Prioritere porteføljen

Administrere porteføljene › Slik rasjonaliserer du en portefølje med investeringer: › Prioritere porteføljen

Prioritere porteføljen

I forbindelse med den første porteføljeopprettelsen kan du konfigurere noen grunnvilkår eller rangeringsregler. Rangeringsreglene bestemmer i hvilken rekkefølge investeringene vises på vannlinjevisningen.

Obs! I følgende eksempel antas det at det allerede er definert bedriftsmål for investeringer i produktet.

Eksempel: Innledende porteføljeplanlegging

Raj bruker investeringslisten fra Lauren og oppretter en portefølje i CA Clarity PPM. Han gjør følgende for å samle inn informasjon og vise den på en meningsfylt måte:

Legger til listen over investeringer i porteføljen i alfabetisk rekkefølge.
Samarbeider med staben om å fastslå kostnader for hver investering, og legger inn denne informasjonen i porteføljen.
Kompilerer antall interne ressurser for investeringene i FTE-enheter og legger inn denne informasjonen.

Følgende tabell viser porteføljeinvesteringene og andre detaljer:

Investering	Varighet (måneder)	Kostnad	Ressurser
Administrativt utgiftssystem	3	250,000	5
Back-Office-økonomisystem	9	750,000	15
Skybasert ordreinntak	3	100,000	3
Databaseoppgraderinger – Oracle	3	200,000	6
Bedriftstid og -deltakelse	5	450,000	12
Forent sikkerhet	2	300,000	5
Nytt grafisk brukergrensesnitt – leverandørs Internett-system	4	50,000	1
Oppgradering av HR-system	6	300,000	12
Grensesnitt til materialleverandør	9	700,000	30
JIT (Just in Time)-systemoppgradering	5	100,000	6

I mellomtiden jobber Lauren mot styret for å komme fram til et skjønnsmessig IT-budsjett. Lauren kommer tilbake med følgende tilbakemelding som Raj legger inn i porteføljen:

Styret kan gå med på en investering på 2 500 000 USD. Raj legger inn disse opplysningene i porteføljeegenskapene.
Hvert av initiativene er justert med et bedriftsmål. Raj kobler investeringene til de forhåndsdefinerte målene i investeringsegenskapene.
CFO ønsker å se en beregnet kapital- og utgiftsprojeksjon for hver investering. Raj legger inn utgiftsinformasjon for investeringene i økonomisammendraget.
CFO ønsker å se hvilken gevinst som forventes for hvert prosjekt. Raj legger inn gevinstinformasjon for investeringene i økonomisammendraget.
Raj synkroniserer porteføljen med investeringsinformasjonen i CA Clarity PPM for å fange inn de siste investeringsdataene.

Følgende tabell viser porteføljeinvesteringene med de siste detaljene:

Investering	Varighet (måneder)	Mål	Kostnad	Benefit	Kapitalkostnad	Driftskostnad	Ressurser
Administrativt utgiftssystem	3	Forbedre kontoreffektiviteten	250,000	20,000	200,000	50,000	5
Back Office-økonomisystem	9	Forbedret kontoreffektivitet	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15
Skybasert ordreinntak	3	Øke salget	100,000	750,000		100,000	3
Databaseoppgraderinger – Oracle	3	Bedre justeringsteknologier	200,000	100,000		200,000	6
Bedriftstid og -deltakelse	5	Forbedret kontoreffektivitet	450,000	700,000	400,000	50,000	12
Forent sikkerhet	2	Bedre justeringsteknologier	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5
Nytt grafisk brukergrensesnitt – leverandørs Internett-system	4	Bedre justeringsteknologier	50,000	60,000		50,000	1
Oppgradering av HR-system	6	Redusere kostnader	300,000	100,000	275,000	25,000	12
Grensesnitt til materialleverandør	9	Redusere kostnader	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30
JIT (Just in Time)-systemoppgradering	5	Forbedret kontoreffektivitet	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6

Evaluere porteføljen

Porteføljeansvarlig evaluerer porteføljeinvesteringene hele tiden for å justere dem i forhold til porteføljemålene og innenfor begrensningene. Du kan jevnlig evaluere porteføljeinvesteringene dine (for eksempel månedlig eller hvert kvartal under planleggingsmøtene). Hvis virksomheten plutselig trenger endringer, kan du også evaluere investeringene dine når det er nødvendig. Hvis for eksempel bedriftsmålene endres på grunn av nye markedsvilkår. Du kan evaluere porteføljen på nytt for å sikre at investeringene samsvarer med den nye strategiske retningen. Du kan avbryte investeringer som har en relativt lav forretningsjustering (for eksempel forlengede sluttdatoer).

