Vous pouvez accéder à vos documents et les gérer à partir des deux référentiels suivants :
Ce chapitre traite des sujets suivants :
Présentation du référentiel de documents
Votre administrateur est chargé de la maintenance de la base de connaissances et du gestionnaire de documents. Ces référentiels contiennent des documents concernant les stratégies ou les procédures qui s'appliquent à un grand nombre de personnes.
Pour accéder à vos documents génériques, vous pouvez utiliser la base de connaissances. Le gestionnaire de documents vous permet, quant à lui, d'effectuer les tâches suivantes :
Bien que la plupart des utilisateurs soient autorisés à accéder à ces référentiels, les droits d'accès aux dossiers et documents qu'ils contiennent peuvent varier d'un utilisateur à l'autre. A condition de bénéficier des droits appropriés, les utilisateurs peuvent créer de nouveaux dossiers, y ajouter des documents et modifier à la fois les dossiers et documents existants. Des différences majeures existent au niveau des droits d'accès aux deux référentiels.
Les droits d'accès à la base de connaissances ainsi qu'à ses dossiers et documents relèvent des deux niveaux distincts suivants :
Pour afficher ou gérer le contenu de la base de connaissances, les droits d'accès suivants sont requis :
Ces droits d'accès vous permettent d'accéder à l'ensemble des dossiers et documents contenus dans la base de connaissances. Seuls les utilisateurs bénéficiant des droits d'accès Base de connaissances - Administrateur peuvent créer des dossiers au niveau le plus élevé de l'arborescence de la base de connaissances. Les utilisateurs bénéficiant des droits d'accès Base de connaissances - Accès et d'autres autorisations spécifiques peuvent ajouter des sous-dossiers et documents aux dossiers.
Ces droits d'accès vous permettent de créer, modifier et afficher des documents et dossiers dans la Base de connaissances à laquelle vous êtes autorisé à accéder. Ces droits vous permettent également de supprimer les dossiers que vous avez créés ainsi que les documents que vous avez ajoutés.
Ces droits d'accès vous permettent d'afficher tous les documents référencés dans la Base de connaissances.
L'administrateur CA Clarity PPM est chargé d'octroyer des droits d'accès à la base de connaissances. Les droits d'accès aux dossiers et documents qu'elle contient sont octroyés au cas par cas. Lorsque vous créez ou administrez un dossier ou document, identifiez les utilisateurs qui doivent accéder au dossier ou document. Ensuite, donnez aux utilisateurs des droits de lecture, lecture/écriture, ou lecture/écriture/suppression du dossier ou du document. Ces droits déterminent ensuite les tâches que les utilisateurs peuvent effectuer au niveau du dossier ou du document.
Le tableau suivant indique les droits requis pour accéder à la base de connaissances ou au gestionnaire de documents.
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Droit |
Description |
|---|---|
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Lecture |
Vous pouvez effectuer les tâches suivantes :
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Lecture/Ecriture |
Vous pouvez effectuer les tâches suivantes :
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Lecture/Ecriture/Suppression |
Ces droits incluent des droits en lecture/écriture et permettent, en outre, aux utilisateurs qui en bénéficient de déplacer et supprimer des documents et dossiers. |
Tous les participants du gestionnaire de documents se voient automatiquement accorder des droits d'accès en lecture. Le chef de projets, le responsable de programmes, le responsable des ressources, ou l'administrateur de CA Clarity PPM sont autorisés à accorde d'autres droits.
La page Base de connaissances vous permet d'afficher les dossiers auxquels vous êtes autorisé à accéder.
Remarque : Si vous ne parvenez pas à voir le lien Base de connaissances, cela signifie que vous n'êtes pas autorisé à accéder à la base de connaissances. Contactez alors l'administrateur de CA Clarity PPM afin qu'il vous accorde les droits d'accès requis.
Procédez comme suit :
La page Base de connaissances s'affiche.
