Du kan öppna och hantera dina dokument från två olika arkiv:
Det här avsnittet innehåller följande ämnen:
Din administratör har hand om Kunskapslager och Dokumenthantering. Dessa arkiv innehåller dokument för policy och procedurer som gäller många personer.
Du kan använda kunskapslagret för att spara och komma åt generiska dokument. Du kan använda Dokumenthantering för att göra följande:
Även om de flesta användare kan komma åt dessa arkiv kan deras åtkomst till mappar och dokument i dem variera. Med rätt behörighet kan användare skapa nya mappar, lägga till dokument i dem och redigera både dokument och mappar. Det finns viktiga skillnader mellan åtkomstbehörigheter för de två arkiven.
Det finns följande åtkomstnivåer till kunskapslagret och dess mappar och dokument:
Följande åtkomstbehörigheter kan krävas för att hantera eller visa innehåll i kunskapslagret:
Du har åtkomst till alla mappar och dokument i kunskapslagret. Det är endast användare med åtkomstbehörigheten Kunskapslager - Administrera som kan skapa mappar på toppnivå i kunskapslagrets mappstruktur. Användare med behörigheten Kunskapslager – Åtkomst som har rätt tillstånd kan lägga till undermappar och dokument i dessa mappar.
Du kan skapa, redigera och visa dokument och mappar i det kunskapslager som du har behörighet till. Du kan ta bort de mappar som du har skapat och de dokument som du har lagt till.
Du kan visa alla dokument i kunskapslagret.
CA Clarity PPM-administratören beviljar åtkomstbehörigheter till Kunskapslager. Åtkomst till mappar och dokument bestäms från fall till fall. När du skapar eller administrerar en mapp eller ett dokument ska du identifiera de användare som behöver åtkomst till mappen eller dokumentet. Ge sedan användarna användarbehörigheter att läsa, läsa/skriva eller läsa/skriva/radera för mappen eller dokumentet. Åtkomstbehörigheten bestämmer vilka åtgärder användarna kan göra på en mapp eller ett dokument.
Följande tabell beskriver de olika behörigheter som kärvs för Kunskapslager och Dokumenthantering.
|
Behörighet |
Beskrivning |
|---|---|
|
Läs |
Du kan göra följande:
|
|
Läs/skriv |
Du kan göra följande:
|
|
Läs/Skriv/Radera |
Du har alla läs/skriv-behörigheter och du kan också flytta och radera dokument och mappar. |
Alla deltagare i Dokumenthantering får automatiskt läsbehörighet. Övriga behörigheter beviljas av projektledaren, programansvarig, resursansvarig eller CA Clarity PPM-administratören.
Du kan visa mapparna som du har behörighet för på sidan Kunskapslager.
Obs!: Om du inte kan se länken till Kunskapslager har du inte åtkomstbehörighet till kunskapslagret. Kontakta CA Clarity PPM-administratören för att få åtkomst.
Följ dessa steg:
Sidan Kunskapslager visas.
Trädstrukturen för mappen expanderar så att du kan se undermappar och dokument som ligger under den.
Följande procedurer visar hur du kan visa dokument relaterade till specifika projekt, program eller resurser.
Följ dessa steg:
Listsidan visas.
Sidan Dokumenthantering visas för projektet.
Följ dessa steg:
Listsidan visas.
Sidan Dokumenthantering visas för programmet.
Följ dessa steg:
Listsidan visas.
Sidan Dokumenthantering visas för resursen.
En mapp kan antingen vara fristående och innehålla dokument eller fungera som en mapp på toppnivå som innehåller undermappar. Både mappar på toppnivå och undermappar kan innehålla dokument.
Om du vill visa listan över mappåtgärder klickar du på en mapp på Åtgärder-menyn från Kunskapslager eller Dokumenthantering. Dina åtkomstbehörigheter och tillstånd bestämmer vilka åtgärder som visas.
Om du inte har rätt åtkomstbehörighet för en viss åtgärd visas inte den åtgärden på menyn Åtgärder för den mappen.
