Priorizar o portfólio

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Priorizar o portfólio

Como parte do processo de criação do portfólio inicial, na qualidade de gerente de portfólio, é possível configurar alguns critérios básicos ou regras de classificação. A classificação de regras determina a ordem em que os investimentos são exibidos na exibição Linhas de corte.

Observação: o exemplo a seguir considera que as metas corporativas para os investimentos já foram definidas no produto.

Exemplo: planejamento de portfólio inicial

Raj usa a lista de investimentos de Lauren e cria um portfólio no CA Clarity PPM. Para coletar informações e exibi-las de maneira significativa, ele conclui as seguintes tarefas:

Adiciona a lista de investimentos do portfólio em ordem alfabética.
Trabalha com a equipe para determinar o custo de cada investimento e digita essas informações no portfólio.
Compila o número de recursos internos para os investimentos em unidades FTE e digita essas informações.

A tabela a seguir mostra os investimentos do portfólio e outros detalhes:

Investimento	Duração (Meses)	Custo	Recursos
Sistema de despesas administrativas	3	250,000	5
Sistema financeiro de Back-Office	9	750,000	15
Entrada de pedido com base na nuvem	3	100,000	3
Atualizações do banco de dados – Oracle	3	200,000	6
Tempo e presença na empresa	5	450,000	12
Segurança centralizada	2	300,000	5
Reformulação da GUI – Fornecedor do sistema da internet	4	50,000	1
Atualização do sistema HR	6	300,000	12
Interface para fornecedor de material	9	700,000	30
Atualização do sistema JIT (Just in Time)	5	100,000	6

Nesse meio tempo, Lauren trabalha com o corpo diretor para determinar o orçamento de TI arbitrário. Lauren volta com as seguintes entradas que Raj incorpora no portfólio:

O corpo diretor potencialmente concorda em financiar US$ 2,5 milhões. Raj insere essas informações nas propriedades do portfólio.
Cada uma das iniciativas é alinhada com um objetivo corporativo. Raj vincula os investimentos à metas predefinidas nas propriedades do investimento.
O Diretor financeiro deseja ver a projeção estimada de capital e despesas para cada investimento. Raj insere as informações de despesas dos investimentos nos resumos financeiros.
O Diretor financeiro deseja ver quais os benefícios esperados para cada projeto. Raj insere as informações de benefícios dos investimentos nos resumos financeiros.
Raj sincroniza o portfólio com as informações de investimentos no CA Clarity PPM para capturar os dados de investimentos mais recentes.

A tabela a seguir mostra os investimentos do portfólio com os últimos detalhes:

Investimento	Duração (Meses)	Objetivos	Custo	Benefício	Custo de capital	Custo operacional	Recursos
Sistema de despesas administrativas	3	Melhorar as eficiências do escritório	250,000	20,000	200,000	50,000	5
Sistema financeiro de Back-Office	9	Melhorar as eficiências do escritório	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15
Entrada de pedido com base na nuvem	3	Aumentar as vendas	100,000	750,000		100,000	3
Atualizações do banco de dados – Oracle	3	Alinhar melhor as tecnologias	200,000	100,000		200,000	6
Tempo e presença na empresa	5	Melhorar as eficiências do escritório	450,000	700,000	400,000	50,000	12
Segurança centralizada	2	Alinhar melhor as tecnologias	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5
Reformulação da GUI – Fornecedor do sistema da internet	4	Alinhar melhor as tecnologias	50,000	60,000		50,000	1
Atualização do sistema HR	6	Reduzir custos	300,000	100,000	275,000	25,000	12
Interface para fornecedor de material	9	Reduzir custos	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30
Atualização do sistema JIT (Just in Time)	5	Melhorar as eficiências do escritório	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6

Avaliar o portfólio

O gerente do portfólio sempre avalia os investimentos do portfólio, para mantê-los alinhados às metas do portfólio e dentro das restrições. é possível avaliar seus investimentos do portfólio em uma base periódica (por exemplo, mensalmente ou trimestralmente durante as reuniões de planejamento). Se sua empresa precisar de alterações repentinas, também é possível avaliar seus investimentos em uma base ad hoc. Por exemplo, se seus objetivos de negócio foram alterados devido às novas condições de mercado. É possível reavaliar seu portfólio para garantir que os investimentos fiquem alinhados de acordo com a nova direção estratégica. É possível cancelar investimentos que tenham um alinhamento de negócio relativamente baixo (por exemplo, datas de conclusão estendidas).

