Taleplere yanıt vermek, proje yöneticisiyle mesaj alışverişinde bulunmak ve taleple ilgili işlemleri yönetmek için kaynak talep etmeyi kullanın. CA Clarity PPM kaynak talep etme özelliği, birden fazla dönem için kaynak talep eden basit veya ayrıntılı talepler oluşturmanıza imkan tanır.
Bu bölüm aþaðýdaki konularý içerir:
Talep Edilen Personel İhtiyaçlarını Karşılama
Otomatikleştirilmiş Talep Süreçlerini Yönet
Talep, belirli bir projeye iş gücü kaynağı sağlama isteğidir. Taleplerin başlıca faydası planlamadır. Bir talebi atlayıp kaynağı projeye doğrudan atarsanız, kendi projenizi tehlikeye atabilirsiniz. Bunun nedeni, kaynağı çalışıyor olabileceği diğer projeler hakkında çok fazla bilgi sahibi olmadan atamış olmanızdır. Dolayısıyla, kaynağa gereğinden fazla yük bindirebilir veya yanlış kaynağı atayabilirsiniz. Talep alıcıları, kaynaklarının iş yükünü ve becerileri hakkında bilgi sahibi olan kaynak yöneticileridir. Bu nedenle, bir talep gönderdiğinizde kaynak yöneticileri projelere en uygun kaynakları atar.
Kaynak talebini kullanarak aşağıdakileri yapabilirsiniz:
Taleplerin projeye özel olduğunu, dolayısıyla aynı anda birden fazla projeyi kapsayan bir talep oluşturamayacağınızı unutmayın. Her talep yalnızca bir personel gereksinimine ilişkin talebi içerir ve sadece bir projeye hizmet edebilir.
Daha fazla bilgi için Proje Yönetimi Kullanım Kılavuzu'na bakın.
Kaynaklardan sorumlu bir yönetici olarak, sistemdeki her bir kaynak ve rol için varsayılan bir rezervasyon yöneticisi tanımlayabilirsiniz. Dolayısıyla, talepler proje yöneticisi müdahale etmeden otomatik olarak ilgili kaynak yöneticisine yönlendirilir.
Rezervasyon yöneticisi isteğe bağlı olarak tanımlanabilir. Tanımlanırsa, bir talebin Rezervasyon Yöneticisi alanında varsayılan olarak söz konusu kaynak yöneticisi görünür ve kaynak özellikler sayfasında da görüntülenir. Bu alanı tanımlamazsanız, proje yöneticisi talep düzeyinde tanımlayabilir veya boş bırakabilir. Alan boş bırakıldığında, bu talebe tahsis için uygun kaynak yöneticisinin erişim hakları karar verir.
Rollerde bir OKY yapısı ile roller arasındaki eşleme kullanılarak varsayılan rezervasyon yöneticisi belirlenir.
Şu adımları uygulayın:
Bir talep oluşturulduğunda, aşağıdakilere göre uygun rezervasyon yöneticisine gönderilir:
Taleplerdeki durum değişiklikleri hem proje yöneticisine (talebi oluşturan) hem de rezervasyon yöneticisine (kaynak yöneticisi) bildirilir. Rezervasyon yöneticisi seçilmemişse, bildirim gönderilmez. Ancak ilgili erişim haklarına sahip olan herkes listesinde talebi görür. Örneğin, atanmamış olan talepler filtrelenebilir. Rezervasyon Yöneticisi alanını başka bir kaynak yöneticisini yansıtacak şekilde dilediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. Değiştirme olanağı, kaynak yöneticilerinin talepleri yeniden yönlendirmelerini sağlar.
Talep Özellikleri sayfasının Talep Eden alanındaki değer talebi oluşturana döner. Geçerli Talep Eden kullanıcıdan farklı bir kullanıcıysanız, Talep Eden alanını kendinize göre değiştirin. Şirketinizde çeşitli kişiler arasında dönen bir yönlendirme zinciri varsa, değiştirme olanağı kullanışlıdır.
