É possível acessar e gerenciar documentos em dois repositórios:
Esta seção contém os seguintes tópicos:
Visão geral do repositório de documentos
Seu administrador mantém a Gestão de conhecimento e o Gerenciador de documentos. Esses repositórios contêm documentos sobre diretrizes ou procedimentos que dizem respeito a várias pessoas.
Use a Gestão de conhecimento para salvar e acessar seus documentos genéricos. O Gerenciador de documentos pode ser utilizado para executar as seguintes ações:
Embora a maioria dos usuários possa acessar esses repositórios, o acesso às pastas e aos documentos varia. Com as permissões apropriadas, os usuários podem criar novas pastas, adicionar documentos a elas e editar tanto documentos quanto pastas. Existem diferenças importantes nos direitos de acesso dos dois repositórios.
O acesso à Gestão de conhecimento e às suas pastas e documentos é fornecido nos seguintes níveis:
Os seguintes direitos de acesso podem ser necessários para gerenciar ou visualizar o conteúdo na Gestão de conhecimento:
Permite acessar todas as pastas e documentos da Gestão de conhecimento. Apenas os usuários com o direito de acesso Gestão de conhecimento – Administrar podem criar pastas no nível superior da árvore de pastas da Gestão de conhecimento. Os usuários com o direito Gestão de conhecimento - Acessar e com as permissões apropriadas podem adicionar subpastas e documentos às pastas.
Permite criar, editar e visualizar documentos e pastas na Gestão de conhecimento à qual você tem acesso. Permite excluir as pastas que você criou e os documentos que adicionou.
Permite visualizar todos os documentos da Gestão de conhecimento.
O administrador do CA Clarity PPM concede direitos de acesso à Gestão de conhecimento. O acesso às pastas e aos documentos são concedidos de acordo com cada caso. Ao criar ou administrar uma pasta ou um documento, identifique os usuários que necessitam de acesso a uma pasta ou documento. Em seguida, conceda aos usuários permissão de leitura, leitura/gravação ou leitura/gravação/exclusão na pasta ou no documento. O nível de permissão determina as ações que os usuários podem executar em uma pasta ou documento.
A tabela a seguir descreve as permissões necessárias para a Gestão de conhecimento ou o Gerenciador de documentos.
|
Permissão |
Descrição |
|---|---|
|
Leitura |
Você pode fazer o seguinte:
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Leitura/Gravação |
Você pode fazer o seguinte:
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|
Leitura/Gravação/Exclusão |
Você tem todas as permissões de leitura/gravação, além de poder mover e excluir documentos e pastas. |
Todos os participantes do Gerenciador de documentos recebem automaticamente a permissão de leitura. O gerente de projeto, o gerente do programa, o gerente de recursos ou o administrador do CA Clarity PPM concede as outras permissões.
Você pode visualizar as pastas às quais tem acesso usando a página Gestão de conhecimento.
Observação: caso você não veja o link Gestão de conhecimento, é porque não tem acesso a esse recurso. Entre em contato com o administrador do CA Clarity PPM para obter acesso.
Siga estas etapas:
A página Gestão de conhecimento é exibida.
Isso expande a árvore de pastas para que você possa ver as subpastas e os documentos nela contidos.
Os procedimentos a seguir mostram como visualizar os documentos relacionados a um projeto, programa ou recurso específico.
Siga estas etapas:
A página da lista é exibida.
A página Gerenciador de documentos é exibida para o projeto.
Siga estas etapas:
A página da lista é exibida.
A página Gerenciador de documentos é exibida para o programa.
Siga estas etapas:
A página da lista é exibida.
É exibida a página Gerenciador de documentos do recurso.
As pastas podem existir individualmente e conter documentos ou podem servir como uma pasta de nível superior que contém subpastas. Tanto as pastas de nível superior quanto as subpastas podem conter documentos.
Para exibir a lista de ações da pasta, em uma página Gestão de conhecimento ou Gerenciador de documentos, clique no menu Ações de uma pasta. Seus direitos de acesso e suas permissões determinam as ações que são exibidas.
Se você não tiver o acesso apropriado para uma ação específica, ela não será exibida no menu Ações da pasta em questão.
