Prioritera portföljen

Hantera dina portföljer › Så här rationaliserar du en portfölj av investeringar › Prioritera portföljen

Prioritera portföljen

Som del i den inledande skapandeprocessen av portföljen, i egenskap av portföljansvarig, har du möjlighet att ange några grundläggande kriterier eller rangordningregler. Rangordningsreglerna avgör i vilken ordning investeringarna ska visas på vyn Vattenlinjer.

Obs! Följande exempel förutsätter att företagsmålen för investeringar redan har definierats i produkten.

Exempel: Inledande portföljplanering

Raj använder investeringslistan från Lauren och skapar en portfölj i CA Clarity PPM. Han slutför följande uppgifter för att kunna samla information och visa den på ett betydelsefullt vis:

Han lägger till listan över investeringar i portföljen i alfabetisk ordning.
Han arbetar med personalen för att avgöra kostnaden för varje investering och anger den informationen i portföljen.
Han sammanställer antalet interna resurser för investeringarna i FTE-enheter och anger den informationen.

Följande tabell visar portföljinvesteringarna och andra detaljer:

Investering	Varaktighet (månader)	Kostnad	Resurser
Administrativt utgiftssystem	3	250,000	5
Back-Office Financial System	9	750,000	15
Molnbaserad orderingång	3	100,000	3
Uppgraderingar av databas – Oracle	3	200,000	6
Enterprise Time and Attendance	5	450,000	12
Federerad säkerhet	2	300,000	5
Omkonstruering av GUI – Leverantörens Internetsystem	4	50,000	1
Systemuppgradering av HR	6	300,000	12
Gränssnitt för materialleverantör	9	700,000	30
Uppgradering av JIT-system (Just In Time)	5	100,000	6

Under tiden sammanträder Lauren med styrelsen för att avgöra den uppskattade IT-budgeten. Lauren återkommer med följande synpunkter som Raj införlivar i portföljen:

Styrelsen kan acceptera en finansiering med 2 500 000 USD. Raj anger denna information i portföljegenskaperna.
Alla initiativen inriktas mot ett företagsmål. Raj sammanlänkar investeringarna med de fördefinierade målen i investeringsegenskaperna.
Finansdirektören vill se uppskattade kapital- och utgiftsprognoser för varje investering. Raj anger utgiftsinformationen för investeringarna i de ekonomiska sammanfattningarna.
Finansdirektören vill se den förväntande nyttan för varje projekt. Raj anger informationen om nytta för investeringarna i de ekonomiska sammanfattningarna.
Raj synkroniserar portföljen med investeringsinformationen i CA Clarity PPM för att registrera senaste investeringsdata.

Följande tabell visar portföljinvesteringarna med de senaste detaljerna:

Investering	Varaktighet (månader)	Mål	Kostnad	Nytta	Kapitalkostnad	Driftskostnad	Resurser
Administrativt utgiftssystem	3	Förbättra kontorseffektivitet	250,000	20,000	200,000	50,000	5
Back Office Financial System	9	Förbättra kontorseffektivitet	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15
Molnbaserad orderingång	3	Öka försäljningen	100,000	750,000		100,000	3
Uppgraderingar av databas – Oracle	3	Bättre likriktningsteknik	200,000	100,000		200,000	6
Enterprise Time and Attendance	5	Förbättra kontorseffektivitet	450,000	700,000	400,000	50,000	12
Federerad säkerhet	2	Bättre likriktningsteknik	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5
Omkonstruering av GUI – Leverantörens Internetsystem	4	Bättre likriktningsteknik	50,000	60,000		50,000	1
Systemuppgradering av HR	6	Reducera kostnader	300,000	100,000	275,000	25,000	12
Gränssnitt för materialleverantör	9	Reducera kostnader	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30
Uppgradering av JIT-system (Just In Time)	5	Förbättra kontorseffektivitet	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6

Utvärdera portföljen

Den portföljansvarige utvärderar ständigt portföljinvesteringarna för att hålla dem i linje med portföljmålen och inom restriktionerna. Du kan utvärdera dina portföljinvesteringar periodvis (t.ex. månadsvis eller kvartalsvis under planeringsmötena). Om ditt företag är i behov av omedelbar förändring har du även möjlighet att utvärdera dina investeringar på ad hoc-basis. T.ex. om dina företagsmål ändras p.g.a. nya marknadsvillkor. Du kan omvärdera din portfölj för att säkerställa att investeringarna är i linje med den nya strategiska riktningen. Du kan avbryta investeringar som har en relativt låg företagsinriktning (till exempel, utökade slutförandedatum).

