Gebruik de functie voor het aanvragen van resources om te reageren op aanvragen, berichten uit te wisselen met de projectmanager en aanvraagprocessen te beheren. Met deze functie van CA Clarity PPM kunt u eenvoudige en gedetailleerde aanvragen opstellen voor meerdere resources en verschillende perioden.
Dit gedeelte bevat de volgende onderwerpen:
Overzicht van het aanvragen van resources
Aanvragen van resources openen
Aanvragen van resources beheren
Aangevraagde personele behoefte vervullen
Geautomatiseerde aanvraagprocessen beheren
Een aanvraag is een verzoek om een bepaald project te voorzien van arbeidsresources. Het belangrijkste voordeel van de aanvragen is dat effectieve planning mogelijk is. Als u een aanvraag overslaat en een resource direct toewijst aan een project, kunt u uw eigen project in gevaar brengen. Dit komt doordat u een resource toewijst zonder dat u kennis hebt van andere projecten waaraan deze resource mogelijk werkt. U zou de resource kunnen overbelasten of de verkeerde resource kunnen toekennen. De aanvragen worden meestal behandeld door resourcemanagers die op de hoogte zijn van de werkbelasting en de vaardigheden van de resources. Dus als u een aanvraag indient, wijzen de resourcemanagers de meest geschikte resources toe aan de projecten.
U kunt het aanvragen van resources voor het volgende gebruiken:
Aanvragen zijn projectspecifiek, hetgeen inhoudt dat u geen aanvragen kunt indienen waarmee u meerdere projecten tegelijk van personeel voorziet. Elke aanvraag betreft één personeelsaanvraag en kan slechts voor één project worden gebruikt.
Raadpleeg de Gebruikershandleiding Projectmanagement voor meer informatie.
Als manager die verantwoordelijk is voor resources, kunt u een standaardboekingsmanager instellen voor elke resource en rol in het systeem. Daarom worden aanvragen automatisch gerouteerd naar de juiste resourcemanager zonder tussenkomst van de projectmanager.
Het definiëren van de boekingsmanager is optioneel. Indien gedefinieerd, wordt in het veld Boekingsmanager standaard deze resourcemanager ingevuld en weergegeven op de pagina met eigenschappen van de resource. Als u dit veld niet instelt, kan de projectmanager dit instellen op aanvraagniveau of het veld leeg laten. Als het veld leeg blijft, wordt de toekenning van deze aanvraag bepaald door de toegangsrechten van de beschikbare resourcemanager.
Voor rollen kunt u een koppeling tussen rollen en een OBS-structuur gebruiken om de standaardboekingsmanager in te stellen.
Volg de onderstaande stappen:
Als een aanvraag wordt gemaakt, wordt de aanvraag op basis van het volgende naar de juiste boekingsmanager verzonden:
De projectmanager (maker van de aanvraag) en de boekingsmanager (resourcemanager) worden in kennis gesteld van statuswijzingen in aanvragen. Als er geen boekingsmanager wordt geselecteerd, wordt er geen kennisgeving verzonden. Maar iedereen met de juiste toegangsrechten ziet de aanvraag in hun lijst. Bijvoorbeeld door het filteren op niet-toegekende aanvragen. U kunt het veld Boekingsmanager op elk gewenst moment wijzigen om een andere resourcemanager op te geven. De mogelijkheid tot wijzigen stelt resourcemanagers in staat om de aanvragen opnieuw te routeren.
Standaard wordt in het veld Aangevraagd door op de pagina Eigenschappen aanvraag de naam van de maker van de aanvraag ingevuld. Als u niet de huidige gebruiker voor Aangevraagd door bent, kunt u de waarde in dit veld wijzigen in uzelf. Als uw bedrijf met een routeringsketen werkt die langs meerdere personen gaat, is de wijzigingsfunctie handig.
Alleen gebruikers in de velden Aangevraagd door en Boekingsmanager ontvangen meldingen van openstaande aanvragen. Aangevraagde en geboekte resources ontvangen geen melding. Een resource ontvangt een melding wanneer de resource als participerende resource aan het project wordt toegevoegd. U kunt instellen dat dit automatisch wordt uitgevoerd wanneer de resource definitief wordt geboekt. Neem contact op met uw beheerder voor meer informatie.
