Заявки на ресурсы используются для ответа на заявки, обмена сообщениями с менеджером проекта и управления связанными с заявками процессами. В CA Clarity PPM поддерживается создание базовых и подробных заявок с запросами ресурсов на несколько периодов времени.
В этом разделе содержатся следующие темы:
Управление заявками на ресурсы
Выполнение запросов на обеспечение персоналом
Управление автоматизированными процессами заявок
Заявка представляет собой запрос на обеспечение конкретного проекта трудовыми ресурсами. Основным преимуществом заявок является поддержка планирования. Назначая ресурсы непосредственно проекту, минуя заявки, можно нанести ущерб проекту. Это объясняется тем, что назначение производится без учета возможной занятости ресурса в других проектах. В результате ресурс может быть перегружен работой или оказаться неподходящим. В качестве получателей заявок выступают менеджеры по работе с ресурсами, которым известна рабочая нагрузка и навыки своих ресурсов. Таким образом отправленная заявка позволяет менеджерам ресурсов назначать ресурсы, оптимально подходящие соответствующим проектам.
Можно выполнять следующие действия с заявками на ресурсы:
Заявки создаются под конкретные проекты. Это означает, что нельзя создать одну заявку на подбор персонала сразу для нескольких проектов. Каждая заявка содержит запрос только с одним требованием на подбор сотрудников и действует в отношении только одного проекта.
Дополнительные сведения см. в Руководстве пользователя по управлению проектом.
Отвечающий за ресурсы менеджер может определить менеджера резервирования по умолчанию для каждого ресурса и роли в системе. Таким образом заявки автоматически направляются правильному менеджеру по работе с ресурсами, не требуя вмешательства менеджера проекта.
Определять менеджера резервирования необязательно. Если он определен, в поле "Менеджер резервирования" по умолчанию устанавливается этот менеджер по работе с ресурсами, и поле отображается на странице свойств ресурса. Если данное поле не определено, менеджер проекта может определить его на уровне заявки или оставить незаполненным. Если оставить это поле пустым, то выделение по этой заявке будет определяться правами доступа доступного менджера по работе с ресурсами.
В отношении ролей для определения менеджера резервирования по умолчанию может использоваться сопоставление между ролями и структурой OBS.
Выполните следующие шаги:
После создания заявки она направляется соответствующему менеджеру резервирования с учетом следующего:
Об изменении состояния заявок уведомляются как менеджер проекта (создатель заявки), так и менеджер резервирования (менеджер по работе с ресурсами). Если менеджер по резервированию не выбран, то уведомление не отправляется. Тем не менее, все пользователи с соответствующими правами доступа увидят заявку в своих списках. Например, для этого можно выполнить фильтрацию по неназначенным заявкам. Поле "Менеджер резервирования" можно изменить в любой момент, указав другого менеджера по работе с ресурсами. Возможность изменения позволяет менеджерам по работе с ресурсами направлять заявки повторно.
В поле "Кем запрошено" на странице "Свойства заявки" по умолчанию указывается создатель заявки. Если вы не являетесь текущим пользователем "Кем запрошено", измените значение поля "Кем запрошено", чтобы в нем были указаны вы. Если в вашей компании используется перенаправление по цепочке из нескольких людей, возможность изменения бывает полезной.
Об открытых заявках уведомляются только пользователи, указанные в полях "Кем запрошено" и "Менеджер резервирования". Запрошенные и зарезервированные ресурсы не уведомляются. Уведомление ресурса выполняется при добавлении его в проект в качестве штатного участника. Можно настроить автоматическое уведомление ресурса при его жестком резервировании. За подробными сведениями обратитесь к администратору.
Ниже рассматриваются различные типы состояния заявки и описываются типичные случаи их использования:
Все заявки поначалу имеют состояние "Новая". Они сохраняют этот статус до тех пор, пока владелец не отправит заявку или не изменит состояние вручную. Когда запрос готов к отправке менеджеру резервирования и последующему выполнению, измените состояние на "Открыто".
Дополнительные сведения см. в Руководстве пользователя по управлению проектом.
Это состояние указывает, что заявка активна и должна быть выполнена. Запросившим лицом (создателем заявки) является лицо, изменившее состояние на "Открыто". Уведомление направляется менеджеру резервирования. Состояние "Открыто" может быть изменено на "Новая", "Предлож." или "Закрыто".
Примечание. Состояние "Предлож." доступно при наличии права доступа Проект – Назначение ресурсов заявкам. Для проекта также должен быть выбран параметр проекта "Требуется утверждение заявки".
