Administrere porteføljene › Slik utforsker du alternative porteføljeplaner: › Generere versjoner av planene eller scenarioene

Generere versjoner av planene eller scenarioene

Endre planene dine og lagre dem som alternative versjoner eller scenarioer. Ved å se på sammenligningsrapporter for de forskjellige versjonene av porteføljeplanen, kan du komme frem til den beste beslutningen om porteføljeinvesteringene.

Du kan generere alternative versjoner av en plan ved eventuelt å endre porteføljemålene, innholdet og spesifikke investeringsattributter (for eksempel datoer, status, ressurser). Du kan for eksempel kopiere en plan og opprette en annen versjon ved å redusere kostnadene med en bestemt prosentandel.

Eksempel: Generere planversjoner

På et planleggingsmøte med IT-sjefens stab, velger IT-porteføljeansvarlige hos Forward Inc. IT PMO-plan 2014. Porteføljeansvarlige presenterer vannlinjevisningen for planen for å vise følgende detaljer til deltakerne:

• Alle prosjekter med gjeldende rangering.
• Prosjektkravene slik de sammenlignes med målsatte begrensninger for kostnader, ressurser og gevinst.
• Kapitalkostnader, ressurser innen bygg og anlegg, forretningsanalyseressurser og prosjektledelsesressurser sammenlignet med ønskede begrensninger for kostnader og ressurser.

Staben gjennomgår prioritetslisten og gjør følgende observasjoner:

• Av det ønskede kostnadsbudsjettet på 20 millioner USD, har de for øyeblikket prosjekter for 15 millioner USD som ligger over vannlinjen eller er finansiert.
• Av den ønskede gevinsten på 30 millioner USD, representerer de finansierte prosjektene en avkastning/gevinst på bare 20 millioner USD. De finansierte prosjektene ligger over vannlinjen i visningen.
• Av de 70 ressursene som er tilgjengelige for prosjektarbeid, er 60 allerede bundet til de finansierte prosjektene.

IT-sjefen snakker om hvordan de ansatte må bruke ressursene mer effektivt og jobbe mot å oppnå følgende forretningsmål:

• Selskapet har tatt initiativ til å redusere kostnadene med 10 prosent ved å sette ut 20 prosent av bemanningen. IT har lovet å overholde dette målet.
• IT-avdelingen trenger å bli mer strategisk. Salgsteamet ønsker å investere i en ny SaaS-salgsløsning (Software as a service). Løsningen koster 6 millioner USD, og IT-budsjettet har bare 5 millioner USD igjen. Den nye løsningen lover ytterligere 10 millioner i gevinst, noe som kan bidra til at de når gevinstmålet.
• Økonomiteamet har akkurat levert et obligatorisk prosjekt som koster 500 000 USD. Prosjektet produserer ingen gevinst, men bidrar til at selskapet oppfyller et lovmessig krav for å kunne fortsette virksomheten.

Porteføljeansvarlige oppretter enda en versjon av planen ved å kopiere IT PMO-plan 2014 og endre navnet til "Alternativ én: 10 prosent kutt pluss forpliktelse fra IT-sjefen". I den nye planversjonen gjør porteføljeansvarlige følgende justeringer:

• Reduserer målkostnadene med 10 prosent i det distribuerte målet.
• Endrer miksen av planlagte IT-ressurser slik at 20 prosent blir utkontraktert.
• Endrer bemanningen av roller fra lokale roller til utkontrakterte roller for å avspeile ønsket om utsetting av arbeid.
• Flytter det obligatoriske økonomiprosjektet over vannlinjen, et forbruk på 500 000 USD.
• Godkjenner eller flytter SaaS-prosjektet over vannlinjen, et forbruk på 6 millioner USD.

Porteføljeansvarlige ser gjennom den nye versjonen av planen sammen med IT-sjefen og staben.

Sammen ser de at avdelingen fremdeles ligger 1,5 millioner USD over kostnadsmålet men overholder gevinstmålet. De mangler også fremdeles sine lokale og utkontrakterte mål. De gjør følgende endringer i planen:

• Flytter det nettbaserte, nedprioriterte gevinstsystemprosjektet under vannlinjen, noe som frigir kostnader på 1 million USD og fire ressurser. Nå ligger de bare 500 000 USD over budsjettet.
• Sett ut 20 prosent av arbeidet og tett igjen gapet mellom lokale og utkontrakterte mål.
• Tildel oppgaven med å opprette nye ressursplaner og kostnadsplaner med de nye ressursmålene, til PMO-direktøren.

Porteføljeansvarlige lagrer endringene i planen og varsler deltakerne. IT-sjefen liker den nye planen, men gir uttrykk for at virksomheten drives i reaktiv modus. Hvis IT-gruppen kunne fokusere mer på de strategiske mulighetene i selskapet, ville de få et mye bedre sluttresultat. De kan oppnå mer ved å generere mer kapital. Det er for eksempel to små prosjekter på listen, et initiativ om kontakthåndtering og et forslag om transformering av salgsgodtgjørelse. Prosjektene har relativt lave kostnader (1,3 millioner USD), men vil gi en avkastning på 13 millioner USD.

Basert på IT-sjefens opplysninger oppretter porteføljeansvarlige enda en versjon av planen kalt "Alternativ 2: Økt budsjett og strategisk arbeid med betydelig konsekvens". I denne versjonen gjør porteføljeansvarlige følgende justeringer før den vises til IT-sjefen:

• Øker det overordnede kostnadsmålet som er angitt i porteføljeegenskapene, med 2 millioner USD.
• Øker det overordnede gevinstmålet som er angitt i porteføljeegenskapene, med 13 millioner USD.
• Flytter det nettbaserte gevinstsystemprosjektet som teamet tidligere valgte å flytte under vannlinjen for å frigi kostnader på 1 million USD.
• Flytter det obligatoriske finansieringsprosjektet over vannlinjen, godkjenner det og forbruker 500 000 USD.
• Flytter SaaS-prosjektet over vannlinjen, godkjenner det og forbruker 6 millioner USD.
• Setter inn de to strategiske prosjektene som IT-sjefen nevnte, over vannlinjen, forbruker 1,3 millioner USD i kostnader og legger til en gevinst på 13 millioner USD.

Følg denne fremgangsmåten:

1. Åpne Start og klikk på Porteføljer under Porteføljebehandling.
2. Åpne porteføljen du vil opprette en planversjon for.
3. Klikk på Planer.
4. Velg planen du vil opprette en versjon for, og klikk på Kopier.
5. Lag en ny versjon av planen ved å gi planen et nytt navn.
6. Rediger planegenskapene som er basert på de nye kravene.