您可以從兩個存放庫存取及管理文件：
本節包含以下主題：
管理員會維護「知識庫」和「文件管理員」。 這兩個存放庫包含關係著許多人員的原則與程序文件。
您可以使用「知識庫」儲存與存取一般文件。 您可以使用「文件管理員」執行下列動作：
雖然大部份使用者都能存取這兩個存放庫，但對其中資料夾和文件的存取權限則因人而異。 使用者取得適當許可權，即可建立新資料夾、新增文件至資料夾，以及編輯文件和資料夾。 兩個存放庫的存取權限存在主要差異。
「知識庫」及其資料夾和文件的存取權限是在下列層級上提供：
管理或檢視「知識庫」中的內容需要下列存取權限：
可讓您存取「知識庫」中全部資料夾和文件。 只有具備「知識庫 - 管理」存取權限的使用者才能在「知識庫」資料夾樹狀結構的頂層建立資料夾。 具備「知識庫 - 存取」權限和適當許可權的使用者則可以將子資料夾和文件新增至資料夾。
可讓您建立、編輯和檢視您具有存取權限的「知識庫」中文件和資料夾。 可讓您刪除您建立的資料夾以及您新增的文件。
可讓您檢視「知識庫」中的所有文件。
CA Clarity PPM 管理員可授與「知識庫」存取權限。 資料夾和文件的存取權限以個案處理方式授與。 建立或管理資料夾或文件時，識別需要存取資料夾或文件的使用者。 然後，為使用者提供讀取、讀取/寫入或讀取/寫入/刪除資料夾或文件的使用者許可權。 許可權層級決定使用者能夠對資料夾或文件執行的動作。
下表說明對於「知識庫」和「文件管理員」所需的許可權。
|
許可權 |
說明 |
|---|---|
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讀取 |
您可以進行下列動作：
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讀取/寫入 |
您可以進行下列動作：
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讀取/寫入/刪除 |
您擁有全部讀取/寫入許可權，並且可以移動和刪除文件與資料夾。 |
所有「文件管理員」參與者都會自動獲得讀取許可權。 專案經理、計劃管理員、資源管理員或 CA Clarity PPM 管理員可授與其他許可權。
您可以使用 [知識庫] 頁面檢視您有存取權限的資料夾。
附註：若沒有看見 [知識庫] 連結，就表示您沒有該知識庫的存取權限。 請連絡 CA Clarity PPM 管理員以取得存取權限。
請遵循以下步驟：
[知識庫] 頁面就會顯示。
此動作隨即展開資料夾樹狀結構，讓您能夠查看其下的子資料夾和文件。
下列程序顯示如何查看與特定專案、計劃或資源相關的文件。
請遵循以下步驟：
清單頁面就會顯示。
該專案的 [文件管理員] 頁面就會顯示。
請遵循以下步驟：
清單頁面就會顯示。
該計劃的 [文件管理員] 頁面就會顯示。
請遵循以下步驟：
清單頁面就會顯示。
該資源的 [文件管理員] 頁面就會顯示。
資料夾可以獨立而其中包含文件，也可以做為頂層資料夾而其中包含子資料夾。 頂層資料夾和子資料夾都可以包含文件。
若要檢視資料夾動作的清單，請從 [知識庫] 或 [文件管理員] 頁面，按一下資料夾 [動作] 功能表。 您的存取權限與許可權將決定顯示的動作。
如果沒有適當的存取權限可執行特定動作，該動作就不會出現在該資料夾的 [動作] 功能表中。
您可以為頂層資料夾建立子資料夾，也可以為某個子資料夾建立多個子資料夾。 建立子資料夾時，應用程式會自動將該子資料夾的讀取/寫入存取權限授與您在頂層選取的資源。 這些資源稱為參與者。 您可以從現有參與者群組中選取個別資源，並授與其他使用者存取權限。
請遵循以下步驟：
內容頁面就會顯示。
定義資料夾的唯一名稱。
定義有權存取此資料夾的資源。 從您可存取的資源清單選取其他資源。 您也可以移除現有資源。
這些資源會自動分組為參與者。 您可以群組方式將任何子資料夾的存取權限授與這些參與者。
指出尚未指派到專案的使用者是否可存取專案文件。
您最多一次可以將五個檔案新增至資料夾。 如果從 [文件管理員] 中的頁面新增檔案，從資料夾的 [動作] 功能表選擇 [新增文件] 會開啟新增多重文件頁面。
請遵循以下步驟：
[新增文件] 頁面就會顯示。
指定要新增至資料夾的檔案。 在每個欄位中，按一下 [瀏覽] 圖示以附加檔案。
限制：一次五個檔案
指出文件是 [已核准]、[已否決] 或 [已提交]。
定義文件的類別。 例如，如果文件是提議，請從下拉清單中選取 [提議]。
定義文件的建立日期。 日期可以是實際的建立日期，也可以是將檔案新增至資料夾的日期。
指出此資料夾的存取權限類型
值
選取參與者。 指出個別資源是否來自現有的參與者群組。
預設值：選取 [所有參與者]。
指出尚未指派到專案的使用者是否可存取專案文件。
指出有適當存取權限的資源是否可以簽出與編輯檔案。
指出有適當存取權限的資源是否可以建立其他版本的檔案。