Açık talepler yalnızca Talep Eden ve Rezervasyon Yöneticisi alanlarındaki kullanıcılara bildirilir. Talep edilen ve rezerve edilen kaynaklar bilgilendirilmez. Kaynak bildirimleri kaynak bir personel katılımcısı olarak projeye eklendiğinde verilir. Bildirimler kaynağın kesin rezervasyonu yapıldığında otomatik olarak gönderilecek şekilde ayarlanabilir. Ayrıntılı bilgi için yöneticinizle görüşün.
Farklı talep durumu türleri ve her bir durumun tipik kullanımı aşağıda açıklanmıştır:
Tüm talepler "Yeni" olarak başlar. Sahibi talebi gönderene veya durumu manuel olarak değiştirene kadar "Yeni" durumunda kalır. Bir rezervasyon yöneticisinin talebi doldurmasına hazır olduğunuzda, durumu "Açık" olarak değiştirin.
Daha fazla bilgi için Proje Yönetimi Kullanım Kılavuzu'na bakın.
Bu durum talebin etkin olduğunu ve doldurulması gerektiğini gösterir. Talebi oluşturan kişi, durumu "Açık" olarak değiştiren kişidir. Rezervasyon yöneticisi bilgilendirilir. "Açık" durumundan "Yeni", "Teklif Edildi" veya "Kapatıldı" durumuna geçilebilir.
Not: "Teklif Edildi" durumu, Proje – Talep Giriş Kaynaklarını Ekle erişim hakkınız olduğunda kullanılabilir. Ayrıca, proje için Talep Onayı Gerekli ayarının da proje için seçilmiş olması gerekir.
Rezervasyon yöneticisi talebi karşılamak üzere rezervasyon teklif eder. İstek sahibi bilgilendirilir. İstek sahibi teklif edilen kaynakları inceler. İstek sahibi rezervasyon yöneticisinin tanımladığı kaynakları reddederse, talep durumu "Açık" olarak değişir.
Bu durum talep için bir kaynağın proje yöneticisi veya kaynak yöneticisi tarafından kabul (rezerve) edildiğini gösterir. Talep durumu otomatik olarak "Rezerve Edildi" olarak değişir ve istek sahibi ile rezervasyon yöneticisi bilgilendirilir. "Rezerve Edildi" durumu aşağıdaki şartlarda kullanılabilir:
Bu durum talep için başka iş yapılmasına gerek olmadığını gösterir. Talebi yalnızca istek sahibi kapatabilir. Rezervasyon yöneticisi açık bir talebi reddederse, talep durumu otomatik olarak Kapatıldı olur.
Not: Bir talebin Durum alanı Talep Özellikleri sayfasında bulunur. Talep sahibi (istek sahibi olarak da adlandırılır) ilk durumunu "Yeni" durumundan başka bir duruma (genelde "Açık") geçirebilen tek kişidir. Alıcılar "Açık" olan durumu "Teklif Edildi" "Rezerve Edildi" veya "Kapalı" olarak değiştirebilir.
Aşağıdaki tabloda bir talep durumu değişikliğinde bilgilendirilen taraflar gösterilmektedir:
|
Talep Durumu Değişiklikleri |
Talep Eden |
Rezervasyon Yöneticisi |
|---|---|---|
|
Oluşturuldu |
|
|
|
Yeni'den Açık'a |
|
Bildirildi |
|
Açık'tan Yeni'ye |
|
Bildirildi |
|
Açık'tan Teklif Edildi'ye |
Bildirildi |
|
|
Teklif Edildi'den Rezerve Edildi'ye |
Bildirildi |
Bildirildi |
|
Açık'tan Rezerve Edildi'ye (talep durumunda onay gerekli değildir) |
Bildirildi |
|
|
Rezervasyon Yöneticisi değişiklikleri |
Bildirildi |
Yeni ve eski rezervasyon yöneticileri bilgilendirilir |
|
Talep Eden değişiklikleri |
|
|
|
Kapalı |
|
|
|
Silindi |
|
|
Talep bildirim formatınızı (mesaj düzeni ve teslim yöntemi) Hesap Ayarları: Bildirimler sayfasında belirleyebilirsiniz.
