Använd resursrekvirering om du vill svara på rekvisitioner, utbyta meddelanden med projektledaren och hantera rekvisitionsrelaterade processer. CA Clarity PPMs resursrekvisitionsfunktion låter dig skapa enkla eller detaljerade rekvisitioner med begäranden om resurser för flera tidsperioder.
Det här avsnittet innehåller följande ämnen:
Översikt över resursrekvisitioner
Administrera resursrekvisitioner
Uppfylla begärda personalbehov
Administrera automatiserade processer för rekvisitioner
En rekvisition är en begäran om att tilldela personal till ett specifikt projekt med hjälp av arbetsresurser. Den främsta fördelen med rekvisitioner är planering. Om du inte använder en rekvisition och tilldelar en resurs direkt till ett projekt, kan du råka ut för problem i ditt egna projekt. Detta beror på att du tilldelar utan att känna till övriga projekt som resursen arbetar på. Du kan därför överbelasta resursen eller tilldela fel resurs. Rekvisitionsmottagare är oftast resurshanteraren som känner till resursernas arbetsbelastning och kompetenser. När du skickar en rekvisition, tilldelar resurshanteraren de mest passande resurserna till projekten.
Du kan använda resursrekvirering för att utföra följande:
Rekvisitioner är projektspecifika, vilket innebär att du inte kan skapa en rekvisition för personal för flera projekt samtidigt. Varje rekvisition innehåller en begäran om endast ett personalbehov och gäller endast för ett enda projekt.
Mer information finns i Användarhandbok för projektledning.
Som chef för resurser, kan du definiera en standardbokningshanterare för varje resurs och roll i systemet. Rekvisitioner dirigeras automatiskt till rätt resursansvarig utan åtgärd från någon projektledare.
Definieringen av bokningshanterare är valfritt. Om en bokningshanterare definieras visar fältet Bokningshanterare som standard denna resursansvariga och visas på sidan med resursegenskaper. Om du inte definierar detta fält, kan projektledaren definiera fältet på rekvisitionsnivå eller lämna det tomt. Om fältet lämnas tomt bestämmer åtkomstbehörigheterna för den tillgängliga resursansvariga allokeringen av denna rekvisition.
En mappning mellan roller och en OBS-struktur kan användas för att definiera standardbokningshanterare för roller.
Följ dessa steg:
När en rekvisition skapas, dirigeras denna till lämplig bokningshanterare utifrån följande:
Både projektledaren (skapare av rekvisitionen) och bokningshanteraren (resurs) meddelas om statusen för en rekvisition ändras. Om ingen bokningshanterare väljs skickas inte någon underrättelse. Alla som har rätt behörighet kan se rekvisitionen i listan. Detta kan t.ex. göras genom att filtrera på otilldelade rekvisitioner. Fältet Bokningshanterare kan ändras när som helst för att återspegla en annan resurschef. Funktionen att ändra gör att resurshanterare kan dirigera rekvisitionerna igen.
Värdet i fältet Förfrågan gjord av på sidan Rekvisitionsegenskaper standardinställs till skaparen av rekvisitionen. Om du skiljer dig från den aktuella användaren i Förfrågan gjord av, kan du ändra värdet i fältet Förfrågan gjord av själv. Om företaget har en dirigeringskedja som går igenom flera användare är ändringsfunktionen praktisk.
Endast användare i fälten Förfrågan gjord av och Bokningshanterare får meddelanden om öppna rekvisitioner. Begärda och bokade resurser meddelas inte. Resursmeddelanden skickas när resursen läggs till i projektet som en personalmedlem. Underrättelsen kan ställas in att ske automatiskt när resursen hårdbokas. Kontakta administratören om du behöver mer information.
I följande beskrivs olika statustyper för rekvisitioner och typisk användning av dessa statusvärden:
Alla rekvisitioner är inledningsvis "Ny". De behåller statusen Ny tills ägaren skickar rekvisitionen eller manuellt ändrar statusen. När du är klar så långt att en bokningshanterare kan uppfylla begäran, ändrar du statusen till Öppen.
Mer information finns i Användarhandbok för projektledning.
Denna status innebär att rekvisitionen är aktiv och ska fyllas. Den person som skapar rekvisitionen är den som ändrar statusen till "Öppen". Bokningshanteraren meddelas inte. Från statusen Öppen kan du sedan ställa in statusen till Ny, Föreslagen eller Stängd.
Obs! Statusen Föreslagen är bara tillgänglig om du har behörigheten Projekt – Bifoga rekvisitionsobjektresurser. Inställningen Bifoga rekvisitionsresurser måste väljas för projektet.