Cette opération permet de développer le dossier et de visualiser les sous-dossiers et documents qu'il contient.
Les procédures suivantes indiquent la procédure à suivre pour visualiser les documents liés à un projet, à un programme, ou à une ressource spécifique.
Procédez comme suit :
La page de liste s'affiche.
La page Gestionnaire de documents s'affiche pour le projet correspondant.
Procédez comme suit :
La page de liste s'affiche.
La page Gestionnaire de documents s'affiche pour le programme correspondant.
Procédez comme suit :
La page de liste s'affiche.
La page Gestionnaire de documents s'affiche pour la ressource.
Les dossiers peuvent être indépendants et contenir des documents ou correspondre à des dossiers de niveau supérieur et contenir des sous-dossiers. Ces deux catégories de dossiers peuvent contenir des documents.
Pour afficher la liste des actions de dossier, à partir d'une base de connaissances ou page Gestionnaire de documents, cliquez sur le menu Actions d'un dossier. Vos droits d'accès déterminent les actions qui s'affichent.
Si vous ne disposez pas des droits d'accès spécifiques requis pour effectuer des actions particulières, celles-ci ne sont pas répertoriées dans le menu Actions du dossier.
Vous pouvez créer des sous-dossiers dans un dossier de niveau supérieur ainsi des sous-dossiers dans un sous-dossier. Lorsque vous créez un sous-dossier, l'application attribue automatiquement des droits d'accès en lecture/écriture pour ce sous-dossier aux ressources déjà sélectionnées au niveau supérieur. Ces ressources deviennent alors des participants. Vous pouvez sélectionner des ressources spécifiques dans le groupe de participants existants et octroyer des droits d'accès à d'autres utilisateurs.
Procédez comme suit :
La page Propriétés apparaît.
Définit le nom unique du dossier.
Ce champ permet de spécifier quelles ressources sont autorisées à accéder à ce nouveau dossier. Dans la liste des ressources auxquelles vous avez accès, sélectionnez des ressources supplémentaires. Si vous le souhaitez, vous pouvez également supprimer des ressources existantes.
Les ressources sélectionnées sont automatiquement regroupées sous l'appellation "participants". Vous pouvez ensuite accorder à ces participants des droits d'accès par groupe à tout sous-dossier de ce nouveau dossier.
Indique si les utilisateurs non affectés au projet peuvent accéder aux documents.
Vous pouvez ajouter un maximum de cinq fichiers à un dossier à la fois. Si vous ajoutez des fichiers à partir d'une page du gestionnaire de documents, allez dans le menu Actions du dossier et sélectionnez Ajouter des documents à partir pour ouvrir la page d'ajout de plusieurs documents.
Procédez comme suit :
La page Ajouter des documents s'affiche.
Cette option permet de sélectionner les fichiers à ajouter au dossier. Cliquez sur l'icône de recherche de chaque champ pour sélectionner le fichier souhaité.
Limites : 5 fichiers à la fois
Ce champ indique le statut des documents, à savoir, Approuvé(e), Rejeté(e) ou Envoyé(e).
Cette option indique la catégorie à laquelle le document appartient. Vous pouvez, par exemple sélectionner Proposition dans le menu déroulant, si le document ajouté correspond à une proposition.
Cette option indique la date de création du document. Il peut s'agir de la date de création effective du document ou de la date à laquelle celui-ci a été ajouté au dossier.
Cette option permet d'indiquer de quel type d'accès bénéficie le dossier sélectionné.
Valeurs
Sélectionner des participants. Indique que les différentes ressources appartiennent au groupe de participants existant.
Par défaut : l'option Tous les participants est sélectionnée.
Indique si les utilisateurs non affectés au projet peuvent accéder aux documents.
Cette option permet d'indiquer si les ressources bénéficiant des droits d'accès requis peuvent extraire le document ajouté au dossier et le modifier.
Cette option permet d'indiquer si les ressources bénéficiant des droits d'accès requis peuvent créer une nouvelle version du document ajouté au dossier.
