Sie können von zwei Repositorys aus auf Ihre Dokumente zugreifen und diese verwalten:
Dieses Kapitel enthält folgende Themen:
Dokument-Repository - Übersicht
Ihr Administrator verwaltet die Wissensbank und den Dokumentmanager. Diese Repositorys enthalten Dokumente über Richtlinien oder Vorgänge mit einem weiten Interessentenkreis.
Sie können die Wissensbank zum Speichern und Abrufen Ihrer generischen Dokumente verwenden. Mit dem Dokumentmanager können Sie Folgendes tun:
Obwohl die meisten Benutzer Zugriff auf diese Repositorys haben, kann die Art des Zugriffs auf die darin gespeicherten Ordner und Dokumente variieren. Mit den entsprechenden Berechtigungen können Benutzer neue Ordner anlegen, Dokumente in diesen ablegen und sowohl Dokumente als auch Ordner bearbeiten. Bezüglich der Zugriffsrechte bestehen zwischen den zwei Repositorys wichtige Unterschiede.
Der Zugriff auf die Wissensbank und ihre Ordner und Dokumente wird auf folgenden Ebenen geregelt:
Zum Verwalten oder Lesen von Inhalt in der Wissensbank können folgende Zugriffsrechte erforderlich sein:
Erlaubt Ihnen den Zugriff auf alle Ordner und Dokumente in der Wissensbank. Nur Benutzer mit dem Zugriffsrecht Wissensbank - Verwaltung können Ordner auf der obersten Ebene des Ordnerbaums der Wissensbank anlegen. Benutzer mit dem Recht "Wissensbank - Zugriff" und den entsprechenden Berechtigungen können diesen Ordnern Unterordner und Dokumente hinzufügen.
Erlaubt es Ihnen, Dokumente und Ordner in der Wissensbank, auf die Sie Zugriff haben, zu erstellen, zu bearbeiten und anzuzeigen. Erlaubt es Ihnen, von Ihnen erstellte Ordner und hinzugefügte Dokumente zu löschen.
Erlaubt es Ihnen, alle Dokumente in der Wissensbank anzuzeigen.
Der CA Clarity PPM-Administrator erteilt Wissensbank-Zugriffsrechte. Der Zugriff auf Ordner und Dokumente wird von Fall zu Fall gewährt. Wenn Sie einen Ordner oder ein Dokument erstellen oder verwalten, identifizieren Sie die Benutzer, die auf den Ordner oder das Dokument zugreifen müssen. Gewähren Sie dann den Benutzern die Rechte, die erforderlich sind, um den Ordner oder das Dokument zu lesen, zu bearbeiten oder zu löschen. Die Aktionen, die die Ressourcen in Bezug auf Ordner und Dokumente vornehmen können, richten sich nach deren Berechtigungsstufe.
Die folgende Tabelle beschreibt die Berechtigungen, die für die Wissensbank oder den Dokumentmanager notwendig sind.
|
Berechtigung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Lesen |
Sie können Folgendes durchführen:
|
|
Lese-/Schreibzugriff |
Sie können Folgendes durchführen:
|
|
Lesen/Schreiben/Löschen |
Sie verfügen über vollen Lese-/Schreibzugriff und sind zum Verschieben und Löschen von Dokumenten und Ordnern berechtigt. |
Allen Dokumentmanager-Teilnehmern wird automatisch die Leseberechtigung erteilt. Der Projektmanager, der Programm-Manager, der Ressourcenmanager oder der CA Clarity PPM-Administrator erteilt die anderen Berechtigungen.
Auf der Seite "Wissensbank" können Sie die Ordner anzeigen, auf die Sie Zugriff haben.
Hinweis: Wenn die Verknüpfung "Wissensbank" nicht vorhanden ist, haben Sie keinen Zugriff auf die Wissensbank. Wenden Sie sich in diesem Falle an den zuständigen CA Clarity PPM-Administrator.
Gehen Sie wie folgt vor:
Die Seite Wissensbank wird geöffnet.
Dadurch wird der Ordnerbaum so erweitert, dass Sie die in dem Ordner enthaltenen Unterordner und Dokumente sehen können.
Die nachfolgenden Abschnitte zeigen, wie Dokumente, die mit einem bestimmten Projekt, Programm oder Ressource zusammenhängen, angezeigt werden können.
Gehen Sie wie folgt vor:
Die Listenseite wird angezeigt.
Die "Dokumentmanager"-Seite für dieses Projekt wird angezeigt.