Менеджер резервирования предлагает варианты резервирования для выполнения заявки. Запросившее лицо получает уведомление. Запросившее лицо оценивает предложенные ресурсы. Если запросившее лицо отклоняет ресурсы, выбранные менеджером резервирования, состояние заявки меняется на "Открыто".
Это состояние указывает, что менеджер проекта или менеджер по работе с ресурсами принял (зарезервировал) ресурс по заявке. Состояние заявки автоматически изменяется на "Зарезервировано", а ресурсу и менеджеру резервирования направляется уведомление. Состояние "Зарезервировано" доступно в следующих случаях:
Это состояние указывает, что дополнительная работа по заявке не требуется. Заявку может закрыть только запросившее лицо. Если менеджер резервирования отклоняет открытую заявку, состояние заявки автоматически меняется на "Закрыто".
Примечание. Поле "Состояние" заявки находится на странице "Свойства заявки". Только владелец заявки (также называемый запросившим лицом) может изменить ее начальное состояние с "Новая" на другое состояние (обычно на "Открыто"). Получатели могут изменять состояние с "Открыто" на "Предлож.", "Зарезервировано" или "Закрыто".
В следующей таблице перечислены стороны, получающие уведомление при изменении состояния заявки.
|
Изменение состояния заявки |
Запросившее лицо (указано в поле "Кем запрошено") |
Менеджер резервирования |
|---|---|---|
|
Создание |
|
|
|
С "Новая" на "Открыто" |
|
Уведомляется |
|
С "Открыто" на "Новая" |
|
Уведомляется |
|
С "Открыто" на "Предлож." |
Уведомляется |
|
|
С "Предлож." на "Забронировано" |
Уведомляется |
Уведомляется |
|
С "Открыто" на "Зарезервировано" (если утверждение заявки не требуется) |
Уведомляется |
|
|
Изменение менеджера резервирования |
Уведомляется |
Уведомляются новый и прежний менеджеры резервирования. |
|
Изменение запросившего лица |
|
|
|
Закрыто |
|
|
|
Удалено |
|
|
Формат уведомления о заявке (то есть разметка сообщения и способ доставки) определяются на странице "Настройки учетной записи - уведомления".
Для дополнительной информации см. Базовое руководство пользователя.
Можно настроить автоматизированный процесс, который идентифицирует различные этапы жизненного цикла заявки и автоматически отправляет уведомления на каждом из этапов.
Менеджер по работе с ресурсами получает уведомления по всем назначенным ему заявкам. Существуют следующие способы получения доступа к открытым заявкам:
На странице "Заявки на ресурсы" перечисляются все назначенные и неназначенные заявки, правами на просмотр которых обладает текущий пользователь. На этой странице можно предлагать и резервировать заявки.
Раздел "Фильтр заявок" в верхней части страницы "Заявки на ресурсы" позволяет найти одну или несколько заявок по различным критериям поиска. Доступен поиск по имени, идентификатору, связанному проекту, состоянию или приоритету заявки.
Выполните следующие шаги:
Результаты поиска выводятся в нижней части страницы.
Для дополнительной информации см. Базовое руководство пользователя.
Выполните следующие шаги:
Эта страница содержит сведения, введенные создателем заявки с запросом.
Эта страница служит для поиска и добавления ресурсов по заявкам.
Эта страница используется для создания обсуждений по заявке и участия в них.
Эта страница используется для создания, выполнения и процессов заявки, а также их отслеживания.
Эта страница служит для отслеживания изменений в отношении объекта заявки (если для полей заявки поддерживается аудит). За подробными сведениями обратитесь к администратору.
На странице "Заявки на ресурсы" можно найти и выполнить все назначенные текущему пользователю заявки. Удовлетворить запросы на обеспечение персоналом можно следующим образом:
Запросы именованных ресурсов включают имя предлагаемого ресурса, что упрощает ответ на эту заявку. Для обработки запросов на именованные ресурсы можно открыть заявку и обработать ее по отдельности. Также можно выбрать несколько заявок и предложить менеджеру проекта персонал по ним.
Для отправки заявок на именованные ресурсы используется страница "Заявки на ресурсы". На этой странице отображается гистограмма, содержащая дополнительную информацию о ресурсе. Можно просмотреть точное количество ресурсов, запрошенное менеджером проекта, по неделям. В желтой части гистограммы представлен требуемый объем ресурса по данному конкретному проекту. В зеленой части представлены объемы, требуемые по другим проектам. Красная часть показывает превышение доступности ресурса.
Выполните следующие шаги:
Откроется страница "Заявки на ресурсы", а состояние заявки будет изменено на "Предлож.".
Если после открытия заявки вы определите, что доступность ресурса превышена, можно сократить выделяемый объем.