Bokningshanteraren föreslår bokningar som ska fylla rekvisitionen. Frågeställaren meddelas. Frågeställaren granskar de föreslagna resurserna. Om frågeställaren avslår resurserna som identifierades av bokningshanteraren, ändras statusen för rekvisitionen till Öppen.
Den här statusen anger att en projektledare eller resurshanterare har godkänt (bokat) resursen i rekvisitionen. Rekvisitionsstatus ändras automatiskt till "Bokad" och både frågeställaren och bokningshanteraren meddelas. Statusen Bokad är tillgänglig:
Den här statusen anger att inget mer arbete måste utföras för rekvisitionen. Endast frågeställaren kan stänga en rekvisition. Om bokningshanteraren avslår en öppen rekvisition, ändras rekvisitionens status automatiskt till Stängd.
Obs!: Statusfältet för en rekvisition finns på sidan Rekvisitionsegenskaper. Rekvisitionens ägare (aven kallad frågeställare) är den enda person som kan ändra dess initialstatus från Ny till något annat (vanligtvis Öppen). Mottagare kan ändra status Öppen till Föreslagen, Bokad eller Stängd.
I följande tabell visas de parter som meddelas när statusen för en rekvisition ändras:
|
Ändringar av rekvisitionsstatus |
Förfrågan gjord av |
Bokningshanterare |
|---|---|---|
|
Skapad |
|
|
|
Från Ny till Öppen |
|
Meddelad |
|
Från Öppen till Ny |
|
Meddelad |
|
Från Öppen till Föreslagen |
Meddelad |
|
|
Från Föreslagen till Bokad |
Meddelad |
Meddelad |
|
Från Öppen till Bokad (om rekvisitionsgodkännande inte krävs) |
Meddelad |
|
|
Ändringar för bokningshanterare |
Meddelad |
Nya och gamla bokningshanterare meddelas. |
|
Ändringar för Förfrågan gjord av |
|
|
|
Stängd |
|
|
|
Raderad |
|
|
Du kan bestämma formatet för rekvisitionsmeddelanden (dvs. meddelandelayout och leveransmetod) från sidan Kontoinställningar: Meddelanden.
Se Grundläggande funktioner - Användarhandbok för mer information.
Du kan ställa in en automatiserad process för att identifiera de olika stegen i livscykeln för en rekvisition och automatiskt utfärda underrättelser på varje nivå.
Som resurshanterare får du meddelande om varje rekvisition som tilldelats dig. Du kommer åt dessa öppna rekvisitioner på följande sätt:
På sidan Resursrekvisitioner finns en lista över alla tilldelade rekvisitioner och ej tilldelade rekvisitioner som du har behörighet att visa. På denna sida kan du föreslå och boka rekvisitioner.
Använd avsnittet Rekvisitionsfilter längst upp på sidan Resursrekvisitioner för att hitta en eller fler rekvisitioner med ett antal olika sökvillkor. Du kan söka efter rekvisitionens namn, ID, associerade projekt, status och prioritet.
Följ dessa steg:
Sökresultaten visas i den nedersta delen av sidan.
Se Grundläggande funktioner - Användarhandbok för mer information.
Följ dessa steg:
Denna sida innehåller detaljer som anges av den som begärde rekvisitionen.
Använd denna sida till att söka efter och lägga till resurser till dina rekvisitioner.
Använd den här sidan för att initiera och delta i diskussioner om rekvisitionen.
Gör det möjligt att skapa, köra och bevaka rekvisitionsprocesser.
Använd denna sida till att spåra ändringar på rekvisitionsobjektet (om rekvisitionsfälten är aktiverade för revidering). Kontakta administratören om du behöver mer information.
På sidan Resursrekvisitioner kan du öppna och uppfylla alla rekvisitioner som tilldelats dig. Du kan svara på begärt personalbehov på följande sätt:
Begäran om namngivna resurser innehåller en föreslagen resurs och gör det enklare för dig att svara. Om du vill svara på en begäran för namngivna resurser, öppnar du en rekvisition och bearbetar den individuellt. Eller så kan du välja flera rekvisitioner och föreslå dem tillbaka till projektledaren.
Använd sidan Rekvisitionsresurser för att svara på en namngiven resursrekvisition. Denna sida visar ett histogram som visar mer information om resursen. Du ser exakt hur mycket som rekvireras av projektledaren vecka för vecka. Den gula delen av histogrammet återger hur mycket resursen behövs för detta specifika projekt. Den gröna delen återger hur mycket som behövs till andra projekt. Den röda delen visar var resursen är överbokad.
Följ dessa steg:
Sidan Resursrekvisitioner visas och uppdateras med status "Föreslagen" för rekvisitionen.
