Portföylerinizin Yönetimi › Alternatif Portföy Planlarını Araştırma › Plan veya Senaryoların Versiyonlarını Oluşturma

Plan veya Senaryoların Versiyonlarını Oluşturma

Planlarınızda değişiklik yapın ve bunları alternatif versiyonlar ya da senaryolar olarak kaydedin. Portföy planı versiyonlarınız için karşılaştırma raporlarını görüntüleyebilir ve portföy yatırımlarınız hakkındaki mümkün olan en iyi karara varabilirsiniz.

Portföy hedeflerini, içeriği ve belirli yatırım özniteliklerini (örneğin, tarihler, durum, kaynaklar) potansiyel olarak değiştirerek bir planın farklı versiyonlarını oluşturabilirsiniz. Örneğin, bir planı kopyalayın ve maliyeti belirli bir yüzdede azaltarak başka bir versiyon oluşturun.

Örnek: Plan Versiyonları Oluşturma

CIO personeliyle yapılan bir planlama toplantısında, Forward Inc. kuruluşundaki BT portföy yöneticisi 2014 BT PMO Planını seçer. Portföy yöneticisi, personele aşağıdaki ayrıntıları göstermek için planın Sınır Çizgisi görünümünü sunar:

• Tüm projeler ve onların şu anki derecelendirmesi.
• Maliyetler, kaynaklar ve faydalarla karşılaştırmalı olarak proje talepleri.
• Maliyetler, kaynaklar ve faydalarla karşılaştırmalı olarak sermaye maliyetleri, mühendislik kaynakları, iş analizcisi kaynakları ve proje yönetimi kaynakları.

Personel öncelik listesini gözden geçirir ve aşağıdaki tespitlerde bulunur:

• 20 milyon dolarlık hedeflenen maliyet bütçesi içinde, şu anda 15 milyon dolar değerindeki projeler sınır çizgisinin üzerinde veya finanse ediliyor.
• Hedefledikleri 30 milyon dolarlık fayda içinde, finanse ettikleri projeler bu faydanın yalnızca 20 milyon dolarlık kısmını temsil ediyor. Finanse edilen projeler, görünümde sınır çizgisinin üzerinde görünür.
• Proje çalışması için mevcut olan 70 kaynaktan 60 tanesini finanse edilen projelere ayırmışlar.

CIO, çalışanların kaynakları nasıl daha verimli kullanmaları gerektiğinden ve aşağıdaki iş hedeflerine ulaşmak için çalışmaları gerektiğinden bahseder:

• Personelin %20'sini dış kaynaktan temin ederek maliyetleri %10 oranında azaltmaya yönelik bir şirket girişimi. BT bu hedefe odaklanmıştır.
• BT'nin daha stratejik olmasının gerekmesi. Satış ekibi yeni bir SaaS (hizmet olarak yazılım) satış çözümüne yatırım yapmak istiyor. Bu çözümün maliyeti 6 milyon dolar ve BT bütçesinde yalnızca 5 milyon dolar var. Yeni çözüm, fayda hedefine ulaşılmasına yardımcı olabilecek 10 milyon dolarlık ekstra bir fayda vaat ediyor.
• Finans ekibi kısa bir süre önce maliyeti 500.000 dolar olan zorunlu bir projeyi teslim etti. Bu proje herhangi bir fayda üretmiyor; ancak şirketin iş yapabilmeye devam edebilmesi için karşılanması gereken mevzuatla ilgili bir gereksinimin karşılanmasını sağlıyor.

Portföy yöneticisi 2014 BT PMO Planını kopyalayıp buna "Seçenek Bir: %10 Kesinti artı CIO Taahhütleri" adını vererek planın başka bir versiyonunu oluşturur. Yeni plan versiyonunda, portföy yöneticisi aşağıdaki düzenlemeleri yapar:

• Dağıtılmış hedefte hedef maliyeti %10 azaltır.
• Planlanmış BT kaynakları karışımını %20'lik bir bölüm dış kaynaktan temin edilecek şekilde değiştirir.
• Roller için personel atamasını, istenen dış kaynak oranını yansıtacak şekilde yerel rollerden dış kaynaktan temin edilen rollere alır.
• 500.000 dolar maliyetli zorunlu finans projesini sınır çizgisinin üzerine taşır.
• 6 milyon dolar maliyetli SaaS projesini onaylar veya sınır çizgisinin üzerine taşır.