Exemplo: portfólio de orçamento de TI: plano 1

Lauren revisa o portfólio de orçamento de TI que Raj preparou e fornece os seguintes comentários:

O corpo diretor aprovou uma verba de US$ 2,6 milhões.
Os investimentos devem ser classificados por objetivos, com o objetivo Reduzir custos em primeiro lugar.

Raj incorpora os comentários no portfólio, criando um plano separado para o portfólio (Plano 1). O plano é uma cópia do portfólio que Raj pode alterar para acomodar o que Lauren está solicitando que ele faça. Raj abre a exibição Linha de corte do plano e arrasta os investimentos que estão associados ao objetivo Reduzir custos para a parte superior da lista.

A tabela a seguir mostra a versão do Plano 1 do portfólio de orçamento de TI:

Investimento	Duração (Meses)	Objetivos	Custo	Benefício	Custo de capital	Custo operacional	Recursos	Acumulador de custo
Atualização do sistema HR	6	Reduzir custos	300,000	100,000	275,000	25,000	12	300,000
Interface para fornecedor de material	9	Reduzir custos	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30	1,000,000
Entrada de pedido com base na nuvem	3	Aumentar as vendas	100,00	750,000		100,000	3	1,100,000
Sistema de despesas administrativas	3	Melhorar as eficiências do escritório	250,000	20,000	200,000	50,000	5	1,350,000
Sistema financeiro de Back-Office	9	Melhorar as eficiências do escritório	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15	2,100,000
Tempo e presença na empresa	5	Melhorar as eficiências do escritório	450,000	700,000	400,000	50,000	12	2,550,000
Atualização do sistema JIT (Just in Time)	5	Melhorar as eficiências do escritório	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6	2,650,000
Atualizações do banco de dados – Oracle	3	Alinhar melhor as tecnologias	200,000	100,000		200,000	6	2,850,000
Segurança centralizada	2	Alinhar melhor as tecnologias	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5	3,150,000
Reformulação da GUI – Fornecedor do sistema da internet	4	Alinhar melhor as tecnologias	50,000	60,000		50,000	1	3,200,000

Lauren revisa a exibição de linhas de corte do Plano 1 com Raj. Ela comenta que os investimentos devem ser priorizados por Tecnologias melhor alinhadas como uma meta de prioridade principal. Raj arrasta os investimentos com a meta Tecnologias melhor alinhadas para o topo da exibição de linhas de corte. A exibição de linhas de corte do Plano 1 agora tem a aparência mostrada na tabela a seguir:

Investimento	Duração (Meses)	Objetivos	Custo	Benefício	Custo de capital	Custo operacional	Recursos	Acumulador de custo
Atualizações do banco de dados – Oracle	3	Alinhar melhor as tecnologias	200,000	100,000.00		200,000	6	200,000
Segurança centralizada	2	Alinhar melhor as tecnologias	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5	500,000
Reformulação da GUI – Fornecedor do sistema da internet	4	Alinhar melhor as tecnologias	50,000	60,000		50,000	1	550,000
Sistema de despesas administrativas	3	Melhorar as eficiências do escritório	250,000	20,000	200,000	50,000	5	800,000
Sistema financeiro de Back-Office	9	Melhorar as eficiências do escritório	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15	1,550,000
Tempo e presença na empresa	5	Melhorar as eficiências do escritório	450,000	700,000	400,000	50,000	12	2,000,000
Atualização do sistema JIT (Just in Time)	5	Melhorar as eficiências do escritório	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6	2,100,000
Entrada de pedido com base na nuvem	3	Aumentar as vendas	100,000	750,000		100,000	3	2,200,000
Atualização do sistema HR	6	Reduzir custos	300,000	100,000	275,000	25,000	12	2,500,000
Interface para fornecedor de material	9	Reduzir custos	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30	3,200,000