Можно также щелкнуть значок "Свойства" слева от имени ресурса, изменить существующие сегменты выделения и при необходимости добавить новые. По завершении нажмите кнопку "Сохранить и вернуться".
Выполните следующие шаги:
Теперь желтый цвет обозначает новый объем резервирования по данному проекту, а зеленый — резервирование по другим проектам. Красный цвет, указывающий на превышение доступности, отсутствует.
После открытия заявки и изменения выделенного объема для именованного ресурса можно отправить предлагаемое выделение менеджеру проекта. Нажмите кнопку "Предложить". Откроется страница "Заявки на ресурсы", а состояние заявки будет изменено на "Предлож.".
|
Если... |
То... |
|---|---|
|
Параметр "Требуется утверждение заявки" для проекта не выбран (не требуется утверждение менеджером проекта). |
Вместо кнопки "Предложить" на странице отображается кнопка "Зарезервировать". Нажмите кнопку "Зарезервировать", чтобы автоматически выполнить жесткое резервирование ресурса для проекта без утверждения менеджером проекта. |
|
Параметр "Требуется утверждение заявки" не выбран, однако отсутствует право доступа "Проект - Изменение". |
Вместо кнопки "Зарезервировать" на странице отображается кнопка "Предложить". Нажмите кнопку "Предложить", чтобы направить резервирование на утверждение вместо непосредственного резервирования для проекта. Впоследствии менеджер проекта сможет увидеть на странице "Команда проекта - заявки" кнопки "Зарезервировать" и "Отклонить". |
Если вы предложите менеджеру тот же ресурс с тем же выделением, то предложение утверждается автоматически. Менеджер проекта не утверждает предложение. При автоматическом принятии менеджеру проекта направляется уведомление.
Выполните следующие шаги:
Если на странице "Заявки на ресурсы" заявка содержит запрос на отмену резервирования определенного ресурса, то в столбце "Отменить резервирование" появляется флажок.
При отмене резервирования ресурса жесткое выделение ресурса на будущее отменяется. Начальная дата отмены резервирования по умолчанию устанавливается на следующий день. При необходимости можно установить более раннюю начальную дату.
Выполните следующие шаги:
Обратите внимание, что на странице "Заявки на ресурсы" в столбце "Средняя ставка" изменится жестко зарезервированный объем выделения. Если резервирование ресурса полностью отменено, то отображается значение 0,00%.
Примечание. Заявка на отмену резервирования и замену ресурса устанавливает на странице "Свойства заявки" и флажок "Отменить резервирование", и флажок "Заменить". При этом также отображается меню "Ресурсы". Щелкните "Ресурсы", чтобы задать необходимые критерии фильтра. Затем выберите и добавьте новый ресурс, соответствующий по доступности заменяемому. При наличии требуемых прав доступа на странице отображается кнопка "Заменить". Нажмите кнопку "Заменить", чтобы заменить ресурс с отмененным резервированием новым ресурсом. Если требуемые права доступа отсутствуют, менеджер проекта может просмотреть предложенный вариант замены и затем зарезервировать данный ресурс.
Дополнительные сведения см. в Руководстве пользователя по управлению проектом.
При получении заявки на роль найдите и предложите по меньшей мере один ресурс, который подходит для роли, описанной в заявке на обеспечение персоналом. Если предлагается несколько ресурсов, выделите их таким образом, чтобы объем заявки был распределен между этими несколькими ресурсами. Например, если менеджер проекта затребовал один ресурс на неделю, можно предложить два ресурса по следующей схеме: один с понедельника по среду, а второй на четверг и пятницу.
Для поиска ресурсов, отвечающих требованиям к персоналу, откройте заявку или щелкните значок "Лицо со списком" рядом с заявкой. Данные, отображаемые на странице "Поиск ресурсов", основаны на требованиях, указанных в запросе на обеспечение персоналом. Чтобы найти более подходящие ресурсы, критерии поиска можно изменить.
Выполните следующие шаги:
Если заявка содержит единственный ресурс, этот ресурс будет выбран. Ресурс является предлагаемым кандидатом в списке кандидатов.
Выполните следующие шаги:
Откроется страница "Заявки на ресурсы" с выбранной вкладкой "Ресурсы".
Откроется страница "Заявки на ресурсы", а состояние заявки будет изменено на "Предлож.".
Если в заявку добавлено несколько ресурсов, определите объем выделения каждого из этих ресурсов.
Выполните следующие шаги:
Откроется страница "Заявки на ресурсы", а состояние заявки будет изменено на "Предлож.".
В роли менеджера ресурсов вы можете изменить предложение и отправить его повторно. Изменять предложение следует лишь в случае, если вы получите уведомление об отклонении менеджером проекта предложенных в ответ на заявку ресурсов.