Cette option permet d'indiquer si les ressources autorisées à accéder aux documents du dossier reçoivent une notification lors de l'ajout de nouveaux documents.
Ce champ permet de saisir des informations présentant le contenu des fichiers.
Ce champ permet de saisir tout type de commentaire en rapport avec les fichiers ajoutés.
Les documents sélectionnés sont ajoutés au dossier.
Pour télécharger les fichiers souhaités à partir d'un dossier sélectionné vers un fichier zip local, vous pouvez utiliser les options Tout télécharger ou Téléchargement incrémentiel. L'absence de ces options dans le menu Actions indique que vous n'êtes pas autorisé à effectuer l'action correspondante.
Vous pouvez télécharger :
Par défaut, le nom du fichier zip est identique à celui du dossier. Vous pouvez sélectionner l'emplacement de téléchargement du fichier. Lorsque vous téléchargez des fichiers à partir d'un dossier, la structure originale de ces fichiers n'est pas conservée dans le fichier zip enregistré.
Important : Activez le paramètre Activer le téléchargement de document avant de télécharger des fichiers.
Pour plus d'informations, consultez le Manuel d'administration.
Procédez comme suit pour télécharger tous les fichiers sélectionnés, y compris les fichiers inclus dans des sous-dossiers.
Procédez comme suit :
La fenêtre Téléchargement de fichier apparaît.
Si la taille dépasse la taille maximum de téléchargement définie par votre administrateur, téléchargez un sous-ensemble de fichiers du dossier.
La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît.
Le fichier zip est alors enregistré sur votre ordinateur, à l'emplacement spécifié précédemment.
Si vous souhaitez télécharger un sous-ensemble de fichiers à partir du dossier sélectionné, procédez comme suit. Le fichier ZIP inclut uniquement les fichiers qui ont été modifiés depuis leur dernier téléchargement et ceux que vous n'avez pas encore téléchargés.
La structure originale des fichiers téléchargés n'est pas conservée dans le fichier zip où ils sont stockés après leur téléchargement.
Procédez comme suit :
La fenêtre Téléchargement de fichier apparaît.
Si la taille dépasse la taille maximum de téléchargement de document définie par votre administrateur, vous devez télécharger un fichier à la fois.
La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît.
Le fichier zip est alors enregistré sur votre ordinateur, à l'emplacement spécifié précédemment.
Procédez comme suit :
Cette option permet de définir le nom unique du dossier.
Ce champ permet de sélectionner le nom du propriétaire du dossier.
Cette option permet de définir le niveau d'accès au dossier.
Options :
Les nouvelles ressources que vous ajoutez à un dossier spécifique forment automatiquement un groupe de participants disposant de droits d'accès en lecture/écriture à ce dossier. L'utilisateur ayant créé ce dossier se voit, quant à lui, automatiquement attribuer des droits d'accès en lecture/écriture/suppression à ce dernier. Vous pouvez modifier les droits d'accès à tout moment.
Procédez comme suit :
La page Autorisations apparaît.
Vous pouvez extraire un document pour pouvoir le modifier, mais aussi l'afficher en mode Lecture seule afin de le consulter.
Pour afficher un document, cliquez sur Ouvrir dans le menu Actions, puis sur Ouvrir, dans la fenêtre Téléchargement de fichier. Cette dernière option restreint votre accès à ce document à un accès en mode lecture seule.
Pour enregistrer un document sur votre ordinateur, sélectionnez l'option Ouvrir du menu Actions, puis l'option Enregistrer dans la fenêtre Téléchargement de fichier.
Cette dernière option, à l'instar de la précédente, restreint également vos droits d'accès à ce document en vous permettant de l'ouvrir uniquement en mode lecture seule. Pour modifier le document et l'enregistrer dans l'application, extrayez le document.