Gehen Sie wie folgt vor:
Die Listenseite wird angezeigt.
Die "Dokumentmanager"-Seite für dieses Programm wird angezeigt.
Gehen Sie wie folgt vor:
Die Listenseite wird angezeigt.
Die Seite "Dokumentmanager" für diese Ressource wird angezeigt.
Ordner können entweder nur Dateien enthalten oder als Ordner der obersten Ebene untergeordnete Ordner enthalten. Sowohl Ordner auf der obersten Ebene als auch Unterordner können Dokumente enthalten.
Um die Liste von Ordneraktionen anzuzeigen, klicken Sie in einer "Wissensbank"- oder "Dokumentmanager"-Seite auf ein Ordneraktionsmenü. Ihre Zugriffsrechte und Berechtigungen bestimmen die Aktionen, die angezeigt werden.
Das Menü "Aktionen" eines Ordners enthält nur die Aktionen, für die Sie die entsprechenden Rechte haben.
Sie können für einen Ordner der obersten Ebene Unterordner erstellen, die ihrerseits ebenfalls Unterordner enthalten können. Wenn Sie einen Unterordner erstellen, gewährt die Anwendung den Ressourcen, die Sie auf der obersten Ebene ausgewählt haben, automatisch Lese-/Schreibzugriff für diesen Unterordner. Diese Ressourcen werden "Teilnehmer" genannt. Sie können einzelne Ressourcen aus der vorhandenen Teilnehmergruppe auswählen und zusätzlichen Benutzern Zugriff gewähren.
Gehen Sie wie folgt vor:
Die Seite "Eigenschaften" wird angezeigt.
Legt den eindeutigen Namen für den Ordner fest.
Gibt die Ressourcen an, die Zugriff auf diesen Ordner haben. Wählen Sie weitere Ressourcen aus einer Liste mit Ressourcen aus, auf die Sie Zugriff haben. Ferner können Sie eine vorhandene Ressource entfernen.
Ressourcen werden automatisch als Teilnehmer gruppiert. Sie können ihnen als Gruppe Zugriff auf alle Unterordner gewähren.
Gibt an, ob Benutzer, die dem Projekt nicht zugewiesen sind, Zugriff auf Projektdokumente haben.
Sie können gleichzeitig ein Maximum von fünf Dateien einem Ordner hinzufügen. Wenn Sie Dateien aus einer Seite im Dokumentmanager hinzufügen, können Sie im Menü "Ordneraktionen" die Option "Dokumente hinzufügen" auswählen, um mehrere Dokumente hinzuzufügen.
Gehen Sie wie folgt vor:
Die Seite Dokumente hinzufügen wird angezeigt.
Hier werden die Dateien angegeben, die zum Ordner hinzugefügt werden sollen. Klicken Sie bei jedem Feld auf das Symbol "Durchsuchen", um eine Datei anzuhängen.
Beschränkungen: Fünf Dateien gleichzeitig
Gibt an, ob die Dokumente genehmigt, abgelehnt oder vorgelegt wurden.
Gibt die Dokumentenkategorie an. Sie können z. B. "Vorschlag" aus der Drop-down-Liste wählen, wenn das Dokument einen Vorschlag enthält.
Gibt das Datum an, an dem das Dokument erstellt wurde. Dies kann das tatsächliche Erstellungsdatum oder das Datum des Hinzufügens der Datei zu diesem Ordner sein.
Gibt die Art des Zugriffs auf diesen Ordner an.
Werte
Teilnehmer auswählen. Gibt an, dass einzelne Ressourcen aus der vorhandenen Teilnehmergruppe stammen.
Standard: "Alle Teilnehmer" ausgewählt.
Gibt an, ob Benutzer, die dem Projekt nicht zugewiesen sind, Zugriff auf Projektdokumente haben.
Gibt an, ob Ressourcen mit dem entsprechenden Zugriff die Datei auschecken und bearbeiten können.
Gibt an, ob Ressourcen mit dem entsprechenden Zugriff eine weitere Version der Datei erstellen können.
Gibt an, ob Ressourcen mit Zugriff auf die Dateien eine Benachrichtigung erhalten, wenn Dokumente hinzugefügt werden.
Beschreibt die Dateien.
Gibt Kommentare zu den Dateien an.
Die ausgewählten Dokumente werden dem Ordner hinzugefügt.
Verwenden Sie die Option "Alle herunterladen" oder "Inkrementelles Herunterladen", um Dateien von einem ausgewählten Ordner zu einer lokalen ZIP-Datei herunterzuladen. Die Abwesenheit dieser Optionen im Menü "Aktionen" bedeutet, dass Sie nicht die erforderlichen Berechtigungen haben, die Aktion auszuführen.