Om du efter att ha öppnat en rekvisition bestämmer dig för att en resurs är överbokad kan du minska tilldelningen.
Du kan också klicka på ikonen Egenskaper till vänster om resursens namn, redigera de befintliga tilldelningssegmenten och om du vill lägga till nya tilldelningssegment. När du är klar klickar du på Spara och återgå.
Följ dessa steg:
De gula delarna återger nu den nya uppbokningen för detta projekt och de gröna delarna återger bokningen för andra projekt. Inget rött visas för att ange överbokning.
När du har öppnat en rekvisition och redigerat tilldelningsmängden för den namngivna resursen kan du föreslå tilldelningen tillbaka till projektledaren. Klicka på Föreslå. Sidan Resursrekvisitioner visas och uppdateras med status "Föreslagen" för rekvisitionen.
|
Om... |
så... |
|---|---|
|
Alternativet Rekvisition måste godkännas för projektet är avstängt (det krävs inget godkännande av projektledaren). |
Knappen Boka visas på sidan i stället för knappen Föreslå. Klicka på Boka för att automatiskt boka resursen för projektet utan godkännande från projektledaren. |
|
Alternativet Rekvisition måste godkännas är avstängt men du måste inte ha behörigheten Projekt– redigera. |
Knappen Föreslå visas på sidan i stället för knappen Boka. Klicka på Föreslå för att skicka bokningen för godkännande och inte direkt boka för projektet. Senare när din projektledare visar sidan Projektteam: rekvisitioner visas knapparna Boka och Avvisa på sidan. |
Om du förelår samma resurs med samma allokering till projektledaren, godkänns förslaget automatiskt. Projektledaren godkänner inte förslaget. Det automatiska godkännandet skickar ett meddelande till projektledaren.
Följ dessa steg:
På sidan Resursrekvisitioner, om en rekvisition innehåller en begärgan att avboka en specifik resurs, visas en bockmarkering i kolumnen Avboka.
När du avbokar en resurs tas hårdbokningen för resursen bort. Startdatumet för avbokningen är inställd på nästa dag som standard. Du kan flytta startdatumet till ett tidigare datum om du vill.
Följ dessa steg:
Notera hur de bokade allokeringsmängderna ändras i kolumnen Genomsnittligt värde på sidan Resursrekvisitioner. Om en resurs är helt avbokad visas värdet som 0,00 procent.
Obs! En rekvisition att avboka och ersätta en resurs markerar både Avboka och Ersätta på sidan Rekvisitionsegenskaper. Dessutom visas menyn Resurser. Klicka på Resurser för att ställa in filterkriterier. Välj sedan och lägga till en ny resurs att matcha tillgängligheten för den ersatta resursen. Om du har de åtkomstbehörigheter som krävs kommer knappen Ersätta att visas på sidan. Klicka på Ersätta för att ersätta den avbokade resursen med den nya resursen. Om du inte har de åtkomstbehörigheter som krävs kan projektledaren se över ersättningen och sedan boka resursen.
Mer information finns i Användarhandbok för projektledning.
När du får en rollrekvisition, ska du hitta och föreslå minst en resurs som passar rollen som beskrivs i personalbehovet. Om du föreslår flera resurser ska du allokera dessa så att rekvisitionsmängden är uppdelad mellan dem. Till exempel, om projektledaren frågar efter en resurs för en vecka, kan du föreslå två resurser som är allokerade så här - en månad till onsdag, och en torsdag till fredag.
För att hitta resurser som passar personalbehoven kan du antingen öppna rekvisitionen eller klicka på ikonen Person med lista bredvid rekvisitionen. Informationen som visas på sidan Sök resurser baseras på kraven som är specificerade för personal. Sökkriterierna kan redigeras för att hitta fler passande resurser.
Följ dessa steg:
Om en rekvisition har en enskild resurs väljs den resursen. Resursen är den föreslagna kandidaten i listan.
Följ dessa steg:
Sidan Rekvisitionsresurser visas med fliken Resurser aktiv.
Sidan Resursrekvisitioner visas och uppdateras med status "Föreslagen" för rekvisitionen.
Om flera resurser läggs till rekvisitionen måste du bestämma hur mycket du ska allokera varje resurs.
Följ dessa steg:
Sidan Resursrekvisitioner visas och uppdateras med status "Föreslagen" för rekvisitionen.
Som resurshanterare kan du ändra ett förslag och skicka på nytt. Du ska bara ändra när du får underrättelse om att projektledaren har avslagit resurserna på en rekvisition.
Följ dessa steg:
Sidan Resursrekvisitioner visas och uppdateras med status "Föreslagen" för rekvisitionen.