É possível criar subpastas para uma pasta de nível superior, bem como para uma subpasta. Quando você cria uma subpasta, o aplicativo automaticamente concede o acesso de leitura/gravação para essa subpasta aos recursos selecionados no nível superior. Esses recursos são chamados participantes. É possível selecionar recursos individuais no grupo de participantes existente e conceder acesso a usuários adicionais.
Siga estas etapas:
A página Propriedades é exibida.
Define o nome exclusivo da pasta.
Define os recursos que têm acesso a essa pasta. Selecione os recursos adicionais em uma lista de recursos à qual você tem acesso. Também é possível remover um recurso existente.
Os recursos são automaticamente agrupados como participantes. Você pode conceder a eles o acesso a qualquer uma de suas subpastas como um grupo.
Indica se os usuários não atribuídos ao projeto têm acesso aos documentos do projeto.
É possível adicionar um máximo de cinco arquivos de cada vez a uma pasta. Se estiver adicionando arquivos de uma página no Gerenciador de documentos, a escolha de Adicionar documentos no menu Ações da pasta abrirá a página de adição de vários documentos.
Siga estas etapas:
A página Adicionar documentos é exibida.
Especifica os arquivos que estão sendo adicionados à pasta. Em cada campo, clique no ícone Procurar para anexar um arquivo.
Limite: cinco arquivos de cada vez
Indica se os documentos estão definidos como Aprovado, Rejeitado ou Enviado.
Define a categoria do documento. Por exemplo, selecione Proposta no menu suspenso se o documento for uma proposta.
Define a data de criação do documento. A data pode ser uma data de criação real ou a data em que você adicionou o arquivo à pasta.
Indica o tipo de acesso da pasta
Valores
Selecionar participantes. Indica que os recursos individuais são do grupo de participantes existente.
Padrão: opção Todos os participantes selecionada.
Indica se os usuários não atribuídos ao projeto têm acesso aos documentos do projeto.
Indica se os recursos com acesso apropriado podem registrar saída do arquivo e editá-lo.
Indica que os recursos com acesso apropriado podem criar outra versão do arquivo.
Indica se os recursos que têm acesso aos arquivos são notificados quando os documentos são adicionados.
Define a descrição dos arquivos.
Especifica comentários sobre os arquivos.
Os documentos selecionados são adicionados à pasta.
Use a opção Download de tudo ou Download incremental para fazer download de arquivos de uma pasta selecionada para um arquivo zip local. A ausência dessas opções no menu Ações significa que você não tem as permissões necessárias para executar a ação.
É possível fazer download de:
Por padrão, o nome do arquivo zip é o nome da pasta. É possível selecionar o local para download do arquivo. Quando você faz download de arquivos de uma pasta, a estrutura de arquivos não é mantida no arquivo zip salvo.
Importante: Ative a configuração Ativar download de documentos antes de baixar arquivos.
Para obter mais informações, consulte o Guia de Administração.
Use o procedimento a seguir para fazer download de todos os arquivos selecionados, inclusive arquivos em subpastas.
Siga estas etapas:
A janela File Download é aberta.
Quando o tamanho exceder o limite de download definido pelo administrador, faça download de um subconjunto de arquivos da pasta.
A caixa de diálogo Salvar como é aberta.
O arquivo zip é salvo no local especificado no computador.
Use o procedimento a seguir para fazer download de um subconjunto de arquivos de uma pasta selecionada. O arquivo zip incluirá apenas os arquivos que foram alterados desde o último download e arquivos que ainda não foram baixados.
A estrutura de arquivos não é mantida no arquivo zip salvo.
Siga estas etapas:
A janela File Download é aberta.
Quando o tamanho exceder o limite de download de documentos definido pelo administrador, faça download de um arquivo de cada vez.
A caixa de diálogo Salvar como é aberta.
O arquivo zip é salvo no local especificado no computador.
Siga estas etapas:
Define o nome exclusivo da pasta.
Define o proprietário da pasta.
Define o nível de acesso da pasta.
Opções:
Quando você adiciona recursos a uma pasta, eles são automaticamente agrupados como participantes com acesso de leitura/gravação a essa pasta. O usuário que cria a pasta recebe automaticamente o acesso de leitura, gravação e exclusão para a pasta. Você pode alterar as permissões a qualquer momento.