In de volgende tabel vindt u een overzicht van de verschillende statustypen van aanvragen en wordt beschreven hoe u een dergelijke status doorgaans gebruikt:
Alle aanvragen hebben in eerste instantie de status 'Nieuw'. De status ervan blijft 'Nieuw' totdat de eigenaar de aanvraag indient of de status handmatig wijzigt. Als u gereed bent om een boekingsmanager de aanvraag te laten invullen, wijzigt u de status in "Open".
Raadpleeg de Gebruikershandleiding Projectmanagement voor meer informatie.
Deze status geeft aan dat de aanvraag actief is en moet worden opgevuld. De aanvrager die de aanvraag opstelt, is degene die de status kan wijzigen in 'Open'. Vanuit "Open" kan de status worden ingesteld op "Nieuw", "Voorgesteld" of "Afgesloten".
Opmerking: de status 'Voorgesteld' is beschikbaar als u beschikt over het toegangsrecht Project – Resources aanvraagitem bijvoegen. Ook moet de instelling Goedkeuring van aanvraag vereist worden ingeschakeld voor het project.
De boekingsmanager stelt boekingen voor om de aanvraag uit te voeren. De aanvrager wordt in kennis gesteld. De aanvrager bekijkt de voorgestelde resources. Als de aanvrager de resources afwijst die door de boekingsmanager werden aangegeven, wordt de status van het verzoek gewijzigd in "Open".
Deze status geeft aan dat een projectmanager of resourcemanager de resource op de aanvraag heeft geaccepteerd (geboekt). De aanvraagstatus wordt automatisch gewijzigd in "Geboekt" en de aanvrager en de boekingsmanager worden beide op de hoogte gebracht. De status "Geboekt" is beschikbaar als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
Deze status geeft aan dat geen werk meer hoeft worden uitgevoerd voor een aanvraag. Een aanvraag kan alleen door de aanvrager worden afgesloten. Als de boekingsmanager een openstaande aanvraag afwijst, wordt de status van de aanvraag automatisch gewijzigd in Gesloten.
Opmerking: het veld Status van een aanvraag bevindt zich op de pagina Eigenschappen aanvraag. De eigenaar van de aanvraag (ook wel aanvrager genoemd) is de enige persoon die deze aanvankelijke status kan wijzigen van "Nieuw" in iets anders (gewoonlijk "Open"). Ontvangers kunnen de status wijzigen van "Open" in "Voorgesteld", "Geboekt" of "Gesloten".
De volgende tabel bevat de personen die in kennis worden gesteld als de status van een aanvraag wordt gewijzigd:
|
Wijzigingen in status van aanvraag |
Opgevraagd door |
Boekingsmanager |
|---|---|---|
|
Gemaakt |
|
|
|
Van Nieuw in Open |
|
In kennis gesteld |
|
Van Open in Nieuw |
|
In kennis gesteld |
|
Van Open in Voorgesteld |
In kennis gesteld |
|
|
Van Voorgesteld in Geboekt |
In kennis gesteld |
In kennis gesteld |
|
Van Open in Boeken (als geen goedkeuring van de aanvraag is vereist) |
In kennis gesteld |
|
|
Wijziging van boekingsmanager |
In kennis gesteld |
Nieuwe en vorige boekingsmanager worden in kennis gesteld. |
|
Wijziging van Aangevraagd door |
|
|
|
Gesloten |
|
|
|
Verwijderd |
|
|
U kunt de indeling van uw aanvraagmeldingen (de lay-out en de verzendmethode van het bericht) instellen op de pagina Accountinstellingen: Meldingen.
Raadpleeg de Gebruikershandleiding Grondbeginselen voor meer informatie.
U kunt een geautomatiseerd proces opzetten om de verschillende stadia van de levenscyclus van een aanvraag aan te geven en automatisch meldingen af te geven voor elk stadium.
Als resourcemanager ontvangt u een melding voor elke aanvraag die aan u is toegewezen. U hebt op de volgende manieren toegang tot deze openstaande aanvragen:
De pagina Aanvragen van resources bevat alle toegewezen aanvragen en alle niet-toegewezen aanvragen die u op basis van uw toegangsrechten mag weergeven. Via deze pagina kunt u aanvragen voorstellen en boeken.
Gebruik het gedeelte Filter aanvraag boven aan de pagina Aanvragen van resources om een of meer aanvragen te zoeken op basis van verschillende criteria. U kunt zoeken op naar of id van de aanvraag, geassocieerd project, status en prioriteit.
Volg de onderstaande stappen:
De zoekresultaten worden weergegeven in het onderste gedeelte van de pagina.
