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Gerar versões do plano ou cenários

Modifique seus planos e salve-os como versões ou cenários alternativos. É possível exibir os relatórios comparativos para suas versões do plano do portfólio e tomar as melhores decisões possíveis sobre os investimentos do seu portfólio.

É possível gerar versões alternativas de um plano alterando potencialmente as metas do portfólio, o conteúdo e os atributos do investimento específico (por exemplo, datas, status, recursos). Por exemplo, copie um plano e crie outra versão reduzindo o custo para uma porcentagem específica.

Exemplo: gerar versões do plano

Em uma reunião de planejamento da equipe de TI, o gerente de portfólio de TI na Forward Inc. seleciona o Plano do PMO de TI 2014. O gerente do portfólio apresenta a exibição de linhas de corte do plano para mostrar à equipe os detalhes a seguir:

• Todos os projetos e sua classificação atual.
• As demandas dos projetos à medida que eles comparam as restrições de custo, recursos e benefícios da meta.
• Os custos de capital, recursos de engenharia, recursos do analista comercial e recursos de gerenciamento do projeto à medida que são comparados às restrições de custos e recursos da meta.

A equipe examina a lista de prioridades e faz as observações a seguir:

• Dos US$ 20 milhões para o orçamento de custo pretendido, eles têm um montante de US$ 15 milhões para projetos acima da linha de corte ou financiados.
• Dos US$ 30 milhões para os benefícios pretendidos, seus projetos financiados representam somente o valor de US$ 20 milhões de benefícios. Os projetos financiados aparecem acima das linhas de corte na exibição.
• Dos 70 recursos disponíveis para o trabalho do projeto, eles já têm confirmado 60 para os projetos financiados.

O Diretor de TI fala sobre como os funcionários devem usar os recursos de maneira mais eficiente, e devem trabalhar para atingir os seguintes objetivos de negócios:

• Uma iniciativa da empresa para reduzir os custos em 10% por meio de terceirização de 20% da equipe. O departamento de TI está comprometido com essa meta.
• A necessidade do departamento de TI ser mais estratégico. A equipe de vendas deseja investir em uma nova solução de vendas SaaS (Software as a Service). A solução custa US$ 6 milhões e há apenas US$ 5 milhões reservados no orçamento de TI. A nova solução promete um adicional de US$ 10 milhões de benefícios que podem ajudam a alcançar a meta de benefícios.
• A equipe do departamento financeiro acabou de entregar um projeto obrigatório que custa US$ 500 mil. O projeto não produz nenhum benefício, mas atende aos requisitos fiscais da empresa para permanecer no negócio.

O gerente do portfólio cria uma outra versão do plano copiando o Plano do PMO de TI 2014 e o renomeia como “Opção 1: 10% de corte mais compromissos do Diretor de TI”. Na nova versão do plano, o gerente do portfólio cria os seguintes ajustes:

• Reduz o custo da meta em 10% na meta distribuída.
• Altera a combinação de recursos de TI planejados, de forma que 20% sejam terceirizados.
• Altera a equipe de funções, passando de funções locais para terceirizadas para refletir a terceirização pretendida.
• Move o projeto obrigatório financeiro acima da linha de corte, consumindo US$ 500 mil.
• Aprova ou move o projeto SaaS acima da linha de corte, consumindo US$ 6 milhões.

O gerente de portfólio analisa a nova versão do plano com o Diretor de TI e a equipe.

Juntos, eles observam que o departamento ainda está em US$ 1,5 milhões acima de sua meta de custos, mas está atendendo suas metas de benefícios. Também, ainda faltam suas metas locais e terceirizadas. Eles fazem as seguintes alterações no plano:

• Movem o projeto Sistema de benefícios com base na web, de baixa prioridade para abaixo da linha de corte, liberando US$ 1 milhão em custos e quatro recursos. Agora eles estão apenas US$ 500 mil acima do orçamento.
• Terceirizam 20% de seu trabalho e fecham a diferença entre suas metas locais e terceirizadas.
• Atribuem a tarefa de criação de novos planos de recursos e planos de custo com novas metas de recurso ao diretor de PMO.

O gerente do portfólio salva as alterações no plano e notifica a equipe. O Diretor de TI gosta do novo plano, mas expõe que eles estão fazendo negócios no modo reativo. Se o grupo de TI puder se concentrar mais nas oportunidades estratégicas na empresa, eles poderiam adicionar muito mais valor para as linhas de base. Eles podem criar um impacto maior gerando mais fundos. Por exemplo, existem dois pequenos projetos na lista, uma iniciativa de gerenciamento de contatos e uma proposta de transformação na gratificação de vendas. Os projetos são relativamente de custo baixo (US$ 1,3 milhões), mas eles prometem um retorno de US$ 13 milhões sobre o investimento.

Com base nas entradas do Diretor de TI, o gerente do portfólio cria outra versão do plano denominada “Opção 2: aumentar o orçamento e trabalho estratégico com impacto significativo”. Nesta versão, o gerente do portfólio cria os seguintes ajustes e mostra o novo plano ao Diretor de TI:

• Aumenta a meta de alto nível para custos, conforme definido nas propriedades do portfólio em US$ 2 milhões.
• Aumenta a meta de alto nível para benefícios, conforme definido nas propriedades do portfólio, em US$ 13 milhões.
• Move o projeto do Sistema de benefícios com base na web que a equipe decidiu anteriormente suspender para abaixo da linha de corte, liberando US$ 1 milhão.
• Move o projeto obrigatório financeiro acima da linha de corte, aprovando-o e consumindo US$ 500 mil.
• Move o projeto SaaS acima da linha de corte, aprovando-o e consumindo US$ 6 milhões.
• Adiciona os dois projetos estratégicos que o Diretor de TI mencionou acima da linha de corte, consumindo US$ 1,3 milhões em custos e adicionando US$ 13 milhões em benefícios.

Siga estas etapas:

1. Abra a página inicial e, em Gestão de portfólio, clique em Portfólios.
2. Abra o projeto para o qual você deseja criar uma versão do plano.
3. Clique em Planos.
4. Selecione o plano para o qual você deseja criar uma versão e clique em Copiar.
5. Para criar uma versão diferente do plano, renomeie o plano.
6. Edite as propriedades do plano que estão de acordo com os novos requisitos.