指出在新增文件時是否通知有權存取檔案的資源。
定義檔案的說明。
指定有關檔案的任何註解。
選取的文件隨即新增至資料夾。
使用 [下載全部] 或 [累加下載] 選項將所選取資料夾中的檔案下載為本機 zip 檔案。 [動作] 功能表中沒有這些選項，表示您沒有執行此動作所需的許可權。
您可以下載：
zip 檔案名稱預設為資料夾名稱。 您可以選取要下載檔案的位置。 從資料夾下載檔案時，儲存的 zip 檔案中不會保留檔案結構。
重要！ 先啟用 [啟用文件下載] 設定，再下載檔案。
如需詳細資訊，請參閱《管理指南》。
使用下列程序下載所有選取的檔案，包括子資料夾中的檔案。
請遵循以下步驟：
[檔案下載] 視窗就會開啟。
如果大小超過管理員設定的下載上限，請從資料夾下載檔案的子集合。
[另存新檔] 對話方塊隨即開啟。
zip 檔案就會儲存至您電腦上的指定位置。
使用下列程序，從選取的資料夾下載檔案的子集合。 此 zip 檔案僅包括自最後一次下載之後已變更的檔案，以及尚未下載的檔案。
儲存的 zip 檔案中不會保留檔案結構。
請遵循以下步驟：
[檔案下載] 視窗就會開啟。
如果大小超過管理員設定的文件下載上限，請一次下載一個檔案。
[另存新檔] 對話方塊隨即開啟。
zip 檔案就會儲存至您電腦上的指定位置。
請遵循以下步驟：
定義唯一的資料夾名稱。
定義資料夾的擁有者。
定義資料夾存取權限的層級。
選項：
將資源新增至資料夾時，這些資源會自動分組為對此資料夾擁有讀取/寫入存取權限的參與者。 建立資料夾的使用者會自動取得此資料夾的讀取、寫入及刪除存取權限。 您可隨時變更許可權。
請遵循以下步驟：
許可權頁面就會顯示。
您可以簽出文件進行編輯，也可以在唯讀模式中開啟，僅供檢視。
若要檢視文件，請從文件的 [動作] 功能表中選取 [開啟]，然後在 [檔案下載] 視窗中出現提示時按一下 [開啟]。 此選項會將您對文件的存取權限限定為唯讀。
若要將文件儲存到電腦，請從文件的 [動作] 功能表中選取 [開啟]，然後在 [檔案下載] 視窗中出現提示時按一下 [儲存]。
如同以唯讀方式開啟文件會限制您的存取權限一樣，此選項會將您對該文件的存取權限限定為唯讀。 若要編輯文件，並儲存回應用程式，請簽出文件。
若要編輯文件，請從資料夾中簽出文件。 完成後，重新簽入文件。 如果已啟用文件版本控制，將自動建立文件的另一個版本。
您簽入文件之前，其他使用者無法編輯簽出的文件。 先將文件簽出，才能夠繼續進行。
請遵循以下步驟：
[檔案下載] 視窗就會顯示。
只有原先簽出文件的使用者才能復原簽出。 執行此動作會解除鎖定文件，允許其他人簽出該文件。
從文件的 [動作] 功能表中選取 [復原簽出]，以復原文件的簽出狀態。
按一下文件 [動作] 功能表中的 [簽入]，並且在簽出文件時選取的位置找出更新的複本。
請遵循以下步驟：
頁面隨即顯示，以供選取目的地資料夾。
新增文件的使用者可以更新文件內容。
請遵循以下步驟：
內容頁面就會顯示。
請遵循以下步驟：
許可權頁面就會顯示。
可選值包括 [讀取]、[讀取/寫入] 和 [讀取/寫入/刪除]。
[文件歷程記錄] 頁面會列出已存取該文件的使用者名稱，以及使用者最近瀏覽的日期與時間。
請遵循以下步驟：
歷程記錄頁面就會顯示。
請遵循以下步驟：
頁面隨即顯示，以供選取目的地資料夾。
在每次簽入時，使用文件版本控制可儲存不同的文件版本。 若要使用文件版本控制，請啟用文件以進行版本控制。
您無法修改先前版本的文件，但是可開啟並檢視文件。
請遵循以下步驟：
文件版本頁面隨即顯示，並列出文件的所有版本。
檔案下載視窗就會顯示。
您可以複製特定的文件版本至不同的資料夾。 如果執行此項動作，需要在複製之後修訂文件許可權。
請遵循以下步驟：
文件版本頁面隨即顯示，並列出文件的所有版本。
複製文件頁面就會顯示。
如果 CA Clarity PPM 管理員已建立文件相關程序，可用的程序頁面就會列出這些程序。 遞送文件通過核准程序時，文件程序會很有效率。 因為文件程序可以連結至任何相關的專案或計劃，所以程序很有效率。 您可以將通知與動作項目從文件程序傳送至專案角色與資源。
附註：請參見《管理指南》
文件的已啟動程序頁面會列出進行中或已完成的程序。 若要檢視頁面，請開啟 [知識庫]，然後從文件 [動作] 功能表中按一下 [程序]。
從「文件管理員」頁面開始、停止及刪除文件程序的步驟類似於本節中所說明的步驟。
請遵循以下步驟：
已啟動程序的清單就會顯示。
清單頁面就會顯示。
文件的已啟動程序頁面會列出進行中或已完成的程序。 若要停止文件程序，請選取要停止的程序，然後按一下 [取消程序]。 應用程式就會停止該程序。
您可以刪除已完成或已取消的程序，但無法刪除正在執行的程序。
請遵循以下步驟：
已啟動程序的清單就會顯示。
可用程序的清單就會顯示。
確認刪除程序例項頁面就會顯示。
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