Jak zarządzać ideami › Proces zatwierdzania idei

Proces zatwierdzania idei

Proces Zatwierdzenie idei jest gotowym elementem dostarczanym w ramach oprogramowania CA Clarity PPM. Ułatwia on administratorowi procesów lub kierownikowi zarządzanie przesyłaniem, przeglądaniem, zatwierdzaniem i odrzucaniem idei. Domyślnie ten proces nie jest aktywny. Przed uruchomieniem procesu zatwierdzania idei administrator procesów programu CA Clarity PPM musi aktywować ten proces. Proces można dostosować przy użyciu dodatkowych reguł biznesowych.

Uwaga: W danym czasie można mieć dostęp tylko do jednego procesu Zatwierdzenie idei. Administrator procesów nie może przyznać praw dostępu do więcej niż jednego procesu Zatwierdzenie idei. W przeciwnym razie po kliknięciu opcji Prześlij do zatwierdzenia wystąpi błąd.

Zautomatyzowane procesy dotyczące idei obsługują przejście idei przez przepływ pracy. Proces ten można przedstawić za pomocą następujących kroków:

1. Wystąpienie procesu Zatwierdzenie idei jest tworzone automatycznie zawsze po przesłaniu przez użytkownika idei do zatwierdzenia. Nowa idea ma stan Niezatwierdzone.
2. W ramach procesu zatwierdzania do wyznaczonych odbiorców zostają wysłane powiadomienia dotyczące każdej czynności do wykonania lub kroku. Stan idei jest blokowany na czas trwania procesu zatwierdzania i nikt nie może go ręcznie zmienić.
3. Po przesłaniu przez użytkownika gotowej idei do zatwierdzenia i uzupełnieniu wszystkich wymaganych informacji stan idei zostaje zmieniony na Przesłane do zatwierdzenia.
4. Czynność do wykonania jest wysyłana do każdej osoby dokonującej przeglądu, która ma prawo do zatwierdzania idei. Czynność do wykonania polega na przejrzeniu i zatwierdzeniu idei przez osobę zatwierdzającą.
5. Osoba dokonująca przeglądu weryfikuje ideę. Idea może zostać zatwierdzona, odrzucona albo ustawiona jako niekompletna, co wiąże się z koniecznością uzyskania dodatkowych informacji od osoby pierwotnie zgłaszającej żądanie.
6. Idee niekompletne można przesłać ponownie. Kiedy użytkownik ponownie przesyła ideę, jej stan jest ustawiany na wartość Przesłane i następuje powrót do początku procesu.
7. Po zatwierdzeniu idei użytkownik może ją przekonwertować na dowolny projekt, usługę lub inwestycję, do której ma prawa dostępu umożliwiające tworzenie.
8. Po zatwierdzeniu lub odrzuceniu idei do pierwotnego autora idei jest wysyłane kolejne powiadomienie o czynności do wykonania.
9. Proces kończy się zatwierdzeniem, odrzuceniem lub usunięciem idei.

Uwaga: Ponieważ wielu użytkowników może mieć prawo do zatwierdzania idei, mogą zostać zarejestrowane sprzeczne odpowiedzi. Na przykład jedna osoba dokonująca przeglądu może zatwierdzić ideę, a inna ją odrzucić, zanim aparat procesu w tle wykona cały cykl pracy. W takim przypadku pozostałe czynności do wykonania są zamykane (jeśli istnieją) i zostają wysłane nowe kopie tej samej czynności. Nowa czynność do wykonania zawiera informację o otrzymaniu sprzecznych odpowiedzi.