Siga estas etapas:
A página de permissões é exibida.
Embora seja possível registrar saída de um documento para editá-lo, você também pode abri-lo no modo somente leitura apenas para visualização.
Para visualizar um documento, selecione Abrir no menu Ações do documento e clique em Abrir quando solicitado na janela Download do arquivo. Essa opção restringe seu acesso ao documento para somente leitura.
Para salvar um documento no computador, selecione Abrir no menu Ações do documento e clique em Salvar quando solicitado na janela Download do arquivo.
Essa opção restringe o seu acesso ao documento para somente leitura, assim como a abertura do documento como somente leitura restringe o seu acesso. Para editar o documento e salvá-lo novamente no aplicativo, faça check-out do documento.
Para editar um documento, faça check-out dele da pasta. Quando concluir, faça check-in dele novamente. Se o controle de versão do documento estiver ativado, outra versão do documento será criada automaticamente.
Outros usuários não podem editar um documento com check-out até que seja feito seu check-in novamente. Ative o documento para check-out antes de continuar.
Siga estas etapas:
A janela Download de arquivo é exibida.
Apenas o usuário que fez check-out do documento originalmente pode desfazer o check-out. A execução dessa ação desbloqueia o documento, permitindo que outros usuários façam check-out dele.
Selecione Desfazer check-out no menu Ações do documento para desfazer o seu status de check-out.
Clique em Check-in no menu Ações do documento e procure pela cópia atualizada no local selecionado quando você fez o check-out do documento.
Siga estas etapas:
Uma página é exibida para a seleção da pasta de destino.
O usuário que adicionou o documento pode atualizar as suas propriedades.
Siga estas etapas:
A página Propriedades é exibida.
Siga estas etapas:
A página de permissões é exibida.
Os valores são: Leitura, Leitura/Gravação e Leitura/Gravação/Exclusão.
A página Histórico do documento lista os nomes dos usuários que acessaram o documento e a data e hora da última visita.
Siga estas etapas:
A página Histórico é exibida.
Siga estas etapas:
Uma página é exibida para a seleção da pasta de destino.
Use o versionamento de documento para salvar uma versão separada de um documento cada vez que você registrar a sua entrada. Para usar esse recurso, ative o documento para o controle de versão.
Não é possível alterar uma versão anterior de um documento, mas é possível abrir e visualizá-la.
Siga estas etapas:
A página de versões do documento é exibida e lista todas as versões do documento.
A janela de download do arquivo é exibida.
É possível copiar uma versão específica de um documento para outra pasta. Se isso for feito, será necessário revisar as permissões do documento depois de copiá-lo.
Siga estas etapas:
A página de versões do documento é exibida e lista todas as versões do documento.
A página Copiar documento é exibida.
Se o administrador do CA Clarity PPM tiver criado processos relacionados ao documento, eles serão listados na página de processos disponíveis. Os processos do documento podem ser eficientes no encaminhamento de um documento durante um processo de aprovação. Isso ocorre porque o processo de um documento pode ser um vínculo com qualquer projeto ou programa associado. Você pode enviar notificações e itens de ação do processo do documento para as funções e os recursos do projeto.
Observação: consulte o Administration Guide para obter mais informações.
A página de processos iniciados do documento lista os processos em andamento ou concluídos. Para exibir essa página, abra a Gestão de conhecimento e, no menu Ações do documento, clique em Processos.
As etapas para iniciar, interromper e excluir processos de documento em uma página do Gerenciador de documentos são semelhantes às etapas descritas nesta seção.
Siga estas etapas:
A lista de processos iniciados é exibida.
A página da lista é exibida.
A página de processos iniciados do documento lista os processos em andamento ou concluídos. Para interromper um processo de documento, selecione o processo e clique em Cancelar processo. O aplicativo interrompe o processo.
Você pode excluir processos concluídos ou cancelados, mas não pode excluir processos que estão em execução.
Siga estas etapas:
A lista de processos iniciados é exibida.
A lista de processos disponíveis é exibida.
Uma página de confirmação de exclusão de instância de processo é exibida.
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