Du kan avslå en rekvisition av flera skäl: Du håller inte med om urvalet eller resursen är otillgänglig och kan inte fylla rekvisitionen. Om du avslår en rekvisition kan du lägga in ett meddelande i fliken Diskussioner som förklarar anledningen till avslaget.
Följ dessa steg:
Använd rekvisitionsdiskussionerna från en rekvisition för att skicka och ta emot meddelanden och annan information till och från rekvisitionsmottagare. Endast rekvisitionsmottagare och andra som har behörighet till rekvisitionen kan delta i diskussioner som startas från en rekvisition.
Följ dessa steg:
Om du har behörighet till rekvisitionen kan du starta nya diskussioner och besvara befintliga meddelanden. Om du vill skapa nya meddelanden av någon typ, oavsett om meddelandet inleder en ny diskussion eller besvarar ett befintligt meddelande, använder du sidan Diskussionsmeddelande: Egenskaper.
Följ dessa steg:
I båda fallen kommer du till sidan Diskussionsmeddelande: Egenskaper som du använder för att skapa meddelandet.
Meddelandets ämne.
Texten i meddelandet.
Klicka på ikonen Bläddra när du vill bifoga ett dokument.
Anger om du vill att diskussionsmottagare ska få ett e-postmeddelande som anger att de fått ett nytt meddelande för granskning.
Standard: Vald
Du kan specificera dina inställningar för meddelanden som e-post, på sidan Kontoinställningar: Meddelanden.
Se Grundläggande funktioner - Användarhandbok för mer information.
När du skickat meddelandet finns det listat under avsnittet Meddelanden på sidan Rekvisitionsdiskussioner: Meddelanden.
En diskussionstråd inleds med det första svaret, som visas under det ursprungliga meddelandet. Efterföljande meddelanden visas i fallande ordning. Använd sidan Rekvisitionsdiskussion: Meddelandesvar om du vill visa diskussionstråden, visa meddelanden eller besvara ett meddelande.
När du har expanderat diskussionstråden klickar du på Ny för att svara för att utöka tråden ytterligare. Klicka på Diskussion för att dölja alla öppna trådar. Klicka på Ny för att skapa en diskussion om rekvisitionen.
Följ dessa steg:
I det färdiga meddelandesystemet för rekvisitioner styrs notifieringar av att användaren manuellt ändrar inställningen Status för rekvisitionen. Om inställningen inte ändras skickas inget meddelande. Om status på den nya rekvisitionen inte ändras till "Öppna" kan inte mottagarna känna till den nya rekvisitionen.
Du kan undvika osäkerheten kring meddelanden genom att ställa in en automatisk meddelandeprocess som identifierar olika etapper i livscykeln för en rekvisition. En automatiserad process kan utdela ett meddelande så snart en ny etapp uppnås. Använd sidan Rekvisition: Processer för att utdela ett meddelande.
När du skapar en process från en rekvisition finns den endast tillgänglig för den rekvisitionen. När din administratör skapar en global rekvisitionsprocess i administrationsverktyget finns processen tillgänglig för alla rekvisitioner. Globala åtkomstbehörigheter krävs för att skapa en global process.
Sidan Rekvisition: Processer innehåller två länkar:
Följ dessa steg:
Skapa en automatiserad meddelandeprocess för att identifiera olika etapper i livscykeln för en rekvisition och undvika osäkerheten med manuella meddelanden. En automatiserad process skickar ett meddelande för varje uppnådd etapp.
Den nya processen visas i listan över tillgängliga rekvisitionsprocesser. Om processen är manuell väljer du processen och klickar sedan på Start för att initiera processen. Objektet för processen måste ställas in för rekvisitioner.
Mer information finns i Administrationshandbok.
Följ dessa steg:
Använd sidan Rekvisition: Processer för att bevaka utvecklingen för påbörjade processer. Du går till sidan genom att öppna en rekvisition och klicka på Processer.
Medan processen pågår visas status som "Kör" i statusfältet på sidan Rekvisition: Initierade processer. Klicka på Gå tillbaka för att stoppa processinstansen.
Mer information finns i Administrationshandbok.
Du kan ta bort en process både från sidan Rekvisition: Tillgängliga processer och Rekvisition: Processer initierade.
Följ dessa steg:
Raderingen öppnar den uppdaterade processidan.
På sidan Granskningsspår för rekvisition kan du se när problemfält har ändrats och av vem. Det gör att du kan spåra ändringar baserat på resurs och datum.
CA Clarity PPM-administratören anger vilka rekvisitionsfält som visas på denna sida i Studio.
Följ dessa steg:
Granskningsfälten för rekvisitionen visas.
|
Copyright © 2013 CA.
Med ensamrätt.
|
|