Pour pouvoir modifier un document, vous devez d'abord le retirer de son dossier. Après y avoir apporté les modifications souhaitées, vous devez l'archiver de nouveau dans son dossier. Si le contrôle de version de document est activé, une autre version du document est créée automatiquement.
Les autres utilisateurs doivent patienter jusqu'à ce que vous archiviez le document extrait pour pouvoir le modifier. Activez le document pour l'extraction pour pouvoir poursuivre.
Procédez comme suit :
La fenêtre Téléchargement de fichier s'affiche.
Seul l'utilisateur ayant procédé à l'extraction du document peut annuler cette opération. Cette opération d'annulation déverrouille le document, permettant ainsi aux autres utilisateurs de procéder à son extraction.
Pour annuler l'extraction d'un document, sélectionnez l'option Annuler l'extraction du menu Actions de ce document.
Cliquez sur Archiver dans le menu Actions du document et accédez à la copie mise à jour à l'emplacement sélectionné lors de l'extraction du document.
Procédez comme suit :
Une page s'affiche pour sélectionner le dossier de destination.
L'utilisateur qui a ajouté le document peut en modifier les propriétés.
Procédez comme suit :
La page Propriétés apparaît.
Procédez comme suit :
La page Autorisations apparaît.
Les valeurs possibles sont les suivantes : Lecture, Lecture/Ecriture et Lecture/Ecriture/Suppression.
La page Historique du document répertorie le nom des utilisateurs ayant accédé au document sélectionné ainsi que les date et heure de leur tout dernier accès.
Procédez comme suit :
La page Historique apparaît.
Procédez comme suit :
Une page s'affiche pour sélectionner le dossier de destination.
L'option de contrôle de version vous permet d'enregistrer une version distincte du document à chaque nouvel archivage de ce dernier. Pour utiliser le contrôle de version de document, activez le document pour le contrôle de version.
Vous ne pouvez pas modifier les versions précédentes d'un document, mais vous pouvez néanmoins les ouvrir et les afficher à des fins de consultation.
Procédez comme suit :
La page Versions du document qui s'affiche répertorie toutes les versions existantes du document.
La fenêtre Téléchargement de fichier apparaît.
Vous pouvez copier les différentes versions d'un document vers un autre dossier. Si vous procédez à cette opération, vous devez revoir les droits d'accès au document après l'avoir copié.
Procédez comme suit :
La page Versions du document qui s'affiche répertorie toutes les versions existantes du document.
La page Copier le document s'affiche.
Les éventuels processus liés au document que l'administrateur de CA Clarity PPM a créés s'affichent dans la page Processus disponibles. Ils peuvent se révéler très utiles lorsqu'un document doit, par exemple franchir toutes les étapes d'un processus d'approbation. Les processus de document peuvent en effet être associés à tout projet ou programme associé. Vous pouvez ainsi envoyer des notifications et actions à partir des processus de document vers les rôles et ressources d'un projet donné.
Remarque : Pour plus d'informations, consultez le Manuel d'administration.
La page des processus lancés du document affiche les processus en cours ou les processus terminés. Pour afficher cette page, ouvrez la base de connaissances, puis, à partir du menu Actions de ce document, cliquez sur Processus.
La procédure de démarrage, d'arrêt et de suppression des processus d'un document à partir d'une page du Gestionnaire de documents s'apparente à la procédure décrite dans la présente section.
Procédez comme suit :
La liste des processus lancés apparaît.
La page de liste s'affiche.
La page des processus lancés du document affiche les processus en cours ou les processus terminés. Pour arrêter un processus de document, sélectionnez un processus, puis cliquez sur l'option Annuler le processus. L'application met alors un terme au processus en cours d'exécution.
Vous pouvez supprimer les processus terminés ou annulés, mais pas les processus en cours d'exécution.
Procédez comme suit :
La liste des processus lancés apparaît.
La liste des processus disponibles apparaît.
La page Confirmer la suppression de l'instance du processus s'affiche.
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