Sie können herunterladen:
Der Name der ZIP-Datei ist standardmäßig der Name des Ordners. Sie können den Ort auswählen, an den die Datei heruntergeladen werden soll. Wenn Sie Dateien von einem Ordner herunterladen, wird die Dateistruktur in der gespeicherten ZIP-Datei nicht beibehalten.
Wichtig! Aktivieren Sie die Einstellung "Dokument herunterladen", bevor Sie beginnen, Dateien herunterzuladen.
Weitere Informationen finden Sie im Administrationshandbuch.
Verwenden Sie die folgende Methode, um alle ausgewählten Dateien einschließlich der Dateien in Unterordnern herunterzuladen.
Gehen Sie wie folgt vor:
Das Fenster Dateidownload wird geöffnet.
Falls die Größe das vom Administrator festgelegte Maximum für Downloads überschreitet, laden Sie eine Teilmenge von Dateien aus dem Ordner herunter.
Das Dialogfeld "Speichern unter" wird geöffnet.
Die ZIP-Datei wird an dem angegebenen Speicherort auf Ihrem Computer gespeichert.
Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie nur einen Teil der Dateien eines ausgewählten Ordners herunterladen möchten. Die ZIP-Datei schließt nur Dateien ein, die sich seit dem letzten Download geändert haben, sowie diejenigen, die Sie noch nicht heruntergeladen hatten.
Die Dateistruktur wird in der gespeicherten ZIP-Datei nicht beibehalten.
Gehen Sie wie folgt vor:
Das Fenster Dateidownload wird geöffnet.
Falls die Größe das vom Administrator festgelegte Maximum für das Herunterladen von Dokumenten überschreitet, laden Sie eine Datei nach der anderen herunter.
Das Dialogfeld "Speichern unter" wird geöffnet.
Die ZIP-Datei wird an dem angegebenen Speicherort auf Ihrem Computer gespeichert.
Gehen Sie wie folgt vor:
Hier wird der eindeutige Name des Ordners angegeben.
Gibt den Besitzer des Ordners an.
Gibt die Zugriffsstufe für den Ordner an.
Optionen:
Wenn Sie einem Ordner Ressourcen hinzufügen, werden diese automatisch der Gruppe der Teilnehmer hinzugefügt und erhalten Lese- und Schreibrechte für den Ordner. Der Benutzer, der den Ordner erstellt, erhält automatisch die Berechtigung zum Lesen, Schreiben und Löschen für den Ordner. Sie können die Berechtigungen jederzeit ändern.
Gehen Sie wie folgt vor:
Die Seite "Berechtigungen" wird geöffnet.
Sie können ein Dokument auschecken, um es zu bearbeiten; ferner können Sie es ausschließlich zur Anzeige im schreibgeschützten Modus öffnen.
Wählen Sie zum Lesen eines Dokuments die Option "Öffnen" im Menü "Aktionen" des Dokuments, und klicken Sie auf "Öffnen", wenn Sie im Dateidownload-Fenster dazu aufgefordert werden. Diese Option gewährt Ihnen nur schreibgeschützten Zugriff auf das Dokument.
Wählen Sie zum Speichern eines Dokuments die Option "Öffnen" im Menü "Aktionen" des Dokuments, und klicken Sie auf "Speichern", wenn Sie im Dateidownload-Fenster dazu aufgefordert werden.
Diese Option gewährt Ihnen nur schreibgeschützten Zugriff auf das Dokument. Das Öffnen des Dokuments in schreibgeschütztem Modus schränkt Ihre Zugriffsrechte ein. Um das Dokument zu bearbeiten und es wieder in der Anwendung zu speichern, checken Sie das Dokument aus.
Zum Bearbeiten eines Dokuments müssen Sie dieses zunächst aus einem Ordner auschecken. Nach der Bearbeitung können Sie es wieder einchecken. Wenn die Dokumentversionskontrolle aktiviert ist, wird automatisch eine neue Dokumentversion erstellt.
Andere Benutzer können ein ausgechecktes Dokument nicht bearbeiten, bis Sie es wieder einchecken. Aktivieren Sie das Dokument fürs Auschecken, bevor Sie fortfahren.
Gehen Sie wie folgt vor:
Das Dateidownload-Fenster wird angezeigt.