Daha fazla bilgi için bkz Temel Bilgiler Kullanım Kılavuzu.
Bir talebin yaşam döngüsündeki aşamaları tanımlamak için otomatik bir süreç oluşturabilir ve her aşamada bildirimleri otomatik olarak düzenleyebilirsiniz.
Kaynak yöneticisi olarak size atanan her bir talep için bildirim alırsınız. Bu açık taleplere aşağıdaki yollardan erişebilirsiniz:
Tüm atanmış talepler ve görüntüleme hakkına sahip olduğunuz atanmamış talepler Kaynak Talepleri sayfasında listelenir. Bu sayfada talepler teklif edip rezervasyon yapabilirsiniz.
Çeşitli arama ölçütlerini kullanarak bir veya daha fazla talebi bulmak için Kaynak Talepleri sayfasının üst kısmında yer alan Talep Filtresi bölümünü kullanın. Talep adı, kimliği, ilişkili proje, durum veya önceliğe göre arama yapabilirsiniz.
Şu adımları uygulayın:
Arama sonuçları sayfanın en alt kısmında gösterilir.
Daha fazla bilgi için bkz Temel Bilgiler Kullanım Kılavuzu.
Şu adımları uygulayın:
Bu sayfada, talep sahibinin girdiği ayrıntılar verilir.
Taleplerinize kaynak bulup eklemek için bu sayfayı kullanın.
Talep hakkında tartışma başlatmak ve tartışmalara katılmak için bu sayfayı kullanın.
Talep süreçleri oluşturmak, çalıştırmak ve izlemek için bu sayfayı kullanın.
Talep nesnesinde yapılan değişiklikleri izlemek (talep alanları denetime açılmışsa) için bu sayfayı kullanın. Ayrıntılı bilgi için yöneticinizle görüşün.
Kaynak Talepleri sayfasında, size atanmış tüm taleplere erişebilir ve bunları yerine getirebilirsiniz. Talep edilen personel ihtiyaçlarına şu şekilde yanıt verebilirsiniz:
Adlandırılmış kaynaklara yönelik talepler, yanıtlamanızı kolaylaştıran teklif edilmiş bir kaynak içerir. Söz konusu kaynaklar için yapılan talepleri karşılamak için, bir talebi açın ve ayrı olarak ele alın. Veya birden fazla talebi seçin ve proje yöneticisine tekrar bu talepleri teklif edin.
Adlandırılmış kaynak taleplerini ele almak için Talep Kaynakları sayfasını kullanın. Bu sayfada kaynak hakkında daha fazla bilgi veren bir histogram gösterilir. Proje yöneticisinin tam olarak ne kadar talepte bulunduğunu haftalık olarak görürsünüz. Histogramın sarı kısmı, bu projede ihtiyaç duyulan kaynak miktarını temsil etmektedir. Yeşil kısım diğer projelerde ihtiyaç duyulan miktarları ifade eder. Kırmızı ise kaynağın nereye fazla tahsis edildiğini gösterir.
Şu adımları uygulayın:
Kaynak Talepleri sayfası açılır ve talebin durumunu "Teklif Edildi" olarak yeniler.
Bir talebi açtıktan sonra kaynağın fazla tahsis edildiğine karar verirseniz, tahsisi azaltabilirsiniz.
Ayrıca, kaynak adının sol tarafındaki Özellikler simgesini tıklatıp, var olan tahsis segmentlerini düzenleyebilir ve isterseniz yeni tahsis segmentleri ekleyebilirsiniz. İşleminizi tamamladığınızda, Kaydet ve Geri Dön'ü tıklatın.