Exempel: Portfölj för IT-budget: Plan 1

Lauren granskar IT-budgetens portfölj som Raj har förberett och tillhandahåller följande feedback:

Styrelsen har godkänt en finansiering på 2 600 000 USD.
Investeringarna måste sorteras efter mål, där Reducerad kostnad ligger överst.

Raj införlivar synpunkterna i portföljen genom att skapa en separat plan för portföljen (plan1). Planen är en kopia av portföljen som Raj kan ändra för att tillmötesgå det Lauren ber honom att göra. Raj tar fram planens vattenlinjevy och drar de investeringarna som är associerade med målet Reducera kostnader till toppen av listan.

Följande tabell visar Plan 1-versionen av IT-budgetens portfölj:

Investering	Varaktighet (månader)	Mål	Kostnad	Nytta	Kapitalkostnad	Driftskostnad	Resurser	Kostnadsackumulator
Systemuppgradering av HR	6	Reducera kostnader	300,000	100,000	275,000	25,000	12	300,000
Gränssnitt för materialleverantör	9	Reducera kostnader	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30	1,000,000
Molnbaserad orderingång	3	Öka försäljningen	100,00	750,000		100,000	3	1,100,000
Administrativt utgiftssystem	3	Förbättra kontorseffektivitet	250,000	20,000	200,000	50,000	5	1,350,000
Back Office Financial System	9	Förbättra kontorseffektivitet	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15	2,100,000
Enterprise Time and Attendance	5	Förbättra kontorseffektivitet	450,000	700,000	400,000	50,000	12	2,550,000
Uppgradering av JIT-system (Just In Time)	5	Förbättra kontorseffektivitet	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6	2,650,000
Uppgraderingar av databas – Oracle	3	Bättre likriktningsteknik	200,000	100,000		200,000	6	2,850,000
Federerad säkerhet	2	Bättre likriktningsteknik	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5	3,150,000
Omkonstruering av GUI – Leverantörens Internetsystem	4	Bättre likriktningsteknik	50,000	60,000		50,000	1	3,200,000

Lauren granskar vattenlinjevyn för Plan 1 tillsammans med Raj. Hon anmärker att investeringarna måste prioriteras med Bättre likriktad teknik som ett topprioriterat mål. Raj drar investeringarna med målet Bättre likriktade teknik till toppen av vattenlinjevyn. Vattenlinjevyn för Plan 1 ser nu ut som följande tabell:

Investering	Varaktighet (månader)	Mål	Kostnad	Nytta	Kapitalkostnad	Driftskostnad	Resurser	Kostnadsackumulator
Uppgraderingar av databas – Oracle	3	Bättre likriktningsteknik	200,000	100,000.00		200,000	6	200,000
Federerad säkerhet	2	Bättre likriktningsteknik	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5	500,000
Omkonstruering av GUI – Leverantörens Internetsystem	4	Bättre likriktningsteknik	50,000	60,000		50,000	1	550,000
Administrativt utgiftssystem	3	Förbättra kontorseffektivitet	250,000	20,000	200,000	50,000	5	800,000
Back Office Financial System	9	Förbättra kontorseffektivitet	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15	1,550,000
Enterprise Time and Attendance	5	Förbättra kontorseffektivitet	450,000	700,000	400,000	50,000	12	2,000,000
Uppgradering av JIT-system (Just In Time)	5	Förbättra kontorseffektivitet	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6	2,100,000
Molnbaserad orderingång	3	Öka försäljningen	100,000	750,000		100,000	3	2,200,000
Systemuppgradering av HR	6	Reducera kostnader	300,000	100,000	275,000	25,000	12	2,500,000
Gränssnitt för materialleverantör	9	Reducera kostnader	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30	3,200,000