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Generazione di versioni del piano o scenari

Modificare i piani e salvarli come versioni o scenari alternativi. È possibile visualizzare i report di confronto per le versioni del piano di portfolio per giungere alle migliori decisioni possibili circa gli investimenti di portfolio.

È possibile generare versioni alternative di un piano modificando potenzialmente gli obiettivi di portfolio, il contenuto e gli attributi di investimento specifici (ad esempio, date, stato, risorse). Ad esempio, copiare un piano e creare un'altra versione riducendo il costo di una percentuale specifica.

Esempio: generazione di versioni del piano

Alla riunione per la pianificazione con il personale CIO, il manager di portfolio IT presso Forward Inc. seleziona il piano 2014 IT PMO. Il manager di portfolio presenta la visualizzazione Righe di separazione per mostrare i seguenti dettagli del piano al personale:

• Tutti i progetti e la relativa classificazione corrente.
• Le domande del progetto confrontate con i vincoli previsti per costi, risorse e benefit.
• I costi di capitale, le risorse del dipartimento tecnico, le risorse dell'analista di business e le risorse di gestione del progetto confrontati con i vincoli previsti per costi e risorse.

Il personale rivede l'elenco delle priorità e fa le osservazioni seguenti:

• Su 20 milioni di dollari previsti per il budget di costo, ci sono progetti per un valore di 15 milioni di dollari attualmente sopra la riga di separazione o finanziati.
• Su 30 milioni di dollari previsti di benefit, i progetti finanziati rappresentano solo benefit per un valore di 20 milioni di dollari. I progetti finanziati si trovano sopra la riga di separazione nella visualizzazione.
• Su 70 risorse disponibili per il lavoro sui progetti, ne sono state già impegnate 60 per i progetti finanziati.

Il responsabile CIO riferisce al personale di utilizzare le risorse in modo più efficiente e di lavorare per il raggiungimento degli obiettivi di business seguenti:

• Un'iniziativa aziendale per ridurre i costi del 10% tramite l'outsourcing del 20% del personale. L'impegno del reparto IT in tale obiettivo.
• L'esigenza di avere un reparto IT più strategico. Il team del reparto Vendite desidera investire in una nuova soluzione SaaS (Software as a Service) per le vendite. La soluzione costa 6 milioni di dollari e nel budget IT sono rimasti solo 5 milioni di dollari. La nuova soluzione promette maggiori benefit per 10 milioni di dollari, il che può favorire il raggiungimento dell'obiettivo di benefit.
• Il team del reparto Finanza ha appena consegnato un progetto obbligatorio del costo di 500.000 dollari. Il progetto non produce alcun benefit ma soddisfa un requisito legislativo che consente la continuità del business.

Il manager di portfolio crea un'altra versione del piano copiando il piano 2014 IT PMO e rinominandolo Opzione 1: tagli del 10% e impegni del CIO. Nella nuova versione del piano, il manager di portfolio apporta i seguenti adeguamenti:

• Riduce il costo previsto del 10% nell'obiettivo distribuito.
• Modifica l'insieme delle risorse IT pianificate in modo da appaltare il 20% all'esterno.
• Modifica l'organizzazione dei ruoli dai ruoli locali a quelli esterni per riflettere la volontà di appaltare.
• Sposta il progetto obbligatorio del reparto Finanza sopra la riga di separazione, utilizzando 500.000 dollari.
• Approva o sposta il progetto per la soluzione SaaS sopra la riga di separazione, utilizzando 6 milioni di dollari.

Il manager di portfolio rivede la nuova versione del piano con il responsabile CIO e il suo personale.

Insieme osservano che il dipartimento ha ancora 1,5 milioni di dollari fuori dall'obiettivo di costo, ma è stato raggiunto l'obiettivo di benefit. Inoltre, non sono ancora stati soddisfatti gli obiettivi per le risorse interne ed esterne. Al piano vengono apportate le modifiche seguenti:

• Il progetto del sistema di benefit basati sul Web, con bassa priorità, viene spostato sotto la riga di separazione, liberando 1 milione di dollari per i costi e 4 risorse. Ora solo 500.000 dollari non sono compresi nel budget.
• Il 20% del lavoro viene dato in appalto, chiudendo il divario tra gli obiettivi locali e di outsourcing.
• L'attività di creazione dei nuovi piani di risorsa e di costi, insieme alle nuove risorse previste, viene assegnata al dirigente PMO.

Il manager di portfolio salva le modifiche al piano e informa il personale. Il responsabile CIO è soddisfatto del nuovo piano, ma fa notare che il business viene gestito in modo reattivo. Se il gruppo IT riesce a concentrarsi più sulle opportunità strategiche dell'azienda, si potrebbe aggiungere molto più valore alla fine dei conti. Il gruppo IT può avere un impatto maggiore con la generazione di ulteriori fondi. Ad esempio, in elenco ci sono due progetti piccoli, un'iniziativa per la gestione dei contatti e una proposta per la trasformazione dei compensi sulle vendite. I progetti hanno un costo relativamente basso (1,3 milioni di dollari), ma promettono un utile sugli investimenti pari a 13 milioni di dollari.

In base ai suggerimenti del responsabile CIO, il manager di portfolio crea un'altra versione del piano chiamata Opzione 2: aumento del budget e del lavoro strategico con un impatto significativo. In questa versione, il manager di portfolio effettua gli adeguamenti seguenti e mostra il nuovo piano al responsabile CIO:

• L'obiettivo di alto livello per il costo, come definito nelle proprietà del portfolio, viene aumentato di 2 milioni di dollari.
• L'obiettivo di alto livello per i benefit, come definito nelle proprietà del portfolio, viene aumentato di 13 milioni di dollari.
• Il progetto per il sistema di benefit basato sul Web, inizialmente sospeso, viene spostato sotto la riga di separazione, liberando 1 milione di dollari.
• Il progetto obbligatorio del reparto Finanza viene spostato sopra la riga di separazione, approvandolo e utilizzando 500.000 dollari.
• Il progetto sulla soluzione SaaS viene spostato sopra la riga di separazione, approvandolo e utilizzando 6 milioni di dollari.
• Sopra la riga di separazione vengono aggiunti due progetti strategici, citati dal responsabile CIO, con un costo di 1,3 milioni di dollari e maggiori benefit pari a 13 milioni di dollari.

Procedere come descritto di seguito:

1. Aprire la Pagina iniziale e fare clic su Portfolio in Gestione portfolio.
2. Aprire il portfolio per cui si desidera creare una versione del piano.
3. Fare clic su Piani.
4. Selezionare il piano per cui si desidera creare una versione e fare clic su Copia.
5. Per creare una versione diversa del piano, rinominarlo.
6. Modificare le proprietà del piano in base ai nuovi requisiti.