Raadpleeg de Gebruikershandleiding Grondbeginselen voor meer informatie.
Volg de onderstaande stappen:
Deze pagina bevat de details die de aanvrager invoert.
Gebruik deze pagina om resources aan uw aanvragen toe te voegen.
Gebruik deze pagina om een discussie over de aanvraag te starten en te voeren.
Gebruik deze pagina om uw aanvraagprocessen te maken, uit te voeren of te volgen.
Gebruik deze pagina om de wijzigingen voor het aanvraagobject bij te houden (als is ingesteld dat de aanvraagvelden kunnen worden gecontroleerd). Neem contact op met uw beheerder voor meer informatie.
Via de pagina Aanvragen van resources kunt u aan u toegekende aanvragen openen en vervullen. U kunt als volgt op de aanvragen van resources reageren:
Aanvragen met genoemde resources bevatten een voorgestelde resource, waardoor u gemakkelijker kunt reageren. Als u de aanvragen voor genoemde resources wilt verwerken, opent u een aanvraag en verwerkt u deze afzonderlijk. Of selecteer meerdere aanvragen en stel ze voor aan de projectmanager.
Gebruik de pagina Aanvragen van resources om aanvragen van genoemde resources uit te voeren. Deze pagina bevat een histogram met meer informatie over de resource. U kunt precies zien hoeveel tijd de projectmanager per week heeft aangevraagd. Het gele gedeelte van het histogram geeft aan hoe lang de resource nodig is voor dit bepaalde project. Het groene gedeelte geeft aan hoe lang de resource nodig is voor andere projecten. Rood geeft aan waar de resource te veel is toegekend.
Volg de onderstaande stappen:
De pagina Aanvragen van resources wordt weergegeven en de status van de aanvraag wordt gewijzigd in 'Voorgesteld'.
Als u een aanvraag opent en vindt dat een resource te veel is toegekend, kunt u de toekenning beperken.
U kunt ook op het pictogram Eigenschappen links van de naam van de resource klikken, bestaande toekenningssegmenten wijzigen en eventueel nieuwe toekenningssegmenten toevoegen. Klik wanneer u klaar bent op Opslaan en terug.
Volg de onderstaande stappen:
De gele balk bevat nu het nieuwe boekingsaantal voor dit project en de groene balk bevat de boekingen voor andere projecten. Een te hoge toekenning wordt niet rood weergegeven.
Nadat u een aanvraag hebt geopend en het toekenningsaantal voor de genoemde resource hebt bewerkt, kunt u het voorstel voor de toekenning terugzenden naar de projectmanager. Klik op Voorstellen. De pagina Aanvragen van resources wordt weergegeven en de status van de aanvraag wordt gewijzigd in 'Voorgesteld'.
|
Indien... |
dan... |
|---|---|
|
De optie Goedkeuring van aanvraag vereist is uitgeschakeld voor het project (geen goedkeuring van projectmanager vereist). |
In plaats van de knop Voorstellen wordt de knop Boeken weergegeven op de pagina. Klik op Boeken om de resource automatisch definitief te boeken voor het project zonder goedkeuring door de projectmanager. |
|
De optie Goedkeuring van aanvraag vereist is uitgeschakeld, maar u beschikt niet over de toegangsrechten Project – Bewerken. |
In plaats van de knop Boeken wordt de knop Voorstellen weergegeven op de pagina. Klik op Voorstellen om de boeking ter goedkeuring te verzenden in plaats van rechtstreeks naar het project te boeken. Later wanneer uw projectmanager de pagina Projectteam: Aanvragen weergeeft, worden de knoppen Boeken en Afwijzen weergegeven op de pagina. |
Als u dezelfde resource met dezelfde toekenning voorstelt aan de projectmanager, wordt het voorstel automatisch goedgekeurd. Het voorstel wordt niet goedgekeurd door de projectmanager. Er wordt een melding van de automatische goedkeuring naar de projectmanager verzonden.
Volg de onderstaande stappen:
Als een aanvraag een verzoek bevat om de boeking voor een bepaalde resource op te heffen, verschijnt er op de pagina Aanvragen voor resource een vinkje in de kolom Boeking verwijderen.
Wanneer u een boeking van resources verwijdert, wordt de definitieve toekenning voor de resource in de toekomst verwijderd. De startdatum van het verwijderen van de boeking is standaard ingesteld op de volgende dag. U kunt de startdatum desgewenst naar een eerdere datum verplaatsen.