Du kan skapa undermappar för en mapp på toppnivå och undermappar i undermappar. När du skapar en undermapp ger programmet automatiskt samma läs/skriv-behörigheter till undermappen som till de resurser du valde på toppnivå. Dessa resurser kallas för deltagare. Du kan välja enskilda resurser från den befintliga deltagargruppen och kan dessutom ge åtkomst till ytterligare användare.
Följ dessa steg:
Egenskapssidan visas.
Unikt namn för mappen.
Anger de resurser som har åtkomst till mappen. Välj ytterligare resurser från en resurslista du har åtkomst till. Du kan även ta bort en befintlig resurs.
Resurser grupperas automatiskt som deltagare. Du kan bevilja åtkomst till alla undermappar som en grupp.
Anger om användare som inte är tilldelade i projektet har åtkomst till projektdokument.
Du kan lägga till högst fem filer i en mapp samtidigt. Om du lägger till filer från en sida i Dokumenthantering och du väljer Lägg till dokument från menyn Åtgärder för en mapp öppnas sidan en sida där du kan lägga till flera dokument.
Följ dessa steg:
Sidan Lägg till dokument visas.
De filer som ska läggas till i mappen. Klicka på ikonen Bläddra för varje fält för att bifoga en fil.
Gränser: Fem filer i taget
Indikerar om ett dokument har statusen Godkänd, Avvisad eller Skickad.
Anger dokumentets kategori. Välj t.ex. Förslag på snabbmenyn om dokumentet är ett förslag.
Det datum när dokumentet skapades. Det kan vara det faktiska datumet dokumentet skapades eller det datum du lade till filen i mappen.
Typen av åtkomst för mappen
Värden
Välj deltagare Anger att enskilda resurser är från den befintliga deltagargruppen.
Standard: Alla deltagare valda.
Anger om användare som inte är tilldelade i projektet har åtkomst till projektdokument.
Anger om resurser med rätt behörighet kan checka ut och redigera filen.
Anger att resurser med rätt behörighet kan skapa en annan version av filen.
Anger att resurser med rätt behörighet till filerna meddelas när dokument läggs till.
En beskrivning av filerna.
Eventuella kommentarer om filerna.
De valda dokumenten läggs till i mappen.
Använd alternativet Hämta alla eller Inkrementell nedladdning om du vill ladda ner filer från en vald mapp eller en lokal zip-fil. Om dessa alternativ inte är tillgängliga på menyn Åtgärder har du inte rätt behörighet för att utföra åtgärden.
Du kan ladda ned:
Zip-filens namn är som standard namnet på mappen. Du kan välja vart filen ska laddas ner. När du laddar ner filer från en mapp behålls inte mappstrukturen i den sparade zip-filen.
Viktigt! Aktivera inställningen Aktivera dokumentnedladdning innan du laddar ned filer.
Mer information finns i Administrationshandbok.
Använd följande procedur om du vill ladda ner alla filer du har valt, inklusive filer i undermappar.
Följ dessa steg:
Fönstret Filnedladdning öppnas.
Om storleken för de valda filerna överskrider mängden som ställts in av administratören kan du ladda ner några filer i taget.
Dialogrutan Spara som öppnas.
Zip-filen sparas på angiven plats på datorn.
Använd följande procedur om du vill ladda ner en delmängd filer från en mapp. Zip-filen kommer endast innehålla de filer som har ändrats sedan din senaste nedladdning och de filer som du inte har laddat ner ännu.
Filstrukturen behålls inte i den sparade zip-filen.
Följ dessa steg:
Fönstret Filnedladdning öppnas.
Om storleken för de valda filerna överskrider mängden som ställts in av administratören kan du ladda en fil i taget.
Dialogrutan Spara som öppnas.
Zip-filen sparas på angiven plats på datorn.
Följ dessa steg:
Mappens unika namn.
Mappens ägare.
Åtkomstnivån för mappen.
Alternativ:
När du lägger till resurser för en mapp grupperas de automatiskt som deltagare med läs-/skrivåtkomst till mappen. Den användare som skapar mappen får automatiskt behörighet att läsa, skriva och radera i mappen. Du kan byta tillstånd när som helst.
Följ dessa steg:
Sidan Tillstånd visas.
Du kan checka ut ett dokument för att redigera det, och du kan även öppna det med skrivskydd så att det bara kan visas.