Portföy yöneticisi, CIO ve personelle birlikte planın yeni sürümünü gözden geçirir.

Departmanın hala maliyet hedefinin 1,5 milyon dolar üzerinde olduğunu, ancak fayda hedefini tutturduklarını tespit ederler. Ayrıca, yerel ve dış kaynak hedeflerine de hala ulaşılamamıştır. Planda aşağıdaki değişiklikleri yaparlar:

• Düşük öncelikli, Web Tabanlı Fayda Sistemi projesini sınır çizgisinin altına taşıyarak 1 milyon dolarlık maliyetten kurtulup dört kaynağın serbest kalması sağlama. Artık bütçenin yalnızca 500.000 dolar üzerine çıkılmaktadır.
• Çalışmalarının %20'sini dış kaynaktan temin etme ve yerel ve dış kaynak hedeflerinin arasındaki açığı kapatma.
• Yeni kaynak belirleme hedeflerini içeren yeni kaynak planları ve maliyet planları oluşturma görevini PMO müdürüne atama.

Portföy yöneticisi planda yapılan değişiklikleri kaydeder ve durumu personele bildirir. CIO yeni planı beğenir ancak tepkisel modda iş yaptıklarını ifade eder. BT grubu şirketteki stratejik fırsatlara daha fazla odaklanabilirse şirkete çok daha fazla değer katabilir. Daha fazla finansman oluşturarak daha büyük bir etki yaratabilirler. Örneğin, listede iki küçük proje var: Kişi Yönetimi girişimi ve Satış Mükafatı Dönüştürme teklifi. Bu projelerin maliyeti nispeten düşüktür (1,3 milyon dolar); öte yandan bunlar 13 milyon dolarlık bir yatırım geri dönüşü vaat etmektedir.

Portföy yöneticisi, CIO girdilerini esas alarak, planın “Seçenek 2: Bütçeyi ve Önemli Etkiye Sahip Stratejik Çalışmaları Artırma” adlı başka bir versiyonunu oluşturur. Bu versiyonda, portföy yöneticisi aşağıdaki düzenlemeleri yapar ve yeni planı CIO'ya gösterir:

• Portföy özelliklerinde tanımlandığı gibi maliyete ilişkin yüksek düzey hedefi 2 milyon dolar arttırır.
• Portföy özelliklerinde tanımlandığı gibi faydaya ilişkin yüksek düzey hedefi 13 milyon dolar arttırır.
• Ekibin daha önce askıya almaya karar verdiği Web Tabanlı Fayda Sistemi projesini sınır çizgisinin altına taşıyarak 1 milyon dolarlık maliyetten kurtulur.
• 500.000 dolar maliyetli zorunlu finans projesini sınır çizgisinin üzerine taşır ve onaylar.
• 6 milyon dolar maliyetli SaaS projesini sınır çizgisinin üzerine taşır ve onaylar.
• CIO'nun yukarıda bahsettiği 1,3 milyon dolar maliyetli ve 13 milyon dolar fayda getiren iki stratejik projeyi sınır çizgisinin üzerine ekler.

Şu adımları uygulayın:

1. Giriş Sayfasını açın ve Portföy Yönetimi'nden Portföyler'i tıklatın.
2. Plan versiyonu oluşturmak istediğiniz portföyü açın.
3. Planlar'ı tıklatın.
4. Versiyon oluşturmak istediğiniz planı seçip Kopyala'yı tıklatın.
5. Planın farklı bir versiyonunu oluşturmak için planı yeniden adlandırın.
6. Yeni gereksinimleri esas alan plan özelliklerini düzenleyin.