonstreert de scheidingslijnweergave voor het plan weer om de teamleden het volgende te tonen :

• Alle projecten en hun huidige rangschikking.
• De benodigdheden voor het project afgezet tegen de beoogde beperkingen voor kosten, resources en opbrengsten.
• De kapitaalkosten, de resources voor engineers, bedrijfsanalisten en projectmanagement afgezet tegen de beoogde beperkingen voor kosten en resources.

Het team bestudeert de prioriteitenlijst en merkt het volgende op:

• Van het beoogde kostenbudget van € 20 miljoen, is € 15 miljoen voor projecten die zich momenteel boven de scheidingslijn bevinden of zijn gefinancierd.
• Van de € 30 miljoen opbrengsten die zijn beoogd, leveren hun gefinancierde projecten slechts € 20 miljoen aan opbrengsten op. De gefinancierde projecten worden weergegeven boven de scheidingslijn in de weergave.
• Van de 70 beschikbare resources voor projectwerkzaamheden, hebben ze er al 60 vastgelegd voor de gefinancierde projecten.

De CIO vertelt de medewerkers dat ze de resources efficiënter moeten gebruiken en dat ze de volgende bedrijfsdoelstellingen moeten bewerkstelligen:

• Een bedrijfsinitiatief om de kosten te reduceren met 10 procent door 20 procent van de medewerkers uit te besteden. IT heeft toegezegd aan deze doelstelling te voldoen.
• De behoefte aan een meer strategische IT. Het Sales-team wil investeren in een nieuwe SaaS-verkoopoplossing (software als een service). De oplossing kost € 6 miljoen en er het IT-budget bedraagt nog slechts € 5 miljoen. Met de nieuwe oplossing zal een extra € 10 miljoen aan opbrengsten binnenkomen, waardoor het bereiken van het opbrengstendoel een stap dichterbij komt.
• Het financiële team heeft zojuist een verplicht project ingediend dat € 500.000 kost. Het project genereert geen opbrengsten, maar het bedrijf voldoet hiermee aan een wettelijke vereiste zodat het gewoon kan blijven opereren.

De portfoliomanager maakt een andere versie van het plan door het plan 2014 IT PMO te kopiëren en deze de volgende naam mee te geven: 'Optie één: 10 procent reductie en toezeggingen van CIO'. In de nieuwe planversie maakt de portfoliomanager de volgende aanpassingen:

• Hij verlaagt de beoogde kosten met 10 procent in het gedistribueerde doel.
• Hij wijzigt de combinatie van geplande IT-resources, zodat 20 procent wordt uitbesteed.
• Hij wijzigt de bezetting van rollen van lokale rollen naar uitbesteedde rollen om tegemoet te komen aan de wens om uit te besteden.
• Hij verplaatst het verplichte financiële project naar een positie boven de scheidingslijn, en verbruikt daarmee € 500.000.
• Hij keurt het SaaS-project goed of verplaatst het naar een positie boven de scheidingslijn, en verbruikt daarmee € 6 miljoen.

De portfoliomanager evalueert de nieuwe versie van het plan samen met de CIO en de teamleden.

Samen concluderen ze dat de afdeling nog steeds € 1,5 miljoen boven het kostendoel zit, maar dat het opbrengstendoel wordt behaald. Bovendien halen ze ook niet hun doelen voor lokale en uitbestede resources. Ze brengen de volgende wijzigingen aan in het plan:

• Verplaats het project Online vergoedingensysteem dat een lage prioriteit heeft onder de scheidingslijn en maak zo € 1 miljoen aan kosten en vier resources vrij. Nu zijn ze nog slechts € 500.000 boven het budget.
• Besteed 20 procent van de werkzaamheden uit en behaal de doelen voor lokale en uitbestede resources.
• Wijs de taak voor het maken van nieuwe resource- en kostenplannen met de nieuwe resourcedoelen toe aan het hoofd van PMO.

De portfoliomanager slaat de wijzigingen voor het plan op en stelt het team op de hoogte. De CIO spreekt zijn goedkeuring voor het nieuwe plan uit, maar merkt op dat er een meer proactieve houding moet worden aangenomen. Als het IT-team zich meer op de strategische kansen in het bedrijf richt, zijn ze van veel meer toegevoegde waarde. Ze kunnen een grotere invloed hebben door meer geld te genereren. Er staan bijvoorbeeld twee kleine projecten op de lijst, een initiatief Contactmanagement en een voorstel Transformatie van verkoopvergoedingen. De projecten hebben betrekkelijk lage kosten ( € 1,3 miljoen), maar zijn goed voor een rendement op de investering van € 13 miljoen.

Op basis van de CIO-gegevens maakt de portfoliomanager een andere versie van het plan met de naam 'Optie 2: budget verhogen en strategische werkzaamheden met aanzienlijke impact'. In deze versie maakt de portfoliomanager de volgende aanpassingen en laat het nieuwe plan aan de CIO zien:

• Verhoogt het gedetailleerde doel voor de kosten zoals deze zijn gedefinieerd in de portfolio-eigenschappen met € 2 miljoen.
• Verhoogt het gedetailleerde doel voor de opbrengsten zoals deze zijn gedefinieerd in de portfolio-eigenschappen met € 13 miljoen.
• Verplaatst het project Online vergoedingensysteem dat eerder door het team is opgeschort onder de scheidingslijn en maakt zo € 1 miljoen vrij.
• Verplaatst het verplichte financiële project naar een positie boven de scheidingslijn, geeft goedkeuring voor het project en verbruikt daarmee € 500.000.
• Verplaatst het SaaS-project naar een positie boven de scheidingslijn, geeft goedkeuring voor het project en verbruikt daarmee € 6 miljoen.
• Voegt de twee strategische projecten die door de CIO werden vermeld toe boven de scheidingslijn en verbruikt daarmee € 1,3 miljoen aan kosten en voegt €13 miljoen toe aan opbrengsten.

Volg de onderstaande stappen:

1. Open de startpagina en klik in Portfoliomanagement op Portfolio's.
2. Open de portfolio waarvoor u een planversie wilt maken.
3. Klik op Plannen.
4. Selecteer het plan waarvoor u een versie wilt maken en klik op Kopiëren.
5. Als u een andere versie van het plan wilt maken, moet u de naam van het plan wijzigen.
6. Bewerk de planeigenschappen die zijn gebaseerd op de nieuwe vereisten.