För att visa ett dokument väljer du Öppna på menyn Åtgärder för dokumentet och klickar sedan på Öppna i fönstret Filnedladdning. Detta alternativ begränsar åtkomsten till skrivskyddat för dokumentet.
För att spara ett dokument på datorn väljer du Öppna på menyn Åtgärder för dokumentet och klickar sedan på Spara i fönstret Filnedladdning.
Detta alternativ begränsar din åtkomst till skrivskyddat för det dokumentet på samma sätt som när du öppnar dokumentet. Om du vill redigera dokumentet och spara det i programmet ska du checka ut dokumentet.
När du vill redigera ett dokument måste du checka ut det. När du är klar med dokumentet checkar du in det igen. Om dokumentversionshantering är aktiverat skapas en annan version av dokumentet automatiskt.
Andra användare kan inte redigera ett utcheckat dokument förrän du har checkat in det igen. Dokumentet måste aktiveras för utcheckning innan du kan fortsätta.
Följ dessa steg:
Fönstret Filnedladdning öppnas.
Endast den användare som checkade ut dokumentet kan ångra utcheckningen. Den här åtgärden låser upp dokumentet vilket gör att andra användare kan checka ut det.
Välj Ångra utcheckning på menyn Åtgärder för dokumentet om du vill ångra utcheckningsstatus för ett dokument.
Klicka på Checka in på dokumentets Åtgärder-meny och bläddra efter den uppdaterade kopian på den plats du valde när du checkade ut dokumentet.
Följ dessa steg:
En sida visas där du kan välja målmapp.
Användaren som lade till dokumentet kan uppdatera egenskaper för dokumentet.
Följ dessa steg:
Egenskapssidan visas.
Följ dessa steg:
Sidan Tillstånd visas.
Värden: Läs, Läs/skriv och Läs/Skriv/Radera.
På sidan Dokumenthistorik visas listor med namn på de användare som har använt dokumentet, samt datum och tid för senaste besök.
Följ dessa steg:
Historiksidan visas.
Följ dessa steg:
En sida visas där du kan välja målmapp.
Använd versionshantering för dokument när du vill spara en separat version av ett dokument varje gång du checkar in det. För att använda dokumentversioner måste dokumentet vara aktiverat för versionshantering.
Du kan öppna och titta på en tidigare version av ett dokument, men du kan inte göra några ändringar i den.
Följ dessa steg:
Sidan med dokumentversioner visas med en lista över alla versioner av ett dokument.
Fönstret för filnedladdning öppnas.
Du kan kopiera en specifik version av ett dokument till en annan mapp. Om du gör det måste du kontrollera dokumentbehörigheterna efter det att du har kopierat dokumentet.
Följ dessa steg:
Sidan med dokumentversioner visas med en lista över alla versioner av ett dokument.
Sidan där du kan kopiera dokument visas.
Om CA Clarity PPM-administratören har skapat dokumentrelaterade processer listas de på sidan med tillgängliga processer. Dokumentprocesser kan vara effektivt när ett dokument ska gå igenom en godkännandeprocess. En dokumentprocess kan då länka till alla associerade projekt eller program. Detta gör att du kan skicka meddelanden och åtgärdsalternativ från dokumentprocessen till projektroller och resurser.
Obs! Se Administrationshandboken för mer information.
På sidan för initierade processer visas alla processer som körs eller har slutförts. För att visa denna sida öppnar du Kunskapslager och väljer Processer på menyn Åtgärder för dokumentet.
Stegen för att starta, avbryta och ta bort dokumentprocesser från Dokumenthantering liknar stegen i den process som beskrivs i detta avsnitt.
Följ dessa steg:
Listan över initierade processer visas.
Listsidan visas.
På sidan för initierade processer visas alla processer som körs eller har slutförts. Om du vill stoppa en dokumentprocess väljer du den process som ska stoppas och klickar på Avbryt process. Processen stoppas.
Du kan radera slutförda eller avbrutna processer, men inte processer som fortfarande körs.
Följ dessa steg:
Listan över initierade processer visas.
Listan över tillgängliga processer visas.
Sidan där du bekräftar processinstansborttagning visas.
|
Copyright © 2013 CA.
Med ensamrätt.
|
|