Nur die Ressource, die das Dokument ausgecheckt hat, kann den Vorgang des Auscheckens rückgängig machen. Das Ausführen dieser Aktion entsperrt das Dokument und erlaubt anderen, das Dokument auszuchecken.
Wählen Sie "Auschecken rückgängig" im Menü "Aktionen" des Dokuments, um den Auscheckstatus des Dokuments rückgängig zu machen.
Klicken Sie auf "Einchecken" im Menü "Aktionen" des Dokuments, und suchen Sie nach der aktualisierten Kopie an dem Speicherort, den Sie ausgewählt haben, als Sie das Dokument auscheckten.
Gehen Sie wie folgt vor:
Es erscheint eine Seite für das Auswählen des Zielordners.
Die Ressource, die das Dokument hinzugefügt hat, kann die Dokumenteigenschaften ändern.
Gehen Sie wie folgt vor:
Die Seite "Eigenschaften" wird angezeigt.
Gehen Sie wie folgt vor:
Die Seite "Berechtigungen" wird geöffnet.
Werte: Lesen, Lese-/Schreibzugriff, Lesen/Schreiben/Löschen.
Auf der Seite Dokumentverlauf werden die Namen der Ressourcen, die auf das Dokument zugegriffen haben, sowie das Datum und die Uhrzeit ihres letzten Zugriffs angezeigt.
Gehen Sie wie folgt vor:
Die Seite "Verlauf" wird geöffnet.
Gehen Sie wie folgt vor:
Es erscheint eine Seite für das Auswählen des Zielordners.
Verwenden Sie die Versionskontrolle für Dokumente, um bei jedem Einchecken des Dokuments eine eigene Version davon zu speichern. Um Dokumentversionskontrolle zu verwenden, aktivieren Sie das Dokument für Versionskontrolle.
Eine frühere Dokumentversion kann nicht geändert, sondern nur geöffnet und angezeigt werden.
Gehen Sie wie folgt vor:
Die Seite Dokumentversionen wird geöffnet; hier sind alle Versionen des Dokuments aufgelistet.
Das Dateidownload-Fenster wird geöffnet.
Sie können eine bestimmte Version eines Dokuments in einen anderen Ordner kopieren. Wenn Sie dies machen, müssen Sie nach dem Kopieren die Dokumentberechtigungen überprüfen.
Gehen Sie wie folgt vor:
Die Seite Dokumentversionen wird geöffnet; hier sind alle Versionen des Dokuments aufgelistet.
Die Seite "Dokument kopieren" wird angezeigt.
Falls der CA Clarity PPM-Administrator dokumentbezogene Prozesse erstellt hat, werden diese auf der Seite Verfügbare Prozesse angezeigt. Dokumentprozesse sind sehr nützlich, wenn ein Dokument einen Genehmigungsprozess durchlaufen muss. Dies liegt daran, dass ein Dokumentprozess mit jedem verbundenen Projekt oder Programm verknüpft werden kann. So können Sie Benachrichtigungen und Aktionen aus dem Dokumentprozess an die Projektrollen und -ressourcen senden.
Hinweis: Weitere Informationen finden Sie im Administrationshandbuch.
Die initiierte Dokumentseite "Prozesse" listet Dokumente in Bearbeitung oder abgeschlossene Prozesse auf. Um die Seite anzuzeigen, öffnen Sie die Wissensbank und klicken im Dokumentmenü "Aktionen" auf "Prozesse".
Die Schritte zum Starten, Anhalten und Löschen von Dokumentprozessen von einer Dokumentmanager-Seite ähneln der in diesem Abschnitt beschriebenen Vorgehensweise.
Gehen Sie wie folgt vor:
Eine Liste der initiierten Prozesse wird angezeigt.
Die Listenseite wird angezeigt.
Die initiierte Dokumentseite "Prozesse" listet Dokumente in Bearbeitung oder abgeschlossene Prozesse auf. Wenn Sie einen Dokumentenprozess anhalten möchten, wählen Sie den entsprechenden Prozess aus, und klicken auf "Prozess abbrechen". Die Anwendung stoppt den Prozess.
Sie können abgeschlossene oder abgebrochene Prozesse löschen, nicht aber Prozesse, die gerade ausgeführt werden.
Gehen Sie wie folgt vor:
Eine Liste der initiierten Prozesse wird angezeigt.
Eine Liste der verfügbaren Prozesse wird angezeigt.
Die Seite "Löschen von Prozessinstanz bestätigen" wird angezeigt.
|
Copyright © 2013 CA.
Alle Rechte vorbehalten.
|
|