Volg de onderstaande stappen:
Op de pagina Aanvragen van resources kunt u zien dat de vast geboekte toekenningshoeveelheid in de kolom Gemiddelde snelheid wordt gewijzigd. Als de boeking van een resource helemaal is verwijderd, verschijnt de waarde als 0,00 procent.
Opmerking: bij een aanvraag om de boeking voor een resource te verwijderen en te vervangen, worden de selectievakjes Boeking verwijderen en Vervangen op de pagina Eigenschappen aanvraag ingeschakeld. Ook wordt het menu Resources weergegeven. Klik op Resources om de toepasselijke filtercriteria in te stellen. Selecteer een nieuwe resource en voeg deze toe om de beschikbaarheid af te stemmen op de vervangen resource. Als u over de benodigde toegangsrechten beschikt, wordt de knop Vervangen weergegeven op de pagina. Klik op Vervangen om de niet-geboekte resource te vervangen door de nieuwe resource. Zo niet, dan kan de projectmanager de voorgestelde vervangende resource controleren en deze resource boeken.
Raadpleeg de Gebruikershandleiding Projectmanagement voor meer informatie.
Zoek bij ontvangst van een rolaanvraag ten minste één resource die voldoet aan de rol die wordt beschreven in de personeelsaanvraag en stel deze voor. Als u meerdere werknemers voorstelt, moet u de resources correct toekennen zodat de waarde van de aanvraag over meerdere weknemers is verdeeld. Als de projectmanager bijvoorbeeld één werknemer voor een week aanvraagt, kunt u twee resources voorstellen die als volgt zijn toegekend: een resource voor maandag tot en met woensdag en de andere resource voor donderdag en vrijdag.
Als u resources wilt zoeken die voldoen aan de personele behoeften, kunt u een aanvraag openen voor het zoeken van resources door naast de aanvraag op het pictogram Persoon met lijst te klikken. De gegevens die worden weergegeven op de pagina Resources zoeken zijn gebaseerd op de vereisten die zijn opgegeven in de aanvraag. U kunt de zoekcriteria wijzigen om geschiktere resources te zoeken.
Volg de onderstaande stappen:
Als er voor een aanvraag slechts één resource is, wordt deze resource geselecteerd. De resource wordt dan als kandidaat voorgesteld.
Volg de onderstaande stappen:
De pagina Aanvragen van resources wordt weergegeven met het tabblad Resources geactiveerd.
De pagina Aanvragen van resources wordt weergegeven en de status van de aanvraag wordt gewijzigd in 'Voorgesteld'.
Als meerdere resources aan de aanvraag zijn toegevoegd, moet u uitzoeken voor hoeveel u elke resource kunt toekennen.
Volg de onderstaande stappen:
De pagina Aanvragen van resources wordt weergegeven en de status van de aanvraag wordt gewijzigd in 'Voorgesteld'.
Als resourcemanager kunt u een voorstel wijzigen en opnieuw verzenden. Wijzig het voorstel alleen als u een melding ontvangt dat de projectmanager de resources op een aanvraag heeft afgewezen.
Volg de onderstaande stappen:
De pagina Aanvragen van resources wordt weergegeven en de status van de aanvraag wordt gewijzigd in 'Voorgesteld'.
U kunt een aanvraag om diverse redenen afwijzen: afwijking van de selectie of het ontbreken van de gewenste resource voor de aanvraag. Als u een aanvraag afwijst, kunt u een opmerking verzenden via het tabblad Discussies waarin u uitlegt waarom u een aanvraag afwijst.
Volg de onderstaande stappen:
U kunt via de aanvraagdiscussies in een aanvraag berichten en andere informatie uitwisselen met de ontvangers van een aanvraag. Alleen de ontvangers van een aanvraag en anderen die toegang hebben tot de aanvraag, kunnen deelnemen aan de discussies die worden gestart vanuit de aanvraag.
Volg de onderstaande stappen:
Als u toegang hebt tot de aanvaag, kunt u een nieuwe discussie starten en bestaande berichten beantwoorden. Als u nieuwe berichten wilt maken, ongeacht of u een nieuwe discussie begint of een bericht beantwoordt, gebruikt u de pagina Discussiebericht: Eigenschappen.
Volg de onderstaande stappen:
In beide gevallen komt u terecht op de pagina Discussiebericht: Eigenschappen, waar u uw bericht kunt opstellen.
Definieert het onderwerp van het bericht.