Выполните следующие шаги:
Откроется страница "Заявки на ресурсы", а состояние заявки будет изменено на "Предлож.".
Заявку можно отклонить по нескольким причинам: расхождению с выбором или недоступности ресурса, которым можно было бы удовлетворить заявку. При отклонении заявки можно разместить на странице "Обсуждения" примечание, поясняющее причину отклонения.
Выполните следующие шаги:
Используйте обсуждения заявок для обмена сообщениями и другой информацией с получателями из самих заявок. Принимать участие в обсуждениях, которые инициированы в заявке, могут только получатели заявки и другие пользователи с правами доступа к заявке.
Выполните следующие шаги:
При наличия прав доступа к заявке можно начинать новые обсуждения и отвечать на существующие сообщения. Чтобы создать новые сообщения любого типа - начать новое обсуждение или ответить на существующее сообщение, перейдите на страницу "Сообщение обсуждения - свойства".
Выполните следующие шаги:
И в том, и в другом случае откроется страница "Сообщение обсуждения - свойства", на которой можно создать сообщение.
Задает тему сообщения.
Задает текст сообщения.
Нажмите на значок "Просмотр" для присоединения документа.
Определяет необходимость уведомления других участников обсуждения по электронной почте о поступившем новом сообщении.
По умолчанию: установлен
На странице "Настройки учетной записи - уведомления" можно указать параметры уведомлений, например электронную почту.
Для дополнительной информации см. Базовое руководство пользователя.
После отправки сообщения оно будет отображаться в разделе "Сообщения" на странице "Обсуждение заявки - сообщения".
Цепочка обсуждения начинается с первого ответа на исходное сообщение. Последующие сообщения отображаются в хронологическом порядке. На странице "Обсуждения заявок - ответы на сообщения" можно просмотреть цепочку обсуждения или отдельные сообщения, а также ответить на сообщение.
Развернув цепочку обсуждения, нажмите кнопку "Создать", чтобы создать ответ, тем самым развертывая цепочку. Нажмите кнопку "Обсуждение", чтобы свернуть все открытые цепочки. Нажмите кнопку "Создать", чтобы создать обсуждение по заявке.
Выполните следующие шаги:
В стандартной системе уведомлений для заявок создание уведомлений зависит от изменения параметра состояния заявки вручную. Если параметр не изменялся, отправить уведомление невозможно. Если статус новых заявок не изменен на "Открыто", получатели не смогут узнать о новых заявках, которые требуется заполнить.
Чтобы избежать неопределенности с уведомлениями, можно настроить процесс автоматического уведомления, который выявляет различные этапы жизненного цикла заявки. При переходе на новый этап автоматизированный процесс может отправлять уведомление. Используйте для отправки уведомления страницу "Заявка - процессы".
Если процесс создан в заявке, он доступен только для этой заявки. Если администратор создал глобальный процесс заявки в инструменте администрирования, процесс будет доступен во всех заявках. Для создания глобального процесса требуются глобальные права доступа.
Страница "Заявка - процессы" содержит две ссылки:
Выполните следующие шаги:
Создание автоматизированного процесса уведомления, который определяет разные этапы жизненного цикла заявки и помогает избежать неопределенностей, связанных с отправкой уведомлений вручную. Автоматизированный процесс отправляет уведомление при переходе на новый этап.
Новый процесс отображается в списке доступных процессов заявок. Если процесс запускается вручную, для запуска выберите процесс и нажмите кнопку "Пуск". В качестве объекта для процесса должны быть выбраны заявки.
Дополнительные сведения см. в Руководстве по администрированию.
Выполните следующие шаги:
Для отслеживания хода выполнения уже начатых процессов служит страница "Заявка - процессы". Чтобы перейти на эту страницу, откройте заявку и щелкните "Процессы".
Во время выполнения процесса в поле "Состояние" на странице "Заявка - инициированные процессы" отображается значение "Выполняется". Нажмите кнопку "Возврат", чтобы остановить экземпляр процесса.
Дополнительные сведения см. в Руководстве по администрированию.
Можно удалить процесс как на странице "Заявка - доступные процессы", так и на странице "Заявка - инициированные процессы".
Выполните следующие шаги:
При удалении откроется обновленная страница процессов.
На странице "Журнал аудита заявки" можно понять, когда и кем были изменены определенные поля проблем. Таким образом можно отслеживать изменения по ресурсам и дате.
Администратор CA Clarity PPM выбирает поля заявок, доступные вам на этой странице, с помощью Studio.
Выполните следующие шаги:
Появятся поля аудита для заявки.
|
© 2013 CA.
Все права защищены.
|
|