Şu adımları uygulayın:
Sarı kısım artık projenin yeni rezervasyon miktarını, yeşil kısım ise diğer projelerin rezervasyon miktarını ifade eder. Fazla tahsisi gösteren kırmızı kısım görüntülenmez.
Talebi açıp adlandırılmış kaynağın tahsis miktarını düzenledikten sonra, tahsisi proje yöneticisine geri önerebilirsiniz. Teklif Et'i tıklatın. Kaynak Talepleri sayfası açılır ve talebin durumunu "Teklif Edildi" olarak yeniler.
|
Şu durumda... |
Şunu yapın... |
|---|---|
|
Projenin Talep Onayı Gerekli seçeneği kapalı (proje yöneticisi onayı gerekli). |
Sayfada Teklif Et düğmesi yerine Rezervasyon düğmesi gösteriliyor. Proje yöneticisi onayı olmadan kaynağın projeye otomatik olarak kesin rezervasyonunu yapmak için Rezervasyon'u tıklatın. |
|
Talep Onayı Gerekli seçeneği kapalı, ancak Proje – Düzenle erişim hakkına sahip değilsiniz. |
Sayfada Rezervasyon düğmesi yerine Teklif Et düğmesi gösteriliyor. Rezervasyonu doğrudan projeye yapmak yerine onaya sunmak için Teklif Et'i tıklatın. Daha sonra, proje yöneticiniz Proje Ekibi: Talepler sayfasını görüntülediğinde, sayfada Rezervasyon ve Reddet düğmeleri gösterilir. |
Proje yöneticisine aynı tahsise sahip aynı kaynağı önerirseniz teklif otomatik olarak onaylanır. Proje yöneticisi teklifi onaylamıyor. Otomatik kabul, proje yöneticisine bir bildirim gönderir.
Şu adımları uygulayın:
Kaynak Talepleri sayfasında, talepte belirli bir kaynağın rezervasyonunu kaldırma isteği varsa, Rezervasyonu Kaldır sütununda bir onay işareti görünür.
Bir kaynağın rezervasyonu kaldırıldığında, kaynağın gelecek dönemdeki kesin tahsisi de kaldırılır. Rezervasyon kaldırma işleminin başlangıç tarihi, varsayılan olarak bir sonraki güne ayarlanmıştır. Dilerseniz, başlangıç tarihini daha önceki bir tarihe taşıyabilirsiniz.
Şu adımları uygulayın:
Kaynak Talepleri sayfasında kesin rezervasyonu yapılmış miktarın Ortalama Oran sütununda nasıl değiştiğine dikkat edin. Bir kaynağın rezervasyonu tam olarak kaldırıldığında, değer yüzde 0.00 olarak görünür.
Not: Bir kaynağın rezervasyonunu kaldırma ve kaynağı değiştirme talebinde, Talep Özellikleri sayfasında hem Rezervasyonu Kaldır hem de Değiştir onay kutuları seçilir. Bunun yanı sıra Kaynaklar menüsü görüntülenir. İlgili filtreleme ölçütlerini ayarlamak için Kaynaklar'ı tıklatın. Ardından değiştirilen kaynağın kullanılabilirliğiyle eşleşen yeni bir kaynak seçip ekleyin. Zorunlu erişim haklarına sahipseniz, sayfada Değiştir düğmesi gösterilir. Değiştir'i tıklatarak rezervasyonu kaldırılan kaynağı yeni kaynakla değiştirin. Düğme gösterilmezse, proje yöneticisi önerilen değişimi inceleyip, ilgili kaynağı rezerve edebilir.
Daha fazla bilgi için Proje Yönetimi Kullanım Kılavuzu'na bakın.