Definieert de tekst van het bericht.
Klik op het pictogram Bladeren om een document toe te voegen.
Hier kunt u opgeven of discussieontvangers een e-mailmelding ontvangen wanneer een nieuw bericht binnenkomt dat ze moeten controleren.
Standaard: ingeschakeld
U kunt op de pagina Accountinstellingen: Meldingen aangeven hoe u meldingen wilt ontvangen, bijvoorbeeld via e-mail.
Raadpleeg de Gebruikershandleiding Grondbeginselen voor meer informatie.
Nadat u het bericht hebt verzonden, wordt het weergegeven in het gedeelte Berichten op de pagina Aanvraagdiscussies: Bericht.
Een discussiethread begint bij het eerste antwoord, onder het oorspronkelijke bericht. Daaropvolgende berichten worden in aflopende volgorde weergegeven. Gebruik de pagina Aanvraagdiscussies: Berichtantwoorden om de discussiethread weer te geven, berichten weer te geven of een bericht te beantwoorden.
Als u de discussiethread hebt uitgevouwen, klikt u op Nieuw om te antwoorden en de thread dus verder uit te breiden. Klik op Discussie om alle geopende threads samen te vouwen. Klik op Nieuw om een discussie over de aanvraag te maken.
Volg de onderstaande stappen:
In het kant-en-klare meldingssysteem worden berichten alleen gegenereerd wanneer de Status van een aanvraag handmatig wordt gewijzigd. Als de instelling niet is gewijzigd, worden er geen meldingen verzonden. Als de status van nieuwe aanvragen niet is gewijzigd in Open, zijn ontvangers niet op de hoogte van de nieuwe aanvraag die moet worden vervuld.
U kunt de onzekerheid rond meldingen vermijden door een automatisch meldingsproces in te stellen waarbij verschillende fasen van de levenscyclus van een aanvraag worden geïdentificeerd. Het geautomatiseerde proces zorgt ervoor dat een melding wordt verzonden wanneer een nieuwe fase wordt bereikt. Gebruik de pagina Aanvraag: Processen om een melding te verzenden.
Wanneer u een proces creëert vanuit een aanvraag, is het alleen toegankelijk voor de betreffende aanvraag. Wanneer uw beheerder of iemand anders een algemeen aanvraagproces maakt in het hulpprogramma voor beheer, is het proces beschikbaar voor alle aanvragen. Voor het maken van een algemeen proces zijn algemene toegangsrechten vereist.
De pagina Aanvraag: Processen bevat twee koppelingen:
Volg de onderstaande stappen:
Maak een automatisch meldingsproces voor het aangeven van de verschillende stadia in de levenscyclus van een aanvraag en om onzekerheid over handmatige meldingen te voorkomen. Een automatisch proces geeft een melding af zodra een nieuw stadium wordt bereikt.
Het nieuwe proces verschijnt in de lijst met beschikbare aanvraagprocessen. Als een handmatige start van het proces is geselecteerd, moet u het proces selecteren en op Start klikken. Het doel van het proces moet worden opgegeven voor aanvragen.
Raadpleeg de Beheerdershandleiding voor meer informatie.
Volg de onderstaande stappen:
Gebruik de pagina Aanvraag: Processen om de voortgang van reeds gestarte processen te volgen. Open een aanvraag en klik op Processen om deze pagina te openen.
Tijdens het uitvoeren van het proces wordt de status weergegeven als In uitvoering in het veld Status van de pagina Aanvraag: Geïnitieerde processen. Klik op Terug om de procesinstantie te stoppen.
Raadpleeg de Beheerdershandleiding voor meer informatie.
U kunt processen zowel verwijderen vanaf de pagina Aanvraag: Beschikbare processen als van de pagina Aanvraag: Geïnitieerde processen.
Volg de onderstaande stappen:
Na het verwijderen wordt de bijgewerkte procespagina geopend.
Op de pagina Aanvraag controlepad kunt u zien wanneer bepaalde probleemvelden zijn gewijzigd en door wie. Op deze manier kunt u zien welke resource een wijziging heeft aangebracht en wanneer deze is aangebracht.
Uw CA Clarity PPM-beheerder selecteert via Studio de aanvraagvelden die voor u beschikbaar zijn op de pagina.
Volg de onderstaande stappen:
De controlevelden voor de aanvraag verschijnen.
|
Copyright © 2013 CA.
Alle rechten voorbehouden.
|
|