Eksempel: IT-budsjettportefølje: Plan 1

Lauren gjennomgår IT-budsjettporteføljen som Raj forberedte, og kommer med følgende tilbakemelding:

Styret har godkjent en investering på 2 600 000 USD.
Investeringen må være sortert etter mål, og Reduser kostnad-målet må komme først.

Raj legger inn tilbakemeldingene i porteføljen ved å opprette en egen plan for porteføljen (Plan 1). Planen er en kopi av porteføljen, som Raj kan endre for å oppnå det Lauren ber ham om å gjøre. Raj åpner vannlinjevisningen i planen og drar investeringene som er knyttet til Reduser kostnad-målet, til toppen av listen.

Følgende tabell viser Plan 1-versjonen av IT-budsjettporteføljen:

Investering	Varighet (måneder)	Mål	Kostnad	Gevinst	Kapitalkostnad	Driftskostnad	Ressurser	Kostnadsakkumulator
Oppgradering av HR-system	6	Redusere kostnader	300,000	100,000	275,000	25,000	12	300,000
Grensesnitt til materialleverandør	9	Redusere kostnader	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30	1,000,000
Skybasert ordreinntak	3	Øke salg	100,00	750,000		100,000	3	1,100,000
Administrativt utgiftssystem	3	Forbedret kontoreffektivitet	250,000	20,000	200,000	50,000	5	1,350,000
Back Office-økonomisystem	9	Forbedret kontoreffektivitet	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15	2,100,000
Bedriftstid og -deltakelse	5	Forbedret kontoreffektivitet	450,000	700,000	400,000	50,000	12	2,550,000
JIT (Just in Time)-systemoppgradering	5	Forbedret kontoreffektivitet	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6	2,650,000
Databaseoppgraderinger – Oracle	3	Bedre justeringsteknologier	200,000	100,000		200,000	6	2,850,000
Forent sikkerhet	2	Bedre justeringsteknologier	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5	3,150,000
Nytt grafisk brukergrensesnitt – leverandørs Internett-system	4	Bedre justeringsteknologier	50,000	60,000		50,000	1	3,200,000

Lauren gjennomgår vannlinjevisningen i Plan 1 med Raj. Hun kommenterer at investeringen må prioriteres ved å gi topp prioritet til målet Mer justerte teknologier. Raj drar investeringene med målet Mer justerte teknologier, til toppen av vannlinjevisningen. Vannlinjevisningen av Plan 1 ser nå ut som følgende tabell:

Investering	Varighet (måneder)	Mål	Kostnad	Gevinst	Kapitalkostnad	Driftskostnad	Ressurser	Kostnadsakkumulator
Databaseoppgraderinger – Oracle	3	Bedre justeringsteknologier	200,000	100,000.00		200,000	6	200,000
Forent sikkerhet	2	Bedre justeringsteknologier	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5	500,000
Nytt grafisk brukergrensesnitt – leverandørs Internett-system	4	Bedre justeringsteknologier	50,000	60,000		50,000	1	550,000
Administrativt utgiftssystem	3	Forbedret kontoreffektivitet	250,000	20,000	200,000	50,000	5	800,000
Back Office-økonomisystem	9	Forbedret kontoreffektivitet	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15	1,550,000
Bedriftstid og -deltakelse	5	Forbedret kontoreffektivitet	450,000	700,000	400,000	50,000	12	2,000,000
JIT (Just in Time)-systemoppgradering	5	Forbedret kontoreffektivitet	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6	2,100,000
Skybasert ordreinntak	3	Øke salg	100,000	750,000		100,000	3	2,200,000
Oppgradering av HR-system	6	Redusere kostnader	300,000	100,000	275,000	25,000	12	2,500,000
Grensesnitt til materialleverandør	9	Redusere kostnader	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30	3,200,000