Bir rol teklifi aldığınızda, personel ihtiyaçlarında açıklanan role uygun en az bir kaynak bulun ve önerin. Birden fazla kaynak önerdiğinizde, kaynakları talep miktarının birden fazla kaynak arasında bölünmesini sağlayacak uygun bir şekilde tahsis etmelisiniz. Örneğin, PM sizden bir hafta için bir kaynak isterse, Pazartesi ile Çarşamba arası biri, Perşembe ile Cuma arası diğeri tahsis edilecek şekilde iki kaynak teklif edebilirsiniz.
Personel ihtiyaçlarına uygun kaynakları bulmak için, talebi açın veya talebin yanındaki Listeli Kişi simgesini tıklatın. Kaynakları Bul sayfasında görülen bilgiler, personel isteğinde belirtilen şartlara bağlıdır. Arama kriterlerini değiştirerek daha uygun kaynaklar bulabilirsiniz.
Şu adımları uygulayın:
Bir talebin tek bir kaynağı varsa, kaynak seçilir. Kaynak, son listedeki önerilen adaydır.
Şu adımları uygulayın:
Etkin Kaynaklar sayfasının bulunduğu Talep Kaynakları sayfası açılır.
Kaynak Talepleri sayfası açılır ve talebin durumunu "Teklif Edildi" olarak yeniler.
Talebe birden çok kaynak eklendiyse, her kaynağa tahsis edilecek miktarı hesaplayın.
Şu adımları uygulayın:
Kaynak Talepleri sayfası açılır ve talebin durumunu "Teklif Edildi" olarak yeniler.
Kaynak yöneticisi olarak, bir teklifi değiştirip yeniden gönderebilirsiniz. Yalnızca proje yöneticisi talepteki kaynakları reddettiğini bildiren bir bildirim aldığınızda düzenleme yapın.
Şu adımları uygulayın:
Kaynak Talepleri sayfası açılır ve talebin durumunu "Teklif Edildi" olarak yeniler.
Bir talebi, seçimden farklı olması veya talebi dolduracak bir kaynağın bulunamaması gibi çeşitli nedenlerle reddedebilirsiniz. Talebi reddederseniz, Tartışmalar sayfasında talebin reddedilme nedenini açıklayan bir not yayınlayabilirsiniz.
Şu adımları uygulayın:
Alıcılar ile mesaj ve diğer bilgi alışverişi için talep içindeki taleple ilgili tartışmalar özelliğini kullanabilirsiniz. Yalnızca talep alıcıları ve talebe erişimi olan diğer kişiler bir talep içinde başlatılan tartışmalara katılabilir.
Şu adımları uygulayın:
Talebe erişebiliyorsanız, yeni tartışmalar başlatabilir ve var olan mesajlara yanıt verebilirsiniz. İster yeni bir tartışma başlatmak ister var olan bir mesajı yanıtlamak amacıyla olsun, her türden yeni mesajı oluşturmak için Tartışma Mesajı: Özellikler sayfasını kullanın.
Şu adımları uygulayın:
Her iki eylem de sizi mesajınızı oluşturmak için kullanacağınız Tartışma Mesajı: Özellikler sayfasına yönlendirir.
Mesajın konusunu tanımlar.
Mesajın metnini tanımlar.
Belge eklemek için Gözat simgesini tıklatın.
Tartışma daveti alanların, incelemeleri için yeni bir mesaj geldiğinde bunu onlara bildiren bir e-posta bildirimi almalarını isteyip istemediğinizi belirtir.
Varsayılan: Seçilen
E-posta gibi bildirim ayarlarınızı Hesap Ayarları: Bildirimler sayfanızdan belirleyebilirsiniz.
Daha fazla bilgi için bkz Temel Bilgiler Kullanım Kılavuzu.
Mesajı gönderdikten sonra, mesajın Talep Tartışması: Mesajlar sayfasının Mesajlar bölümünde listelendiğini görürsünüz.
Tartışma dizisi orijinal mesajın altında görüntülenen ilk yanıt ile başlar. Sonraki mesajlar aşağıya doğru görüntülenir. Tartışma dizisini ve mesajları görüntülemek veya bir mesaja yanıt vermek için Talep Tartışması: Mesajlar Yanıtlar sayfasını kullanın.
Tartışma dizisini genişlettiğinizde, yanıt vermek için Yeni'yi tıklatarak diziyi daha da genişletebilirsiniz. Tartışma'yı tıklatarak açık olan tüm dizileri daraltabilirsiniz. Yeni'yi tıklatarak taleple ilgili bir tartışma oluşturabilirsiniz.
Şu adımları uygulayın:
Talep bildirim sisteminin ilk haliyle bildirim oluşturma, talebin Durum ayarının manuel olarak değiştirilmesine bağlıdır. Ayar değiştirilmemişse bildirim gönderilmez. Yeni taleplerin durumu "Açık" olarak değiştirilmediğinde, alıcılar doldurulacak yeni talep hakkında bilgi sahibi olamaz.
Talebin yaşam döngüsündeki farklı evreleri saptama özelliğine sahip otomatik bildirim sürecini ayarlayarak bildirimle ilgili belirsizlikleri ortadan kaldırabilirsiniz. Otomatik süreç her yeni evreye gelindiğinde bir bildirim yayınlayabilir. Bir bildirim yayınlamak için Talep: Süreçler sayfasını kullanın.
Bir talebin içinden süreç oluşturduğunuzda, bu süreç yalnızca o talep için geçerli olacaktır. Yöneticiniz Yönetim Aracı'nda genel bir talep süreci oluşturduğunda, süreç tüm talepler tarafından kullanılabilir hale gelir. Genel erişim hakları, genel bir süreç oluşturulmasını gerektirir.
Talep: Süreçler sayfası iki bağlantı içerir:
Şu adımları uygulayın:
Otomatik bir bildirim süreci oluşturarak bir talebin yaşam döngüsündeki farklı aşamaları belirleyebilir ve manuel bildirimlerde karşılaşılan belirsizliği önleyebilirsiniz. Otomatik süreç yeni bir aşamaya ulaşılmasıyla ilgili bir bildirim düzenler.
Yeni süreç, kullanılabilir talep süreçleri listesinde görünür. Süreç manuel olarak başlatılacak şekilde belirlenmişse, süreci başlatmak için, süreci seçin ve Başlat'ı tıklatın. Talepler için ayarlanması gerektiğinden süreç nesnesi gereklidir.
Daha fazla bilgi için Yönetim Kılavuzu'na bakın.
Şu adımları uygulayın:
Önceden başlatılan süreçlerin ilerleme durumunu izlemek için Talep: Süreçler sayfasını kullanın. Bu sayfaya erişmek için talebi açın ve Süreçler'i tıklatın.
Süreç ilerleme halindeyken, durum Talep: Başlatılan Süreçler sayfasındaki Durum alanında "Çalışıyor" olarak görünür. Süreç örneğini durdurmak için Dön'ü tıklatın.
Daha fazla bilgi için Yönetim Kılavuzu'na bakın.
Bir süreci Talep: Kullanılabilir Süreçler ve Talep: Başlatılan Süreçler sayfalarından silebilirsiniz.
Şu adımları uygulayın:
Silme işleminin ardından güncellenen süreçler sayfası açılır.
Talep Denetim Kılavuzu sayfası belirli sorun alanlarının ne zaman ve kim tarafından değiştirildiğini görmenizi sağlar. Bu şekilde, yapılan değişiklikleri kaynak ve tarihe göre izleyebilirsiniz.
CA Clarity PPM yöneticiniz, Studio'yu kullanarak sayfada kullanabileceğiniz talep alanlarını belirler.
Şu adımları uygulayın:
Talebin denetim alanları görüntülenir.
|
Telif Hakkı © 2013 CA.
Tüm hakları saklıdır.
|
|